Proces rekrutacji pracowników – czym jest i jakie ma znaczenie?

Prowadząc własną firmę, zapewne niejednokrotnie znalazłeś się w sytuacji, w której stwierdziłeś: potrzebujemy nowego pracownika! Choć zatrudnienie nowej osoby na danym stanowisku wydaje się prostym zadaniem, wcale takim nie jest. Proces rekrutacji to złożone działanie, a znalezienie odpowiednio wykwalifikowanych pracowników to spore wyzwanie.

Poniżej opowiemy o tym, czym jest proces rekrutacji i czemu jest on tak istotny. Przedstawimy narzędzia, przydatne w omawianym procesie, omówimy najważniejsze przepisy RODO, związane z procesem zatrudnienia nowych pracowników i wskażemy korzyści, jakie niesie dla firmy odpowiednio zaplanowana rekrutacja.

Czym jest proces rekrutacji pracowników?

Proces rekrutacji to podstawowy obowiązek działu zarządzania zasobami ludzkimi. Nie każda firma posiada jednak osobny dział, odpowiedzialny za przeprowadzenie rekrutacji. W mniejszych przedsiębiorstwach za zatrudnianie nowych pracowników odpowiada zwykle szef konkretnego działu lub właściciel firmy. Częstą praktyką jest również wynajmowanie zewnętrznej firmy rekrutacyjnej, której zadaniem jest znalezienie pracownika, który będzie pasował do potrzeb i oczekiwań pracodawcy.

Na proces rekrutacji składają się wszystkie czynności, związane z zatrudnieniem – od publikacji ogłoszenia o pracę, przez rozmowę kwalifikacyjną, po wybór najlepszych kandydatów i ich wdrożenie do nowego stanowiska.

Rodzaje rekrutacji

W ogólnym podziale wyróżniamy dwa rodzaje rekrutacji pracowników: rekrutację wewnętrzną oraz rekrutację zewnętrzną.

Rekrutacja wewnętrzna

Ten typ rekrutacji polega na poszukiwaniu pracownika na dane stanowisko wśród osób, pracujących już w danej firmie. Rekrutacja wewnętrzna często oznacza migracje między działami lub oddziałami przedsiębiorstwa, choć zdarzają się również zmiany stanowisk w obrębie tego samego zespołu.

Rekrutacja zewnętrzna

Zachodzi w momencie, gdy pracodawca poszukuje potencjalnych kandydatów na określone stanowisko poza swoją firmą. Znalezienie idealnego pracownika wydaje się w tym przypadku nieco trudniejsze – zaufać trzeba zupełnie obcej osobie. W rzeczywistości rekrutacja zewnętrzna ma jednak sporo zalet – nowi pracownicy spoza organizacji mogą wnieść do niej świeże pomysły i zupełnie inne spojrzenie, co pozytywnie wpłynie na rozwój firmy.

Dlaczego proces rekrutacyjny jest tak ważny?

Głównym celem procesu rekrutacji jest znalezienie wykwalifikowanych pracowników. Proces rekrutacyjny to działanie, dzięki któremu zyskasz duży wybór. Odpowiednio dobrana metoda rekrutacji ma bowiem z założenia przyciągnąć jak najwięcej osób, zainteresowanych ofertą pracy na danym stanowisku. Jako pracodawca, spośród dużej grupy możesz wybrać odpowiednich kandydatów, pasujących do Twoich oczekiwań i potrzeb firmy. Im więcej chętnych, tym większe prawdopodobieństwo znalezienia idealnego pracownika.

Odpowiednio przeprowadzona rekrutacja pozwala także na dotarcie do kandydatów, realnie zainteresowanych pracą. Dzięki niemu proces selekcji kandydatów przebiegnie szybko i sprawnie.

