WMS – czym są systemy zarządzania magazynem i jaki wybrać?

Właściwe zarządzanie łańcuchem dostaw często wymaga zastosowania WMS – systemu zarządzania magazynem. W jaki sposób funkcje tego oprogramowania, takie jak automatyzacja procesów czy integracja z innymi systemami biznesowymi, mogą poprawić efektywność i zredukować koszty operacyjne?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest WMS?
• Jakie są funkcje WMS?
• Z jakimi systemami można integrować WMS?
• Jak wybrać WMS?
• Jak wdrożyć WMS?
• Jakie są koszty WMS?
• Jakie są przykłady WMS?
• Jakie są zalety WMS?

WMS – definicja

WMS (ang. warehouse management system) to zaawansowane oprogramowanie służące do zarządzania magazynem i jego operacjami. Pozwala kontrolować i optymalizować różne procesy magazynowe – przyjęcie towaru, składowanie, kompletacja zamówień, inwentaryzacja oraz wysyłka. WMS można integrować z innymi systemami biznesowymi, takimi jak ERP i CRM, aby zapewnić płynny przepływ informacji i skuteczne zarządzanie zapasami^{[1] [2] [3]}.

WMS to system zarządzania magazynem, który służy do zarządzania operacjami magazynowymi, które automatyzuje i optymalizuje procesy związane z przyjęciem, składowaniem, kompletacją zamówień oraz wysyłką towarów, zapewniając dokładność i efektywność zarządzania zapasami.

Definicja WMS

Historia systemów WMS sięga lat 60. XX wieku, kiedy w odpowiedzi na rosnące potrzeby efektywnego zarządzania magazynami, zaczęto tworzyć pierwsze komputerowe systemy wspomagające te procesy. Były to proste aplikacje oparte na mainframe’ach, które miały na celu jedynie śledzenie stanów magazynowych^{[4] [5]}.

Rozwój technologii komputerowych i rosnące wymagania logistyczne w latach 70. i 80. spowodowały, że WMS zaczęły oferować coraz bardziej zaawansowane funkcje, takie jak planowanie przestrzeni magazynowej, zarządzanie pracą personelu oraz optymalizacja tras kompletacji zamówień^{[6] [7]}.

W latach 90. i na początku XXI wieku, wraz z postępem technologii informatycznych i wzrostem znaczenia globalnych łańcuchów dostaw, systemy WMS stały się wszechstronne – pojawiły się m.in. systemy oparte na architekturze klient-serwer, co zwiększyło elastyczność wdrożenia i poprawiło możliwości integracji z innymi systemami biznesowymi. W tym okresie zaczęto również wdrażać technologie automatycznej identyfikacji i zbierania danych (AIDC), takie jak kody kreskowe i RFID, które znacznie zwiększyły precyzję i efektywność operacji magazynowych. Rozwój cloud computingu i Internetu Rzeczy zapewnił większą skalowalność i dostępność WMS, a także poprawił możliwości zarządzania zasobami magazynowymi w czasie rzeczywistym^{[8] [9] [10]}.

Funkcje WMS

Jedną z podstawowych funkcji WMS jest zarządzanie przyjęciem towarów, co obejmuje rejestrowanie dostaw, kontrolę jakości oraz przypisywanie odpowiednich lokalizacji składowania dla nowych produktów – dzięki temu system zapewnia płynny i uporządkowany proces wprowadzania towarów do magazynu.

Kolejną istotną funkcją jest zarządzanie składowaniem, czyli optymalizacja rozmieszczenia towarów w magazynie, żeby wykorzystać dostępne miejsce w najbardziej efektywny sposób. WMS pomaga też w wyznaczaniu najlepszych lokalizacji dla różnych produktów, biorąc pod uwagę ich wymiary, wagi oraz częstotliwość pobierania.

WMS stosuje się również do zarządzania zapasami – system monitoruje ilości towarów, kontroluje daty przydatności oraz zapewnia dane na temat dostępności produktów, co pozwala unikać zarówno nadmiarów, jak i niedoborów towarów, a to przekłada się lepszą efektywność operacyjną.

Funkcja kompletacji zamówień optymalizuje proces zbierania towarów z magazynu na potrzeby realizacji zamówień klientów. WMS wspierają różne metody kompletacji, takie jak kompletacja falowa, strefowa czy pick-to-light. System zarządza również procesem pakowania – umożliwia etykietowanie paczek, weryfikację zawartości oraz przygotowanie niezbędnej dokumentacji wysyłkowej.

