Etapy rekrutacji – czym są i co obejmują?

Proces rekrutacji pracowników to niezwykle istotna i złożona procedura, która znacząco wpływa zarówno na codzienne, jak i długoterminowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Rekrutacja składa się z 7 głównych etapów – ich poznanie i zrozumienie pozwoli na przeprowadzenie całego procesu w sprawny i efektywny sposób.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym są etapy rekrutacji?
• Jakie są etapy procesu rekrutacji?

Etapy rekrutacji – definicja

Rekrutacja pracowników to proces, składający się z kilku etapów. Każdy z nich jest bardzo ważny i wpływa na efekt prowadzonych działań rekrutacyjnych, przyczyniając się tym samym do późniejszego sukcesu organizacji jako całości.

Etapy rekrutacji to poszczególne fazy procesu wyboru i zatrudnienia nowego pracownika.

Definicja etapów rekrutacji

Dzięki realizowaniu kolejnych etapów rekrutacji, przedsiębiorcy mogą zyskać pewność, że wybrany pracownik wpisuje się w aktualne potrzeby i kulturę organizacyjną w firmie, a współpraca z nim przyniesie oczekiwane rezultaty – zarówno organizacji, jak i zatrudnianemu pracownikowi.

Etapy procesu rekrutacji

Proces rekrutacyjny to złożone działanie. Składa się z siedmiu etapów. Są to: 

Identyfikacja i weryfikacja potrzeby zatrudnienia nowego pracownika 

Każdy proces rekrutacji powinien rozpocząć się od przeanalizowania obecnej sytuacji w zespole. Zastanów się czy rzeczywiście potrzebujesz danego stanowiska – może wystarczy podzielić związane z nim obowiązki pomiędzy resztę członków zespołu? Oto kilka prostych kroków, które pomogą Ci w identyfikacji realnych potrzeb firmy w kontekście zatrudnienia nowych pracowników: 

• Przeanalizuj obecny zespół, tworzący określony dział. Zadaj sobie pytania, dotyczące tego, czy i czego brakuje na ten moment w zespole. Mogą być to wartości, umiejętności lub dodatkowe kwalifikacje w danym obszarze. 
• Zweryfikuj godziny pracy pracowników i zadania, jakie wykonują w tym czasie. Być może potrzebne będą dodatkowe moce przerobowe, bo zespół ma zbyt wiele obowiązków. Może okazać się również, że wystarczy optymalizacja pracy obecnych pracowników. 
• Kontroluj składane wypowiedzenia i śledź sygnały, mogące świadczyć o tym, że któryś z obecnych pracowników zamierza odejść z pracy. Dzięki temu będziesz mógł rozpocząć proces rekrutacji z większym wyprzedzeniem, co umożliwi Ci wybór odpowiednich kandydatów na dane stanowisko pracy. 

Jeżeli sytuacja rzeczywiście wymaga zatrudnienia nowego pracownika, pamiętaj o tym, że z koniecznością przeprowadzenia rekrutacji wiąże się określenie wymogów, dotyczących tworzonego stanowiska pracy – jest to kolejny etap rekrutacji. 

Opis stanowiska pracy 

Prawidłowe redagowanie ofert pracy to klucz do pozyskania odpowiednich kandydatów na dane stanowisko. Dokładne sformułowanie zakresu obowiązków oraz wymagań, dotyczących doświadczenia i umiejętności pozwoli bowiem na dotarcie do osób, pasujących do stworzonego rysopisu. Poszukujący pracy będzie bowiem wyraźnie widział czy jest odpowiednim kandydatem na Twojego pracownika. Co powinny zawierać ogłoszenia o pracę? 

Tworząc ofertę pracy, pamiętaj o tym, aby zawrzeć w niej: 

• tytuł stanowiska pracy, 
• zakres obowiązków, 
• wymagane kwalifikacje i umiejętności (w tym doświadczenie na podobnym stanowisku oraz znajomość języków obcych), 
• lokalizację Twojej firmy/możliwość pracy hybrydowej lub w pełni zdalnej, 
• orientacyjną wysokość wynagrodzenia oraz benefity, jakie będą przysługiwać pracownikowi (widełki wynagrodzeń) 

Poszukiwanie właściwych kandydatów 

Kolejny etap rekrutacji to szukanie kandydatów, pasujących do Twoich oczekiwań i zainteresowanych stworzoną ofertą pracy. Jak takowych znaleźć? 

