Wdrożenie Sellasist – czym jest i co obejmuje? 

Wdrożenie systemu Sellasist może odmienić sposób zarządzania sprzedażą, magazynem i relacjami z klientami. Jakie przynosi korzyści i jak może przyczynić się do wzrostu konkurencyjności? 

Z tego artykułu dowiesz się m.in.: 

• Czym jest wdrożenie Sellasist?
• Jakie są etapy wdrożenia Sellasist?
• Jakie są korzyści z wdrożenia Sellasist?

Wdrożenie Sellasist – definicja

Wdrożenie Sellasist polega na implementacji Sellasist – systemu do zarządzania sprzedażą, marketingiem i obsługą klienta. Proces ten obejmuje instalację oprogramowania, jego konfigurację zgodnie z potrzebami firmy oraz integrację z istniejącymi systemami IT^[1].

Wdrożenie Sellasist to proces implementacji zaawansowanego systemu zarządzania sprzedażą, magazynem i relacjami z klientami, dostosowanego do specyficznych potrzeb firmy, który automatyzuje i optymalizuje kluczowe operacje biznesowe.

Definicja wdrożenia Sellasist

Wdrożenie Sellasist obejmuje też szkolenie personelu w zakresie korzystania z narzędzi oferowanych przez tę platformę e-commerce, dzięki czemu pracownicy mogą zarządzać kanałami sprzedaży, analizować dane rynkowe oraz poprawić jakość obsługi klienta. Wszystko to prowadzi do lepszej efektywności operacyjnej firmy i poprawy wyników sprzedażowych^[2].

Etapy wdrożenia Sellasist

Wdrożenie Sellasist dzieli się na kilka etapów^{[3] [4] [5]}:

Analiza potrzeb

Pierwszym krokiem wdrożenia Sellasist jest przeprowadzenie konsultacji z klientem, aby zidentyfikować jego potrzeby i cele. W tym celu specjaliści Sellasist (lub agencji marketingowej, która też może przeprowadzić wdrożenie) spotykają się z klientem, aby poznać jego specyficzne potrzeby, problemy w obecnych procesach oraz oczekiwania względem nowego systemu. Spotkanie to jest podstawą do analizy obecnych procesów biznesowych klienta (np. zarządzania magazynem czy sprzedażą), co pozwala zidentyfikować obszary wymagające poprawy oraz ustalić jasne, mierzalne i wykonalne cele wdrożenia.

Planowanie i personalizacja systemu

Na podstawie zebranych danych z analizy potrzeb, tworzony jest szczegółowy plan wdrożenia Sellasist, który obejmuje wybór modułów, integracji i funkcji najlepiej spełniających wymagania klienta. Odbywa się to na podstawie specyficznych potrzeb firmy – jeśli firma wymaga zaawansowanego zarządzania magazynem, dobiera się moduły WMS; jeśli najważniejsze jest zarządzanie relacjami z klientami, priorytetem jest natomiast integracja z systemem CRM.

Projektowanie nowych procesów biznesowych odbywa się wspólnie z klientem – specjaliści Sellasist współpracują z zespołem klienta, aby zmapować obecne procesy, zidentyfikować obszary do poprawy i zaprojektować nowe, bardziej efektywne procedury. Mogą np. zaprojektować nowy proces zarządzania zamówieniami, który zwiększa dokładność kompletacji.

Po zakończeniu prac nad planem i projektowaniem nowych procesów można przejść do harmonogramowania – scenariusz wdrożenia powinien uwzględniać wszystkie etapy implementacji, a każdy z nich powinien mieć jasno określone terminy i zasoby przypisane do niego.

Migracja danych

Migracja danych to nic innego jak przeniesienie istniejących danych do nowego systemu w taki sposób, by zminimalizować przerwy w działalności firmy oraz zapewnić integralność i spójność informacji. Proces ten rozpoczyna się od dokładnej analizy i przygotowania danych, co wymaga identyfikacji wszystkich ich źródeł, z których będą przenoszone.

Specjaliści współpracują z zespołem klienta, aby zrozumieć strukturę i format danych oraz ustalić, które są najważniejsze do przeniesienia. Następnie dane się oczyszcza, czyli eliminuje duplikaty, poprawia błędy i ujednolica formaty, aby były kompatybilne z nowym systemem. Często obejmuje to również mapowanie danych, czyli przyporządkowanie danych z istniejących systemów do odpowiednich pól w Sellasist.

