WMS – co to jest system zarządzania magazynem i jaki wybrać?

Właściwe zarządzanie łańcuchem dostaw często wymaga zastosowania WMS – systemu zarządzania magazynem. W jaki sposób funkcje tego oprogramowania, takie jak automatyzowanie procesów czy integracja z innymi systemami biznesowymi, mogą poprawić efektywność i zredukować koszty operacyjne?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest system WMS?
• Jak działają systemy WMS?
• Jakie są zastosowania systemów WMS?
• Jakie funkcje mają systemy WMS?
• Jakich metod i narzędzi używaj się w systemach WMS?
• Jak wybrać system WMS?
• Jak wygląda wdrożenie systemu zarządzania magazynem (WMS)?
• Ile kosztuje wdrożenie systemu WMS i jego utrzymanie?
• Jakie są przykłady systemów WMS?
• Jakie są zalety systemów WMS?

System WMS – definicja

System WMS (ang. warehouse management system, system zarządzania magazynem lub magazynowy system informatyczny) to zaawansowane oprogramowanie służące do zarządzania magazynem i jego operacjami. Pozwala kontrolować i optymalizować różne procesy magazynowe – przyjęcie towaru, składowanie, kompletacja zamówień, inwentaryzacja oraz wysyłka. WMS można integrować z innymi systemami biznesowymi, takimi jak systemy ERP i systemy CRM, aby zapewnić płynny przepływ informacji i skuteczne zarządzanie zapasami^{[1] [2] [3]}.

System WMS (ang. warehouse management system) to system zarządzania magazynem, który służy do zarządzania operacjami magazynowymi, które automatyzuje i optymalizuje procesy związane z przyjęciem, składowaniem, kompletacją zamówień oraz wysyłką towarów, zapewniając dokładność i efektywność zarządzania zapasami.

Definicja systemu WMS

Historia systemów WMS sięga lat 60. XX wieku, kiedy w odpowiedzi na rosnące potrzeby efektywnego zarządzania magazynami, zaczęto tworzyć pierwsze komputerowe systemy wspomagające te procesy. Były to proste aplikacje oparte na mainframe’ach, które miały na celu jedynie śledzenie stanów magazynowych^{[4] [5]}.

Rozwój technologii komputerowych i rosnące wymagania logistyczne w latach 70. i 80. spowodowały, że magazynowe systemy informatyczne zaczęły oferować coraz bardziej zaawansowane funkcje, takie jak planowanie przestrzeni magazynowej, zarządzanie pracą personelu oraz optymalizacja tras kompletacji zamówień^{[6] [7]}.

W latach 90. i na początku XXI wieku, wraz z postępem technologii informatycznych i wzrostem znaczenia globalnych łańcuchów dostaw, niezależne systemy WMS stały się wszechstronne – pojawiły się m.in. systemy oparte na architekturze klient-serwer, co zwiększyło elastyczność wdrożenia i poprawiło możliwości integracji z innymi systemami kontroli magazynu, np. rozwiązaniami klasy Enterprise Resource Planning (ERP).

W tym okresie zaczęto również wdrażać technologie automatycznej identyfikacji i zbierania danych (AIDC), takie jak kody kreskowe i RFID, które znacznie zwiększyły precyzję i efektywność operacji magazynowych. Rozwój cloud computingu i Internetu Rzeczy zapewnił większą skalowalność i dostępność magazynowych systemów informatycznych, a także poprawił możliwości zarządzania procesami kompletowania zamówień, procesami logistycznymi czy zarządzania staniami magazynowymi^{[8] [9] [10]}.

Działanie systemów WMS

Systemy zarządzania magazynem WMS działają na podstawie precyzyjnych mechanizmów zarządzania informacją logistyczną, których celem jest pełna kontrola nad fizycznym przepływem towarów oraz optymalizacja wykorzystania zasobów magazynowych. Fundamentem działania systemy magazynowego WMS jest bieżąca synchronizacja danych o lokalizacji, stanie i statusie każdego jednostkowego ładunku z rzeczywistymi operacjami magazynowymi – od momentu awizacji dostawy po finalne wydanie towaru.

