​Automatyzacja procesów biznesowych – co to jest? Dobre praktyki

Automatyzacja procesów biznesowych polega na wykorzystaniu zaawansowanych technologii do zastępowania ręcznych i czasochłonnych zadań. Jak dzięki niej organizacje mogą zwiększyć swoją produktywność i skuteczność?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?
• Jak przebiega automatyzacja procesów biznesowych?
• Jakie są metody automatyzacji procesów biznesowych?
• Jakie są dobre praktyki w automatyzacji procesów biznesowych?
• Jaka jest rola automatyzacji procesów biznesowych?

​​Automatyzacja procesów biznesowych – definicja

Automatyzacja procesów biznesowych (znana też pod angielskim skrótem BPA – Business Process Automation) to nic innego jak zastosowanie technologii do wykonania powtarzalnych zadań lub procesów. Mówiąc krótko, jest to zastąpienie manualnych prac rozwiązaniami automatycznymi.

Automatyzacja procesów biznesowych to wykorzystanie technologii do zastępowania lub wspomagania ludzkich działań w celu zwiększenia efektywności operacyjnej i redukcji błędów.

Definicja automatyzacji procesów biznesowych

Celami automatyzacji procesów biznesowych są zwiększenie efektywności, zmniejszenie kosztów, poprawa dokładności i przyspieszenie realizacji prac. Nie tylko pozwala ona oszczędzić czas i zasoby, lecz także daje pracownikom możliwość skupienia się na bardziej strategicznych aspektach pracy.

​​Przebieg automatyzacji procesów biznesowych

Automatyzacja procesów biznesowych rozpoczyna się od identyfikacji procesów-kandydatów do automatyzacji. W tym celu firmy analizują swoje działania i wybierają spośród nich powtarzalne, oparte na zasadach i możliwe do zautomatyzowania – przykładami mogą być fakturowanie, zarządzanie zamówieniami czy obsługa klienta.

Następnie wybrane procesy trzeba przeanalizować i wymodelować, do czego wykorzystuje się oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi (BPM) – pozwala ono graficznie przedstawić przepływ pracy oraz jego etapy i zależności między nimi. Tak przygotowanego modelu używa się do zdefiniowania, gdzie i jak technologie mogą usprawnić lub zastąpić działania manualne.

Po modelowaniu można przejść do implementacji – wybrane narzędzia i technologie wdraża się w środowisko pracy, co obejmuje wdrożenie systemów ERP czy RPA do symulacji działań użytkownika, integrację systemów przez API czy nawet wprowadzenie rozwiązań AI. Przed pełnym wdrożeniem należy przetestować nowe systemy, aby upewnić się, że działają prawidłowo. Nie wolno też zapominać, że automatyzacja wymaga integracji różnych systemów IT w przedsiębiorstwie, aby dane mogły płynnie przepływać między aplikacjami. Umożliwiają to middleware oraz wyspecjalizowane interfejsy API.

Po uruchomieniu procesy należy optymalizować i monitorować w celu identyfikacji problemów lub obszarów wymagających poprawek. Pozwala to też ocenić czy automatyzacja przynosi korzyści. Równie ważne jest bezpieczeństwo danych i procesów – kontrole dostępu, szyfrowanie i audyty pomagają chronić informacje przed nieuprawnionym dostępem.

Na podstawie zebranych doświadczeń i danych firmy mogą dalej rozwijać i dostosowywać procesy biznesowe, co może obejmować rozszerzenie automatyzacji, wprowadzenie dodatkowych technologii czy dostosowanie istniejących rozwiązań.

