Proces zarządczy – co to jest i co obejmuje?

Procesy zarządcze to ważny element funkcjonowania każdej organizacji. Jak dzięki nim można realizować cele strategiczne i jak przyczyniają się one do większej wydajności i rentowności?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest proces zarządczy?
• Jakie są elementy procesu zarządczego?
• Jakie są przykłady procesów zarządczych?
• Jak stworzyć proces zarządczy?
• Jak optymalizować procesy zarządcze?
• Jaka jest rola procesów zarządczych?

Proces zarządczy – definicja

Proces zarządczy to kompleksowy zbiór działań i decyzji podejmowanych przez menedżerów w celu osiągnięcia określonych celów biznesowych i organizacyjnych. Obejmuje on planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrolowanie zasobów^{[1] [2]}. Wchodzi w skład architektury korporacyjnej.

Proces zarządczy to zbiór działań obejmujących planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrolowanie zasobów w celu osiągnięcia celów organizacji.

Definicja procesu zarządczego

Cały proces zarządczy jest iteracyjny, co oznacza, że menedżerowie muszą nieustannie dostosowywać swoje działania do zmieniających się warunków rynkowych i wewnętrznych. Żeby był skuteczny, wymaga również umiejętności analitycznych, strategicznego myślenia oraz zdolności do zarządzania zmianą i ryzykiem^{[3] [4]}.

Podstawy prawno-normatywne dla procesów zarządczych można znaleźć np. w normie ISO 9001 – choć tyczy się ona zarządzania jakością, opisane w niej podejście procesowe można uznać za wyznacznik standardu dla procesów zarządczych^{[5] [6] [7]}.

Elementy procesu zarządczego

Proces zarządczy składa się z następujących elementów, które są ze sobą wzajemnie powiązane i tworzą spójny proces^{[8] [9] [10]}:

• Planowanie to pierwszy etap; w nim menedżerowie ustalają cele organizacyjne oraz opracowują strategie i plany działań niezbędne do ich realizacji, co obejmuje m.in. analizę otoczenia, identyfikację szans i zagrożeń, ocenę zasobów organizacji oraz prognozowanie przyszłych warunków rynkowych.
• Organizowanie to proces porządkowania i przydzielania zasobów oraz zadań tak, aby pozwoliły zrealizować zaplanowane cele. Obejmuje tworzenie struktury organizacji, definiowanie ról i odpowiedzialności, alokację zasobów ludzkich, finansowych i technologicznych oraz ustanawianie procedur i systemów pracy.
• Kierowanie związane jest z motywowaniem, komunikowaniem się i nadzorowaniem pracowników. Menedżerowie muszą inspirować zespół do realizacji zadań, udzielać wsparcia i wskazówek, a także podejmować decyzje, które wpływają na codzienną pracę zespołów. Wymaga to również rozwiązywania konfliktów i delegowania odpowiedzialności.
• Kontrolowanie to ostatni etap – polega on na monitorowaniu i ocenie wyników działalności organizacji. Obejmuje porównywanie rzeczywistych wyników z zaplanowanymi celami, identyfikację odchyleń oraz wprowadzanie korekt, jeśli jest to konieczne. Zapewnia też, że organizacja działa zgodnie z planem i może szybko reagować na problemy.

Przykłady procesów zarządczych

Procesy zarządcze obejmują różnorodne działania; oto kilka przykładów:

• Planowanie strategiczne to proces, w którym menedżerowie określają długoterminowe cele organizacji i opracowują strategie do ich osiągnięcia. W tym celu przeprowadzają analizę SWOT, ustalają misji, wizję i wartości firmy oraz formułują plany strategiczne, które kierują rozwojem organizacji w przyszłości. Przykładem może być firma technologiczna, która analizuje rynek i decyduje, że jej długoterminowym celem jest osiągnięcie pozycji lidera w dziedzinie sztucznej inteligencji. W tym celu opracowuje plan strategiczny obejmujący inwestycje w badania i rozwój, współpracę z uniwersytetami oraz przejęcia startupów.
• Zarządzanie projektami obejmuje planowanie, realizację, monitorowanie i zakończenie projektów tak, aby prowadziły do realizacji celów w ustalonym czasie i budżecie. Wymaga to określenia zakresu projektu, harmonogramu, zasobów oraz ryzyk związanych z projektem. Przykładem może być firma budowlana budująca osiedle mieszkaniowe. Żeby to osiągnąć, menedżer projektu tworzy harmonogram prac, alokuje zasoby, nadzoruje postępy i zarządza ryzykami, aby zapewnić terminowe i budżetowe zakończenie budowy.
• Zarządzanie jakością zapewnia, że produkty lub usługi organizacji spełniają określone standardy jakości, co wymaga monitorowania procesów produkcyjnych, testów i inspekcji oraz wdrożenia poprawek w przypadku niezgodności. Przykładem może być firma produkująca urządzenia elektroniczne, która wdraża system zarządzania jakością zgodny z normą ISO 9001 oraz regularnie przeprowadza audyty wewnętrzne, testy produktów i szkolenia dla pracowników.