Główny mechanizm to lokalizacyjna kontrola zapasów. System magazynowy WMS przypisuje każdej jednostce (np. palecie, kartonowi, produktowi) unikalny identyfikator, który pozwala śledzić jej ruch w obrębie magazynu. Przyjęcie towaru nie ogranicza się do prostego zarejestrowania dostawy – WMS weryfikuje zgodność z zamówieniem, przeprowadza kontrolę jakości i automatycznie alokuje towar do optymalnej lokalizacji magazynowej, bazując na algorytmach rotacji zapasów (np. FIFO, LIFO, FEFO) oraz macierzy dostępnych lokalizacji. System WMS nie tylko zna każdą półkę, ale także jej obłożenie, dostępność i kontekst operacyjny.

Mechanizm śledzenia i realizacji zleceń działa na podstawie generowania zadań operacyjnych. W momencie złożenia zamówienia sprzedażowego system magazynowy WMS dzieli je na jednostki operacyjne – pick taski – i przydziela do konkretne osoby lub urządzenia, uwzględniając ich aktualne położenie, dostępność i wydajność pracowników magazynu. Zadania są porządkowane tak, by minimalizować liczbę przebytych kilometrów, czas kompletacji i ryzyko błędu. W praktyce oznacza to, że dwóch operatorów może równolegle kompletować różne elementy tego samego zamówienia, a system magazynowy WMS koordynuje ich działania w czasie rzeczywistym.

Mechanizm weryfikacji i potwierdzania operacji w łańcuchu dostaw opiera się na danych zbieranych przez urządzenia mobilne, skanery kodów kreskowych lub RFID, a coraz częściej także systemy wizyjne i technologie głosowe. System WMS wymusza fizyczne potwierdzenie każdej czynności – niezależnie, czy jest to przesunięcie towaru między lokacjami, czy załadunek na rampie. Dzięki temu system zarządzania magazynem tworzy pełną historię operacyjną każdego produktu.

W systemach zarządzania magazynem zintegrowanych z automatyką magazynową mechanizmy obejmują również sterowanie ruchem robotów i innych zautomatyzowanych pojazdów kierowanych, wind, sorterów czy przenośników. System analizuje obciążenie maszyn i zleceń, a następnie koordynuje pracę urządzeń w taki sposób, by utrzymać płynność przepływu bez opóźnień lub przestojów.

W magazynach typu high-throughput oprogramowanie WMS może dynamicznie przełączać tryby pracy w zależności od pory dnia, rodzaju towaru lub kanału dystrybucji, np. przechodząc z trybu kompletacji jednostkowej na tryb paczkowania zbiorczego.

Na poziomie nadzorczym system generuje dane analityczne w czasie rzeczywistym. Program magazynowy WMS agreguje dane operacyjne – czas realizacji zleceń, błędy, przestoje, poziomy zapasów – i prezentuje je w formie wskaźników efektywności (KPI), które umożliwiają podejmowanie szybkich decyzji operacyjnych i strategicznych. Nagły wzrost błędów kompletacji w jednym sektorze magazynu może uruchomić automatyczny alert, sugerując potrzebę weryfikacji personelu lub infrastruktury.

Zastosowania systemów WMS

Oprogramowanie WMS stosuje się wszędzie tam, gdzie operacje magazynowe wymagają precyzyjnej kontroli usług logistycznych, integracji z różnymi działami przedsiębiorstwa, zwiększenia efektywności pracy i odporności na błędy – niezależnie od branży, wielkości przedsiębiorstwa czy stopnia automatyzacji infrastruktury.

W środowisku e-commerce system WMS pełni rolę centralnego koordynatora zmiennych i dynamicznych procesów. Obsługuje tysiące krótkich cykli zamówień dziennie, rozproszonych asortymentowo, z różnymi wariantami kompletacji i kanałami wysyłki. System nie tylko zarządza składowaniem towarów o dużej rotacji, ale także kontroluje proces zwrotów, przekształcając magazyn w elastyczne centrum realizacyjne. W okresach szczytowych – np. Black Friday – WMS automatycznie zwiększa częstotliwość alokacji zadań, rozdziela pracowników magazynu i zasoby techniczne oraz eliminuje wąskie gardła.

