Metoda Balanced Scorecard – czym jest i czemu warto ją stosować?

Balanced Scorecard to metoda zarządzania strategicznego, która umożliwia firmom zrównoważone podejście do osiągania celów biznesowych. Jak integruje ona różne aspekty działalności firmy, od finansów po zadowolenie klienta?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest metoda Balanced Scorecard?
• Jakie są główne perspektywy metody Balanced Scorecard?
• Jakie narzędzia stosuje się w metodzie Balanced Scorecard?
• Jak wdrożyć metodę Balanced Scorecard?
• Jakie są alternatywy dla metody Balanced Scorecard?
• Jakie są wady metody Balanced Scorecard?
• Jakie są zalety metody Balanced Scorecard?

Metoda Balanced Scorecard – definicja

Balanced Scorecard (BSC), czyli zrównoważona karta wyników, to narzędzie zarządzania opracowane na początku lat 90. XX wieku przez Roberta Kaplana i Davida Nortona. Na początku lat 90. prowadzili oni projekt badawczy, którego celem było zbadanie nowych metod oceny wydajności organizacji, ponieważ dotychczasowe, głównie finansowe, uznawano za niewystarczające. W 1992 roku Kaplan i Norton opublikowali swój pierwszy artykuł na temat zrównoważonej karty wyników w „Harvard Business Review”, prezentując ją jako nowatorski sposób mierzenia efektywności.

Balanced Scorecard to metoda zarządzania strategicznego, która używa zrównoważonych wskaźników w różnych perspektywach biznesowych do mierzenia i przekształcania strategii organizacji w działanie.

Definicja metody Balanced Scorecard

Z biegiem czasu Balanced Scorecard stało się nie tylko narzędziem pomiaru wydajności, lecz także modelem zarządzania firmą, wspierającą planowanie długoterminowe i realizację strategii. Zyskała ona szerokie uznanie i obecnie stosuje ją wiele organizacji na całym świecie, zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Jej popularność wynika z elastyczności i zdolności do dostosowania do różnorodnych organizacji i środowisk biznesowych. Wykorzystują ją m.in. Volkswagen, Wells Fargo, Philips Electronics, UPS, Apple czy Verizon. Jest ona używana również w sektorze publicznym i edukacji – stosują ją University of Virginia oraz miasto Charlotte w Północnej Karolinie, a także Defence Logistics Agency i FBI.

Główne perspektywy metody Balanced Scorecard

Podstawą BSC jest koncepcja zrównoważenia różnych perspektyw działalności przedsiębiorstwa. Tradycyjne mierniki finansowe są uzupełniane o trzy dodatkowe perspektywy – klienta, procesów wewnętrznych oraz nauki i wzrostu (często określanych jako innowacje i rozwój):

• Perspektywa finansowa koncentruje się na postrzeganiu firmy przez jej akcjonariuszy i tego, jak przyczynia się ono do wyników finansowych. W tej perspektywie najważniejsze są rentowność, wzrost przychodów oraz wartość dla akcjonariuszy.
• Perspektywa klienta zwraca uwagę na recepcję organizacji przez klientów oraz bada, jak efektywnie odpowiada ona na ich potrzeby. Kluczowe mierniki w tym wypadku to satysfakcja klientów, lojalność konsumencka, udział w rynku czy jakość produktów i usług.
• Perspektywa procesów wewnętrznych skupia się na efektywności i jakości procesów niezbędnych do zaspokojenia oczekiwań klientów i osiągnięcia celów finansowych. W jej ramach analizuje się procesy, takie jak produkcja, logistyka czy obsługa klienta.
• Perspektywa rozwoju skupia się na zdolności organizacji do innowacji, poprawy i wzrostu, co dotyczy aspektów, takich jak rozwój kompetencji pracowników czy kultura organizacyjna w firmie.

