Spis treści

17 kwietnia 202310 min.
Max Cyrek
Max Cyrek
Aktualizacja wpisu: 02 lutego 2024

Proces rekrutacji pracowników – jak wygląda i z jakich etapów się składa?

Proces rekrutacji pracowników – jak wygląda i z jakich etapów się składa?

Prowadząc własną firmę, zapewne niejednokrotnie znalazłeś się w sytuacji, w której stwierdziłeś: potrzebujemy nowego pracownika! Choć zatrudnienie nowej osoby na danym stanowisku wydaje się prostym zadaniem, wcale takim nie jest. Proces rekrutacji to złożone działanie, a znalezienie odpowiednio wykwalifikowanych pracowników to spore wyzwanie.

Poniżej opowiemy o tym, czym jest proces rekrutacji i czemu jest on tak istotny. Przedstawimy również poszczególne etapy rekrutacji oraz narzędzia, przydatne w omawianym procesie. Omówimy także najważniejsze przepisy RODO, związane z procesem zatrudnienia nowych pracowników i wskażemy korzyści, jakie niesie dla firmy odpowiednio zaplanowana rekrutacja.

Czym jest proces rekrutacji pracowników?

Proces rekrutacji to podstawowy obowiązek działu zarządzania zasobami ludzkimi. Nie każda firma posiada jednak osobny dział, odpowiedzialny za przeprowadzenie rekrutacji. W mniejszych przedsiębiorstwach za zatrudnianie nowych pracowników odpowiada zwykle szef konkretnego działu lub właściciel firmy. Częstą praktyką jest również wynajmowanie zewnętrznej firmy rekrutacyjnej, której zadaniem jest znalezienie pracownika, który będzie pasował do potrzeb i oczekiwań pracodawcy.

Na proces rekrutacji składają się wszystkie czynności, związane z zatrudnieniem – od publikacji ogłoszenia o pracę, przez rozmowę kwalifikacyjną, po wybór najlepszych kandydatów i ich wdrożenie do nowego stanowiska.

Rodzaje rekrutacji

W ogólnym podziale wyróżniamy dwa rodzaje rekrutacji pracowników: rekrutację wewnętrzną oraz rekrutację zewnętrzną.

Rekrutacja wewnętrzna

Ten typ rekrutacji polega na poszukiwaniu pracownika na dane stanowisko wśród osób, pracujących już w danej firmie. Rekrutacja wewnętrzna często oznacza migracje między działami lub oddziałami przedsiębiorstwa, choć zdarzają się również zmiany stanowisk w obrębie tego samego zespołu.

Rekrutacja zewnętrzna

Zachodzi w momencie, gdy pracodawca poszukuje potencjalnych kandydatów na określone stanowisko poza swoją firmą. Znalezienie idealnego pracownika wydaje się w tym przypadku nieco trudniejsze – zaufać trzeba zupełnie obcej osobie. W rzeczywistości rekrutacja zewnętrzna ma jednak sporo zalet – nowi pracownicy spoza organizacji mogą wnieść do niej świeże pomysły i zupełnie inne spojrzenie, co pozytywnie wpłynie na rozwój firmy.

Dlaczego proces rekrutacyjny jest tak ważny?

Głównym celem procesu rekrutacji jest znalezienie wykwalifikowanych pracowników. Proces rekrutacyjny to działanie, dzięki któremu zyskasz duży wybór. Odpowiednio dobrana metoda rekrutacji ma bowiem z założenia przyciągnąć jak najwięcej osób, zainteresowanych ofertą pracy na danym stanowisku. Jako pracodawca, spośród dużej grupy możesz wybrać odpowiednich kandydatów, pasujących do Twoich oczekiwań i potrzeb firmy. Im więcej chętnych, tym większe prawdopodobieństwo znalezienia idealnego pracownika.

Odpowiednio przeprowadzona rekrutacja pozwala także na dotarcie do kandydatów, realnie zainteresowanych pracą. Dzięki niemu proces selekcji kandydatów przebiegnie szybko i sprawnie.

Jak stworzyć skuteczny dział zarządzania zasobami ludzkimi?

Jeżeli decydujesz się na powierzenie procesu rekrutacji swoim pracownikom, pamiętaj o tym, aby zbudować odpowiedni zespół, który umiejętnie dobierze metody rekrutacji i przeprowadzi skuteczne rozmowy kwalifikacyjne. Na co zwrócić szczególną uwagę?