W logistyce kontraktowej, gdzie jeden operator obsługuje wielu klientów w obrębie tej samej infrastruktury, system WMS umożliwia pełną separację procesów, danych i przestrzeni magazynowej. System przypisuje każdemu klientowi indywidualne polityki logistyczne – od standardów przyjęcia towaru, przez strategie rotacji, po metody raportowania. Dzięki temu operator może obsługiwać różnorodne modele biznesowe w jednym środowisku, zachowując zgodność z wymaganiami każdej ze stron, przy jednoczesnej optymalizacji wspólnych zasobów.

WMS znajduje również zastosowanie w przemyśle produkcyjnym, gdzie pełni funkcję bufora między planowaniem produkcji a fizycznym zarządzaniem komponentami i wyrobami gotowymi. Oprogramowanie WMS w tym kontekście nadzoruje dostawy materiałów na linie montażowe, zapewnia zgodność z harmonogramem produkcyjnym i kontroluje przepływ między magazynami surowców, półproduktów i wyrobów finalnych. W przypadku produkcji just-in-time WMS współpracuje bezpośrednio z systemami ERP i MES, przekazując informacje o lokalizacji materiału i jego gotowości operacyjnej.

W branżach regulowanych, takich jak farmacja czy spożywcza, zastosowanie systemów zarządzania magazynem skupia się na pełnej identyfikowalności (traceability), zarządzaniu partiami oraz kontrolą warunków składowania. System rejestruje numer serii, daty ważności i historię każdej jednostki ładunkowej, umożliwiając natychmiastową reakcję w przypadku wycofań rynkowych lub incydentów jakościowych. WMS wymusza zgodność operacyjną z procedurami GMP i HACCP, a jego logi stanowią podstawę audytu i certyfikacji.

Wreszcie w logistyce zautomatyzowanej – z udziałem sorterów, shuttle’ów, wind magazynowych czy robotów AMR – magazynowe systemy informatyczne pełnią funkcję nadrzędnego sterownika procesów. Nie tylko koordynują działania urządzeń, ale także dynamicznie zmienia strategie alokacji i kompletacji, bazując na danych o stanie infrastruktury. W przypadku awarii lub opóźnienia system jest w stanie natychmiast przeplanować ścieżki operacyjne bez utraty ciągłości pracy.

Funkcje systemów WMS

Do podstawowych funkcji systemów WMS, niezbędnych w codziennych operacjach magazynowych i optymalizacji procesów, zaliczyć można m.in.:

Przyjęcie towarów

Jedną z podstawowych funkcji systemów WMS stosowanych w centrach dystrybucji i e-commerce jest zarządzanie przyjmowaniem towarów, co obejmuje rejestrowanie dostaw, kontrolę jakości oraz przypisywanie odpowiednich lokalizacji towarom – dzięki temu system zapewnia płynny i uporządkowany proces wprowadzania towarów do magazynu.

Zarządzanie składowaniem

Kolejną istotną funkcją systemu WMS jest zarządzanie składowaniem, czyli optymalizacja rozmieszczenia towarów w magazynie, żeby wykorzystać dostępne miejsce w najbardziej efektywny sposób. Pomaga też w wyznaczaniu najlepszych lokalizacji dla różnych produktów, biorąc pod uwagę ich wymiary, wagi oraz częstotliwość pobierania.

Kontrola stanu magazynowego

Oprogramowanie typu warehouse management system stosuje się również do zarządzania zapasami – system monitoruje ilości towarów, kontroluje daty przydatności oraz zapewnia dane na temat dostępności produktów, co pozwala unikać zarówno nadmiarów, jak i niedoborów towarów, a to przekłada się lepszą efektywność operacyjną.

Proces kompletacji zamówień

Systemy WMS, często w połączeniu z systemami ERP, stosuje się do optymalizacji procesów kompletowania zamówień, co obejmuje zbierania towarów z magazynu na potrzeby realizacji zamówień klientów. WMS pozwala pracować z różnymi metodami kompletacji, takimi jak kompletacja falowa, strefowa czy pick-to-light. System zarządza również procesem pakowania – umożliwia etykietowanie paczek, weryfikację zawartości oraz przygotowanie niezbędnej dokumentacji wysyłkowej.

