​System WMS – co to jest?

W nowoczesnych magazynach każdy ruch jest zaplanowany, każda paleta ma swoje miejsce, a błędy w kompletacji stały się rzadkością. To nie magia, lecz efekt wdrożenia systemu WMS.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest system WMS?
• Jak działa system WMS?
• Jakie są zastosowania systemu WMS?
• Jakie funkcje mają systemy WMS?
• Jakie są zalety systemu WMS?

Najważniejsze informacje:

• System WMS to magazynowy system informatyczny do zarządzania ruchem produktów i procesami magazynowymi, obejmujący oprogramowanie, urządzenia i usługi serwisowe.
• WMS działa poprzez automatyzację procesów, wykorzystanie technologii mobilnej (terminale, skanery kodów kreskowych) oraz wizualizację operacji w czasie rzeczywistym.
• Systemy WMS znajdują zastosowanie w centrach dystrybucji, e-commerce, branży handlowej, produkcyjnej oraz magazynach wysokiego składowania z dużą rotacją towarów.
• Kluczowe funkcje obejmują zarządzanie przyjęciem towaru, lokalizacją składowania, kompletacją zamówień, inwentaryzacją ciągłą oraz integracją z systemami ERP i przewoźników.
• Główne zalety to zwiększenie wydajności operacyjnej, redukcja błędów kompletacji, oszczędność czasu oraz szybszy zwrot z inwestycji..

​System WMS – definicja

System WMS, czyli Warehouse Management System, to specjalistyczny magazynowy system informatyczny przeznaczony do zarządzania ruchem produktów w magazynach oraz zaawansowanego zarządzania wszystkimi procesami magazynowymi. Stanowi kompleksowe rozwiązanie informatyczne, które obejmuje nie tylko oprogramowanie, ale również urządzenia, usługi i serwis. Systemy klasy WMS służą przede wszystkim do koordynacji prac magazynowych i są wysoce wyspecjalizowanymi rozwiązaniami, które usprawniają wszystkie procesy zachodzące w magazynach.

System WMS to program informatyczny, który kontroluje ogół procesów zachodzących w magazynie – od momentu przyjęcia towaru aż do jego wysyłki – gwarantując jednocześnie pełną identyfikowalność produktów i minimalizację czasu oraz kosztów pracy.

Definicja systemu WMS

Nowoczesny system zarządzania magazynem umożliwia całkowite zautomatyzowanie ruchu produktów oraz wspiera podejmowanie decyzji w obszarze gospodarki magazynowej. Systemy WMS pozwalają na zarządzanie dowolną liczbą magazynów, ich podziałem na obszary i miejsca magazynowe, a także ewidencję towaru z dokładnością do miejsca składowania. Systemy ERP często współpracują z WMS, tworząc zintegrowane środowisko zarządzania przedsiębiorstwem, gdzie wymiana danych odbywa się automatycznie w czasie rzeczywistym.

​Jak działa system WMS?

Wyobraź sobie magazyn, w którym każdy magazynier dokładnie wie, dokąd iść, co zabrać i gdzie to odłożyć – tak właśnie działają systemy WMS. Serce każdego stanowi automatyzacja procesów magazynowych i koordynacja wszystkich operacji magazynowych w czasie rzeczywistym. WMS pozwala na dynamiczne przypisywanie zadań pracownikom oraz automatyczne wyznaczanie optymalnych tras kompletacji, co maksymalizuje wydajność operacyjną.

Kluczem do sprawnego działania jest wykorzystanie technologii mobilnej. Pracownicy magazynu posługują się terminalami przenośnymi z systemem Android lub Windows CE, wyposażonymi w czytniki kodów kreskowych lub RFID. Zamiast ręcznego wprowadzania danych, magazynier skanuje kod na towarze czy palecie, a terminal natychmiast wysyła pakiet informacji do systemu WMS za pośrednictwem sieci WiFi. System magazynowy obsługuje techniki automatycznej identyfikacji (ADC) oraz wykorzystuje globalne standardy identyfikacji GS1.