Po pierwsze, rozejrzyj się wśród swoich obecnych pracowników. Bardzo możliwe, że idealny kandydat jest już częścią Twojej firmy. W tym przypadku konieczny będzie transfer do innego działu, awansowanie pracownika na wyższe stanowisko lub jego degradacja (jeśli nie radzi on sobie z wykonywaniem powierzonych mu obowiązków). Pamiętaj także o swoich byłych pracownikach – może któryś z nich chciałby ponownie stać się częścią Twojego zespołu? Warto zwrócić uwagę również na poprzednich aplikantów – jeżeli nadal posiadasz ich CV i listy motywacyjne, wykorzystaj je na potrzeby obecnie trwającego procesu rekrutacji. Możesz stworzyć tzw. talent pools, gdzie umieszczać będziesz dane osób, potencjalnie nadających się na dane stanowisko – będzie to znacznym usprawnieniem procesu rekrutacji. Gdzie jeszcze możesz szukać nowych pracowników? 

W procesie rekrutacji możesz wykorzystać przede wszystkim własną stronę internetową. Stwórz zakładkę Kariera lub Oferty Pracy i zamieszczaj tam aktualne informacje o wakatach. Niezwykle pomocne będą również Social Media. Mowa tu o platformach, takich jak Facebook. LinkedIn czy Twitter. Jeśli decydujesz się na takie rozwiązanie, poproś o pomoc i udostępnianie ogłoszenia swoich obecnych pracowników – być może ktoś z grona ich znajomych akurat poszukuje pracy i posiada kwalifikacje, odpowiadające Twoim oczekiwaniom. Pamiętaj także o rekrutacji mobilnej – obecnie ma ona kluczowe znaczenie, ponieważ użytkownicy w większości korzystają z urządzeń mobilnych. 

Publikacja ogłoszenia może być zrealizowana również przez portale rekrutacyjne, skupiające osoby, które poszukują pracy. Na polskim rynku pracy najbardziej popularne są: RocketJobs, Pracuj.pl oraz Jobble. Z ich pomocą dużo łatwiejsze będzie znalezienie pasującego kandydata. Nie zapominaj o stronach, dostosowanych do określonej specyfiki branży. Poza nowinkami i najnowszymi trendami znajdziesz na nich również miejsce na umieszczenie swojego ogłoszenia o pracę. Przykładem będzie PRoto – strona, poświęcona branży Public Relations. 

Selekcja kandydatów 

W sytuacji, gdy na ofertę pracy odpowie bardzo wiele zainteresowanych nią osób, koniecznością będzie przeprowadzenie selekcji kandydatów. Jak to zrobić, aby uniknąć pomyłki i dać szansę najlepszym? 

Zacznij od przeanalizowania złożonych dokumentów aplikacyjnych. Sprawdź czy zawierają wszystkie niezbędne elementy, o które poprosiłeś w opublikowanym ogłoszeniu. Jeśli chętnych jest bardzo dużo, a niektórzy z nich nie dołączyli np. wymaganego listu motywacyjnego – możesz, chociaż nie musisz wykluczyć ich z listy kandydatów. 

Podczas zapoznawania się z dokumentami aplikacyjnymi, zwróć szczególną uwagę na wykształcenie oraz doświadczenie zawodowe kandydatów. Wybieraj tych, którzy najbardziej pasują do profilu Twojej firmy oraz wymagań, związanych z konkretnym stanowiskiem – to oni powinni przejść krok dalej, do rozmów kwalifikacyjnych. 

Rozmowa kwalifikacyjna 

Jeżeli wybrałeś kandydatów, którzy odpowiadają potrzebom Twojej firmy, zaproś każdego z nich na rozmowę rekrutacyjną. Pamiętaj o tym, że w obecnych czasach może ona odbyć się zarówno w siedzibie firmy, jak i zdalnie. Z wybranym kandydatem możesz skontaktować się za pomocą rozmowy telefonicznej lub przy użyciu komunikatorów, taki jak Zoom czy Miscosoft Teams. Jak przeprowadzić skuteczną rozmowę kwalifikacyjną? 