Po pierwsze, członkowie zespołu rekrutacyjnego powinni doskonale znać potrzeby i wartości Twojej firmy. Dzięki temu będą w stanie stworzyć atrakcyjny opis oferty pracy, który będzie w pełni odpowiadać Twoim oczekiwaniom.

Poza tym, zespół ds. rekrutacji pracowników powinien prawidłowo określić cechy i umiejętności, jakimi ma odznaczać się osoba, pasująca do danego stanowiska pracy. Dzięki temu możliwa będzie wstępna selekcja kandydatów, a następnie wybór odpowiedniej osoby.

Etapy procesu rekrutacji

Jak wspomnieliśmy wyżej, proces rekrutacyjny to złożone działanie. Składa się z siedmiu etapów. Są to:

Identyfikacja i weryfikacja potrzeby zatrudnienia nowego pracownika

Każdy proces rekrutacji powinien rozpocząć się od przeanalizowania obecnej sytuacji w zespole. Zastanów się czy rzeczywiście potrzebujesz danego stanowiska – może wystarczy podzielić związane z nim obowiązki pomiędzy resztę członków zespołu? Oto kilka prostych kroków, które pomogą Ci w identyfikacji realnych potrzeb firmy w kontekście zatrudnienia nowych pracowników:

  • Przeanalizuj obecny zespół, tworzący określony dział. Zadaj sobie pytania, dotyczące tego, czy i czego brakuje na ten moment w zespole. Mogą być to wartości, umiejętności lub dodatkowe kwalifikacje w danym obszarze.
  • Zweryfikuj godziny pracy pracowników i zadania, jakie wykonują w tym czasie. Być może potrzebne będą dodatkowe moce przerobowe, bo zespół ma zbyt wiele obowiązków. Może okazać się również, że wystarczy optymalizacja pracy obecnych pracowników.
  • Kontroluj składane wypowiedzenia i śledź sygnały, mogące świadczyć o tym, że któryś z obecnych pracowników zamierza odejść z pracy. Dzięki temu będziesz mógł rozpocząć proces rekrutacji z większym wyprzedzeniem, co umożliwi Ci wybór odpowiednich kandydatów na dane stanowisko pracy.

Jeżeli sytuacja rzeczywiście wymaga zatrudnienia nowego pracownika, pamiętaj o tym, że z koniecznością przeprowadzenia rekrutacji wiąże się określenie wymogów, dotyczących tworzonego stanowiska pracy – jest to kolejny etap rekrutacji.

Opis stanowiska pracy

Prawidłowe redagowanie ofert pracy to klucz do pozyskania odpowiednich kandydatów na dane stanowisko. Dokładne sformułowanie zakresu obowiązków oraz wymagań, dotyczących doświadczenia i umiejętności pozwoli bowiem na dotarcie do osób, pasujących do stworzonego rysopisu. Poszukujący pracy będzie bowiem wyraźnie widział czy jest odpowiednim kandydatem na Twojego pracownika. Co powinny zawierać ogłoszenia o pracę?

Tworząc ofertę pracy, pamiętaj o tym, aby zawrzeć w niej:

  • tytuł stanowiska pracy,
  • zakres obowiązków,
  • wymagane kwalifikacje i umiejętności (w tym doświadczenie na podobnym stanowisku oraz znajomość języków obcych),
  • lokalizację Twojej firmy/możliwość pracy hybrydowej lub w pełni zdalnej,
  • orientacyjną wysokość wynagrodzenia oraz benefity, jakie będą przysługiwać pracownikowi (widełki wynagrodzeń)

Poszukiwanie właściwych kandydatów

Kolejny etap rekrutacji to szukanie kandydatów, pasujących do Twoich oczekiwań i zainteresowanych stworzoną ofertą pracy. Jak takowych znaleźć?