Tworzenie procesu zarządczego

Tworzenie procesu zarządczego zaczyna się od zrozumienia celów organizacji i środowiska, w którym działa. Pierwszym krokiem jest określenie misji, wizji i celów strategicznych, które będą kierować wszystkimi działaniami. Następnie przeprowadza się analizę otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego, w tym analizę SWOT.

Potem menedżerowie opracowują szczegółowe plany działania, co wymaga ustalania konkretnych zadań, alokacji zasobów, harmonogramowania oraz określenia działań, które pozwolą zrealizować poszczególne cele. Ważne jest też stworzenie struktury organizacyjnej, dzięki której będzie można efektywnie zarządzać zasobami i zadaniami.

Kolejnym krokiem jest wdrożenie zaplanowanych działań – obejmuje to motywowanie pracowników, komunikowanie się z nimi oraz koordynację działań. Ważne jest także monitorowanie postępów oraz bieżące rozwiązywanie problemów. Na koniec menedżerowie porównują rzeczywiste wyniki z zaplanowanymi celami, identyfikują odchylenia i podejmują działania korygujące, jeśli jest to konieczne.

Optymalizacja procesów zarządczych

Jedną z najważniejszych metod optymalizacji procesów zarządczych jest mapowanie procesów – dzięki niemu można zrozumieć każdy etap działania i zidentyfikować obszary wymagające usprawnień. Do tego celu stosuje się narzędzia, takie jak diagramy przepływu, diagramy SIPOC (skrót od Supplier, Input, Process, Output, Customer) oraz modelowanie procesów biznesowych.

Kolejną metodą jest wdrożenie Lean Management – sposobu zarządzania, który koncentruje się na eliminacji marnotrawstwa i optymalizacji wartości dodawanej dla klienta. Do tego celu wykorzystuje się narzędzia, takie jak 5S, Kaizen oraz mapowanie strumienia wartości. Równie skuteczne może być zarządzanie według metodologii Six Sigma – skupia się ona na redukcji zmienności i poprawie jakości procesów poprzez wykorzystanie zaawansowanych technik statystycznych.

Automatyzacja procesów biznesowych, dzięki zastosowaniu np. systemów ERP, pomaga zautomatyzować rutynowe i powtarzalne zadań, co zwiększa szybkość i precyzję działań oraz pozwala przekierować pracowników do bardziej wartościowych zadań.

W optymalizacji procesów zarządczych pomaga też benchmarking, czyli porównywanie własnych procesów z najlepszymi praktykami w branży. Również wdrażanie metod zarządzania jakością, takich jak Total Quality Management, które koncentruje się na zaangażowaniu wszystkich członków organizacji w proces ciągłego doskonalenia, może usprawnić działanie procesów.

Rola procesów zarządczych

Menedżerowie wykorzystują procesy zarządcze m.in. do definiowania celów strategicznych, opracowywania planów działania oraz alokacji zasobów, co w obszarze produkcji pozwala stworzyć harmonogramy produkcyjne, pomaga w zarządzaniu zasobami oraz ułatwia kontrolę jakości produktów. Z kolei w e-commerce pomaga to w zarządzaniu łańcuchem dostaw, optymalizacji zapasów oraz poprawie obsługi klienta.

Jedną z głównych korzyści wynikających ze stosowania procesów zarządczych jest zwiększenie efektywności operacyjnej – dzięki precyzyjnemu planowaniu zasobów organizacje mogą optymalizować wykorzystanie dostępnych środków, co prowadzi do oszczędności kosztów i zwiększenia produktywności. Wspierają także rozwój pracowników poprzez jasne wytyczne dotyczące zadań i oczekiwań, regularne oceny wyników oraz programy szkoleniowe.

Procesy zarządcze pozwalają też jasno zdefiniować role i odpowiedzialności, co poprawia koordynację między różnymi działami organizacji. Mogą również wspierać innowacyjność – systematyczne podejście do analizy i oceny wyników pozwala szybko identyfikować obszary wymagające ulepszeń i wprowadzać innowacje. Pomagają też minimalizować negatywne skutki nieprzewidzianych zdarzeń. Jednocześnie może to pomóc w zarządzaniu jakością, a w efekcie, poprawić lojalność klientów wobec marki.