Zarządzanie oparte na wynikach (results-based management) – definicja i zastosowanie

Zarządzanie oparte na wynikach może pomóc organizacjom dążącym do maksymalizacji efektywności i innowacyjności. Jak ten dynamiczny model zarządzania przekształca tradycyjne podejścia, skupiając się na osiąganiu mierzalnych i konkretnych wyników?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest zarządzanie oparte na wynikach?
• Jakie są założenia zarządzania opartego na wynikach?
• Jakich metod i narzędzi używa się w zarządzaniu opartym na wynikach?
• Jakie są etapy zarządzania opartego na wynikach?
• Jak analizować skuteczność zarządzania opartego na wynikach?
• Gdzie można stosować zarządzanie oparte na wynikach?
• Jaka jest rola zarządzania opartego na wynikach?

Zarządzanie oparte na wynikach – definicja

Zarządzanie oparte na wynikach (znane też jako results-based management) to strategia zarządzania skoncentrowana na osiąganiu konkretnych, mierzalnych wyników i efektów. Ideą przewodnią tego podejścia jest ocena sukcesu organizacji, projektów lub pracowników poprzez analizę rzeczywistych osiągnięć, a nie tylko wykonywanych działań czy poświęconego czasu. Ta metoda zarządzania zakłada, że praca jest procesem kołowym, więc jej wyniki determinują zarówno procesy planowania kolejnych działań, jak i metody i czas ich realizacji^[1].

Zarządzanie oparte na wynikach to strategia zarządzania, która koncentruje się na osiąganiu specyficznych, mierzalnych wyników i efektów działalności organizacyjnej.

Definicja zarządzania opartego na wynikach

Początków tej metody zarządzania należy szukać w latach 50. i 60. XX wieku, kiedy to w Stanach Zjednoczonych poszukiwano bardziej efektywnych metod zarządzania w sektorze publicznym oraz w organizacjach non-profit. Pierwsze zastosowania tego podejścia można przypisać Peterowi Druckerowi, który w 1954 roku wprowadził koncepcję zarządzania przez cele (Management by Objectives, MBO). Drucker argumentował, że skuteczność organizacji można poprawić poprzez jasne określenie celów dla poszczególnych pracowników i ocenę ich wyników w kontekście tych celów.

W kolejnych dekadach zarządzanie oparte na wynikach czerpało z różnych prądów myślenia o zarządzaniu – zarządzania jakością, planowania strategicznego czy zarządzania zmianą. W latach 90. termin zyskał na popularności w sektorze publicznym, kiedy to rządy na całym świecie zaczęły wprowadzać reformy mające na celu poprawę efektywności, odpowiedzialności i przejrzystości działań. Jednym z przykładów może być wprowadzenie w Stanach Zjednoczonych w 1993 roku ustawy o wynikach i odpowiedzialności w sektorze publicznym (Government Performance and Results Act), która wymagała od agencji federalnych określania celów strategicznych i mierzenia postępów w ich realizacji^[2].

Współcześnie, zarządzanie oparte na wynikach jest stosowane nie tylko w sektorze publicznym, lecz także w prywatnym i non-profit, jako sposób na zwiększenie efektywności, motywacji pracowników oraz lepsze zrozumienie i realizację celów organizacyjnych.

Założenia zarządzania opartego na wynikach

Zarządzanie oparte na wynikach opiera się na kilku założeniach:

• Jasno zdefiniowane cele – w zarządzaniu opartym na wynikach niezwykle ważne jest precyzyjne określenie celów, które organizacja zamierza osiągnąć. Powinny być one mierzalne, realistyczne, osiągalne, istotne i ograniczone czasowo (kryteria SMART). Dzięki nim pracownicy i zespoły wiedzą, do czego dążą.
• Mierzalność wyników – możliwość zmierzenia postępów w realizacji określonych celów oznacza, że organizacja musi opracować odpowiednie wskaźniki KPI, które pozwolą ocenić efektywność działań i stopień realizacji zamierzonych wyników.
• Odpowiedzialność i delegowanie uprawnień – zarządzanie oparte na wynikach promuje kulturę odpowiedzialności, w której pracownicy i zespoły są odpowiedzialni za osiąganie określonych celów. Ważne jest, aby z odpowiedzialnością wiązało się również delegowanie uprawnień, co daje pracownikom większą swobodę w podejmowaniu decyzji.
• Regularna ocena i feedback – są one niezbędne, ponieważ umożliwiają szybką reakcję na ewentualne problemy i dostosowanie strategii w razie potrzeby. Feedback jest ważny nie tylko dla oceny postępów, lecz także dla motywacji pracowników.
• Transparentność w komunikacji – jest fundamentem zaufania w organizacji. Pozwala wszystkim zainteresowanym stronom, w tym pracownikom i interesariuszom zewnętrznym, zrozumieć, gdzie organizacja się znajduje w stosunku do obranych celów.
• Elastyczność i gotowość do adaptacji – w środowisku biznesowym konieczne jest dostosowywanie celów i strategii w odpowiedzi na zmieniające się warunki zewnętrzne i wewnętrzne.
• Skupienie na usprawnieniach i innowacjach – zarządzanie oparte na wynikach zachęca do ciągłego doskonalenia procesów i poszukiwania nowych rozwiązań w celu osiągnięcia lepszych wyników.