Balanced Scorecard obejmuje również integrację perspektyw z długoterminową strategią firmy. Nie jest tylko narzędziem pomiaru wydajności, lecz także platformą do przekształcania strategicznych celów w konkretne, mierzalne wskaźniki. Warto też podkreślić, że Balanced Scorecard jest dynamicznym systemem, który wymaga regularnego dostosowania do zmieniającego się otoczenia biznesowego i strategii organizacji.

Narzędzia stosowane w metodzie Balanced Scorecard

W metodzie Balanced Scorecard (BSC) stosuje się różne narzędzia, które pomagają w efektywnym wdrażaniu, monitorowaniu i zarządzaniu strategią organizacji. Razem tworzą one spójny system wspierający realizację strategii poprzez zintegrowane podejście do zarządzania wydajnością na różnych poziomach organizacji. Oto kilka najważniejszych:

• Mapy strategiczne (strategy maps) to wizualne reprezentacje strategii organizacji pokazujące powiązania między różnymi celami. Ilustrują one relacje przyczynowo-skutkowe między celami z różnych perspektyw BSC, co ułatwia ich zrozumienie.
• Wskaźniki KPI to miary stosowane do śledzenia postępów w realizacji określonych celów.
• Scorecards to spersonalizowane raporty lub pulpity nawigacyjne, prezentujące wybrane wskaźniki KPI i inne ważne dane. Pozwalają one menedżerom łatwo monitorować najważniejsze aspekty działalności organizacji.
• Systemy raportowania i analizy danych oraz inne narzędzia informatyczne, takie jak oprogramowanie do Business Intelligence (BI) lub systemy ERP (Enterprise Resource Planning), często integruje się z BSC w celu automatyzacji zbierania danych, ich analizy i raportowania.
• Regularne spotkania, podczas których kierownictwo organizacji analizuje wyniki BSC i dokonuje oceny postępów w realizacji strategii, pozwalają dostosować działania do warunków na rynku lub osiąganych rezultatów.
• Ankiety i badania wykorzystuje się do zbierania informacji zwrotnych od klientów, pracowników i innych interesariuszy.
• Żeby pracownicy rozumieli i wdrażali w codziennej pracy założenia Balanced Scorecard, organizacje często inwestują w szkolenia i rozwój kompetencji.
• Aby zachęcić pracowników do działania zgodnie z ustalonymi celami strategicznymi, organizacje mogą wiązać systemy wynagrodzeń i premii z osiąganiem określonych wskaźników KPI.

Wdrażanie metody Balanced Scorecard

Wdrożenie metody Balanced Scorecard zaczyna się od zdefiniowania klarownej misji, wizji, wartości firmy, jej celów biznesowych i strategii biznesowej. Warto przy tym pamiętać, żeby zaangażować w ten proces wszystkie poziomy zarządzania i wszystkie szczeble organizacji – każdy jej członek powinien znać i rozumieć cel oraz kierunek, w którym zmierza firma.

Następnie organizacja musi zidentyfikować najważniejsze obszary wymagające monitorowania i zarządzania. Przekształca się je w cztery perspektywy Balanced Scorecard – dla każdej z nich należy ustalić konkretne, zgodne ze strategią, cele strategiczne i cele operacyjne. Dopiero potem można przejść do opracowania kluczowych wskaźników efektywności, które pozwolą mierzyć postępy w realizacji. Powinny one być jasne, mierzalne i bezpośrednio związane z ustalonymi celami.

Kolejnym etapem jest implementacja systemu monitorowania i raportowania. Wymaga to integracji Balanced Scorecard z istniejącymi systemami informatycznymi organizacji oraz sprawdzenia, czy dane są zbierane, przetwarzane i prezentowane w sposób umożliwiający efektywne zarządzanie. Nie wolno zapominać, że wdrożenie Balanced Scorecard to również zmiana kulturowa w organizacji. Wymaga to szkolenia pracowników – powinni oni jak najlepiej rozumieć nowy system, żeby móc efektywnie realizować jego założenia.