Procesy logistyczne

Moduł wysyłki odpowiada za zarządzanie procesem przygotowania towarów do wysyłki i ich załadunek na środki transportu. Moduł ten współpracuje z systemami transportowymi (TMS) i generuje listy załadunkowe, przypisując odpowiednie towary do poszczególnych wysyłek. WMS zarządza także dokumentacją wysyłkową, kontrolując zgodność z zamówieniami oraz terminowość dostaw. System może integrować się z zewnętrznymi firmami transportowymi, umożliwiając śledzenie przesyłek w czasie rzeczywistym, co zapewnia pełną przejrzystość procesu.

Kontrola jakości

Moduł kontroli jakości w systemie WMS nadzoruje jakość towarów przez cały cykl magazynowania. Obejmuje to zarówno kontrole przy przyjęciu towaru, jak i monitorowanie stanu towarów przechowywanych w magazynie. System może automatycznie inicjować procesy kontrolne w zależności od rodzaju produktu, np. w przypadku towarów łatwo psujących się, farmaceutycznych lub spożywczych, które wymagają szczególnej uwagi. Przykładowo, WMS może zlecać okresowe sprawdzanie dat ważności lub temperatury składowania, a także informować o konieczności podjęcia działań w przypadku wykrycia nieprawidłowości.

Zarządzanie personelem

Systemy zarządzania magazynem WMS stosuje się też w planowaniu i optymalizacji pracy personelu magazynowego – oprogramowania pozwala monitorować wykonywane zadania, planować zadania, śledzić wydajności oraz analizować efektywność pracy. Z kolei dzięki funkcji raportowania i analiz WMS dostarcza narzędzi do generowania raportów i analiz KPI.

Raportowanie i analiza

Moduł raportowania i analizy to serce systemu WMS, które gromadzi dane z operacji magazynowych i przekształca je w użyteczne informacje zarządzające. Moduł ten generuje raporty na temat efektywności procesów, takich jak czas realizacji zamówień, liczba błędów, rotacja zapasów czy poziom obłożenia magazynu. Pozwala to na bieżąco monitorować efektywność działań oraz podejmować decyzje optymalizacyjne, np. poprzez dostosowywanie harmonogramu pracy, alokację zasobów czy zmiany w metodach składowania.

Integracja z automatyką magazynową

Ostatnim istotnym modułem jest moduł integracji z automatyką magazynową, który współpracuje z urządzeniami takimi jak przenośniki, roboty AGV (Automated Guided Vehicles), sortery, wózki autonomiczne, a także z systemami automatycznych magazynów wysokiego składowania (AS/RS). Dzięki integracji z tymi urządzeniami, WMS automatycznie kieruje pracę maszyn, zarządza ich ruchem i optymalizuje procesy, co pozwala na zwiększenie wydajności oraz precyzji operacji magazynowych.

Metody i narzędzia używane w systemach WMS

Systemy zarządzania magazynem WMS wykorzystują do działania następujące metody i narzędzia:

Systemy ERP

Integracja systemy WMS z platformami ERP pozwala synchronizować dane dotyczące zamówień, zapasów, finansów i zasobów ludzkich. Pomaga też w automatyzowaniu procesów biznesowych. Wdrożenie WMS i połączenie go z ERP to też jedno z najczęstszych rozwiązań, gdy celem jest zwiększenie efektywności operacyjnej.

Kodowanie i identyfikacja towarów (Barcode/RFID)

WMS wykorzystuje technologie kodów kreskowych i RFID (Radio Frequency Identification) do automatycznego śledzenia i identyfikowania produktów. Pracownicy magazynu skanują kreskowe kody na każdym etapie operacji magazynowych – przy przyjęciu towaru, jego przemieszczeniu, kompletacji czy wysyłce. Dzięki temu każdy produkt jest łatwy do zidentyfikowania i ścisłe monitorowanie jego lokalizacji w magazynie staje się proste i precyzyjne.

RFID, choć droższe, pozwala na bezkontaktową identyfikację towarów i zapewnia większą dokładność w przypadkach, gdy konieczna jest szybka obsługa dużych ilości produktów.