WMS stosuje się też do zarządzania zamówieniami poprzez planowanie i realizację transportu, generowanie dokumentów wysyłkowych oraz śledzenie przesyłek. Systemy tego typu sprawdzają się też w zarządzania zwrotami poprzez np. automatyzację pełni lub części zadań związanych z rejestracją zwrotów, oceną stanu produktów oraz decyzjami o ponownym wprowadzeniu do magazynu.

WMS stosuje się też w zarządzaniu pracą personelu magazynowego – oprogramowania pozwala monitorować wykonywane zadania, planować zadania, śledzić wydajności oraz analizować efektywność pracy. Z kolei dzięki funkcji raportowania i analiz WMS dostarcza narzędzi do generowania raportów i analiz KPI.

Integracja WMS

Integracja WMS z innymi systemami usprawnia zarządzanie operacjami magazynowymi oraz przepływ informacji w przedsiębiorstwie. Najczęściej integruje się je z m.in.:

• Integracja z systemami ERP pozwala synchronizować dane dotyczące zamówień, zapasów, finansów i zasobów ludzkich. Pomaga też w automatyzacji procesów biznesowych.
• Połączenie z TMS (ang. transportation management system, czyli system zarządzania transportem) zapewnia lepszą koordynację pomiędzy procesami magazynowymi a logistycznymi, co pomaga w optymalizacji tras dostaw i redukcji kosztów transportu.
• WMS można integrować z platformami e-commerce, dzięki czemu można np. automatycznie przekazywać informacji o zamówieniach klientów czy stanach magazynowych.
• Integracja z systemem CRM daje dostęp do danych o klientach, historii zamówień i preferencjach, co wspiera zarządzanie relacjami z klientami.
• Połączenie z MES (ang. manufacturing execution system, systemy realizacji produkcji) umożliwia synchronizację danych dotyczących produkcji i zapasów surowców.
• Integracja z systemami SCM (ang. supply chain management, tj. zarządzanie łańcuchem dostaw) pozwala zarządzać całym łańcuchem dostaw, od zaopatrzenia po dystrybucję.

Podczas procesu integracji WMS z innymi systemami warto upewnić się, że systemy są kompatybilne i mogą wymieniać dane w odpowiednich formatach. Często wymaga to stosowania standardowych interfejsów API lub middleware. Nie należy też zapominać o zapewnieniu bezpieczeństwa danych podczas wymiany informacji między systemami.

W trakcie integracji systemu WMS z innym oprogramowaniem trzeba też zadbać, żeby dane były synchronizowane w czasie rzeczywistym lub w regularnych odstępach czasowych. Integracja powinna być zaprojektowana tak, aby mogła rosnąć wraz z rozwojem przedsiębiorstwa i wzrostem ilości danych.

Przed pełnym wdrożeniem integracji, przeprowadź dokładne testy, aby upewnić się, że wszystkie procesy działają prawidłowo i że nie występują błędy w przesyłaniu danych. Należy też zadbać o szkolenia dla personelu i zapewnić dostęp do wsparcia technicznego w przypadku problemów.

Wybór WMS

Przy wyborze WMS należy przede wszystkim zrozumieć specyfikę i potrzeby swojej firmy – wielkość magazynu, rodzaj przechowywanych towarów oraz skalę operacji. Wybrany system powinien być skalowalny, żeby rosnąć wraz z firmą, więc przed wyborem dobrze jest zwrócić uwagę na możliwość rozbudowy o dodatkowe moduły i funkcje. Innym czynnikiem wyboru jest łatwość integracji WMS z istniejącymi systemami informatycznymi.

Należy też zwrócić uwagę, czy WMS jest intuicyjny w obsłudze, ale bez względu na stopień skomplikowania systemu użytkownicy powinni szybko nauczyć się korzystania z niego, więc nie wolno zapominać o szkoleniach.

WMS powinien oferować zaawansowane narzędzia do monitorowania KPI oraz generowania raportów. Jednocześnie powinien zapewniać odpowiednie mechanizmy ochrony danych, takie jak szyfrowanie i kontrola dostępu, aby chronić poufne informacje przed nieautoryzowanym dostępem.