Migrację danych prowadzi się etapowo, aby zminimalizować ryzyko utraty danych i umożliwić bieżącą działalność firmy. W pierwszym etapie przenosi się dane testowe do nowego systemu, żeby przeprowadzić testy pilotażowe i zweryfikować poprawność migracji. Po pozytywnym zakończeniu testów rozpoczyna się pełna migracja danych, która może być realizowana w trybie online lub offline, w zależności od specyfiki działalności klienta.

W trakcie migracji ważne jest również zapewnienie odpowiednich mechanizmów bezpieczeństwa, aby chronić dane przed nieautoryzowanym dostępem i utratą – zespół wdrożeniowy nieustannie monitoruje cały proces, aby szybko reagować na problemy. Po zakończeniu migracji danych przeprowadza się finalne testy, aby upewnić się, że wszystkie dane zostały poprawnie przeniesione i że system działa zgodnie z oczekiwaniami.

Konfiguracja ustawień

Konfiguracja ustawień Sellasist rozpoczyna się od wprowadzenia podstawowych ustawień, takich jak konfiguracja kont użytkowników, przypisanie ról i uprawnień oraz ustawienie podstawowych parametrów systemu, aby odpowiadały one strukturze organizacyjnej firmy.

Kolejnym krokiem jest konfiguracja modułów odpowiednich dla danej firmy – jeśli firma korzysta z modułu zarządzania magazynem, jego konfiguracja obejmuje ustalenie trybów zbierania i pakowania zamówień. Zespół wdrożeniowy pomaga w ustawieniu lokalizacji magazynowych, definiowaniu statusów zamówień oraz automatyzacji procesów, takich jak generowanie dokumentów przewozowych czy faktur. Każda z funkcji jest dostosowywana do potrzeb procesów logistycznych i metod zarządzania zapasami stosowanych w danej firmie.

Integracja z innymi systemami informatycznymi, takimi jak systemy ERP czy systemy płatności online, wymaga z kolei odpowiednich interfejsów i płynnego przepływu danych między Sellasist a istniejącymi systemami – np. integracja z systemem CRM może obejmować synchronizację danych klientów i zamówień.

Konfiguracja ustawień obejmuje także dostosowanie interfejsu użytkownika, co pozwala na spersonalizowanie wyglądu i funkcjonalności systemu zgodnie z preferencjami użytkowników. Narzędzia analityczne z kolei dostosowuje się do potrzeb zarządu firmy.

Szkolenia

Szkolenia rozpoczynają się od wprowadzenia użytkowników w podstawowe zasady działania systemu. Tego rodzaju szkolenie może odbywać online lub na miejscu, w zależności od preferencji klienta i lokalizacji zespołu. Szkolenia teoretyczne obejmują ogólne informacje o systemie, jego modułach i funkcjach, co pomaga pracownikom zrozumieć, jak Sellasist może wspierać ich codzienną pracę.

Następnie odbywają się szkolenia praktyczne – w ich trakcie użytkownicy mają możliwość praktycznego przetestowania systemu w kontrolowanym środowisku, symulując typowe zadania, które będą wykonywać po wdrożeniu Sellasist. Zespół wdrożeniowy przeprowadza demonstracje na żywo, odpowiada na pytania i podaje rozwiązania typowych problemów, które mogą się pojawić podczas korzystania z systemu.

Szkolenia często dostosowuje się do różnych grup użytkowników – innego zakresu wiedzy potrzebują pracownicy magazynu, a innego dział sprzedaży czy obsługi klienta. Każda grupa otrzymuje szkolenia skoncentrowane na funkcjach i procesach najistotniejszych z punktu widzenia specyfiki ich pracy. Po opanowaniu podstaw użytkownicy mogą też uczyć się, jak dostosować Sellasist do specyficznych potrzeb firmy, tworzyć niestandardowe raporty, automatyzować procesy i integrować system z innymi narzędziami informatycznymi.