Pick-by-Voice (Kompletacja głosowa)

Pick-by-Voice to technologia, która umożliwia pracownikom magazynowym realizowanie zadań za pomocą komend głosowych. System WMS wysyła komunikaty głosowe, informując pracownika o lokalizacji towaru i ilości do skompletowania. Dzięki tej metodzie pracownicy mogą poruszać się po magazynie bez potrzeby używania tradycyjnych urządzeń, takich jak skanery ręczne.

Pick-to-Light (Kompletacja z pomocą wskaźników świetlnych)

W systemie Pick-to-Light, na półkach magazynowych montowane są specjalne wskaźniki świetlne, które sygnalizują, które produkty należy zebrać. Kiedy pracownik magazynowy podchodzi do odpowiedniej lokalizacji, zapala się odpowiednia dioda, wskazując dokładną ilość towaru do skompletowania. Metoda ta zwiększa dokładność i szybkość kompletacji, ponieważ eliminuje konieczność odczytywania kodów kreskowych czy innych etykiet.

Automatyzacja magazynów (AS/RS)

Automatyzacja magazynów (Automated Storage and Retrieval Systems, AS/RS) jest jednym z najnowocześniejszych narzędzi powiązanych z WMS. To systemy, które automatycznie przechowują, odbierają i sortują towary w magazynach wysokiego składowania. Dzięki integracji z WMS AS/RS może precyzyjnie zarządzać przestrzenią magazynową, optymalizując składowanie i przepływ towarów w magazynie.

FIFO, LIFO, FEFO – Algorytmy rotacji zapasów

Systemy WMS często wykorzystują różne metody rotacji zapasów:

• FIFO (First In, First Out) jest najczęściej wykorzystywane w przypadku produktów o długim okresie trwałości (np. elektronika).
• LIFO (Last In, First Out) w przypadkach, gdy nowsze towary mogą być szybciej sprzedawane (np. niektóre surowce).
• FEFO (First Expired, First Out) jest istotne w branżach spożywczej i farmaceutycznej, gdzie towar o krótszym terminie przydatności do spożycia ma być wydany w pierwszej kolejności.

Cross-docking

Cross-docking to technika, w której towary przyjmowane do magazynu nie są składowane, ale od razu przekazywane do dalszego transportu. Metoda ta jest szczególnie przydatna w przypadku towarów o dużym obracaniu się lub w sytuacjach, gdy czas realizacji zamówienia ma kluczowe znaczenie. WMS koordynuje cały proces cross-dockingu, co przekłada się na efektywne zarządzanie przepływem towarów, a co za tym idzie zwiększenie efektywności operacyjnej.

Slotting

Slotting to proces optymalnego rozmieszczania towarów w magazynie w taki sposób, aby maksymalizować wydajność operacyjną. WMS zbiera dane o rotacji towarów, a następnie na ich podstawie automatycznie przypisuje produkty do odpowiednich lokalizacji w magazynie. Produkty o wysokiej rotacji trafiają na łatwo dostępne półki, a towary o mniejszej rotacji mogą być składowane w mniej dostępnych miejscach.

Platformy e-commerce

WMS można integrować z platformami e-commerce, dzięki czemu można np. automatycznie dokonywać aktualizacji systemu WMS o zamówienia klientów czy na bieżąco aktualizować stany magazynowe.

Systemy CRM

Integracja z systemem CRM daje dostęp do danych o klientach, historii zamówień i preferencjach, co wspiera zarządzanie relacjami z klientami, co może pomóc np. w procesie kompletacji zamówień czy poprawie obsługi klienta, a co za tym idzie, może pomóc w osiągnięciu większego zadowolenia klientów.

Systemy zarządzania transportem (TMS)

Systemy zarządzania transportem (TMS, z ang. Transportation Management System) integrują się z systemami WMS, umożliwiając kompleksowe zarządzanie procesami związanymi z transportem i dystrybucją towarów. TMS umożliwia optymalizację tras, planowanie załadunków, monitorowanie transportów oraz generowanie dokumentacji wysyłkowej. Integracja z systemem WMS pozwala na płynny przepływ informacji między magazynem a procesem transportowym, co przyspiesza realizację zamówień i zwiększa dokładność dostaw.

