Aplikacje biznesowe – czym są i jak wybrać najlepsze?

Aplikacje biznesowe odmieniły sposób prowadzenia działania przez firmy. Jak je wykorzystać do automatyzacji procesów i zwiększenia efektywności operacyjnej na różnych płaszczyznach organizacji?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym są aplikacje biznesowe?
• Jakie są rodzaje aplikacji biznesowych?
• Jak wybrać aplikacje biznesowe?
• Jak stworzyć własne aplikacje biznesowe?
• Jaka jest rola aplikacji biznesowych?

Aplikacje biznesowe – definicja

Aplikacje biznesowe to programy komputerowe zaprojektowane do obsługi procesów biznesowych, takich jak zarządzanie zasobami, planowanie zasobów przedsiębiorstwa czy obsługa klienta. Ich główne cele to zwiększenie efektywności, poprawa przepływu pracy oraz optymalizacja procesów biznesowych i decyzyjnych w firmach^[1].

Aplikacje biznesowe to oprogramowanie zaprojektowane w celu wspierania funkcji biznesowych firmy poprzez ułatwienie procesów biznesowych, zarządzania i komunikacji.

Definicja aplikacji biznesowej

Historia aplikacji biznesowych sięga lat 50. i 60. XX wieku – wtedy zaczęto wykorzystywać komputery w celach komercyjnych, początkowo pod postacią prostych programów do przetwarzania danych, które pomagały w automatyzacji księgowości oraz zarządzaniu zapasami. Wraz z rozwojem technologii w latach 70. pojawiły się systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), które łączyły różne funkcje biznesowe w jednym systemie, dzięki czemu firmy mogły używać jednego programu do zarządzania finansami, produkcją czy sprzedażą^[2].

W lata 90. pojawił się Internet, a wraz z rozwojem szybkich łączy pojawiły się technologie chmurowe oferujące większą skalowalność, dostępność i elastyczność. Firmy zyskały możliwość korzystania z aplikacji i danych biznesowych z każdego miejsca na świecie^[3]. Obecnie aplikacje biznesowe są niezbędnym elementem zarządzania przedsiębiorstwem, a ich integracja ze sztuczną inteligencją, Big Data czy automatyzacją procesów otwiera nowe możliwości dla biznesu^[4].

Rodzaje aplikacji biznesowych

Aplikacje biznesowe można podzielić na kilka kategorii, w zależności od funkcji:

Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP)

Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) integrują funkcje biznesowe w ramach jednego zintegrowanego systemu. Przykładowo system SAP ERP pozwala firmom zarządzać wszystkimi aspektami działalności, od finansów i księgowości, poprzez zarządzanie łańcuchem dostaw, aż po produkcję i zasoby ludzkie. Inny popularny system, Oracle ERP Cloud, oferuje podobne funkcjonalności z dodatkowymi narzędziami do analizy danych i raportowania w czasie rzeczywistym. Systemy ERP redukują duplikację pracy, poprawiają przepływ informacji między działami i zwiększają ogólną efektywność operacyjną przedsiębiorstw.

Systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM)

Systemy CRM służą do optymalizacji interakcji firmy z klientami w punktach kontaktu, takich jak sprzedaż, marketing czy obsługa klienta. Salesforce CRM pozwala śledzić interakcje z klientami, zarządzać kampaniami marketingowymi i automatyzować proces sprzedaży. Z kolei Microsoft Dynamics 365 integruje dane klientów z innymi aplikacjami biznesowymi, co pozwala lepiej zrozumieć potrzeby klientów. Dzięki tym systemom firmy mogą efektywniej reagować na potrzeby klientów oraz kształtować ich doświadczenia, co może zwiększyć ich satysfakcję i lojalność.

Systemy zarządzania łańcuchem dostaw (SCM)

Aplikacje te służą efektywnego zarządzania przepływem towarów i usług, od surowców po produkt końcowy dostarczany do konsumenta. Systemy SCM, takie jak SAP SCM czy Oracle SCM Cloud, umożliwiają zarządzanie całym procesem przepływu towarów, od zakupu surowców, przez planowanie i produkcję, aż po dystrybucję i zarządzanie magazynem.

Systemy Business Intelligence (BI)

Oprogramowanie do Business Intelligence, jak Tableau czy Power BI od Microsoft, służą do zaawansowanej analizy danych zgromadzonych z różnych źródeł wewnątrz organizacji. Pozwalają wizualizować dane, identyfikować trendy i KPI ważne dla wyników firmy. Dzięki temu menedżerowie mogą podejmować lepsze decyzje, przewidywać przyszłe trendy i dostosowywać strategie biznesowe.

