Zarządzanie zasobami ludzkimi – czym jest?

Zarządzanie zasobami ludzkimi jest sercem każdej organizacji, ponieważ dotyczy najcenniejszego aktywa firmy – jej pracowników. Wymaga ono nie tylko doskonałej znajomości prawa pracy i psychologii, lecz także umiejętności budowania relacji i tworzenia strategii rozwoju pracowników.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest zarządzanie zasobami ludzkimi i jaka jest jego historia?
• Jakie są zależności między zarządzaniem zasobami ludzkimi a działem HR?
• Jakie są zależności między zarządzaniem zasobami ludzkimi a modelami zarządzania firmą?
• Jakie są modele zarządzania zasobami ludzkimi?
• Co wchodzi w skład zarządzania zasobami ludzkimi?
• Jak planować zarządzanie zasobami ludzkimi?
• Jaką rolę odgrywa zarządzanie zasobami ludzkimi?

Zarządzanie zasobami ludzkimi – definicja i historia

Zarządzanie zasobami ludzkimi, znane również jako zarządzanie personelem, to dyscyplina koncentrująca się na efektywnym wykorzystaniu pracowników w organizacji. Jest to zbiór praktyk i strategii, mających na celu zarządzanie ludźmi, co obejmuje rekrutację, rozwój, motywowanie i utrzymanie pracowników, żeby zwiększać wydajność ich i organizacji.

Historia zarządzania zasobami ludzkimi sięga początków rewolucji przemysłowej, kiedy to zmiany w produkcji i rozwój przemysłu wymusiły rozwój bardziej skomplikowanych form organizacji pracy. Początkowo koncentrowało się to głównie na zabezpieczeniu odpowiedniej liczby pracowników i zapewnieniu zgodności z prawem pracy oraz skupiało się głównie na administracyjnych aspektach zarządzania pracownikami^[1][2].

Zarządzanie zasobami ludzkimi to strategiczne i spójne podejście do zarządzania ludźmi pracującymi w organizacji oraz kulturą i środowiskiem pracy.

Definicja zarządzania zasobami ludzkimi

W miarę rozwoju teorii zarządzania i psychologii pracy, podejście do zarządzania zasobami ludzkimi zaczęło ewoluować. W latach 20. i 30. XX wieku, badania takie jak te, prowadzone w Hawthorne Works przez Eltona Mayo, podkreśliły znaczenie czynników psychologicznych i społecznych w wydajności pracowników. To z kolei przyczyniło się do większego zainteresowania motywacją, liderstwem, relacjami między pracownikami oraz rozwojem osobistym i zawodowym pracowników^[3].

Rozwój teorii zarządzania i organizacji w drugiej połowie XX wieku sprawił, że zarządzanie zasobami ludzkimi zaczęło być postrzegane jako kluczowy element strategii organizacyjnej^[4]. Powstały nowe koncepcje, takie jak zarządzanie przez cele czy planowanie strategiczne, a samo zarządzanie personelem bardziej skupiło się na długoterminowych działaniach i integracji z ogólną strategią biznesową organizacji.

Współczesne zarządzanie zasobami ludzkimi zawiera w sobie zarówno tradycyjne funkcje, takie jak proces rekrutacji, selekcja, szkolenia, ocena wydajności, zarządzanie wynagrodzeniami i świadczeniami, jak i kładzie nacisk na kulturę organizacyjną w firmie, zaangażowanie pracowników, zarządzanie zmianą oraz rozwój liderów i talentów^[5].

Zarządzanie zasobami ludzkimi a dział HR

Dział HR odpowiada za praktyczne wdrażanie polityk, procedur i strategii, określonych przez zarządzanie zasobami ludzkimi. Obejmuje to zarządzanie codziennymi zadaniami, takimi jak rekrutacja, onboarding pracowników, wypłata wynagrodzeń i świadczeń czy przestrzeganie przepisów prawa pracy. Jednocześnie jest on punktem kontaktowym dla pracowników w kwestiach związanych z zatrudnieniem i często zajmuje się monitorowaniem i analizą danych dotyczących pracowników, które pomagają w ocenie skuteczności praktyk zarządzania zasobami ludzkimi.

Zarządzanie zasobami ludzkimi i dział HR, jako część tzw. back office, są ze sobą ściśle powiązane, ale różnią się zakresami i funkcjami w organizacji. Można powiedzieć, że zarządzanie personelem jest czymś w rodzaju myśli przewodniej i podejścia strategicznego do zarządzania ludźmi, a dział HR to operacyjne ramię, które to realizuje.