Przed wyborem WMS należy wziąć pod uwagę koszty – zalicza się do nich nie tylko cenę zakupu licencji, ale także opłaty związane z wdrożeniem, szkoleniem personelu oraz ewentualnym wsparciem technicznym. Dobrze jest również zapoznać się z opiniami innych użytkowników oraz referencjami od firm korzystających z danego systemu – mogą w tym pomóc rozmowy z dostawcami WMS.

Wdrożenie WMS

Wdrożenie WMS powinno rozpocząć się analizy potrzeb firmy i określenia celów wdrożenia – w tym celu należy przeprowadzić konsultacje z interesariuszami, aby zrozumieć ich wymagania i oczekiwania względem nowego oprogramowania.

Kolejnym krokiem jest audyt obecnych procesów magazynowych, aby zidentyfikować obszary, które mogą zostać zoptymalizowane dzięki wdrożeniu. Po zebraniu niezbędnych informacji można przejść do wyboru WMS, który w największym stopniu spełnia zidentyfikowane potrzeby. Wybór winien być poprzedzony dokładnym badaniem rynku i porównaniem dostępnych rozwiązań.

Po wyborze konkretnego WMS można przejść do planowania wdrożenia, czyli stworzenia szczegółowego harmonogramu działań oraz alokacji zasobów niezbędnych do realizacji projektu. W trakcie wdrożenia WMS należy dostosować do procesów i procedur magazynowych, uwzględniając wszystkie ustawienia, takie jak lokalizacje magazynowe, strategie składowania, metody kompletacji zamówień oraz integracje z innymi systemami informatycznymi.

Równocześnie z konfiguracją systemu należy przeprowadzić szkolenia dla personelu magazynowego, które pozwolą członkom zespołu zapoznać się z nowym systemem, jego funkcjami oraz praktykami jego użytkowania.

Po zakończeniu konfiguracji systemu przeprowadza się testy, aby upewnić się, że WMS działa zgodnie z oczekiwaniami. Gdy dobiegną końca, można przejść do pilotażowego wdrożenia WMS w wybranej części magazynu – dzięki temu można sprawdzić działanie systemu w rzeczywistych warunkach operacyjnych oraz dokonać korekt działania, jeśli będą potrzebne. W przypadku pomyślnego przejścia pilotażu następuje pełne wdrożenie systemu w całym magazynie.

Koszty WMS

Koszty związane z wdrożeniem i utrzymaniem WMS zależą od czynników, takich jak np.:

• licencja na oprogramowanie – mogą one być jednorazowe lub subskrypcyjne; wybór pomiędzy rozwiązaniem on-premises a chmurowym również ma znaczenie – systemy chmurowe często wymagają niższych początkowych nakładów, ale wiążą się z regularnymi opłatami subskrypcyjnymi;
• konfiguracja systemu – każda firma ma swoje unikalne procesy magazynowe, które wymagają dostosowania systemu do specyficznych potrzeb, a koszty w tym kontekście obejmują prace konsultingowe oraz modyfikacje oprogramowania;
• integracja z istniejącymi systemami IT – im bardziej złożone i liczne są integracje, tym wyższe będą koszty;
• szkolenie personelu, czyli organizację szkoleń, przygotowanie materiałów dydaktycznych oraz ewentualne sesje szkoleniowe;
• koszty sprzętu – jeśli wdrożenie systemu WMS wymaga zakupu nowych urządzeń, należy liczyć się z dodatkowymi wydatkami;
• wsparcie techniczne i utrzymanie systemu – w tym wypadku koszty mogą być stałe lub zależne od poziomu wsparcia i liczby zgłaszanych incydentów;
• dostosowywanie systemu do potrzeb biznesowych oraz rozwój nowych funkcji – mogą wymagać inwestowania w aktualizacje, szkolenia czy prace konsultingowe;
• koszty pośrednie to m.in. czas przestoju magazynu podczas wdrożenia systemu oraz potencjalne straty produktywności podczas uczenia się nowego systemu.