Zarządzanie przepływem towarów odbywa się poprzez ścisłą kontrolę kluczowych procesów. Podczas przyjęcia towaru system weryfikuje zgodność z zamówieniem, rejestruje cechy produktu (datę ważności, numer partii) i automatycznie przypisuje optymalną lokalizację składowania. Proces składowania uwzględnia parametry towaru – wagę, rozmiar, rotację – maksymalnie optymalizując miejsca składowania i wykorzystanie przestrzeni magazynowej.

W fazie kompletacji system wskazuje optymalną ścieżkę zbierania pozycji, obsługując zaawansowane metody jak Multi-Order-Picking czy technologie głosowe (Voice Picking). Realizacji zamówień towarzyszy bieżąca aktualizacja stanów magazynowych, co umożliwia prowadzenie inwentaryzacji ciągłej bez wstrzymywania pracy magazynu.

Integracja systemu WMS z innymi systemami informatycznymi zapewnia spójność danych w całym przedsiębiorstwie. Systemem ERP wymienia dane dotyczące zamówień, stanów magazynowych i dokumentacji. Integracja WMS z systemami przewoźników automatyzuje procesy pakowania i generowanie etykiet logistycznych. W centrum dystrybucji obsługującym e-commerce, system łączy się z platformami sprzedażowymi, automatyzując przyjmowanie zamówień i ich realizację.

​Jakie są zastosowania systemu WMS?

Wszędzie tam, gdzie rotacja towarów przekracza pewien próg, system WMS staje się niezbędny. Najczęściej spotyka się go w operacjach logistycznych prowadzonych przez operatorów 3PL, gdzie obsługuje się towary wielu klientów jednocześnie. W takich magazynach dystrybucyjnych system zarządzania magazynem pozwala na precyzyjne rozdzielenie zapasów, śledzenie przepływu towarów różnych właścicieli i rozliczanie usług logistycznych.

Branża e-commerce szczególnie intensywnie korzysta z systemów zarządzania magazynem. Według danych z 2024 roku, ponad połowa firm e-commerce w Polsce wdraża systemy WMS, aby zwiększyć efektywność swoich operacji^[1]. Automatyzacja procesów umożliwia błyskawiczną kompletację tysięcy zamówień dziennie, często jednopozycyjnych, z minimalną liczbą błędów. Integracja WMS z platformami sprzedażowymi (BaseLinker, Shopify) i systemami kurierskimi pozwala na automatyczne generowanie etykiet i dokumentów przewozowych.

W magazynach wysokiego składowania, gdzie regały sięgają kilkunastu metrów wysokości, system WMS jest wręcz niezbędny do właściwego funkcjonowania. Oprogramowanie magazynowe zarządza lokalizacją towarów na tysiącach pozycji składowania, wskazuje optymalne miejsca dla przychodzących palet i koordynuje pracę wózków widłowych. Przemysł produkcyjny wykorzystuje WMS do zarządzania zapasami surowców, półproduktów i wyrobów gotowych. System magazynowy integruje się z oprogramowaniem MES (Manufacturing Execution System), zapewniając płynny przepływ materiałów między produkcją a magazynem.

W branży spożywczej zarządzanie magazynem WMS odgrywa kluczową rolę w kontroli dat ważności i rotacji produktów metodą FEFO (First Expired, First Out). Automatyka magazynowa wspierana przez WMS minimalizuje koszty przeterminowanej żywności i zapewnia pełną historię przepływu towaru, co jest kluczowe przy konieczności wycofania partii produktu z rynku. Usługi logistyczne dla branży farmaceutycznej wymagają jeszcze bardziej rygorystycznej kontroli – system śledzi numery serii, temperature przechowywania i zapewnia zgodność z regulacjami GxP.

​Jakie funkcje mają systemy WMS?

Podstawowe funkcje WMS obejmują przyjęcie, składowanie, kompletację i wydanie towaru. System wspiera trzy najważniejsze procesy logistyczne, automatyzując każdy etap operacji magazynowych.