Podobne założenia wymienia opracowany przez Organizację Narodów Zjednoczonych podręcznik do zarządzania przez wyniki^[3]. Są to:

• edukowanie liderów w kulturze rezultatów,
• promocja kultury pracy opartej na wynikach,
• jasne określenie ram i definicji wyników,
• ciągły pomiar działań,
• zastosowanie wyników do poprawy procesów i nauki,
• ciągła adaptacja do warunków.

Metody i narzędzia zarządzania opartego na wynikach

Zarządzania oparte na wynikach wykorzystuje różne metody i narzędzia zarządzania. Do najczęściej stosowanych należą:

• Management by Objectives, czyli zarządzanie przez cele, jest jedną z podstawowych metod zarządzania przez wyniki. Polega na ustalaniu jasnych, mierzalnych celów na różnych poziomach organizacji i ocenie wyników na podstawie stopnia ich realizacji.
• Metoda Balanced Scorecard, czyli zrównoważona karta wyników, to narzędzie służące do przekształcania strategii organizacji w zestaw mierzalnych wskaźników, które obejmują cztery perspektywy: finansową, klienta, procesów wewnętrznych oraz nauki i rozwoju.
• Kluczowe wskaźniki efektywności (znane szerzej jako KPI) to mierzalne wartości, które pokazują, jak skutecznie organizacja realizuje swoje kluczowe cele biznesowe. Są niezbędne w monitorowaniu postępów i oceny efektywności działań.
• Benchmarking polega na porównywaniu procesów biznesowych i wyników organizacji z najlepszymi praktykami w branży lub z konkurencją w celu identyfikacji obszarów do poprawy i wprowadzania innowacji.
• Proces planowania strategicznego umożliwia organizacji zdefiniowanie swojej misji, wizji, celów strategicznych oraz planów działania. Jest to podstawowe narzędzie w zarządzaniu opartym na wynikach, które pomaga kierować organizacją w długoterminowej perspektywie.
• Ocena 360 stopni to metoda oceny pracowników, która gromadzi feedback od wielu źródeł, w tym od przełożonych, podwładnych, klientów i innych interesariuszy. Pozwala na kompleksową ocenę wyników pracy i kompetencji pracownika z różnych perspektyw.
• Narzędzia, takie jak Asana, Trello czy Jira umożliwiają zarządzanie zadaniami, projektami i współpracą zespołową w czasie rzeczywistym. Są nieocenione w monitorowaniu postępów, terminów i efektywności pracy zespołów.
• Dashboardy i systemy raportowania pozwalają na bieżąco śledzić KPI, postępy w realizacji celów oraz analizować dane biznesowe, co jest ważne w podejmowaniu decyzji.
• Analiza SWOT pomaga organizacjom zrozumieć ich mocne strony, słabości, szanse i zagrożenia.

Etapy zarządzania opartego na wynikach

Pierwszym krokiem zarządzania opartego na wynikach jest zdefiniowanie wizji i misji organizacji – to one kształtują długoterminowe cele i kierunek. Na ich określa się strategiczne cele organizacji. Muszą one być jasno zdefiniowane, aby każdy w organizacji mógł zrozumieć, jakie kierunki działania są priorytetowe.

Kolejnym krokiem jest rozwój planów działania. Wymaga to szczegółowego określenia działań, zasobów, terminów i osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych zadań. To także moment, żeby ustalić kluczowe wskaźniki efektywności, które będą służyć do pomiaru postępów i efektywności realizacji celów.

Po wykonaniu planów można przejść do ich implementacji, co wymaga zaangażowania i współpracy całego zespołu. W jej trakcie należy regularnie sprawdzać czy realizowane działania prowadzą do osiągnięcia zakładanych wyników. Pozwala to szybko wprowadzać niezbędne korekty.

Ocena wyników jest nieodłącznym elementem zarządzania opartego na wynikach. Obejmuje ona analizę zebranych danych, ocenę stopnia realizacji celów i identyfikację obszarów wymagających poprawy lub zmian. Ważna jest też ocena efektywności wykorzystanych strategii i metod pracy.

Na podstawie oceny organizacja powinna wyciągać wnioski, które będą podstawą do dalszego rozwoju, doskonalenia procesów i metod pracy. Zamyka to cykl zarządzania opartego na wynikach, ale jednocześnie otwiera go na nowo, ponieważ wnioski i doświadczenia zdobyte w jednym cyklu stają się podstawą do planowania i działania w kolejnym.

