​Dział HR – co to jest i czym się zajmuje?

Dział HR pełni istotną rolę w harmonizowaniu relacji pracowniczych i osiąganiu celów biznesowych. Jego działania kształtują kulturę firmy, wspierają rozwój talentów i przyczyniają się do ogólnego sukcesu przedsiębiorstwa.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest dział HR?
• Czym różnią się dział HR i kadry?
• Jakie zadania wykonuje dział HR?
• Jak stworzyć dział HR?
• Jak znaleźć pracę w dziale HR?
• Co firma zyskuje dzięki działowi HR?

Dział HR – definicja

Dział HR, znany również jako dział zasobów ludzkich, to część tzw. back office, która skupia się na zarządzaniu personelem firmy. Jego najważniejszym zadaniem jest optymalne wykorzystanie talentów i umiejętności pracowników, żeby osiągnąć strategiczne cele przedsiębiorstwa, jednocześnie dbając o dobrostan, rozwój i satysfakcję pracowników.

Dział HR (zasobów ludzkich) to sektor organizacji odpowiedzialny za zarządzanie sprawami pracowniczymi, skupiający się na rekrutacji, rozwoju, wsparciu i zatrudnianiu personelu w celu maksymalizacji ich wkładu w sukces firmy.

Definicja działu HR.

Dział HR łączy zarząd i pracowników oraz odgrywa ważną rolę w kształtowaniu kultury organizacyjnej, struktury firmy, a także odpowiedzi na zmieniające się potrzeby rynku pracy i biznesu.

​Dział HR a kadry

Terminy „HR” i „kadry” często są stosowane zamiennie, ale istnieją między nimi subtelne różnice i zależności, które wyznaczają specyfikę funkcjonowania każdego z tych obszarów w strukturze organizacyjnej. Dział HR tradycyjnie skupia się na szerszym spektrum strategii związanych z ludźmi w organizacji – obejmuje m.in. kulturę organizacyjną, motywację, zarządzanie talentami w organizacji i ich rozwój, szkolenia czy ocenę wydajności. Jest to zintegrowane z ogólną strategią biznesową i ma na celu nie tylko pozyskiwanie, ale także rozwijanie i zatrzymywanie pracowników. Dział HR odznacza się więc strategicznym i długoterminowym podejściem.

Z drugiej strony, termin „kadry” często odnosi się do bardziej administracyjnych i transakcyjnych aspektów zarządzania personelem. Obejmuje to takie zadania jak przetwarzanie wynagrodzeń, administrowanie świadczeniami, monitorowanie czasu pracy, urlopów i obecności, a także obsługę dokumentacji pracowniczej i zgodność z przepisami prawa pracy. Dział kadr jest zatem bardziej bezpośredni i krótkoterminowy w działaniu. Mimo tych różnic dział HR i kadry są ze sobą ściśle powiązane i często współdziałają (niejednokrotnie w ramach jednego zespołu), aby organizacja mogła efektywnie i efektywnie zarządzać swoimi pracownikami.

​Zadania działu HR

Zarządzanie zasobami ludzkimi można podzielić na dwa główne podejścia, znane jako twardy HR i miękki HR. Reprezentują one różne strategie i metody zarządzania personelem w organizacji i wpływają na sposób traktowania pracowników przez firmy oraz na podejmowane działania HR. Oba podejścia mają swoje miejsce w strategii zarządzania zasobami ludzkimi, a najlepsze praktyki często łączą je ze sobą, żeby spełnić zarówno cele biznesowe, jak i potrzeby pracowników.