Zarządzanie stanami magazynowymi w czasie rzeczywistym stanowi fundament działania WMS. System dostarcza aktualne informacje o dostępności produktów, lokalizacji każdej jednostki oraz kontroli stanów magazynowych w wymiarze ilościowym i lokalizacyjnym. Kontrola dostępu do danych magazynowych zapewnia, że tylko uprawnieni pracownicy mogą wykonywać określone operacje. Dokładne śledzenie przepływu towarów od momentu przyjęcia aż do wysyłki gwarantuje pełną identyfikowalność produktów.

Optymalizacji procesów magazynowych służą zaawansowane funkcje kompletacji. System wskazuje optymalną trasę zbierania pozycji, obsługuje różne strategie kompletacji (picking strefowy, wave picking, batch picking) i może wykorzystywać technologie głosowe do komunikacji z magazynierami. Kompleksowe zarządzanie lokalizacją obejmuje analizę parametrów towaru i automatyczne przypisywanie optymalnych miejsc składowania. Automatyczne generowanie raportów i analiz dostarcza kierownictwu niezbędnych danych do podejmowania decyzji.

Integracja systemu WMS z innymi systemami stanowi kolejną kluczową funkcjonalność. Samodzielne systemy WMS mogą działać jako odrębne rozwiązania, ale największą wartość przynosi integracja z systemami ERP (planowania zasobów przedsiębiorstwa), systemami CRM (Customer Relationship Management), oprogramowaniem magazynowym do zarządzania transportem (TMS) oraz systemami przewoźników. WMS pozwala również na integrację z automatyką magazynową – sorterami, przenośnikami, zautomatyzowanymi pojazdami kierowanymi (AGV) oraz robotami magazynowymi.

System WMS to inteligentne narzędzie, które uczy się specyfiki magazynu, optymalizuje każdy proces i wspiera pracowników w codziennych operacjach. Po prawidłowym wdrożeniu system staje się naturalnym przedłużeniem pracy zespołu, eliminując chaos i wprowadzając porządek oparty na danych, a nie przeczuciach.

Michał Włodarczyk, Head of Customer Success

​Jakie są zalety systemu WMS?

Zwiększenie wydajności to pierwsza korzyść, którą zauważa się po wdrożeniu. Automatyzacja procesów magazynowych pozwala na realizację większej liczby operacji w tym samym czasie. Badania pokazują, że systemy WMS mogą zwiększyć efektywność operacyjną magazynu nawet o 25-40%^[2]. Czas realizacji zamówień skraca się znacząco, a większenie wydajności operacyjnej przekłada się bezpośrednio na lepszą obsługę klienta i szybszą realizację zamówień.

System WMS eliminuje błędy w kompletacji zamówień – niektóre firmy odnotowały redukcję błędów o 67%, a optymalizacji procesów magazynowych towarzyszy zmniejszenie czasu pracy, co pozwala na oszczędność nawet 30-50% czasu^[3]. Optymalne wykorzystanie przestrzeni magazynowej redukuje koszty wynajmu i utrzymania. Precyzyjne zarządzanie zapasami minimalizuje straty związane z przeterminowaniem towarów czy nadmiernym zamrożeniem kapitału w zapasach.

Efektywne zarządzanie magazynem WMS przynosi także korzyści trudniejsze do bezpośredniego zmierzenia, ale równie istotne. Zadowolenie klientów rośnie dzięki szybszej i bezbłędnej realizacji zamówień. Lepszą obsługę klienta zapewnia dostęp do aktualnych informacji o dostępności produktów i statusie zamówień. System wspiera także zarządzanie łańcuchem dostaw, dostarczając danych niezbędnych do optymalizacji przepływu towarów w całej organizacji. Procesów magazynowych nie trzeba już dokumentować ręcznie – automatyczne generowanie dokumentacji i raportów oszczędza czas i eliminuje błędy ludzkie.

Zwrot z inwestycji w system WMS następuje relatywnie szybko. Według case studies z polskiego rynku, ROI może być osiągnięty w ciągu 12-18 miesięcy od wdrożenia^[4]. Niektóre implementacje przynoszą korzyści już w ciągu kilku miesięcy^[5]. Usprawnienie przekłada się na konkurencyjność całego przedsiębiorstwa – firmy wyposażone w nowoczesny system zarządzania magazynem mogą lepiej odpowiadać na wymagania rynku i skalować swoją działalność.