Narzędzia, przydatne w procesie rekrutacji

W procesie rekrutacyjnym warto skorzystać z narzędzi, dzięki którym zatrudnienie nowego pracownika będzie dużo łatwiejsze. Oto nasze propozycje:

• Calendly – bezpłatne oprogramowanie, za pomocą którego zaplanujesz spotkania i umówisz rozmowę kwalifikacyjną. Platforma umożliwia stworzenie własnego harmonogramu – spotkania mogą być umówione tylko w tych dniach i godzinach, które Ci odpowiadają. Oprogramowanie synchronizuje się również z kalendarzem spotkań, co zapobiega niechcianemu nakładaniu się terminów.
• Tomhrm – kompleksowa aplikacja, która wśród szeregu funkcjonalności, wyposażona jest także w rozwiązania, usprawniające proces rekrutacji. Za jej pomocą możliwa jest m.in. komunikacja z kandydatem, zbieranie i przechowywanie informacji na jego temat, tworzenie statystyk i raportów, dotyczących źródeł pozyskiwania osób zainteresowanych pracą. Co ważne, wszystkie usługi aplikacji zgodne są z polityką RODO.
• Elevato – system, umożliwiający publikację ogłoszeń a także pozyskiwanie kandydatów i ich selekcję. Elevato to również narzędzie, przydatne dla menedżerów – za jego pomocą mogą oni komunikować potrzeby, związane z zatrudnieniem nowych pracowników. Omawiany system, podobnie jak aplikacja powyżej, zgodny jest z wymaganiami RODO.
• Miscrosoft Teams – aplikacja ta wyposażona jest w wiele funkcjonalności, usprawniających proces rekrutacji. Należą do nich m.in. czaty, które pozwalają na komunikację z potencjalnym kandydatem – również na zdalną rozmowę rekrutacyjną. W procesie zatrudnienia pomocny będzie także OneDrive (do przechowywania danych), Excel (do prowadzenia ewidencji kandydatów) oraz ankiety Google (umożliwiające stworzenie kwestionariuszy dla kandydatów).
• eRecruiter – aplikacja, połączona m.in. z portalem Pracuj.pl. Za jej pomocą możliwe jest zrealizowanie całego procesu rekrutacji – od publikacji ogłoszenia, przez analizę kandydatury, po zatrudnienie pracownika.

Rekrutacja pracowników, a RODO

Prowadząc proces rekrutacji, nie zapominaj o tym, aby działać zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Szczególnie ważne jest w tym kontekście Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, czyli tzw. RODO. O jakich przepisach RODO należy pamiętać, prowadząc proces rekrutacji?

Jako pracodawca lub członek zespołu rekrutacyjnego, musisz uwzględnić w swoich działaniach przede wszystkim obowiązek informacyjny. Zgodnie z nim, treść ogłoszenia o pracę musi zawierać takie elementy, jak:

• nazwę firmy,
• adres firmy,
• dane kontaktowe Administratora Danych Osobowych (ADO),
• okres, w którym przetwarzane będą dane osobowe kandydatów,
• cele, w jakich przetwarzane będą dane osobowe kandydatów,
• prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydatów,
• prawo do złożenia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Pamiętaj o tym, że w związku z przepisami RODO, kandydat, który nie załączył do swoich dokumentów aplikacyjnych zgody na przetwarzanie jego danych osobowych w obecnej oraz w przyszłych rekrutacjach, nie może być wzięty pod uwagę w obecnej lub przyszłej rekrutacji.

Odpowiednio zaplanowany proces rekrutacji – korzyści dla firmy

Dobrze rozplanowany proces rekrutacji niesie za sobą wiele korzyści, które pozytywnie wpłyną na funkcjonowanie Twojej firmy. Główną jego zaletą jest oszczędność czasu – zwłaszcza w sytuacji, gdy rekrutacją zajmuje się specjalnie stworzony do tego celu zespół. Co więcej, rekrutacja pracowników, przeprowadzona zgodnie z zaprojektowaną wcześniej strukturą, pozwala na dotarcie do kandydatów, realnie zainteresowanych pracą w Twojej firmie. Umożliwia również weryfikację poziomu ich zaangażowania – im wyższe będzie ono na etapie rozmów kwalifikacyjnych, tym wyższa szansa, że będzie wysokie również podczas codziennej pracy na danym stanowisku.

Odpowiednio przeprowadzona rekrutacja pracowników to także możliwość przeanalizowania dotychczasowych potrzeb firmy oraz czynników, które wpływają na jej atrakcyjność. Dokładna analiza daje natomiast szanse na dokonanie niezbędnych zmian, które poprawią funkcjonowanie i wizerunek firmy.