Systemy zarządzania zasobami ludzkimi (HRM)

Systemy HRM, takie jak Workday czy SAP SuccessFactors, skupiają się na wszystkich aspektach zarządzania pracownikami, od rekrutacji przez onboarding, zarządzanie wynikami, do płac i szkoleń. Poprzez automatyzację tych procesów usprawniają zarządzanie zasobami ludzkimi oraz mogą pomóc zwiększyć zaangażowanie pracowników i ich satysfakcję, co przekłada się na wyższą produktywność.

Aplikacje do zarządzania projektami

Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Jira czy Asana, umożliwiają menedżerom projektów planowanie, organizowanie, zarządzanie zasobami i monitorowanie postępów projektów. Są niezbędne w koordynacji zespołów, zarządzaniu zadaniami i zasobami oraz śledzeniu harmonogramu. Dzięki nim można mieć pewność, że projekty są zakończone na czas i w ramach ustalonych budżetów.

Aplikacje do zarządzania dokumentami

Systemy do zarządzania dokumentami, takie jak Microsoft SharePoint lub Google Drive, oferują funkcjonalności związane z przechowywaniem, zarządzaniem i śledzeniem dokumentów elektronicznych i obrazów. Nie tylko poprawiają przepływ pracy i efektywność operacyjną, lecz także zwiększają bezpieczeństwo danych, chroniąc ważne informacje przed nieautoryzowanym dostępem i utratą.

Systemy finansowe i księgowe

Systemy finansowe i księgowe (w tym systemy księgowe online), np. QuickBooks czy Xero, skupiają się na zarządzaniu aspektami finansowymi. Umożliwiają dokładne śledzenie przychodów, wydatków, zobowiązań i aktywów. Ułatwiają przestrzeganie regulacji podatkowych i finansowych dzięki automatyzacji wielu procesów księgowych i finansowych.

Systemy e-commerce

Platformy e-commerce, takie jak Shopify czy Magento, pozwalają firmom prowadzić sprzedaż online oraz oferują możliwość zarządzania katalogiem produktów, koszykiem zakupowym, przetwarzaniem transakcji i zarządzaniem zamówieniami. Dzięki nim przedsiębiorstwa mogą skutecznie docierać do wielu rynków i otwierać nowe kanały dystrybucji.

Aplikacje mobilne biznesowe

Aplikacje mobilne biznesowe, takie jak mobilne wersje Salesforce czy Asana, dają pracownikom i menedżerom dostęp do niezbędnych danych i narzędzi z każdego miejsca, co jest ważne w kontekście pracy zdalnej i potrzeby szybkiego dostępu do informacji. Mobilność nie tylko zwiększa elastyczność i efektywność operacyjną, ale także poprawia współpracę i koordynację wewnątrz zespołów.

Aplikacje do automatyzacji procesów biznesowych (BPA)

Aplikacje do automatyzacji procesów biznesowych (BPA), takie jak UiPath czy Blue Prism, pozwalają firmom na automatyzację wielu rutynowych i powtarzalnych zadań. W zakresie księgowości mogą automatycznie przetwarzać faktury i zarządzać płatnościami, co redukuje czas potrzebny na wykonanie zadań i minimalizuje ryzyko błędów ludzkich. W obszarze obsługi klienta BPA można stosować do automatycznego odpowiadania na częste zapytania klientów. Szczególnym rodzajem BPA jest RPA – zrobotyzowana automatyzacja procesów.

Systemy zarządzania treścią (CMS)

Systemy CMS, takie jak WordPress czy Joomla, pozwalają w łatwy sposób zarządzać treścią cyfrową. Dzięki nim można edytować, zarządzać i publikować treści na stronach internetowych, blogach czy platformach e-commerce. Ułatwiają integrację z różnymi mediami, co jest nieocenione dla firm regularnie aktualizujących swoje treści.

Wybór aplikacji biznesowych

Wybór odpowiedniej aplikacji biznesowej powinien rozpocząć się od analizy potrzeb organizacji – pozwoli to zidentyfikować obszary wymagające wsparcia technologicznego. Na tym etapie ważne jest zrozumienie specyficznych wymagań poszczególnych działów oraz ogólnych celów biznesowych, które aplikacje mają wspierać.

Następnie warto przeprowadzić badanie rynku i sprawdzić dostępne rozwiązania pod kątem funkcjonalności, skalowalności, kompatybilności z istniejącymi systemami czy opiniami innych użytkowników. Porównanie różnych opcji zawęzi wybór do kilku najbardziej obiecujących aplikacji, które w największym stopniu odpowiadają na potrzeby firmy.

