Efektywność operacyjna – czym jest i jak ją mierzyć?

Efektywność operacyjna to klucz do sukcesu każdej firmy. Dzięki niej można osiągnąć wyższą produktywność, lepszą jakość i oszczędności, co pozwala zachować konkurencyjność i rentowność firmy.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest efektywność operacyjna?
• Jakie są elementy efektywności operacyjnej?
• Jakie są zależności między efektywnością operacyjną a strategiami firmy?
• Jakie są zależności między efektywnością operacyjną a modelami zarządzania firmą?
• Jakie są zależności między efektywności operacyjną a stylami zarządzania?
• Jak zoptymalizować efektywność operacyjną?
• Jak mierzyć efektywność operacyjną?
• Jakie są korzyści z efektywności operacyjnej?

Efektywność operacyjna – definicja

Efektywność operacyjna jest jednym z fundamentów każdego przedsiębiorstwa i to w dużej mierze od niej zależą rentowność i konkurencyjność każdej firmy. Jest to złożone pojęcie – składają się na nie zarówno elementy związane z zarządzaniem różnymi aspektami działalności firmy (od kosztów, przez pracę i czas, po ryzyko), jak i stosowane w organizacji technologie i narzędzia.

Efektywność operacyjna to zdolność firmy do wykonywania działań operacyjnych w sposób optymalny, osiągając lepsze wyniki i oszczędności.

Definicja efektywności operacyjnej

Efektywność operacyjna jest powiązana z pojęciami, takimi jak wydajność i produktywność, ale nie jest z nimi tożsama. Zdecydowanie lepiej jest powiedzieć, że bez wydajności pracowników i produktywności stosowanych w firmie procesów, efektywność operacyjna nie mogłaby istnieć. Nie należy jednak jej rozpatrywać wyłącznie w kategoriach liczby możliwych do wykonania przez pracowników zadań czy jednostek produktu, które może wytworzyć Twoja firma. Poza nimi równie ważne są skalowalność działań, terminowość ich wykonania czy jakość – zarówno pracy, jak i produktów lub usług.

Elementy efektywności operacyjnej

Każdy specjalista od zarządzania będzie zwracał uwagę na inne elementy efektywności operacyjnej. Przyczyna jest prosta – praktycznie każdy element działalności firmy w jakimś stopniu wpływa na jej efektywność operacyjną. Nie zmienia to faktu, że najczęściej do determinujących ją czynników zalicza się m.in.:

• Zespół, czyli zarówno liczba pracowników, jak i ich zaangażowanie i kompetencje. Dobrze przeszkoleni, zmotywowani i zadowoleni pracownicy to większa wydajność firmy, ale trzeba też pamiętać, że zespół musi być odpowiednio liczebny, by wykonywać wszystkie zadania.
• Procesy operacyjne i procedury w firmie powinny być efektywne, logiczne i pozbawione marnotrawstwa. Równie ważne jest zarządzanie nimi.
• Zarządzanie jakością – żeby firma mogła oferować wysokiej jakości produkty lub usługi, musi stosować się do norm jakości, kontrolować ją oraz minimalizować liczbę błędów.
• Zarządzanie kosztami pozwala zmniejszyć koszty produkcji, dystrybucji i obsługi klienta.
• Wydajność operacyjna to nic innego jak maksymalizowanie efektywności procesów produkcyjnych i dostarczania usług.
• Firmy powinny być w stanie skalować swoje działania w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby rynku, ponieważ pozwala to dostosować się do zmian popytowych.
• Technologie i innowacje w znacznym stopniu wpływają na efektywność operacyjną.
• Zarządzanie ryzykiem obejmuje identyfikację, ocenę i minimalizację ryzyka związanego z działalnością firmy.
• Kultura organizacyjna w firmie, czyli połączenie misji, wizji i wartości firmy z zaangażowaniem i współpracą pracowników pozwala zwiększyć ogólną efektywność.
• Benchmarking i analiza konkurencji pozwalają porównywać własne wyniki i procesy z konkurencją, co pozwala identyfikować obszary do poprawy.
• Klient i jego satysfakcja mogą wpływać na efektywność operacyjną.
• Zarządzanie czasem i zmianami to ważne elementy adaptacji działalności firmy do warunków rynkowych.
• Dbałość o ochronę środowiska, etykę pracy, realizację celów ESG i CSR pozwalają poprawić nie tylko efektywność operacyjną, lecz także reputację firmy.

Efektywność operacyjna a strategie firmy

Każda firma działa według określonej strategii biznesowej, której z kolei nie da się realizować bez zapewnienia efektywności operacyjnej. Są to nierozerwalnie związane i wzajemnie determinujące się pojęcia, więc należy je brać pod uwagę – zarówno w przypadku tworzenia strategii biznesowej, jak i planów poprawy efektywności operacyjnej.