Alternatywy dla metody Balanced Scorecard

Oto niektóre z alternatyw dla metody Balanced Scorecard:

• Metodologia OKR (Objectives and Key Results, cele i kluczowe rezultaty) skupia się na ustalaniu ambitnych celów (Objectives) i mierzalnych kluczowych wyników (Key Results). Metoda ta promuje transparentność i ciągłe monitorowanie wyników, żeby napędzały one organizację.
• Performance Prism to bardziej złożony model, który bierze pod uwagę pięć aspektów wydajności: satysfakcję interesariuszy, strategie, procesy, zdolności i udział interesariuszy. Koncentruje się na szerokiej gamie interesariuszy, nie tylko na akcjonariuszach.
• Model EFQM opracowała Europejska Fundacja Zarządzania Jakością. Pomaga on organizacjom w osiąganiu doskonałości poprzez skupienie się na najważniejszych elementach, takich jak przywództwo, strategia, ludzie, partnerstwa, zasoby i procesy.
• Metodologia Six Sigma skupia się na głównie poprawie jakości i efektywności procesów, ale może być również używana jako ramy zarządzania wydajnością. Skupia się na eliminowaniu błędów i zwiększaniu efektywności.
• Metoda Hoshin Kanri to japońska metoda zarządzania strategicznego, która koncentruje się na zapewnieniu, że strategiczne cele firmy są w pełni zintegrowane z planowaniem i działaniami na wszystkich poziomach organizacji.

Wady metody Balanced Scorecard

Do największych wad Balanced Scorecard należy złożoność procesu jej wdrażania. Skuteczne zastosowanie zrównoważonej karty wyników wymaga dostosowania strategii firmy oraz umiejętności przełożenia jej na konkretne cele i wskaźniki, co dla mniejszych organizacji może być trudne do osiągnięcia. Metoda ta może też nie pasować do wszystkich typów organizacji – firmy o bardziej dynamicznych, innowacyjnych lub kreatywnych modelach biznesowych mogą odkryć, że jej sztywne ramy nie pasują do ich szybko zmieniających się potrzeb.

Inny problem to ryzyko nadmiernego skupienia się na pomiarach i wskaźnikach, co może prowadzić do „paraliżu analitycznego”. Jeśli organizacja skupi się zbytnio na śledzeniu wskaźników i danych, może stracić z oczu bardziej ogólną perspektywę lub nie zauważyć innych ważnych, niemierzalnych czynników.

Balanced Scorecard może nadmiernie uproszczać złożone aspekty działalności organizacji, co może prowadzić do mylnych lub niekompletnych informacji o jej rzeczywistym stanie. Istnieje też ryzyko, że cele i wskaźniki, wybrane w ramach BSC, mogą nie być aktualizowane wraz ze zmianami warunków rynkowych lub wewnętrznych.

Zalety metody Balanced Scorecard

Jedną z głównych korzyści Balanced Scorecard jest jej holistyczne podejście do mierzenia wydajności organizacji – zamiast polegać wyłącznie na wskaźnikach finansowych, uwzględnia ona szeroki zakres czynników, dzięki czemu menedżerowie otrzymują bardziej zrównoważony obraz działalności firmy. Pomaga to także w lepszym zrozumieniu i komunikacji strategii na wszystkich poziomach organizacji.

Inną zaletą jest możliwość wykorzystania Balanced Scorecard do systematycznego śledzenia wydajności. Pozwala to szybko identyfikować obszary wymagające poprawy i przyspiesza dokonanie korekt, a także jest istotną składową procesu ciągłego doskonalenia – organizacje mogą dzięki temu modyfikować swoje plany i działania w odpowiedzi na zmieniające się warunki zewnętrzne i wewnętrzne, co pozwala im nieustannie poprawiać swoją wydajność i konkurencyjność.