Analiza skuteczności zarządzania opartego na wynikach

Aby mierzyć skuteczność zarządzania opartego na wynikach, organizacje powinny regularnie analizować postępy w realizacji zaplanowanych działań, oceniając nie tylko końcowe wyniki, lecz także efektywność procesów. Oprócz pomiaru m.in. wzrostu przychodów, marży zysku czy udziału w rynku, ważne jest również śledzenie wskaźników związanych z jakością pracy, satysfakcją klienta, innowacyjnością czy efektywnością wewnętrznych procesów operacyjnych.

Mierzenie skuteczności zarządzania opartego na wynikach wymaga też uwzględnienia czasu reakcji organizacji na zmiany rynkowe i zdolności do adaptacji strategii w odpowiedzi na te zmiany. Analiza powinna obejmować ocenę, w jakim stopniu organizacja jest w stanie elastycznie zarządzać zasobami, dostosowywać plany działania i wykorzystywać nowe możliwości rynkowe.

Oprócz analizy wskaźników mierzalnych ważne jest również przeprowadzanie regularnych ocen jakościowych, które mogą dostarczyć cennych informacji na temat skuteczności zarządzania, kultury organizacyjnej w firmie, zaangażowania pracowników czy jakości relacji z klientami i partnerami biznesowymi. Narzędzia, takie jak ankiety satysfakcji, analizy SWOT czy oceny 360 stopni mogą być tutaj bardzo pomocne.

W analizie skuteczności zarządzania opartego na wynikach kluczowe jest również wykorzystanie odpowiednich narzędzi informatycznych, takich jak systemy ERP czy systemy CRM, a także specjalistyczne oprogramowania do analizy danych i raportowania.

Zastosowanie zarządzania opartego na wynikach

Zarządzanie oparte na wynikach jest szczególnie cenione w sektorze publicznym, gdzie pozwala na poprawę zarządzania finansami publicznymi poprzez skupienie na efektach działań rządowych i samorządowych. Dzięki temu podejściu można przydzielać zasoby do projektów i inicjatyw, które przynoszą największe korzyści społeczne i gospodarcze, zwiększając przy tym przejrzystość wydatków publicznych i podnosząc standardy odpowiedzialności urzędników przed obywatelami.

W sektorze prywatnym zarządzanie oparte na wynikach pomaga przedsiębiorstwom w precyzyjnym definiowaniu celów biznesowych i strategii ich osiągania. Przekłada się to na lepszą synchronizację działań na wszystkich poziomach organizacji, a w rezultacie pozwala firmom lepiej reagować na zmieniające się warunki rynkowe, szybciej wprowadzać innowacje i utrzymywać konkurencyjność.

Organizacje non-profit również korzystają z zarządzania opartego na wynikach, aby maksymalizować efektywność działań charytatywnych i inicjatyw społecznych. Dzięki tej metodzie mogą one lepiej komunikować osiągnięcia sponsorom i darczyńcom, zwiększając przez to przejrzystość i budując zaufanie. Mogą też efektywniej zarządzać zadaniami.

W edukacji zarządzanie oparte na wynikach pozwala instytucjom edukacyjnym i szkołom lepiej planować programy nauczania i dostosowywać je do potrzeb rynku pracy. Podejście to pozwala także planować kariery pracowników tak, aby maksymalizować ich zaangażowanie i produktywność.

Rola zarządzania opartego na wynikach

Zarządzanie oparte na wynikach pomaga w precyzyjnym określeniu celów. Dzięki temu wszystkie poziomy organizacji mogą lepiej skoordynować działania i skupić zasoby tam, gdzie są one najbardziej potrzebne, co prowadzi do bardziej efektywnego osiągania założonych celów. Sprzyja to również innowacyjności.

Poprzez wpisane w zarządzanie przez wyniki monitorowanie realizacji celów za pomocą mierzalnych wskaźników, organizacje mogą lepiej śledzić efektywność działań i rozliczać poszczególne jednostki lub zespoły z osiąganych wyników. Gdy wyniki pracy są jasno widoczne i oceniane, rośnie poziom motywacji i zaangażowania pracowników.

Zarządzanie oparte na wynikach wpływa też na proces podejmowania decyzji. Dzięki niemu menedżerowie mogą szybciej identyfikować problemy, oceniać efektywność obecnych strategii i dostosowywać działania w czasie rzeczywistym. Przyczynia się to też do lepszego zarządzania zasobami ludzkimi – promocja rozwoju pracowników, jasne określenie oczekiwanych wyników i regularne oceny motywują zespół do ciągłego doskonalenia umiejętności.

Ta metoda zarządzania pomaga też w budowaniu lepszych relacji z klientami i innymi interesariuszami. Organizacje skoncentrowane na wynikach częściej słuchają i reagują na potrzeby klientów, co może prowadzić do ich większej satysfakcji.