Dla modeli chmurowych koszty początkowe są zazwyczaj niższe, a opłaty są ponoszone na zasadzie miesięcznej subskrypcji. Typowy koszt chmurowego WMS to roczne wydatki od 600 do 2400 USD na użytkownika; w przypadku systemów on-premise trzeba liczyć się wyższymi kosztami początkowymi oraz większym kosztem licencji (od 2500 USD do nawet 50000 USD w przypadku bardzo zaawansowanych rozwiązań), a także kosztami wdrożenia – te mogą wynosić od 2000 do 10 000 USD – i kosztami utrzymania rocznego, które mogą wynosić 10-20% wartości licencji^{[11] [12] [13]}.

Przykłady WMS

Oto kilka przykładów popularnych systemów WMS:

• Fishbowl to wszechstronny system WMS, który oferuje funkcje, takie jak wielomiejscowe śledzenie zapasów, drukowanie i skanowanie kodów kreskowych, zarządzanie realizacją zamówień oraz automatyzację procesów zbierania i pakowania. Jest dostępny zarówno w wersji on-premise, jak i w chmurze. Jest szczególnie popularny wśród detalistów i firm e-commerce^[14].
• ShipHero to chmurowy system WMS, idealny dla firm e-commerce i detalistów. Oferuje integracje jednym kliknięciem, zarządzanie zapasami i zamówieniami, wsparcie 24/7 oraz zasady automatyzacji, które pomagają optymalizować procesy magazynowe. Pozwala też szybko realizować zamówienia i redukuje koszty dzięki możliwości porównania stawek wysyłkowych różnych przewoźników^[15].
• Blue Yonder Luminate to WMS z wysoce konfigurowalnym interfejsem użytkownika, który pozwala też w czasie rzeczywistym przetwarzać zamówienia przychodzące i wychodzące. Jest dostępny w wersji chmurowej, on-premise i hybrydowej. Stosują go duże firmy B2B do optymalizacji obsługi klienta i zarządzania zapasami^[16].
• NetSuite WMS oferuje nowoczesne narzędzia do rozwiązywania problemów magazynowych, takie jak skanowanie kodów kreskowych za pomocą urządzeń mobilnych, automatyzację procesów przyjmowania i kompletacji zamówień oraz optymalizację przestrzeni magazynowej^[17].
• Firma Oracle oferuje rozwiązania WMS dla dużych przedsiębiorstw, które wspierają realizację zamówień w modelu omnichannel, optymalizację operacji magazynowych oraz automatyzację i integrację z innymi systemami^[18].
• SAP Extended Warehouse Management to zaawansowany system zarządzania magazynem, który oferuje zarówno wdrożenia on-premise, jak i chmurowe. Wspiera automatyzację procesów magazynowych, zarządzanie łańcuchem dostaw oraz kontrolę operacji wewnętrznych magazynu. Jest idealny dla firm, które planują skalowanie operacji magazynowych i potrzebują zaawansowanych funkcji zarządzania zapasami^[19].
• Logiwa WMS jest świetnym rozwiązaniem dla firm B2C, 3PL (ang. third party logistics, logistyka stron trzecich) i DTC (ang. direct-to-consumer, prosto do klienta). Oferuje widoczność zapasów w czasie rzeczywistym, łatwe wdrożenie, oraz funkcje takie jak automatyzacja procesów zbierania, pakowania i wysyłki, a także jest ceniony za wysoką skalowalność, konfigurowalność i łatwość integracji z innymi systemami^[20].

Zalety WMS

Systemy WMS zapewniają lepszą widoczność i kontrolę nad zapasami w czasie rzeczywistym, co pozwala dokładnie monitorować stany magazynowe, a zatem minimalizuje ryzyko niedoborów lub nadmiarów zapasów. Oprogramowanie tego typu pomaga też w automatyzacji procesów magazynowych poprzez automatyczne przyjmowanie, składowanie, kompletację oraz wysyłkę towarów, co redukuje koszty operacyjne i ryzyko błędów ludzkich.

WMS może też zwiększyć dokładność realizacji zamówień, co prowadzi do większej satysfakcji klientów. Systemy pozwalają śledzić i optymalizować zadania pracowników, co prowadzi do zwiększenia produktywności i efektywności operacyjnej.

Nie wolno też zapominać, że WMS dostarczają danych, które mogą pomóc menedżerom w podejmowaniu trafniejszych decyzji biznesowych. Dane można wykorzystać np. do analizowania wydajności operacyjnej, identyfikowania trendów i przewidywania przyszłych potrzeb magazynowych.