Po ograniczeniu wyboru należy przetestować aplikacje. Wiele firm oferuje okresy próbne lub demonstracyjne, co pozwala praktycznie sprawdzić, jak oprogramowanie działa w realnych warunkach oraz jakie są jego mocne i słabe strony. Jest to też doskonała okazja, aby przetestować, jak dostawca aplikacji wspiera swoich klientów w przypadku problemów technicznych lub potrzeby dostosowań.

Po przetestowaniu i uzyskaniu opinii od użytkowników, którzy na co dzień będą pracować z nowym programem, należy podjąć decyzję. W tym wypadku pod uwagę trzeba wziąć nie tylko bieżące koszty licencji i wdrożenia, ale również długoterminowe koszty utrzymania, wsparcia oraz ewentualnych aktualizacji. Nie należy pomijać aspektów związanych z bezpieczeństwem danych i zgodnością z regulacjami prawnymi.

Ostateczny wybór powinien być wynikiem zarówno technicznych i funkcjonalnych aspektów aplikacji, jak i jej wpływu na strategię i cele biznesowe firmy. Integracja nowego systemu z istniejącą infrastrukturą IT oraz zapewnienie szkoleń dla pracowników to kluczowe elementy, które zapewnią, że inwestycja przyniesie oczekiwane korzyści i poprawi wydajność pracy przedsiębiorstwa.

Tworzenie własnych aplikacji biznesowych

Tworzenie własnych aplikacji biznesowych jest alternatywą wobec wyboru już istniejących rozwiązań. Proces ten pozwala stworzyć program skrojony pod potrzeby Twojej firmy, ale wymaga to gruntownego zrozumienia potrzeb przedsiębiorstwa oraz umiejętności technicznych.

Przed przystąpieniem do tworzenia aplikacji należy dokładnie zbadać i określić, jakie funkcje powinna ona posiadać, aby sprostać oczekiwaniom operacyjnym i strategicznym organizacji. Następnie można przejść do zaprojektowania architektury systemu – powinna ona być efektywna, bezpieczna i skalowalna, żeby móc rozwijać aplikację w przyszłości.

Opracowanie aplikacji często zaczyna się od stworzenia prototypu umożliwiającego wstępne przetestowanie koncepcji i funkcjonalności. Jest to niezwykle ważny etap, ponieważ dzięki niemu można zidentyfikować potencjalne problemy i rozwiązać je przed produkcją. Po optymalizacji prototypu prace programistyczne można przesunąć w stronę właściwego kodowania i implementacji.

Zarządzanie projektem wymaga ścisłej współpracy między specjalistami IT, analitykami biznesowymi, działem operacyjnym i, w przypadku aplikacji zewnętrznych, działem marketingu. Wszystkie zespoły muszą współpracować, aby finalny produkt spełnił oczekiwania wszystkich użytkowników.

Wdrożenie aplikacji obejmuje nie tylko techniczną instalację i konfigurację, ale także szkolenie użytkowników oraz zapewnienie wsparcia technicznego. Po uruchomieniu należy ciągle monitorować jej działanie, zbierać opinie od użytkowników oraz wprowadzać poprawki i aktualizacji.

Rola aplikacji biznesowych

Jedną z największych zalet aplikacji biznesowych jest ich zdolności pełnej lub częściowej automatyzacji procesów. Redukuje to czas pracy potrzebny na wykonanie rutynowych zadań i pozwala skupić się na bardziej strategicznych i kreatywnych aspektach pracy. Aplikacje biznesowe zapewniają łatwiejszy i lepiej zorganizowany dostęp do informacji, co z kolei ułatwia podejmowanie decyzji i analizę danych.

Aplikacje biznesowe oferują również możliwości lepszego zarządzania zespołem, finansami, relacjami z klientami i łańcuchami dostaw – skutkuje to ogólną poprawą efektywności operacyjnej i strategicznej, a wprowadzone dzięki nim standardy i procedury mogą zwiększyć spójność i jakość pracy wewnątrz organizacji.

Trzeba jednak pamiętać, że wdrożenie aplikacji biznesowych wiąże się z pewnymi wyzwaniami, takimi jak spore koszty początkowe związane z licencjonowaniem, niestandardowymi modyfikacjami oraz integracją z istniejącymi systemami. Nie wolno też zapominać o konieczności przeszkolenia pracowników na nowych systemach – czasami może to prowadzić do przestojów w pracy oraz frustracji użytkowników. Powyższe ograniczenia nie zmieniają faktu, że korzyści wynikające z wdrożenia aplikacji biznesowych przeważają nad potencjalnymi wadami.