Po pierwsze, rozejrzyj się wśród swoich obecnych pracowników. Bardzo możliwe, że idealny kandydat jest już częścią Twojej firmy. W tym przypadku konieczny będzie transfer do innego działu, awansowanie pracownika na wyższe stanowisko lub jego degradacja (jeśli nie radzi on sobie z wykonywaniem powierzonych mu obowiązków). Pamiętaj także o swoich byłych pracownikach – może któryś z nich chciałby ponownie stać się częścią Twojego zespołu? Warto zwrócić uwagę również na poprzednich aplikantów – jeżeli nadal posiadasz ich CV i listy motywacyjne, wykorzystaj je na potrzeby obecnie trwającego procesu rekrutacji. Możesz stworzyć tzw. talent pools, gdzie umieszczać będziesz dane osób, potencjalnie nadających się na dane stanowisko – będzie to znacznym usprawnieniem procesu rekrutacji. Gdzie jeszcze możesz szukać nowych pracowników?

W procesie rekrutacji możesz wykorzystać przede wszystkim własną stronę internetową. Stwórz zakładkę Kariera lub Oferty Pracy i zamieszczaj tam aktualne informacje o wakatach. Niezwykle pomocne będą również Social Media. Mowa tu o platformach, takich jak Facebook. LinkedIn czy Twitter. Jeśli decydujesz się na takie rozwiązanie, poproś o pomoc i udostępnianie ogłoszenia swoich obecnych pracowników – być może ktoś z grona ich znajomych akurat poszukuje pracy i posiada kwalifikacje, odpowiadające Twoim oczekiwaniom. Pamiętaj także o rekrutacji mobilnej – obecnie ma ona kluczowe znaczenie, ponieważ użytkownicy w większości korzystają z urządzeń mobilnych.

Publikacja ogłoszenia może być zrealizowana również przez portale rekrutacyjne, skupiające osoby, które poszukują pracy. Na polskim rynku pracy najbardziej popularne są: RocketJobs, Pracuj.pl oraz Jobble. Z ich pomocą dużo łatwiejsze będzie znalezienie pasującego kandydata. Nie zapominaj o stronach, dostosowanych do określonej specyfiki branży. Poza nowinkami i najnowszymi trendami znajdziesz na nich również miejsce na umieszczenie swojego ogłoszenia o pracę. Przykładem będzie PRoto – strona, poświęcona branży Public Relations.

Selekcja kandydatów

W sytuacji, gdy na ofertę pracy odpowie bardzo wiele zainteresowanych nią osób, koniecznością będzie przeprowadzenie selekcji kandydatów. Jak to zrobić, aby uniknąć pomyłki i dać szansę najlepszym?

Zacznij od przeanalizowania złożonych dokumentów aplikacyjnych. Sprawdź czy zawierają wszystkie niezbędne elementy, o które poprosiłeś w opublikowanym ogłoszeniu. Jeśli chętnych jest bardzo dużo, a niektórzy z nich nie dołączyli np. wymaganego listu motywacyjnego – możesz, chociaż nie musisz wykluczyć ich z listy kandydatów.

Podczas zapoznawania się z dokumentami aplikacyjnymi, zwróć szczególną uwagę na wykształcenie oraz doświadczenie zawodowe kandydatów. Wybieraj tych, którzy najbardziej pasują do profilu Twojej firmy oraz wymagań, związanych z konkretnym stanowiskiem – to oni powinni przejść krok dalej, do rozmów kwalifikacyjnych.

Rozmowa kwalifikacyjna

Jeżeli wybrałeś kandydatów, którzy odpowiadają potrzebom Twojej firmy, zaproś każdego z nich na rozmowę rekrutacyjną. Pamiętaj o tym, że w obecnych czasach może ona odbyć się zarówno w siedzibie firmy, jak i zdalnie. Z wybranym kandydatem możesz skontaktować się za pomocą rozmowy telefonicznej lub przy użyciu komunikatorów, taki jak Zoom czy Miscosoft Teams. Jak przeprowadzić skuteczną rozmowę kwalifikacyjną?

  • Traktuj kandydata z szacunkiem i uprzejmością – podczas rozmów rekrutacyjnych nie tylko pracodawcy oceniają swojego rozmówcę. Od Twojego zachowania i podejścia do kandydata zależeć będzie także to, czy będzie on nadal zainteresowany ofertą pracy w Twojej firmie.
  • Odpowiednio zaplanuj rozmowę kwalifikacyjną – przed jej rozpoczęciem przygotuj sobie listę pytań, które będą odnosić się do kwalifikacji i umiejętności wybranego kandydata. W ten sposób uzyskasz niezbędną wiedzę, dotyczącą jego predyspozycji i posiadanego doświadczenia zawodowego.
  • Nie zadawaj abstrakcyjnych pytań, niezwiązanych merytorycznie z zakresem obowiązków oraz doświadczeniem kandydata – sprawdzanie reakcji kandydata na oderwane od rzeczywistości sytuacje w niczym Ci nie pomoże.