​Twardy HR

Twardy HR traktuje pracowników przede wszystkim jako zasób organizacji, który musi być zarządzany w sposób, który maksymalizuje zwrot z inwestycji i efektywność operacyjną. W tym podejściu ludzie są postrzegani niemal jak każdy inny zasób w przedsiębiorstwie (tak jak kapitał czy surowce), co oznacza, że głównym celem jest zwiększenie produktywności i redukcja kosztów związanych z zatrudnieniem. Do zadań twardego HR zalicza się:

• Kontrola kosztów pracy i budżetowania zatrudnienia w HR polega na monitorowaniu i optymalizacji wydatków związanych z personelem. Obejmuje to ustalanie płac, świadczeń, kosztów rekrutacji i szkoleń, a także przewidywanie przyszłych potrzeb w tych obszarach, aby zapewnić finansową wydajność i zgodność budżetu z celami strategicznymi firmy.
• Planowanie zasobów ludzkich i prognozowanie potrzeb to strategiczny proces określania przyszłych wymagań dotyczących pracowników. Analizuje trendy rynkowe, dane demograficzne i cele biznesowe, aby przewidzieć zapotrzebowanie na talenty oraz zidentyfikować luki kompetencyjne. Dzięki temu firmy mogą przygotować proces rekrutacji, szkoleń i rozwoju, zapewniając ciągłość działalności i innowacyjność.
• Optymalizacja procesów biznesowych i procedur pracy polega na doskonaleniu codziennych zadań i operacji w organizacji, aby zwiększyć produktywność i redukować marnotrawstwo zasobów. Może to obejmować m.in. wprowadzanie nowych technologii, szkolenia zespołów, usprawnianie komunikacji oraz reorganizację struktur, co służy do poprawy efektywności, szybkości wykonania zadań i ogólnej jakości pracy.
• Zarządzanie wydajnością to proces oceny i poprawy efektywności pracowników, promujący ich rozwój oraz osiąganie celów firmy. Używa systemów ocen, by regularnie monitorować postępy, identyfikować obszary do ulepszenia i ustalać cele. Integralną częścią są systemy motywacyjne, które oferują nagrody, takie jak premie, awanse czy uznania, za wybitne osiągnięcia, stymulując zaangażowanie i produktywność.
• Rekrutacja i selekcja to proces identyfikowania, przyciągania i wybierania kandydatów najlepiej dopasowanych do określonych ról w organizacji. Najważniejsze w nim jest zrozumienie wymagań stanowiska oraz kultury firmy, a następnie skupienie się na umiejętnościach, doświadczeniu i cechach osobistych kandydatów.
• Zarządzanie i rozliczanie czasu pracy polega na monitorowaniu i dokumentowaniu godzin pracy pracowników, w tym nadgodzin, urlopów i przerw, zapewniając dokładność i zgodność z przepisami. Pozwala to śledzić wydajność, zapobiega nadużyciom, sprawiedliwie wynagradzać pracowników za ich czas pracy, a także dostosować zasoby do aktualnych potrzeb biznesowych.
• Kontakt z instytucjami państwowymi, takimi jak ZUS czy urząd skarbowy, obejmuje interakcję i współpracę z organami rządowymi i regulatorami w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawa pracy, standardami bezpieczeństwa oraz innymi kwestiami regulacyjnymi. Dział HR zajmuje się także zgłaszaniem odpowiednich danych, udzielaniem odpowiedzi na zapytania instytucji, reprezentowaniem firmy podczas inspekcji oraz utrzymywaniem aktualnych informacji o zmianach w prawie.

Miękki HR

Miękki HR skupia się na ludzkim aspekcie zarządzania, postrzegając pracowników jako tych, którzy w największym stopniu mogą przyczynić się do ciągłego sukcesu organizacji poprzez swoje umiejętności, wiedzę i doświadczenie. W tym modelu nacisk kładzie się na potrzeby, rozwój i dobrostan pracowników, promując kulturę opartą na zaufaniu, otwartości, i zaangażowaniu. Do typowych zadań miękkiego HR-u należą:

• Rozwój i szkolenia skupiają się na wzmacnianiu umiejętności, wiedzy i kompetencji pracowników poprzez różnorodne programy edukacyjne. Inwestując w kursy, warsztaty, szkolenia miękkie i techniczne, firmy promują ciągły rozwój zawodowy zespołu, podnoszą efektywność, poprawią zdolność adaptacji do zmian rynkowych oraz zwiększają zaangażowanie pracowników, co przekłada się na wzrost produktywności i konkurencyjności przedsiębiorstwa.
• Zarządzanie talentami to holistyczne podejście do optymalizacji potencjału pracowników, które koncentruje się na przyciąganiu, identyfikacji, rozwoju, angażowaniu i zatrzymywaniu wysoko wykwalifikowanych osób. Poprzez talent pools, indywidualne ścieżki kariery, mentorstwo, szkolenia czy możliwości awansu organizacje tworzą gotową na wyzwania kadrę i wspierają zarówno osobisty rozwój pracowników, jak i długoterminowe cele strategiczne firmy.
• Budowanie kultury organizacyjnej i zaangażowania pracowników to proces kształtowania środowiska pracy, który promuje wspólne wartości, cele i zachowania. Poprzez inicjatywy, takie jak transparentna komunikacja, docenianie sukcesów, zapewnienie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym i budowanie zespołowego ducha, firmy tworzą pozytywne, motywujące miejsce pracy. To z kolei zwiększa lojalność, produktywność i ogólne zadowolenie pracowników, prowadząc do większej spójności i lepszych wyników organizacji.
• Programy dobrostanu i równowagi między życiem zawodowym a prywatnym wspierają zdrowie i ogólne zadowolenie pracowników poprzez różnorodne inicjatywy. Obejmują m.in. elastyczne godziny pracy, zdalne zatrudnienie, wsparcie zdrowia psychicznego oraz inne świadczenia, które zapewniają pracownikom dobre samopoczucie i zwiększają ich zaangażowanie w pracę.
• Mediacje i zarządzanie relacjami w miejscu pracy polegają na umiejętnym rozwiązywaniu konfliktów oraz budowaniu silnych, zdrowych więzi między pracownikami. Żeby to osiągnąć, pracownicy działu HR prowadzą szkolenia z komunikacji interpersonalnej, zapewniają wsparcie neutralnych mediatorów oraz promują otwartość na różnorodność myślenia. Poprzez te inicjatywy organizacje budują pozytywne, wspierające środowisko pracy, które stymuluje współpracę, szacunek i wspólne wartości.

​Tworzenie działu HR

Tworzenie efektywnego działu HR zaczyna się od zrozumienia biznesu, w tym jego kultury, branży, rynku, a także aktualnych i przyszłych wyzwań. Silnego dział HR powinien skupiać się nie tylko na budowie zespołu reagującego na problemy, ale także przewidującego trudności i rozwijającego strategie, aby im zaradzić. Powinien mieć też jasną wizję tego, jak jego działania wpływają na ogólną misję firmy, co wymaga integracji z planami strategicznymi firmy oraz zrozumienia jak poszczególne talenty i kultura organizacyjna wpływają na osiągnięcie celów biznesowych.

Tworząc zespół, należy uwzględnić różne specjalizacje i umiejętności. Doświadczenie w dziedzinach takich jak analiza danych, prawo pracy, korzyści dla pracowników, rozwój talentów i zmiana organizacyjna będą kluczowe w efektywności działu HR. Nowoczesny dział HR powinien też wykorzystywać zaawansowane narzędzia analityczne i technologie do zbierania danych, przewidywania trendów w zatrudnieniu i mierzenia satysfakcji pracowników. Może to również zautomatyzować pewne rutynowe zadania.

Dział HR musi aktywnie kształtować kulturę organizacji, co obejmuje promowanie otwartości, współpracy, innowacji, różnorodności i inkluzywności. Regularne ankiety wśród pracowników, programy rozwoju i inicjatywy budujące zaangażowanie z kolei pozwalają utrzymać motywację i lojalność pracowników. Jednocześnie HR musi być elastyczny i gotowy do adaptacji, więc jego pracownicy powinni stale monitorować zewnętrzne trendy, dostosowywać działalność do zmieniających się przepisów prawnych i potrzeb rynku pracy, a także dbać o rozwój pracowników.

Unikanie pułapek, takich jak nadmierna biurokracja, pozwala działowi HR zachować elastyczność, a szybka reakcja na feedback pracowników podkreśla rolę HR-u jako strażnika dobrostanu pracowniczego. Najważniejsze jest utrzymanie dostępności oraz promocja transparentności i jasna komunikacja – cementują one reputację HR jako partnera strategicznego zarówno dla zarządu, jak i dla pracowników.