​​Metody automatyzacji procesów biznesowych

Do automatyzacji procesów biznesowych można stosować wiele różnorodnych metod. Najczęściej jednak wykorzystuje się sposoby i narzędzia, takie jak:

• Robotyzacja procesów biznesowych (RPA, robotic process automation) polega na wykorzystaniu specjalnego oprogramowania do stworzenia robotów wykonujących powtarzalne zadania – wprowadzania danych, przetwarzania standardowych transakcji czy zarządzanie odpowiedziami na często zadawane pytania.
• Intelligent Process Automation (IPA, inteligentna automatyzacja procesów) łączy technologie RPA z zaawansowaną analizą danych, uczeniem maszynowym i sztuczną inteligencją, co pozwala automatyzować bardziej skomplikowane procesy biznesowe.
• Integration Platform as a Service (iPaaS, dosłownie „platforma integracyjna jako usługa”) to istniejących w chmurze zestaw narzędzi i usług umożliwiających łatwe tworzenie, wdrażanie i zarządzanie połączeniami między różnymi źródłami danych i aplikacjami. Jest stosowane do integracji różnych systemów i aplikacji w organizacji.
• Business Rules Management System (BRMS) służy do definiowania, zarządzania i wdrażania reguł biznesowych w pełni zautomatyzowany sposób.
• Automatyzacja procesów związanych z integracją danych, takich jak ekstrakcja, transformacja i ładowanie (ETL), pozwala efektywnie zarządzać danymi w organizacji poprzez synchronizację informacji z różnych źródeł.
• Document Management Systems to systemy zarządzania dokumentami. Wykorzystuje się je do automatyzacji procesów związanych z gromadzeniem, klasyfikacją, przetwarzaniem, archiwizacją i udostępnianiem dokumentów w organizacji.
• Systemy CRM pozwalają zautomatyzować procesy związane z zarządzaniem relacjami z klientami. Dzięki nim można np. zarządzać kontaktami, śledzić historii interakcji z klientami oraz przewidywać ich potrzeby.
• Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi (BPM) koncentruje się na całym cyklu życia procesu biznesowego, od modelowania i analizy przez implementację, do monitorowania i optymalizacji. Służy do tworzenia map przepływów pracy, które mogą być udoskonalane w celu zwiększenia wydajności organizacji.
• Sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe wykorzystuje się do automatyzacji zadań wymagających zdolności do adaptacji i nauki na podstawie danych. Mogą być stosowane np. do automatycznego podejmowania decyzji, przewidywania wyników czy personalizacji doświadczeń klientów.
• Automatyzacja za pomocą integracji API polega na łączeniu różnych systemów i aplikacji za pomocą API (Application Programming Interface), co pozwala płynnie wymieniać dane między różnorodnymi technologiami, co jest ważne w firmach korzystających z wielu rodzajów oprogramowania.
• Workflow automation (automatyzacja przepływów pracy) polega na automatyzacji konkretnych sekwencji działań (przepływów pracy) w ramach określonych procesów biznesowych. Stosuje się do tego systemy workflow, które są szczególnie przydatne w organizacjach ze złożonymi strukturami zadaniowymi i procesowymi.

​Dobre praktyki w automatyzacji procesów biznesowych

Istnieje wiele dobrych praktyk, które można stosować w automatyzacji procesów biznesowych. Warto też pamiętać, że najlepsze efekty przynosi stosowanie wielu z nich równocześnie:

• Przed przystąpieniem do automatyzacji istniejących procesów biznesowych należy zrozumieć ich przebieg, cele oraz role zaangażowanych osób i zasobów. Pozwala to zidentyfikować obszary, które można zoptymalizować lub zautomatyzować.
• Przed przystąpieniem do automatyzacji procesów konieczne jest także określenie klarownych celów (np. zwiększenie efektywności czy redukcja kosztów), które chce się osiągnąć poprzez automatyzację.
• Przed rozpoczęciem automatyzacji procesów biznesowych dobrze jest przeprowadzić ocenę potencjalnego zwrotu z inwestycji (ROI), aby oszacować koszty i korzyści związane z wdrożeniem automatyzacji.
• Istnieje wiele narzędzi i technologii do automatyzacji procesów biznesowych, ale zawsze należy wybierać najlepiej odpowiadające potrzebom i specyfice Twojej firmy. Należy brać pod uwagę czynniki, takie jak rodzaj procesów do automatyzacji, dostępność zasobów IT oraz możliwość integracji z istniejącymi systemami.
• Sukces automatyzacji procesów wymaga zaangażowania, wsparcia i akceptacji wszystkich interesariuszy, w tym pracowników, menedżerów oraz osób odpowiedzialnych za IT.
• Powodzenie automatyzacji procesów biznesowych często zależy od zaangażowania i wsparcia kadry kierowniczej. Liderzy powinni aktywnie wspierać zespoły projektowe oraz podejmować decyzje strategiczne zgodnie z celami automatyzacji.
• Ważne jest utrzymanie ciągłej komunikacji z pracownikami na temat wdrażania automatyzacji procesów biznesowych. Należy regularnie informować ich o zmianach, szkolić z obsługi nowych narzędzi i technologii oraz zachęcać do zgłaszania opinii i pomysłów na ulepszenia.
• Zamiast automatyzowania wszystkich procesów jednocześnie, lepiej jest obrać stopniowe podejście i zacząć od prostszych i mniej krytycznych procesów. Po zakończeniu prac można rozbudowywać i ulepszać kolejne elementy.
• Po wdrożeniu automatyzacji procesów ważne jest regularne monitorowanie jej efektywności oraz identyfikowanie obszarów wymagających optymalizacji i ulepszeń. W miarę rozwoju technologii i zmian w otoczeniu biznesowym warto również aktualizować systemy automatyzacji.
• Podczas automatyzacji procesów biznesowych należy zadbać o zachowanie zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz branżowymi standardami, a także uwzględnić wymagania dotyczące ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa informacji oraz audytów zewnętrznych.
• W trakcie automatyzacji należy też szczególnie zadbać o bezpieczeństwo danych, zwłaszcza w przypadku procesów związanych z danymi osobowymi lub poufnymi. Należy stosować odpowiednie środki ochrony danych, takie jak szyfrowanie, uwierzytelnianie użytkowników i kontrola dostępu.
• Prowadzenie dokładnej dokumentacji dotyczącej procesów biznesowych, zarówno przed, jak i po automatyzacji jest jednym z najważniejszych elementów całego procesu. Dokumentacja powinna zawierać m.in. opisy procesów, diagramy przepływu pracy, reguły biznesowe.
• Wdrażanie automatyzacji procesów biznesowych często wymaga zmiany kultury organizacyjnej, aby promować podejście oparte na danych oraz podejmowanie decyzji na podstawie faktów i analiz, a nie intuicji. Ważne jest promowanie transparentności, odpowiedzialności i ciągłego doskonalenia w organizacji.
• Wdrożenie automatyzacji procesów wymaga monitorowania wyników i KPI – dzięki temu można ocenić skuteczność działania systemów automatyzacji oraz identyfikować obszary wymagające dalszych ulepszeń. Wskaźniki wydajności powinny być zdefiniowane w sposób mierzalny, możliwy do monitorowania i porównywania z celami.
• Automatyzacji procesów biznesowych wiąże się ze zmianami w organizacji i sposobie pracy, więc nie należy zapominać o zarządzaniu zmianą i zapewnić wsparcie dla pracowników w procesie adaptacji.

​​Rola automatyzacji procesów biznesowych

Automatyzacja procesów biznesowych zwiększa efektywność operacyjną poprzez eliminację rutynowych zadań i optymalizację procesów. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach, co sprzyja zwiększeniu produktywności i kreatywności. Przekłada się to także na szybsze reagowanie na zmiany w otoczeniu biznesowym.

Automatyzacja procesów biznesowych przyczynia się też do redukcji kosztów poprzez ograniczenie potrzeby interwencji ludzkiej w procesy, co z kolei prowadzi do oszczędności czasu i zasobów. Eliminuje również błędy ludzkie i poprawia jakość usług oraz produktów poprzez standaryzację procesów.