Plan sprzedaży – co to jest i jak go stworzyć?

Skuteczny plan sprzedaży jest niezbędny dla każdej firmy. Jakie są jego najważniejsze elementy i jak dzięki niemu można zaplanować, zaimplementować i monitorować efektywne strategie sprzedażowe?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest plan sprzedaży?
• Jak stworzyć plan sprzedaży?
• Jaka jest rola planu sprzedaży?
• Jak wygląda szablon planu sprzedaży?

Plan sprzedaży – definicja

Plan sprzedaży to strategiczny dokument stosowany przez firmy lub przedsiębiorców, który określa cele sprzedażowe i metody ich osiągnięcia. Pomaga to zespołom sprzedażowym skoncentrować się na konkretnych celach i środkach niezbędnych do ich realizacji. Powinien zawierać elementy, takie jak:

• cele sprzedażowe,
• analiza rynku,
• segmentacja rynku i targetowanie,
• strategia sprzedaży,
• plan działania,
• budżet,
• wskaźniki efektywności (KPI),
• metody monitorowania i oceny.

Plan sprzedaży to zorganizowany zestaw celów, strategii i działań, który ma na celu prowadzenie i zwiększanie sprzedaży produktów lub usług firmy.

Definicja planu sprzedaży

Plany sprzedaży można dzielić ze względu na wiele czynników, ale najbardziej użyteczny jest podział ze względu na perspektywę czasową i zakres działań. W tym wypadku można wyróżnić:

• Plan strategiczny – koncentruje się na długoterminowych celach i strategiach sprzedaży, które są zgodne z ogólnymi celami strategicznymi firmy. Obejmuje okres od 1 do 5 lat i skupia się na rozwoju rynków, wprowadzaniu nowych produktów, strategicznych partnerstwach czy ekspansji geograficznej.
• Plan taktyczny firmy skupia się na celach i działaniach, które mają być realizowane w ciągu roku lub kwartału. Jest bardziej szczegółowy niż plan strategiczny i zawiera konkretne kroki, które zespół sprzedażowy musi podjąć, aby osiągnąć wyznaczone cele.
• Plan operacyjny to bardzo szczegółowy plan codziennych lub tygodniowych działań. Określa dokładnie, co konkretni członkowie zespołu sprzedaży powinni robić na co dzień, aby przyczyniać się do osiągnięcia celów strategicznych i taktycznych.

Tworzenie planu sprzedaży

Tworzenie planu sprzedaży wymaga zarówno działań strategicznych, jak i codziennej pracy. Trzeba też brać pod uwagę kwestie techniczne (np. stosowane narzędzia) oraz „miękkie”, czyli umiejętności pracowników, ich dobrostan oraz ogólną atmosferę w pracy. Oto kroki niezbędne do stworzenia planu sprzedaży:

Określenie celów sprzedażowych

Aby cele sprzedażowe były skuteczne, muszą spełniać kilka warunków. Po pierwsze, powinny być one ściśle związane z celami biznesowymi przedsiębiorstwa – jeśli głównym celem jest zwiększenie udziału rynkowego, cele sprzedażowe powinny koncentrować się na zwiększeniu liczby nowych klientów lub wejściu na nowe rynki.

Do wyznaczenia celów można użyć metody SMART. Oznacza to, że muszą być one ambitne – stymuluje to rozwój i innowacje oraz zachęca zespół do wykraczania poza standardowe podejście. Nie zmienia to faktu, że powinny być realistyczne, aby nie wywoływać frustracji i demotywacji w zespole. Powinny bazować się na dokładnej analizie danych historycznych, zasobów firmy oraz aktualnych warunków rynkowych.

Cele muszą być też specyficzne i mierzalne. Przykładowo zamiast celu ogólnego jak „zwiększenie sprzedaży”, lepiej jest sformułować cel „zwiększenie sprzedaży o 20% w stosunku do poprzedniego roku dzięki wprowadzeniu nowego produktu na rynek”. Pozwala to konkretyzować zamiary firmy i ułatwia weryfikację ich realizacji.

Cele powinny być wyznaczane w sposób zrozumiały i akceptowalny dla wszystkich członków zespołu, ponieważ zwiększa to ich zaangażowanie. Transparentność pomaga również w budowaniu zaufania wewnątrz organizacji. Cele sprzedażowe powinny być na tyle elastyczne, żeby można było łatwo dostosować je do zmian warunków rynkowych.

Określenie misji firmy oraz ról i obowiązków zespołu

Misja firmy wyraża dlaczego organizacja istnieje i co zamierza osiągnąć. W kontekście planu sprzedaży pomaga ustalić, jak działania sprzedażowe wspierają ogólne cele firmy. Dostarcza również motywacji i inspiracji dla zespołu sprzedażowego, pokazując, jak praca jego członków przyczynia się do sukcesu firmy.

Poza zdefiniowaniem misji równie ważne jest dokładne określenie ról i obowiązków w zespole sprzedażowym. Każdy członek zespołu musi dokładnie wiedzieć, co jest od niego oczekiwane, jakie ma cele do osiągnięcia i jakie zadania należy wykonać. Pomaga to w organizacji pracy, minimalizuje duplikowanie się działań i zwiększa efektywność operacyjną.

