Webinar – czym jest i jaką rolę odgrywa w marketingu?

W latach dwudziestych XXI wieku webinary stały się niezwykle atrakcyjną i popularną formą kontaktu z klientami. Mogą być również skutecznym narzędziem w działaniach marketingowych Twojej firmy.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest webinar?
• Jakie formy przybierają webinary?
• Jakie funkcje pełnią webinary?
• Co można zyskać dzięki webinarom?
• Jak zorganizować skuteczny webinar?
• Jaką rolę webinary grają w marketingu?

Webinar – definicja

Webinar to interaktywna prezentacja, wykład, warsztat lub seminarium transmitowane za pośrednictwem Internetu. Słowo „webinar” jest połączeniem słów „web” i „seminar”. Interaktywna forma webinarów pozwala brać udział w wydarzeniu uczestnikom z różnych części świata, bez potrzeby fizycznego przemieszczania się.

Webinar to interaktywne wydarzenie online, takie jak prezentacja, wykład, warsztat lub seminarium, które jest transmitowane przez internet. Umożliwia on uczestnikom z różnych miejsc na świecie zdobywanie wiedzy, komunikację lub promowanie produktów i usług bez potrzeby fizycznego przemieszczania się.

Definicja webinaru

Webinar są podobne w formie i działaniu do wideokonferencji, ale występują pomiędzy nimi istotne różnice. Wideokonferencja jest spotkaniem, w którym wszyscy uczestniczą w równym stopniu. Webinar jest zazwyczaj jednostronny, z jednym lub kilkoma prelegantami przekazującymi informacje większej grupie ludzi. Choć może zawierać elementy interaktywne, zazwyczaj ma ich mniej niż tradycyjna wideokonferencja. Webinary często planuje się z wyprzedzeniem, a żeby wziąć w nich udział, trzeba się zarejestrować. Częstą praktyką w przypadku webinarów jest ich nagrywanie – wideokonferencje zwykle są mniej formalne i częściej odbywają się na żądanie.

Formy webinarów

Webinary mogą przybierać różne formy, w zależności od celu i oczekiwanego stopnia interakcji. Często w jednym webinarze łączy się wiele form – może zaczynać się on od prezentacji, a następnie przejść do sesji Q&A. Nie zmienia to faktu, że najczęściej spotyka się webinary w następujących formach:

• Prezentacje lub wykłady – jeden lub kilku prowadzących przekazuje informacje z danej dziedziny czy branży zgromadzonej publiczności. Mogą to być nauczyciele, naukowcy, eksperci w danej dziedzinie, liderzy biznesu itp.
• Warsztaty lub szkolenia – zazwyczaj są bardziej interaktywne oraz mogą obejmować ćwiczenia praktyczne i teoretyczne. Mogą to być na przykład szkolenia z zakresu oprogramowania, techniki sprzedaży, tworzenia wartościowych treści itp.
• Dyskusje lub panele – w takim formacie kilka osób dyskutuje na określony temat, podczas gdy publiczność słucha. Często po dyskusji zgromadzeni goście mają możliwość zadawania pytań.
• Q&A lub sesje pytań i odpowiedzi – prezentujący odpowiada na pytania publiczności. Mogą to być na przykład webinary typu „Zapytaj mnie o cokolwiek” (znane także jak Ask Me Antything, AMA), gdzie publiczność ma szansę zadać pytania na dowolny temat, ale mogą to być również sesje pytań związanych z konkretną dziedziną lub branżą.
• Demonstracja produktów lub usług – za pomocą webinarów można pokazać, jak działa produkt lub usługa danej firmy. Zgromadzeni goście mogą poznać specyfikę produktu, sposoby jego użycia, a także cenę i możliwe korzyści.
• Spotkania lub konferencje – często wykorzystuje się je przy okazji dużych spotkań, takich jak zgromadzenia roczne czy konferencje na tematy specjalistyczne. Często zawierają wykłady, sesje pytań oraz dyskusje między specjalistami w danej dziedzinie.

Funkcje webinarów

Webinary pełnią wiele funkcji, zależnie od kontekstu i celu ich użycia. Oto niektóre z nich:

• Edukacyjne – webinary często pozwalają nauczycielom, ekspertom lub mówcom przekazać wiedzę i informacje publiczności z różnych miejsc na świecie.
• Marketingowe i sprzedażowe – webinary mogą być jednym z najskuteczniejszych narzędzi marketingowych i sprzedażowych. Za ich pomocą można prezentować produkty, usługi lub idee, prowadzić pokazy, szkolić klientów, generować leady sprzedażowe i realizować założenia marketingu relacji.
• Komunikacyjne – webinarów można używać do komunikacji wewnątrz organizacji, na przykład do szkoleń pracowników, aktualizacji informacji czy spotkań zespołowych. Są szczególnie przydatne organizacjach z rozproszonymi zespołami.
• Wzmocnienie pozycji eksperta – eksperci używać webinarów, aby udostępnić swoją wiedzę, doświadczenie i poglądy, budując przy tym swoją liderską pozycję.
• Interaktywne doświadczenia – dyskusje na żywo, Q&A, ankiety, quizy i warsztaty zwiększają zaangażowanie i pozwalają lepiej zrozumieć uczestników.
• Szerzenie informacji – webinary mogą być używane do przekazywania informacji na szeroką skalę, na przykład informowania o nowych badaniach, przekazywania informacji w sytuacjach kryzysowych czy organizowania konferencji na tematy specjalistyczne.
• Dostępność – dzięki webinarom uczestnicy mają dostęp do informacji i doświadczeń, które mogłyby być trudne do osiągnięcia ze względu na ograniczenia geograficzne, czasowe czy finansowe.

Korzyści z webinarów

Webinary oferują wiele korzyści, zarówno organizatorom, jak i uczestnikom. Dla pierwszych są skutecznym narzędziem zwiększania zasięgu i poprawy zaangażowania. Dzięki możliwości dotarcia do globalnej publiczności organizatorzy mogą dzielić się swoją wiedzą, promować produkty lub usługi oraz wzmocnić pozycję eksperta w danej dziedzinie. Webinary są również doskonałym narzędziem marketingowym i sprzedażowym.

Uczestnikom z kolei webinary pozwalają w wygodny sposób zdobywać wiedzę i umiejętności. Mogą oni brać udział w webinarach z dowolnego miejsca na świecie, bez potrzeby podróży lub inwestowania dużej ilości czasu. Dzięki nim mają również dostęp do ekspertów i liderów w różnych dziedzinach. Mogą także zadawać im pytania, co pomaga w głębszym zrozumieniu tematu. Należy też pamiętać, że webinary są często nagrywane, co oznacza, że mogą być oglądane w późniejszym terminie. Dzięki temu uczestnicy mogą wrócić do materiału w dowolnym momencie.

Organizacja webinaru

Organizowanie webinaru jest podobne do organizacji innych działań marketingowych. Pamiętaj, że praktyka czyni mistrza, więc im więcej webinarów zorganizujesz, tym lepiej będziesz rozumiał, co działa, a co nie. W organizacji webinaru mogą pomóc następujące kroki:

Określ cel webinaru

Pierwszym krokiem w organizacji webinaru jest określenie jego celu. Powinien być jasny, konkretny oraz mierzalny, aby można było ocenić, czy webinar był skuteczny. Możliwe cele zależą od specyfiki Twojej firmy i wymagań klientów, ale mogą obejmować m.in.:

• nauczanie określonej umiejętności,
• promocję produktu lub usługi,
• generowanie leadów sprzedażowych,
• podzielenie się wiedzą ekspercką na określony temat.

Jasne zdefiniowanie celu pozwoli Ci skupić na nim swoje wysiłku oraz pomoże w organizacji pozostałych elementów webinaru tak, by go wspierały.

Wybierz temat i prelegentów

Wybór tematu jest kluczowy, aby przyciągnąć odpowiednią publiczność. Powinien być ciekawy i wartościowy dla Twojej docelowej grupy, a także powinien oddawać specyfikę Twojej branży, marki oraz oferty. Pamiętaj też, że prelegenci powinni być dobrze zaznajomieni z tematem, a w idealnej sytuacji powinni być uważani za ekspertów w swojej dziedzinie. Powinni również posiadać pewne umiejętności sceniczne, nie mieć problemów z mówieniem do publiczności oraz przekazywać informacje w sposób jasny i angażujący.

Zdecyduj o formacie

Forma webinaru zależy od celu i tematu. Może to być tradycyjna prezentacja z pytaniami na końcu, panel dyskusyjny z kilkoma ekspertami, warsztat z ćwiczeniami i interakcją czy sesja pytań i odpowiedzi. Format powinien uwzględniać oczekiwania i potrzeby publiczności. Powinien też wspierać główny cel webinaru, więc np. jeśli celem jest większa sprzedaż, dobrym formatem będzie prezentacja produktu.

Wybierz platformę

Wybór odpowiedniej platformy jest istotny dla sukcesu webinaru. Powinna ona oferować wszystkie niezbędne funkcje, takie jak udostępnianie ekranu, czat na żywo, narzędzia do ankiety, nagrywanie itp. Powinna być łatwa w użyciu dla Ciebie i uczestników, aby technologia nie stanowiła bariery dla udziału w webinarze. Jedne z najpopularniejszych platform to:

• Zoom – jedna z najpopularniejszych platform do przeprowadzania webinarów i wideokonferencji. Oferuje szeroką gamę funkcji, takich jak nagrywanie sesji, czat na żywo, możliwość udziału w webinarze bezpośrednio przez przeglądarkę internetową, a także narzędzia do ankiety i ankiet. Dodatkowo jest znany z wysokiej jakości dźwięku i obrazu.
• GoToWebinar – platforma specjalnie zaprojektowana do prowadzenia webinarów. Oferuje wiele funkcji, które ułatwiają organizację i przeprowadzanie webinarów, takie jak narzędzia do rejestracji i zarządzania uczestnikami, automatyczne przypomnienia e-mail, narzędzia do ankiety i ankiet, a także możliwość personalizacji interfejsu. Ponadto umożliwia nagrywanie sesji i oferuje zaawansowane narzędzia analityczne.
• Webex – popularna platforma do wideokonferencji i webinarów, oferowana przez Cisco. Oprócz podstawowych funkcji, takich jak udostępnianie ekranu, czat na żywo i nagrywanie, Webex oferuje również funkcje specjalnie zaprojektowane do edukacji i szkoleń, takie jak białe tablice i breakout rooms. Jest także znany z wysokiego poziomu bezpieczeństwa.

Planuj i przygotuj materiały

Solidne przygotowanie to absolutnie kluczowy element w prowadzeniu skutecznego webinaru. Wymaga to czasu i dużego nakładu pracy, aby stworzyć przejrzystą i przyciągającą zainteresowanie prezentację. Także notatki dla prelegentów powinny być dobrze zorganizowane i jasne, aby pomóc w płynnym prowadzeniu sesji.

Warto również przygotować materiały do pobrania dla uczestników – mogą one zwiększyć ich zaangażowanie i poprawić przyswajanie informacji. Pytania do sesji Q&A i ankiety mogą pomóc w interakcji z publicznością i zbieraniu opinii. Bez względu na formę wszystkie materiały powinny być łatwe do zrozumienia i spójne z Twoim brandem.

Promuj webinar

Efektywne strategie promocyjne często obejmują wykorzystanie różnorodnych kanałów marketingowych. E-mail marketing może obejmować wysyłanie informacji o webinarze do istniejącej bazy danych, media społecznościowe pozwalają dotrzeć do szerszej publiczności, a blogi czy artykuły mogą dostarczyć więcej szczegółów na temat webinaru. Partnerstwa z innymi organizacjami (poprzez guest blogging) lub influencerami również mogą pomóc w zwiększeniu zasięgu. Kluczowe jest, aby dostarczyć potencjalnym gościom wszystkie niezbędne informacje, takie jak temat, data, czas, prelegenci i link do rejestracji.

Przeprowadź webinar

Przed rozpoczęciem upewnij się, że wszystko działa poprawnie – zarówno technicznie, jak i organizacyjnie. Podczas webinaru bądź jasny, zrozumiały i angażujący. Prowadź dyskusję, odpowiadaj na pytania i zachęcaj uczestników do interakcji. Pamiętaj, że Twoim celem jest dostarczenie wartościowej treści w sposób, który utrzyma uwagę Twojej publiczności.

Przejrzyj i podsumuj

Po zakończeniu webinaru przeanalizuj jego przebieg i efekty. Przejrzyj zgromadzone dane, takie jak liczba uczestników, czas ich zaangażowania, odpowiedzi na ankiety, pytania z sesji Q&A itp. Zbierz także opinie od uczestników – pomoże Ci to zrozumieć, co poszło dobrze, a co można poprawić. Wyciągnięte na podstawie analizy danych wnioski zastosuj w organizacji kolejnych webinarów.

Webinary w marketingu

Webinary stanowią skuteczne narzędzie w marketingu, służące budowaniu świadomości marki, generowaniu leadów, edukacji klientów i tworzeniu głębszych relacji z publicznością. Są one wykorzystywane do prezentowania produktów lub usług, udzielania szkoleń, dzielenia się wiedzą ekspercką oraz prowadzenia dyskusji na żywo na określony temat.

Istnieje wiele form webinariów stosowanych w marketingu. Edukacyjne skupiają się na przekazywaniu wiedzy. Produktowe koncentrują się na prezentowaniu i demonstracji produktu lub usługi, często służąc wprowadzaniu nowych produktów na rynek. W panelach dyskusyjnych zaprasza się ekspertów do dyskusji na wybrany temat, co przyciąga publiczność.

Wykorzystanie webinariów w marketingu pomaga w generowaniu leadów – uczestnicy muszą podać swoje dane kontaktowe, aby się zarejestrować. Pozwalają także Twojej firmie pozycjonować się jako ekspert w danej dziedzinie, co buduje zaufanie wśród klientów. Dają również możliwość interakcji z publicznością na żywo, co przekłada się na nawiązanie głębszych relacji. Dodatkowo mogą mieć globalny zasięg, co pozwala dotrzeć do szerszej publiczności bez względu na lokalizację. Są też stosunkowo tanie w produkcji, a ich potencjalne korzyści mogą być bardzo duże.