Zarządzanie zasobami ludzkimi a modele zarządzania firmą

Zarządzanie zasobami ludzkimi odgrywa kluczową rolę we wszelkich modelach zarządzania firmą, ponieważ jest integralną częścią strategii, kultury, struktury i operacji organizacji. Każdy model zarządzania firmą ma swoje unikalne podejście do zarządzania ludźmi, więc zarządzanie personelem musi być do niego dostosowane:

• W modelu hierarchicznym zarządzanie zasobami ludzkimi koncentruje się na utrzymaniu porządku i zgodności z procedurami oraz na jasnych ścieżkach kariery. Dział HR zapewnia, że polityki i procedury są konsekwentnie stosowane, a hierarchia i struktura firmy zrozumiałe dla wszystkich pracowników.
• W bardziej płaskich i zdecentralizowanych modelach zarządzania, takich jak holokracja czy turkusowe zarządzanie, decyzje często podejmuje się na niższych szczeblach hierarchii, więc zarządzanie zasobami ludzkimi może skupiać się na wspieraniu kultury współpracy, autonomii i innowacji. W tym wypadku HR może pracować nad rozwijaniem kompetencji pracowników oraz wspieraniem ich elastyczności i chęci ciągłej nauki.
• W zwinnych modelach zarządzania, takich jak metodyka Scrum czy metodologia Agile, liczy się szybkość reagowania na zmiany, więc zarządzanie personelem skupia się przede wszystkim na budowie wysokowydajnych, elastycznych i samodzielnych zespołów. Dział HR z kolei zajmuje się budową kultury otwartości i ciągłego doskonalenia oraz wspiera zespoły w samodzielnej organizacji pracy.
• W modelach zarządzania opartych na misji i wartościach, zarządzanie ludźmi koncentruje się na budowie silnej kultury korporacyjnej i zaangażowania pracowników w codzienne działania oraz realizacji misji i wizji firmy.

Bez względu na model, zarządzanie zasobami ludzkimi nie powinno być postrzegane jako oddzielny dział, ale jako integralny element strategii biznesowej, który kształtuje sposób, w jaki organizacja wykorzystuje, rozwija i zarządza swoim najcenniejszym zasobem – ludźmi.

Modele zarządzania zasobami ludzkimi

Modele zarządzania zasobami ludzkimi dostarczają ram strategicznych i operacyjnych do skutecznego zarządzania pracownikami w organizacji. Do najpopularniejszych należą:

• Model Michigan opracowany przez profesorów z University of Michigan kładzie nacisk na konieczność dopasowania strategii zarządzania zasobami ludzkimi do strategii biznesowej organizacji. Podkreśla też znaczenie selekcji, oceny wydajności, nagradzania i rozwoju pracowników w sposób, który jest spójny z ogólnymi celami organizacji. Centralnym punktem tego modelu jest koncepcja cyklu życia pracownika w organizacji, która obejmuje rekrutację, ocenę i rozwój^[6].
• Model Harvarda, opracowany na Uniwersytecie Harvarda, postrzega zarządzanie zasobami ludzkimi w szerszym kontekście, który uwzględnia wpływ interesariuszy, sytuacji organizacyjnej, warunków rynkowych i wartości społecznych. Podkreśla znaczenie zrównoważenia interesów wszystkich interesariuszy i skupia się na ludzkich aspektach zarządzania, takich jak zaangażowanie pracowników, autonomia i potrzeba zapewnienia harmonii między interesami firmy i pracowników^[7].
• Model Guesta, opracowany przez Davida Guesta, skupia się na strategicznym zarządzaniu zasobami ludzkimi i kładzie nacisk na konieczność integracji zarządzania zasobami ludzkimi z planowaniem strategicznym firmy. Identyfikuje cztery kluczowe obszary polityki zarządzania zasobami ludzkimi: selekcję, ocenę, nagradzanie i rozwój. Zakłada też, że spójne i zintegrowane podejście do tych obszarów poprawia zaangażowanie pracowników oraz elastyczność, jakość i wydajność firmy^[8].
• Model Warwick, opracowany przez zespół z University of Warwick, skupia się na analizie wewnętrznych i zewnętrznych czynników wpływających na zarządzanie zasobami ludzkimi. Bada kontekst biznesowy i środowiskowy, w którym funkcjonuje zarządzanie personelem i analizuje, jak te czynniki wpływają na politykę i praktyki zarządzania. Podkreśla też konieczność adaptacji i elastyczności, aby odpowiadać na zmieniające się warunki biznesowe i rynkowe^[9].
• Model kontyngencyjny podkreśla, że nie ma jednego najlepszego sposobu zarządzania zasobami ludzkimi. Zamiast tego powinno ono dostosowywać się do konkretnego kontekstu organizacji, w tym do strategii, struktury, kultury, a także warunków panujących na rynku pracy i w otoczeniu biznesowym. Praktyki zarządzania powinny być elastyczne i zmieniać się w odpowiedzi na te czynniki^[10].