Role należy przydzielić na podstawie kompetencji i doświadczeń poszczególnych członków zespołu. Osoby z silnymi umiejętnościami interpersonalnymi mogą być odpowiedzialne za negocjacje z kluczowymi klientami, podczas gdy osoby z umiejętnościami analitycznymi mogą skupić się na analizie danych rynkowych. Jasno określone role pomagają w ustalaniu odpowiedzialności za poszczególne wyniki. Kiedy każdy wie, za co odpowiada, łatwiej jest monitorować postępy i oceniać wyniki.

Analiza rynku

Analizę rynku dobrze jest zacząć od analizy konkurencji – dzięki niej można znaleźć luki w rynku i zrozumieć, które aspekty oferty konkurencji przyciągają klientów. Pozwala to dostosować własne produkty i usługi, aby były bardziej konkurencyjne, oraz określić, jakie unikalne cechy lub korzyści można podkreślić w komunikacji marketingowej. Analiza rynku musi również uwzględniać potencjalne zagrożenia i możliwości, które mogą wpłynąć na działalność firmy.

Kolejnym elementem powinny być badania rynkowe, które pozwalają zdobyć informacje o tym, czego potrzebują i oczekują klienci. Poznanie preferencji odbiorców pozwala dopasować ofertę do ich oczekiwań, a także wpływa na efektywniejsze segmentowanie rynku i targetowanie komunikacji. Ważne jest też śledzenie aktualnych trendów rynkowych, ponieważ dzięki nim można prognozować przyszłe zmiany w zachowaniach konsumentów i modyfikować strategie sprzedażowe.

Określenie grupy docelowej i segmentacja rynku

Określenie grupy docelowej zaczyna się od zidentyfikowania odbiorców, którzy mogą być najbardziej zainteresowani produktami lub usługami Twojej firmy. Określenie, kim są ci odbiorcy, co ich charakteryzuje, jakie mają potrzeby, oczekiwania, nawyki zakupowe oraz jakie są ich profile demograficzne i psychograficzne, pozwala dopasować komunikację i oferty do ich wymogów.

Następnie można przejść do segmentacji rynku, czyli dzielenia rynku na bardziej precyzyjnie określone segmenty klientów. Podział może bazować na różnych kryteriach – wieku, dochodach, stylu życia czy zachowaniach zakupowych. Dzięki segmentacji rynku firma może np. rozwijać różne strategie komunikacji dla różnych grup wiekowych czy tworzyć kampanie marketingowe adresowane do konkretnej grupę demograficznej.

Precyzyjna segmentacja i definiowanie grupy docelowej nie tylko zwiększają efektywność sprzedaży, lecz także przyczyniają się do optymalizacji kosztów marketingowych poprzez kierowanie działań tam, gdzie mają one największe szanse na sukces.

Opracowanie strategii sprzedaży i marketingowej

Pierwszym krokiem w opracowaniu strategii jest wybór kanałów sprzedaży najbardziej dopasowanych do potrzeb i preferencji wybranej grupy docelowej. Kanały mogą obejmować sprzedaż bezpośrednią, sprzedaż online poprzez e-commerce, sprzedaż przez partnerów dystrybucyjnych, a także metody takie jak telemarketing.

Następnie dobrze jest określić metody promocji, które pomogą w przyciągnięciu uwagi potencjalnych klientów i przekonaniu ich do zakupu. Mogą one obejmować m.in.:

• reklamę w mediach tradycyjnych i cyfrowych,
• content marketing,
• e-mail marketing,
• media społecznościowe,
• event marketing,
• programy lojalnościowe,
• promocje i rabaty.

Dobór metod powinien wynikać ze specyfiki wybranych kanałów komunikacji i potrzeb grupy docelowej.

Nie wolno też zapominać o wyborze technik sprzedaży – powinny one nie tylko zwiększać liczbę transakcji, lecz także przyczyniać się do budowy relacji z klientami. Techniki mogą obejmować personalizację oferty, cross-selling i up-selling czy wysoki standard obsługi klienta.

Podstawą strategii marketingowych i sprzedażowych jest elastyczność. Rynek ciągle się zmienia, więc strategia musi być na tyle elastyczna, aby można było szybko reagować na zmiany.

Ustalenie budżetu i harmonogramu

Ustalenie budżetu rozpoczyna się od zdefiniowania całkowitych kosztów związanych z realizacją planu sprzedaży. Należy też uwzględnić szereg różnych kosztów, takich jak:

• Koszty bezpośrednie sprzedaży to prowizje dla sprzedawców, koszty związane z utrzymaniem sklepów czy platform sprzedażowych online.
• Koszty działań marketingowych obejmują wydatki na reklamę, promocje, eventy, materiały marketingowe czy wsparcie PR.
• Koszty operacyjne związane są z codzienną działalnością sprzedażową – w ich skład wchodzą wynagrodzenia pracowników, koszty wynajmu przestrzeni biurowej czy zakup oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami.
• Koszty szkoleń i rozwoju to inwestycje w rozwój umiejętności zespołu sprzedażowego.