Przede wszystkim należy zauważyć, że strategia biznesowa określa cele długoterminowe, a efektywność operacyjna pomaga w ich osiągnięciu poprzez optymalizację procesów, kontrolę kosztów czy jakości. Jednocześnie (co jest istotne w przypadku strategii rozwoju przedsiębiorstwa), poświęcenie uwagi efektywności operacyjnej pozwala skalować działalność firmy. Da się to osiągnąć nie tylko przez poprawę już stosowanych procesów, lecz także przez wdrożenie innowacji organizacyjnych czy innowacji technologicznych.

Strategia firmy to nie tylko zestaw celów biznesowych – w jej skład często wchodzą także konkretne działania, które należy zrealizować, żeby osiągnąć założone cele. Nie wolno jednak zapominać, że jest to możliwe także dzięki czynnikom ludzkim – kultura organizacyjna firmy, stosowane w niej metody zarządzania czy wreszcie podejście do konkurencyjności są równie ważne w budowaniu efektywności operacyjnej, jak nowe narzędzia.

Efektywność operacyjna a modele zarządzania firmą

Na efektywność operacyjną organizacji wpływają nie tylko obrane strategie – równie ważny jest stosowany model zarządzania firmą. Te zależą od wielu czynników – specyfiki branży, wyznawanych w przedsiębiorstwie wartości czy podejścia zespołu – ale każdy z nich w mniejszym lub większym stopniu wywiera wpływ na efektywność operacyjną.

Stosowany w firmie model zarządzania jest czymś w rodzaju głównej osi efektywności operacyjnej – najważniejszy w danym modelu zarządzania czynnik staje się jednocześnie głównym wyznacznikiem efektywności operacyjnej. Przykładowo, w firmie stosującej zarządzanie przez cele, efektywność będzie oceniać się przez pryzmat liczby zrealizowanych celów, zaś w przypadku Lean Management, takim aspektem może być eliminacja marnotrawstwa. Warto pamiętać, że ta zależność jest dwutorowa – efektywność operacyjna firmy wpływa na stosowany model zarządzania, a nawet może doprowadzić do jego zmiany.

Efektywność operacyjna a style zarządzania

Nie da się nie zauważyć zależności pomiędzy efektywnością operacyjną, a stylami zarządzania. Co ważne, nie są one tym samym, co metody zarządzania – chociaż są ze sobą powiązane, metody zarządzania to zestawy mierzalnych praktyk i narzędzi, stosowanych do realizacji działań, zaś style są bardziej sposobami interakcji między kadrą kierowniczą a pracownikami oraz sposobem organizacji hierarchii w firmie. Style zarządzania odzwierciedlają podejście, praktyki i postawy kierowników, metody zarządzania organizują narzędzia i wytyczne stosowane do pomiaru efektywności firmy.

W przypadku autorytarnego stylu zarządzania, decyzje podejmuje się na wyższych szczeblach hierarchii i przekazuje je w dół, przez co są one często mało elastyczne. W takim wypadku można szybko osiągnąć efektywność operacyjną, co sprawdza się w sytuacjach, wymagających szybkiego reagowania i jednoznacznych decyzji, ale w dłuższej perspektywie może to prowadzić do mniejszego zaangażowania pracowników i ograniczenia innowacyjności.

Z drugiej strony, bardziej demokratyczny styl zarządzania (stosowany np. w turkusowym zarządzaniu) zachęca pracowników do podejmowania decyzji i wdrażania innowacji, co może przyczynić się do długoterminowego wzrostu efektywności operacyjnej. W takim środowisku pracownicy czują się bardziej zaangażowani i odpowiedzialni za wyniki swojej pracy, ale może wymagać ono więcej czasu na podejmowanie decyzji i koordynację działań.

Styl partycypacyjny łączy ze sobą elementy zarówno autorytarnego, jak i demokratycznego podejścia, więc pozwala szybko reagować tam, gdzie to konieczne, jednocześnie zachęcając pracowników do aktywnego uczestnictwa i innowacji. Może to znacząco poprawić efektywność operacyjną organizacji. Kluczem jest więc znalezienie odpowiedniego balansu w stylu zarządzania – powinien on być dostosowany do specyfiki organizacji, jej kultury, celów oraz otoczenia rynkowego.

Optymalizacja efektywności operacyjnej

Optymalizacja efektywności operacyjnej polega na usprawnieniu działań operacyjnych firmy w celu osiągnięcia lepszych wyników i oszczędności. Zawsze zaczyna się ona od zrozumienia celów i strategii firmy, po czym określa się priorytety.

Następnie przeprowadza się analizę bieżących procesów operacyjnych, identyfikując obszary wymagające poprawy. Żeby móc ocenić postęp w realizacji, należy też wybrać dopasowane do nich kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) oraz stworzyć odpowiedzialny za realizację zadań zespół projektowy. Powinien on składać się z osób z różnych działów Twojej firmy, żeby, po pierwsze, pokryć wszystkie aspekty procesu, a po drugie, żeby zwiększyć zaangażowanie pracowników.