Elementy zarządzania zasobami ludzkimi

Zarządzanie zasobami ludzkimi obejmuje szereg praktyk skupionych na efektywnym zarządzaniu pracownikami organizacji:

• Planowanie zasobów ludzkich polega na określeniu bieżących i przyszłych potrzeb organizacji w zakresie pracowników. Obejmuje prognozowanie popytu na pracę, analizę podaży pracowników i rozwijanie strategii rekrutacji oraz szkoleń.
• Rekrutacja i selekcja to proces przyciągania, identyfikacji i wyboru odpowiednich kandydatów na wolne stanowiska. Obejmuje tworzenie ogłoszeń o pracę, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych, testowanie i wybór odpowiednich kandydatów.
• Onboarding to proces wdrażania nowych pracowników, który ma szybko i skutecznie zintegrować ich z organizacją. Obejmuje przedstawienie polityk firmy, kultury organizacyjnej, celów i oczekiwań, a także zapewnienie niezbędnych szkoleń i zasobów.
• Zarządzanie wydajnością to systematyczny proces oceny i monitorowania wydajności pracowników oraz dostarczania ciągłej informacji zwrotnej. Służy poprawie indywidualnej wydajności oraz rozpoznaniu potrzeb szkoleniowych i rozwojowi pracowników.
• Rozwój pracowników to wszystkie działania podnoszące kwalifikacje, wiedzę i umiejętności zespołu. Obejmuje szkolenia, warsztaty, coaching, mentoring oraz planowanie ścieżek kariery.
• Zarządzanie wynagrodzeniami obejmuje projektowanie i zarządzanie systemami wynagrodzeń, premii, świadczeń i rekompensat, aby przyciągać, motywować i zatrzymywać pracowników.
• Zarządzanie relacjami polega na utrzymywaniu pozytywnych i produktywnych relacji między pracownikami i zarządem. W jego skład wchodzą rozwiązywanie konfliktów, negocjacje zbiorowe, przestrzeganie praw pracowniczych i promowanie zdrowego środowiska pracy.
• Utrzymanie zgodności z prawem pracy to nic innego jak utrzymanie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa pracy i innymi regulacjami poprzez monitorowanie zmian w przepisach i zarządzanie ryzykiem.
• Zarządzanie zmianą obejmuje koordynowanie i wspieranie zmian w strukturze, procesach, technologii czy kulturze organizacji. Do tego elementu zalicza się też zarządzanie ryzykiem.

Planowanie zarządzania zasobami ludzkimi

Planowanie zarządzania zasobami ludzkimi jest nie tylko reaktywne, czyli odpowiadające na bieżące potrzeby, lecz także proaktywne, ponieważ osoby pracujące w tym dziale powinny przewidywać przyszłe wymagania i zmiany w środowisku biznesowym, technologicznym, rynkowym i społecznym.

Proces zaczyna się od zrozumienia celów i strategii biznesowej, co pozwala działowi HR opracować prognozy dotyczące przyszłych potrzeb z uwzględnieniem czynników, takich jak ekspansja firmy, wprowadzanie nowych produktów czy restrukturyzacje.

Następnie można przejść do analizy obecnego personelu, a dokładnie umiejętności, kompetencji, wydajności i potencjału rozwoju pracowników. Porównując obecny stan z przewidywanymi potrzebami, HR może zidentyfikować luki lub nadmiary.

Kolejnym krokiem jest opracowanie strategii rekrutacji, rozwoju, programów motywacyjnych i, w razie potrzeby, sposobów zmniejszenia liczby pracowników (np. przez dobrowolne odejścia czy emerytury). Plany powinny być elastyczne, żeby organizacja mogła reagować na nieoczekiwane zmiany i wyzwania, takie jak nagłe spadki popytu, zmiany na rynku pracy lub nowe przepisy prawne.

Rola zarządzania zasobami ludzkimi

Zarządzanie zasobami ludzkimi nie tylko zajmuje się administracyjnymi aspektami pracy z pracownikami, lecz także kształtuje kulturę organizacyjną, strategie biznesowe i ogólną atmosferę pracy w firmie. Dzięki niemu organizacja ma odpowiednią liczbę adekwatnie wyszkolonych pracowników, którzy w odpowiednim czasie i miejscu mogą spełnić bieżące i przyszłe cele biznesowe.

Zarządzanie personelem odgrywa też centralną rolę w budowaniu i utrzymaniu zaangażowania, motywacji i lojalności pracowników. Programy rozwoju, szkolenia, systemy wynagrodzeń i świadczeń oraz polityki dotyczące równowagi między życiem zawodowym a prywatnym przyczyniają się do stworzenia warunków pracy, w których pracownicy czują się doceniani i mogą się rozwijać.

Dzięki zarządzaniu zasobami ludzkimi, działalność firmy jest zgodna z przepisami prawa pracy i innymi regulacjami. Jest ono ważne również w zarządzaniu zmianą, a także pomaga kształtować i realizować ogólne cele strategiczne i cele operacyjne przedsiębiorstwa.