Jeżeli pierwsza rozmowa kwalifikacyjna nie da Ci odpowiedzi na wszystkie pytania, zaproś kandydata ponownie. Dokładna weryfikacja jakichkolwiek wątpliwości czy niedopowiedzeń to klucz to zakończonej sukcesem rekrutacji.

Wybór najlepszego kandydata i określenie warunków zatrudnienia

Wybór najlepszego kandydata na wolne stanowisko w Twojej firmie to jeden z trudniejszych etapów rekrutacji. Od niego zależeć będzie Twoje późniejsze zadowolenie oraz zyski, generowane przez Twoje przedsiębiorstwo. Co zrobić w sytuacji, gdy nie masz pewności, którego z kandydatów wybrać?

Dobrym rozwiązaniem są w tym przypadku testy rekrutacyjne. Pozwalają one sprawdzić wiedzę zainteresowanych pracą osób. Popularną praktyką jest również prośba o wykonanie zadania praktycznego – za jego pomocą weryfikowane są umiejętności kandydatów. Wybór konkretnej osoby, której zaproponujesz współpracę, uzależnić możesz właśnie od wyników wspomnianych testów oraz zadań rekrutacyjnych.

Jeżeli wybór kandydata masz już za sobą, pora na złożenie odpowiedniej oferty. Pamiętaj o tym, aby dostosować ją zarówno do własnych możliwości, jak i do preferencji wybranej osoby. Negocjowanie warunków zatrudnienia to bardzo ważny moment – od niego zależeć będzie zatrudnienie lub jego brak. Niezadowolony z propozycji kandydat może bowiem odmówić. Zadbaj więc o to, aby obydwie strony były usatysfakcjonowane.

Wdrożenie nowego pracownika na danym stanowisku

Jest to ostatni etap procesu rekrutacji. Obejmuje zarówno podpisanie umowy, jak i adaptację nowego pracownika do jego miejsca pracy i obowiązków. Dobrym rozwiązaniem będzie przydzielenie odpowiedniej osoby, która pomoże nowemu pracownikowi w procesie wdrożenia. Dzięki temu świeżo zatrudniony pracownik będzie wiedział kogo spytać o radę i kto może pomóc mu w razie jakichkolwiek problemów.

Pamiętaj o tym, aby okazać nowej osobie wsparcie i dać jej czas – każdy musi przyzwyczaić się do nowego miejsca, nowych warunków i nowych obowiązków. Może być to stresujące – zwłaszcza dla osoby, pochodzącej całkowicie z zewnątrz organizacji. Zadbaj więc o przyjazną atmosferę, która z pewnością usprawni proces wdrożenia nowego pracownika.

Narzędzia, przydatne w procesie rekrutacji

W procesie rekrutacyjnym warto skorzystać z narzędzi, dzięki którym zatrudnienie nowego pracownika będzie dużo łatwiejsze. Oto nasze propozycje:

  • Calendly – bezpłatne oprogramowanie, za pomocą którego zaplanujesz spotkania i umówisz rozmowę kwalifikacyjną. Platforma umożliwia stworzenie własnego harmonogramu – spotkania mogą być umówione tylko w tych dniach i godzinach, które Ci odpowiadają. Oprogramowanie synchronizuje się również z kalendarzem spotkań, co zapobiega niechcianemu nakładaniu się terminów.
  • Tomhrm – kompleksowa aplikacja, która wśród szeregu funkcjonalności, wyposażona jest także w rozwiązania, usprawniające proces rekrutacji. Za jej pomocą możliwa jest m.in. komunikacja z kandydatem, zbieranie i przechowywanie informacji na jego temat, tworzenie statystyk i raportów, dotyczących źródeł pozyskiwania osób zainteresowanych pracą. Co ważne, wszystkie usługi aplikacji zgodne są z polityką RODO.
  • Elevato – system, umożliwiający publikację ogłoszeń a także pozyskiwanie kandydatów i ich selekcję. Elevato to również narzędzie, przydatne dla menedżerów – za jego pomocą mogą oni komunikować potrzeby, związane z zatrudnieniem nowych pracowników. Omawiany system, podobnie jak aplikacja powyżej, zgodny jest z wymaganiami RODO.
  • Miscrosoft Teams – aplikacja ta wyposażona jest w wiele funkcjonalności, usprawniających proces rekrutacji. Należą do nich m.in. czaty, które pozwalają na komunikację z potencjalnym kandydatem – również na zdalną rozmowę rekrutacyjną. W procesie zatrudnienia pomocny będzie także OneDrive (do przechowywania danych), Excel (do prowadzenia ewidencji kandydatów) oraz ankiety Google (umożliwiające stworzenie kwestionariuszy dla kandydatów).
  • eRecruiter – aplikacja, połączona m.in. z portalem Pracuj.pl. Za jej pomocą możliwe jest zrealizowanie całego procesu rekrutacji – od publikacji ogłoszenia, przez analizę kandydatury, po zatrudnienie pracownika.

Rekrutacja pracowników, a RODO

Prowadząc proces rekrutacji, nie zapominaj o tym, aby działać zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Szczególnie ważne jest w tym kontekście Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, czyli tzw. RODO. O jakich przepisach RODO należy pamiętać, prowadząc proces rekrutacji?

Jako pracodawca lub członek zespołu rekrutacyjnego, musisz uwzględnić w swoich działaniach przede wszystkim obowiązek informacyjny. Zgodnie z nim, treść ogłoszenia o pracę musi zawierać takie elementy, jak:

  • nazwę firmy,
  • adres firmy,
  • dane kontaktowe Administratora Danych Osobowych (ADO),
  • okres, w którym przetwarzane będą dane osobowe kandydatów,
  • cele, w jakich przetwarzane będą dane osobowe kandydatów,
  • prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydatów,
  • prawo do złożenia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Pamiętaj o tym, że w związku z przepisami RODO, kandydat, który nie załączył do swoich dokumentów aplikacyjnych zgody na przetwarzanie jego danych osobowych w obecnej oraz w przyszłych rekrutacjach, nie może być wzięty pod uwagę w obecnej lub przyszłej rekrutacji.

Odpowiednio zaplanowany proces rekrutacji – korzyści dla firmy

Dobrze rozplanowany proces rekrutacji niesie za sobą wiele korzyści, które pozytywnie wpłyną na funkcjonowanie Twojej firmy. Główną jego zaletą jest oszczędność czasu – zwłaszcza w sytuacji, gdy rekrutacją zajmuje się specjalnie stworzony do tego celu zespół. Co więcej, rekrutacja pracowników, przeprowadzona zgodnie z zaprojektowaną wcześniej strukturą, pozwala na dotarcie do kandydatów, realnie zainteresowanych pracą w Twojej firmie. Umożliwia również weryfikację poziomu ich zaangażowania – im wyższe będzie ono na etapie rozmów kwalifikacyjnych, tym wyższa szansa, że będzie wysokie również podczas codziennej pracy na danym stanowisku.

Odpowiednio przeprowadzona rekrutacja pracowników to także możliwość przeanalizowania dotychczasowych potrzeb firmy oraz czynników, które wpływają na jej atrakcyjność. Dokładna analiza daje natomiast szanse na dokonanie niezbędnych zmian, które poprawią funkcjonowanie i wizerunek przedsiębiorstwa.

Formularz kontaktowy

Rozwijaj swoją markę

dzięki współpracy z Cyrek Digital
Wyślij zapytanie
Pola wymagane
Max Cyrek
Max Cyrek
CEO
"Do not accept ‘just’ high quality. Anyone can do that. If the sky is the limit, find a higher sky.”

Razem z całym zespołem Cyrek Digital pomagam firmom w cyfrowej transformacji. Specjalizuje się w technicznym SEO. Na działania marketingowe patrzę zawsze przez pryzmat biznesowy.

zobacz artykuły
Skontaktuj się ze mną
Masz pytania? Napisz do mnie.
Oceń tekst:
Średnia ocena: artykuł nieoceniony. 0

Być może zainteresują Cię:

Mapa strony
© 2010 - 2024 Cyrek Digital. All rights reserved.