Systemy prognozowania popytu (Demand Forecasting)

Rozwiązania Warehouse Management System mogą współpracować też z systemami prognozowania popytu, które na podstawie analizy historycznych danych o sprzedaży przewidują przyszłe zapotrzebowanie na produkty. Pomagają w optymalizacji stanowisk kompletacji i zapasów, umożliwiając odpowiednie planowanie poziomów zapasów w magazynie. Dzięki integracji systemów zarządzania magazynem WMS z prognozowaniem popytu, przedsiębiorstwa mogą lepiej zarządzać dostępnością towarów i unikać nadmiarowych zapasów lub braków w magazynie.

Systemy MES

Połączenie systemów zarządzania magazynem WMS z MES (ang. manufacturing execution system, systemy realizacji produkcji) umożliwia synchronizację danych dotyczących produkcji i zapasów surowców.

Systemy SCM

Integracja rozwiązań klasy warehouse management system z systemami SCM (ang. supply chain management, tj. zarządzanie łańcuchem dostaw) pozwala zarządzać nie tylko procesami magazynowymi, ale przede wszystkim całym łańcuchem dostaw, od zaopatrzenia po dystrybucję.

Wybór systemu WMS

Przy wyborze WMS należy przede wszystkim zrozumieć specyfikę i potrzeby swojej firmy – wielkość magazynu, rodzaj przechowywanych towarów oraz skalę operacji. Wybrany system powinien być skalowalny, żeby rosnąć wraz z firmą, więc przed wyborem dobrze jest zwrócić uwagę na możliwość rozbudowy o dodatkowe moduły i funkcje. Innym czynnikiem wyboru jest łatwość integracji WMS z istniejącymi systemami informatycznymi.

Należy też zwrócić uwagę, czy WMS jest intuicyjny w obsłudze, ale bez względu na stopień skomplikowania systemu użytkownicy powinni szybko nauczyć się korzystania z niego, więc nie wolno zapominać o szkoleniach.

WMS powinien oferować zaawansowane narzędzia do monitorowania KPI oraz generowania raportów. Jednocześnie powinien zapewniać odpowiednie mechanizmy ochrony danych, takie jak szyfrowanie i kontrola dostępu, aby chronić poufne informacje przed nieautoryzowanym dostępem.

Przed wyborem systemu należy wziąć pod uwagę koszty – zalicza się do nich nie tylko cenę zakupu licencji, ale także opłaty związane z wdrożeniem, szkoleniem personelu oraz ewentualnym wsparciem technicznym. Dobrze jest również zapoznać się z opiniami innych użytkowników oraz referencjami od firm korzystających z danego systemu – mogą w tym pomóc rozmowy z dostawcami WMS.

Wdrożenie systemu zarządzania magazynem (WMS)

Wdrożenie systemu WMS powinno rozpocząć się analizy potrzeb firmy i określenia celów wdrożenia – w tym celu należy przeprowadzić konsultacje z interesariuszami, aby zrozumieć ich wymagania i oczekiwania względem nowego oprogramowania.

Kolejnym krokiem jest audyt obecnych procesów magazynowych, aby zidentyfikować obszary, które mogą zostać zoptymalizowane dzięki wdrożeniu. Po zebraniu niezbędnych informacji można przejść do wyboru WMS, który w największym stopniu spełnia zidentyfikowane potrzeby. Wybór winien być poprzedzony dokładnym badaniem rynku i porównaniem dostępnych rozwiązań.

Po wyborze można przejść do planowania wdrożenia systemu WMS, czyli stworzenia szczegółowego harmonogramu działań oraz alokacji zasobów niezbędnych do realizacji projektu. W trakcie wdrożenia platformy do zarządzania stanami magazynowymi należy ją dostosować do procesów i procedur magazynowych, uwzględniając wszystkie ustawienia, takie jak lokalizacje magazynowe, strategie składowania, metody kompletacji zamówień oraz integracje z innymi systemami informatycznymi.

Równocześnie z konfiguracją systemu należy przeprowadzić szkolenia dla personelu magazynowego, które pozwolą członkom zespołu zapoznać się z nowym systemem, jego funkcjami oraz praktykami jego użytkowania.