Dobrze zaplanowany budżet powinien także zawierać pewną rezerwę na nieprzewidziane wydatki.

Harmonogram działań jest równie ważny, ponieważ określa, kiedy poszczególne elementy planu sprzedaży powinny być realizowane. Powinien zawierać następujące elementy:

• Daty rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych kampanii marketingowych.
• Okresy szczytów sprzedażowych pozwalają zaplanować działania sprzedażowe wokół okresów, w których tradycyjnie notuje się wyższą sprzedaż, np. święta, sezonowe wyprzedaże.
• Kamienie milowe i terminy osiągnięcia poszczególnych celów sprzedażowych pomagają w monitorowaniu postępów i ocenie efektywności planu.

Wdrożenie i ewaluacja planu

Wdrożenie planu sprzedaży przekształca teoretyczne założenia i strategie w konkretne, mierzalne działania. Rozpoczyna też ostatni etap tworzenia planu sprzedaży, czyli ewaluacje efektów implementacji. Poziom realizacji celów sprzedażowych można śledzić za pomocą systemów CRM – dzięki nim można poznać nie tylko wskaźniki sprzedaży, ale również liczbę nowych klientów, efektywność kampanii marketingowych czy tempo realizacji planu sprzedażowego.

Analiza wyników pozwala zrozumieć, które elementy planu sprzedaży funkcjonują skutecznie, a które wymagają poprawy. Wyniki należy porównywać z wcześniej ustalonymi KPI, a jeśli będą one wskazywać na kiepskie efekty, należy zmienić taktyki sprzedażowe, przesunąć zasoby czy zmodyfikować ofertę.

Poza monitorowaniem ważna jest też komunikacja wyników analiz i zmian w planie. Pracownicy na wszystkich poziomach organizacji powinni wiedzieć, jaki jest stan realizacji planu oraz jakie zachodzą w nim zmiany. Warto te traktować proces ewaluacji jako okazję do rozwoju, ponieważ pozyskane informacje można wykorzystać do dalszego doskonalenia strategii sprzedażowych.

Rola planu sprzedaży

Plan sprzedaży stanowi drogowskaz dla wszystkich działań sprzedażowych i marketingowych. Dzięki niemu firma może jasno zdefiniować swoje cele, strategie oraz taktyki i koordynować działania różnych działów, od marketingu po obsługę klienta.

Zarządzanie przez cele określone w planie sprzedaży pozwala organizacji skoncentrować się na priorytetach i eliminuje działania nieprzyczyniające się do realizacji celów. Ułatwia to monitorowanie postępów i ocenę wyników, co z kolei pozwala doskonalić procesy i strategie sprzedażowe.

Ponieważ plan sprzedaży określa cele i ścieżki ich osiągnięcia, jest nieodzowny w motywacji pracowników. Pomaga im lepiej zrozumieć ich wkład w sukces firmy, a także często jest podstawą ustalania systemów wynagrodzeń i premii.

W kontekście zewnętrznym dobrze opracowany plan sprzedaży pomaga firmie w zwiększaniu konkurencyjności. Wyróżniając się przez strategie sprzedażowe i marketingowe, może ona lepiej odpowiadać na potrzeby klientów, co przyczynia się do wzrostu ich satysfakcji i poprawy pozycji rynkowej

Szablon planu sprzedaży

Oto przykład szablonu planu sprzedaży, który można dostosować do specyficznych potrzeb dowolnej organizacji:

Szablon Planu Sprzedaży

• Podsumowanie wykonawcze
  • Krótkie streszczenie misji i wizji firmy.
  • Najważniejsze cele sprzedażowe, które firma zamierza osiągnąć w okresie obowiązywania planu.
• Analiza rynku
  • Ogólna analiza rynku, w którym firma działa.
  • Przegląd głównych konkurentów i ich oferty.
  • Obecne i przyszłe trendy, które mogą wpłynąć na działania sprzedażowe.
• Definicja grupy docelowej
  • Podział rynku na kluczowe segmenty.
• Opis idealnego klienta dla każdego segmentu.
• Cele sprzedażowe
  • Miesięczne/kwartalne/roczne cele sprzedażowe w podziale na produkty/usługi.
  • KPI do monitorowania postępu.
• Strategie i taktyki sprzedażowe
  • Wykaz kanałów sprzedaży do wykorzystania.
  • Plan promocji i reklamy produktów/usług.
• Opis technik sprzedaży do zastosowania w celu maksymalizacji efektywności.
• Plan działania
  • Harmonogram głównych działań sprzedażowych i kampanii marketingowych.
  • Szczegółowy budżet przydzielony na poszczególne działania.
  • Zadania i odpowiedzialności zespołu.
• Systemy i narzędzia
  • Przegląd narzędzi i oprogramowania wspierającego procesy sprzedażowe.
  • Plan szkoleń dla zespołu sprzedażowego.
• Monitorowanie i ewaluacja
  • Metody i częstotliwość monitorowania postępów.
  • Plan raportowania wyników wewnętrznie i zewnętrznie.
  • Harmonogram przeglądów planu sprzedaży.