Po stworzeniu zespołu projektowego można przejść do opracowania planu działania, w którym znajdą się konkretne kroki, odpowiedzialności i harmonogram wdrożenia. Regularne monitorowanie realizacji zadań oraz KPI pozwala ocenić, czy wprowadzone zmiany przynoszą pożądane rezultaty, a wyniki są zbieżne z założonymi celami i dostosowywane w razie potrzeby.

Proces optymalizacji efektywności operacyjnej należy też stale komunikować – każdy pracownik powinien mięć wgląd w postępy i wyniki działań optymalizacyjnych, a także powinien rozumieć wynikające z tego korzyści.

Pomiar efektywności operacyjnej

Efektywność operacyjną można mierzyć na wiele różnych sposobów i wieloma różnymi narzędziami. Dokładny dobór wskaźników zależy od specyfiki firmy i branży oraz celów strategicznych i operacyjnych. Najczęściej jednak mierzy się:

• Wydajność pracy poprzez wskaźnik wydajności pracowników (to stosunek produkcji lub usług do liczby pracowników). Do pomiaru stosuje się systemy zarządzania personelem, arkusze kalkulacyjne oraz narzędzia do monitorowania czasu pracy.
• Jakość produkcji lub usług poprzez wskaźnik jakości (Quality Index). Mierzy on liczbę wadliwych produktów lub usług w stosunku do ogólnej liczby. Stosuje się do tego systemy kontroli jakości, badania satysfakcji klienta i audyty jakości.
• Efektywność procesów poprzez wskaźnik wydajności procesów (Process Efficiency Ratio). Określa on, ile zasobów wykorzystuje się w procesie w stosunku do wyprodukowanych produktów lub usług. Mierzy się to za pomocą mapowania procesów oraz analizy danych operacyjnych.
• Koszty operacyjne mierzy się poprzez stosunek kosztów operacyjnych do przychodów. Stosuje się do tego systemy finansowe oraz programy do analizy kosztów.
• Czas przetwarzania i dostawy mierzy się poprzez czas cyklu, czyli czas potrzebny do wykonania określonego procesu lub dostarczenia produktu/usługi klientowi. Stosuje się do tego narzędzia do śledzenia czasu procesów oraz systemy monitorowania łańcucha dostaw.
• Zapasy poprzez wskaźnik obrotu zapasów, który określa, jak szybko firma obraca zasobami. Mierzy się to za pomocą systemów zarządzania magazynem oraz analizy danych magazynowych.
• Zadowolenie klienta mierzy się za pomocą Net Promoter Score, który sprawdza, jak bardzo klienci są lojalni i gotowi polecać firmę innym. Używa się do tego ankiet oraz narzędzi do analizy opinii klientów.
• Wskaźniki zrównoważonego rozwoju (np. zużycia energii lub emisji CO2) mierzą wpływ działalności firmy na środowisko naturalne. Do pomiaru stosuje się systemy monitoringu zużycia energii oraz raporty środowiskowe.
• Wskaźnik innowacji mierzy zdolność firmy do wprowadzania nowości. Określa się go na podstawie analizy portfolio produktów.
• Wskaźnik dostępności systemu (System Uptime) za pomocą narzędzii do monitorowania systemów IT określa, ile czasu są one dostępne dla użytkowników.
• Wskaźnik realizacji zamówień mierzy, ile zamówień dostarczono klientom zgodnie z terminem. Stosuje się do tego celu systemy monitorowania zamówień i dostaw.
• Wskaźniki finansowe, takie jak EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization) mierzą rentowność firmy, wyłączając wpływ kosztów finansowych, podatków i amortyzacji. Do tego celu używa się systemów i raportów finansowych.

Korzyści z efektywności operacyjnej

Poprawa efektywności operacyjnej przekłada się na zwiększoną produktywność, co oznacza, że firma jest w stanie wytworzyć więcej produktów lub usług w krótszym czasie i przy niższych kosztach. Prowadzi to do zwiększenia rentowności, ponieważ niższe koszty operacyjne i większa produkcja pozwalają firmie generować wyższe przychody przy mniejszych wydatkach.

Efektywność operacyjna bezpośrednio wpływa na jakość produktów lub usług. Osiąga się to na dwa sposoby. Po pierwsze, optymalizacja procesów biznesowych i eliminacja marnotrawstwa przekładają się na większą spójność działania i jakość wyników. Po drugie, zwiększa to satysfakcję klientów i ich lojalność.

Firmy zwracające uwagę na efektywność operacyjną mogą także więcej osiągnąć przy użyciu mniejszej ilości surowców, energii i pracy, co jest korzystne nie tylko z punktu widzenia finansowego, lecz także w kontekście zrównoważonego rozwoju i odpowiedzialności środowiskowej. Pomaga to też szybciej reagować na zmienne warunki rynkowe.

Poprawa efektywności operacyjnej niejednokrotnie przyczynia się do większego zaangażowania i satysfakcji pracowników. Gdy pracownicy czują się zmotywowani i docenieni, są bardziej wydajni, a to przekłada się na mniejszą rotację personelu i pozytywną kulturę w miejscu pracy.