Po zakończeniu konfiguracji systemu przeprowadza się testy, aby upewnić się, że WMS działa zgodnie z oczekiwaniami. Gdy dobiegną końca, można przejść do pilotażowego wdrożenia WMS w wybranej części magazynu – dzięki temu można sprawdzić działanie systemu w rzeczywistych warunkach operacyjnych oraz dokonać korekt działania, jeśli będą potrzebne. W przypadku pomyślnego przejścia pilotażu następuje pełne wdrożenie systemu w całym magazynie.

W przypadku integracji oprogramowania klasy warehouse management system z innymi rozwiązaniami (np. systemem ERP) warto upewnić się, że rodzaje oprogramowania są kompatybilne ze sobą i mogą wymieniać dane w odpowiednich formatach. Często wymaga to stosowania standardowych interfejsów API lub middleware. Nie należy też zapominać o zapewnieniu bezpieczeństwa danych podczas wymiany informacji między systemami.

W trakcie integracji systemu WMS z innym oprogramowaniem trzeba też zadbać, żeby dane były synchronizowane w czasie rzeczywistym lub w regularnych odstępach czasowych. Integracja powinna być zaprojektowana tak, aby mogła rosnąć wraz z rozwojem przedsiębiorstwa i wzrostem ilości danych.

Przed pełnym wdrożeniem integracji, przeprowadź dokładne testy, aby upewnić się, że wszystkie procesy działają prawidłowo i że nie występują błędy w przesyłaniu danych. Należy też zadbać o szkolenia dla personelu i zapewnić dostęp do wsparcia technicznego w przypadku problemów.

Koszty wdrożenia systemu WMS i jego utrzymania

Koszty związane z wdrożeniem i utrzymaniem WMS zależą m.in. od licencji na oprogramowanie – mogą one być jednorazowe lub subskrypcyjne. Wybór pomiędzy rozwiązaniem on-premises a chmurowym również ma znaczenie – chmurowe WMS pozwala ograniczyć nakłady na początku, ale wiąże się z regularnymi opłatami subskrypcyjnymi.

Koszty systemu zarządzania stanami magazynowymi zależą też od konfiguracji – każda firma ma swoje unikalne procesy magazynowe, które wymagają dostosowania systemu do specyficznych potrzeb, a koszty w tym kontekście obejmują prace konsultingowe oraz modyfikacje oprogramowania. Na cenę wpływa też integracja z istniejącymi systemami IT – im bardziej złożone i liczne są integracje, tym wyższe będą koszty.

System WMS pomaga w pracy, ale żeby to zrobił, konieczne jest szkolenie personelu, przygotowanie materiałów dydaktycznych oraz ewentualne sesje szkoleniowe, a to wszystko kosztuje. Do tego doliczyć trzeba koszty sprzętu – jeśli wdrożenie systemu WMS wymaga zakupu nowych urządzeń, należy liczyć się z dodatkowymi wydatkami.

Koszty systemów WMS zależą też od poziomu wsparcia technicznego i utrzymanie platformy – w tym wypadku koszty mogą być stałe lub zależne od poziomu wsparcia i liczby zgłaszanych incydentów. Także dostosowywanie systemu WMS do potrzeb biznesowych oraz rozwój nowych funkcji mogą wymagać inwestowania w aktualizacje, szkolenia czy prace konsultingowe.

Decydując się na system WMS trzeba też pamiętać o kosztach pośrednich, takich jak czas przestoju magazynu podczas wdrożenia systemu WMS oraz potencjalne straty produktywności podczas uczenia się nowego systemu.

Dla modeli chmurowych koszty początkowe są zazwyczaj niższe, a opłaty są ponoszone na zasadzie miesięcznej subskrypcji. Typowy koszt chmurowego systemu WMS to roczne wydatki od 600 do 2400 USD na użytkownika; w przypadku systemów on-premise trzeba liczyć się wyższymi kosztami początkowymi oraz większym kosztem licencji (od 2500 USD do nawet 50000 USD w przypadku bardzo zaawansowanych rozwiązań), a także kosztami wdrożenia – te mogą wynosić od 2000 do 10 000 USD – i kosztami utrzymania rocznego, które mogą wynosić 10-20% wartości licencji^{[11] [12] [13]}.