​Praca w dziale HR

Praca w dziale HR wymaga unikalnego zestawu kompetencji, który łączy wiedzę specjalistyczną z umiejętnościami miękkimi. Osoby pragnące rozwijać karierę w HR powinny posiadać głębokie zrozumienie procesów biznesowych, prawnych aspektów zarządzania personelem oraz strategii motywacyjnych. Wymagane są też znajomość psychologii, empatia i umiejętność rozwiązywania konfliktów.

Firmy poszukują nie tylko kandydatów, którzy potrafią dostosować się do szybko zmieniającego się środowiska pracy, ale także osób ze zdolnościami analitycznymi, które mogą tłumaczyć dane na strategie HR, oraz z kompetencjami technologicznymi, by efektywnie wykorzystać nowoczesne systemy informatyczne w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Chociaż niektóre mogą preferować kandydatów z wykształceniem psychologicznym lub stricte HR-woym, inne mogą cenić doświadczenie branżowe lub specjalistyczną wiedzę w obszarze IT czy inżynierii.

Zarobki w branży HR są zróżnicowane, a dokładne kwoty zależą od czynników, takich jak poziom doświadczenia, lokalizacja i konkretny pracodawca. W 2023 roku specjalista ds. kadr i płac zarabiał średnio od 3823 zł w Gdańsku do 6055 zł w Warszawie, z medianą zarobków w tym zawodzie wynoszącą 4530 zł brutto^[1]. Specjaliści od HR na początkowych stanowiskach mogą oczekiwać zarobków na niższym poziomie, ale z doświadczeniem, dodatkowym szkoleniem i awansami, potencjał zarobkowy znacznie rośnie, szczególnie na stanowiskach kierowniczych.

Rynek pracy dla specjalistów HR jest dynamiczny i ewoluuje wraz z nowymi wyzwaniami, jakie stawia przed firmami współczesny świat biznesu. Pandemia COVID-19, na przykład, przyspieszyła rozwój pracy zdalnej, co z kolei stworzyło nowe możliwości i wyzwania w zakresie zarządzania personelem, zdrowia psychicznego pracowników, i kultury pracy. Firmy poszukują ekspertów HR, którzy potrafią kierować w tych nowych realiach, co czyni tę dziedzinę atrakcyjną dla osób z innowacyjnym i elastycznym podejściem do zarządzania ludźmi.

​Korzyści z działu HR

Korzyści płynące z posiadania działu HR są wielowymiarowe i dotyczą całej organizacji na różnych poziomach. Dzięki strategiom i programom HR firmy są w stanie przyciągać i zatrzymywać talenty, co jest niezbędne w budowaniu silnego zespołu. Dział HR nie tylko rekrutuje, ale także pracuje nad budowaniem marki pracodawcy, która przyciąga najlepszych kandydatów.

Poza tym HR odgrywa kluczową rolę w rozwoju pracowników. Przez szkolenia, programy rozwoju i systemy ocen pracownicy ciągle się rozwijają, co zwiększa ich wartość dla firmy i satysfakcję z pracy, a także prowadzi do większej innowacyjności i wzrostu konkurencyjności. Wpływa to także na finansową stronę biznesu – optymalizacja kosztów personelu czy zrównoważone zarządzanie wynagrodzeniami, świadczeniami i programami motywacyjnymi pozwalają firmie być konkurencyjną i kontrolować wydatki.

Zarządzanie przez HR aspektami związanymi z prawem pracy i zgodnością z przepisami pomaga firmie uniknąć kosztownych błędów, pokut i sporów sądowych. Pomaga to także w zarządzaniu ryzykiem. Nie wolno zapominać też, że dział HR również promuje kulturę organizacyjną, a organizowanie imprez firmowych, promowanie firmy, jej misji, wizji i wartości oraz zarządzanie różnorodnością nie tylko poprawiają samopoczucie pracowników, ale przede wszystkim budują kulturę, która inspiruje oraz wpływa na pozytywne relacje w zespole.