• Traktuj kandydata z szacunkiem i uprzejmością – podczas rozmów rekrutacyjnych nie tylko pracodawcy oceniają swojego rozmówcę. Od Twojego zachowania i podejścia do kandydata zależeć będzie także to, czy będzie on nadal zainteresowany ofertą pracy w Twojej firmie. 
• Odpowiednio zaplanuj rozmowę kwalifikacyjną – przed jej rozpoczęciem przygotuj sobie listę pytań, które będą odnosić się do kwalifikacji i umiejętności wybranego kandydata. W ten sposób uzyskasz niezbędną wiedzę, dotyczącą jego predyspozycji i posiadanego doświadczenia zawodowego. 
• Nie zadawaj abstrakcyjnych pytań, niezwiązanych merytorycznie z zakresem obowiązków oraz doświadczeniem kandydata – sprawdzanie reakcji kandydata na oderwane od rzeczywistości sytuacje w niczym Ci nie pomoże. 

Jeżeli pierwsza rozmowa kwalifikacyjna nie da Ci odpowiedzi na wszystkie pytania, zaproś kandydata ponownie. Dokładna weryfikacja jakichkolwiek wątpliwości czy niedopowiedzeń to klucz to zakończonej sukcesem rekrutacji. 

Wybór najlepszego kandydata i określenie warunków zatrudnienia 

Wybór najlepszego kandydata na wolne stanowisko w Twojej firmie to jeden z trudniejszych etapów rekrutacji. Od niego zależeć będzie Twoje późniejsze zadowolenie oraz zyski, generowane przez Twoje przedsiębiorstwo. Co zrobić w sytuacji, gdy nie masz pewności, którego z kandydatów wybrać? 

Dobrym rozwiązaniem są w tym przypadku testy rekrutacyjne. Pozwalają one sprawdzić wiedzę zainteresowanych pracą osób. Popularną praktyką jest również prośba o wykonanie zadania praktycznego – za jego pomocą weryfikowane są umiejętności kandydatów. Wybór konkretnej osoby, której zaproponujesz współpracę, uzależnić możesz właśnie od wyników wspomnianych testów oraz zadań rekrutacyjnych. 

Jeżeli wybór kandydata masz już za sobą, pora na złożenie odpowiedniej oferty. Pamiętaj o tym, aby dostosować ją zarówno do własnych możliwości, jak i do preferencji wybranej osoby. Negocjowanie warunków zatrudnienia to bardzo ważny moment – od niego zależeć będzie zatrudnienie lub jego brak. Niezadowolony z propozycji kandydat może bowiem odmówić. Zadbaj więc o to, aby obydwie strony były usatysfakcjonowane. 

Wdrożenie nowego pracownika na danym stanowisku 

Jest to ostatni etap procesu rekrutacji. Obejmuje zarówno podpisanie umowy, jak i adaptację nowego pracownika do jego miejsca pracy i obowiązków. Dobrym rozwiązaniem będzie przydzielenie odpowiedniej osoby, która pomoże nowemu pracownikowi w procesie wdrożenia. Dzięki temu świeżo zatrudniony pracownik będzie wiedział kogo spytać o radę i kto może pomóc mu w razie jakichkolwiek problemów. 

Pamiętaj o tym, aby okazać nowej osobie wsparcie i dać jej czas – każdy musi przyzwyczaić się do nowego miejsca, nowych warunków i nowych obowiązków. Może być to stresujące – zwłaszcza dla osoby, pochodzącej całkowicie z zewnątrz organizacji. Zadbaj więc o przyjazną atmosferę, która z pewnością usprawni proces wdrożenia nowego pracownika. 

Uwzględnienie wyżej wymienionych etapów w strategii rekrutacyjnej pozwoli na wybór kandydata, najlepiej pasującego do wymagań oraz misji, wizji i wartości firmy. Odpowiedni onboarding pracownika sprawi natomiast, że zatrudniona osoba szybko przyzwyczai się do nowego miejsca i będzie efektywnie wypełniała powierzone jej obowiązki, co wpłynie pozytywnie na funkcjonowanie całej organizacji.