Przykłady systemów WMS

Oto kilka przykładów popularnych systemów WMS:

Fishbowl

Fishbowl to wszechstronny system WMS, który oferuje funkcje, takie jak wielomiejscowe śledzenie zapasów, drukowanie i skanowanie kreskowych kodów, zarządzanie realizacją zamówień oraz automatyzację procesów zbierania i pakowania. Jest dostępny zarówno w wersji on-premise, jak i w chmurze. Jest szczególnie popularny wśród detalistów i firm e-commerce^[14].

ShipHero

ShipHero to chmurowy system magazynowy, idealny dla firm e-commerce i detalistów. Oferuje integracje jednym kliknięciem, zarządzanie zapasami i zamówieniami, wsparcie 24/7 oraz zasady automatyzacji, które pomagają optymalizować procesy magazynowe. Pozwala też szybko realizować zamówienia i redukuje koszty dzięki możliwości porównania stawek wysyłkowych różnych przewoźników^[15].

Blue Yonder Luminate

Blue Yonder Luminate to system magazynowy z wysoce konfigurowalnym interfejsem użytkownika, który pozwala też w czasie rzeczywistym przetwarzać zamówienia przychodzące i wychodzące. Jest dostępny w wersji chmurowej, on-premise i hybrydowej. Stosują go duże firmy B2B do optymalizacji obsługi klienta i zarządzania zapasami^[16].

NetSuite WMS

NetSuite WMS pozwala korzystać z nowoczesnych narzędzi do rozwiązywania problemów magazynowych, takie jak skanowanie kodów kreskowych za pomocą urządzeń mobilnych, automatyzację procesów przyjmowania i kompletacji zamówień oraz optymalizację przestrzeni magazynowej^[17].

Rozwiązania firmy Oracle

Firma Oracle oferuje systemy magazynowe dla dużych przedsiębiorstw, które wspierają realizację zamówień w modelu omnichannel, optymalizację operacji magazynowych oraz automatyzację i integrację z innymi systemami^[18].

SAP Extended Warehouse Management

SAP Extended Warehouse Management to zaawansowany system WMS, który oferuje zarówno wdrożenia on-premise, jak i chmurowe. Ten WMS pozwala automatyzować procesy magazynowe, zarządzać łańcuchem dostaw oraz kontrolować operacje wewnętrzne magazynu. Jest idealny dla firm, które planują skalowanie operacji magazynowych i potrzebują zaawansowanych funkcji zarządzania zapasami^[19].

Logiwa WMS

Logiwa WMS jest świetnym systemem magazynowym dla firm B2C, 3PL (ang. third party logistics, logistyka stron trzecich) i DTC (ang. direct-to-consumer, prosto do klienta). WMS tego typu pozwala m.in. widzieć stan zapasów w czasie rzeczywistym, oferuje łatwe wdrożenie, a także funkcje, takie jak automatyzacja procesów zbierania, pakowania i wysyłki, a także jest ceniony za wysoką skalowalność, konfigurowalność i łatwość integracji z innymi systemami^[20].

Zalety systemów WMS

Systemy WMS zapewniają lepszą widoczność i kontrolę nad zapasami w czasie rzeczywistym, co pozwala dokładnie monitorować stany magazynowe, a zatem minimalizuje ryzyko niedoborów lub nadmiarów zapasów. Oprogramowanie tego typu pomaga też w automatyzacji procesów magazynowych poprzez automatyczne przyjmowanie, składowanie, kompletację oraz wysyłkę towarów, co redukuje koszty operacyjne i ryzyko błędów ludzkich.

WMS pozwala też zwiększyć dokładność realizacji zamówień, co prowadzi do większej satysfakcji klientów. Systemy pozwalają śledzić i optymalizować zadania pracowników, co prowadzi do zwiększenia produktywności i efektywności operacyjnej.

Nie wolno też zapominać, że WMS dostarczają danych, które mogą pomóc menedżerom w podejmowaniu trafniejszych decyzji biznesowych. Dane można wykorzystać np. do analizowania wydajności operacyjnej, identyfikowania trendów i przewidywania przyszłych potrzeb magazynowych.