Testowanie

Testowanie po wdrożeniu Sellasist rozpoczyna się od testów pilotażowych, które przeprowadza się w kontrolowanym środowisku. W ich ramach system jest używany do przeprowadzenia typowych operacji biznesowych, takich jak przetwarzanie zamówień, zarządzanie zapasami, integracja z innymi systemami IT oraz generowanie raportów. Pracownicy firmy biorą aktywny udział w tych testach, symulując rzeczywiste scenariusze użytkowania, żeby znaleźć problemy, które mogą wystąpić w praktyce – dzięki temu zespół wdrożeniowy może dokonać korekt.

Po zakończeniu testów pilotażowych przeprowadza się testy końcowe, które sprawdzają pełną funkcjonalność systemu. W ich trakcie szczególną uwagę zwraca się na wydajność systemu pod obciążeniem, bezpieczeństwo danych oraz zgodność z wymaganiami regulacyjnymi i prawnymi. Testy te są bardziej intensywne i mogą obejmować różne scenariusze awaryjne, aby upewnić się, że system jest odporny na różne rodzaje problemów.

Jednym z ważnych aspektów testowania jest również weryfikacja poprawności migracji danych – zespół wdrożeniowy sprawdza, czy wszystkie dane zostały prawidłowo przeniesione, czy są spójne i czy system operuje na nich bez problemów. Testowanie obejmuje też szkolenie użytkowników na rzeczywistym systemie.

Uruchomienie

Uruchomienie systemu Sellasist rozpoczyna się po zakończeniu testów końcowych i wprowadzeniu niezbędnych poprawek. Pierwszym krokiem jest aktywacja systemu w środowisku produkcyjnym – zespół wdrożeniowy przenosi skonfigurowany i przetestowany system do środowiska operacyjnego, w którym będzie on używany na co dzień, co wymaga przeniesienia wszystkich danych produkcyjnych, konfiguracji oraz integracji z innymi systemami.

W momencie uruchomienia użytkownicy zyskują dostęp do wszystkich funkcji systemu. Na tym etapie ważne jest wsparcie ze strony specjalistów Sellasist, którzy monitorują działanie systemu, aby szybko reagować na ewentualne problemy. Sprawdzają też, czy system działa zgodnie z oczekiwaniami, czy wszystkie procesy są realizowane poprawnie i czy nie ma żadnych nieprzewidzianych problemów.

Wsparcie

Po pełnym uruchomieniu systemu klient ma dostęp do różnych form wsparcia technicznego. Bezpośrednio po wdrożeniu specjaliści Sellasist monitorują działanie systemu, aby szybko reagować na problemy. Wsparcie obejmuje również konsultacje dotyczące dalszej optymalizacji i rozwoju systemu – specjaliści mogą doradzać w kwestii wprowadzania nowych funkcji, ulepszania procesów biznesowych oraz integracji z dodatkowymi narzędziami i platformami.

Regularne aktualizacje systemu są również częścią wsparcia po wdrożeniu. Sellassist oferuje też szkolenia dla nowych pracowników oraz istniejącego personelu, aby zapewnić, że wszyscy użytkownicy są dobrze przygotowani do korzystania z systemu. Klienci mają także dostęp do bogatej bazy wiedzy, w tym podręczników użytkownika, tutoriali wideo oraz artykułów, które ułatwiają samodzielne rozwiązywanie problemów^[6].

Korzyści z wdrożenia Sellasist

Wdrożenie Sellasist przynosi firmom wiele korzyści, które wpływają na efektywność operacyjną i wyniki sprzedażowe – jedną z nich jest zwiększenie efektywności magazynowania dzięki zaawansowanym modułom WMS, które optymalizują procesy kompletacji i pakowania zamówień. Pozwala to szybciej i bardziej precyzyjnie realizować zamówienia, co poprawia satysfakcję klientów.

Kolejnym atutem jest możliwość różnych integracji e-commerce – np. integracji z Allegro, Amazon czy eBay – dzięki temu można centralnie zarządzać sprzedażą internetową na wielu platformach, a także łatwo monitorować i analizować wyniki sprzedaży. Sellasist oferuje też rozbudowane funkcje CRM, które pomagają w zarządzaniu relacjami z klientami.

Wdrożenie Sellasist pozwala również lepiej zarządzać danymi i raportować. System generuje szczegółowe raporty i analizy, które pomagają w monitorowaniu kluczowych wskaźników wydajności i identyfikowaniu obszarów wymagających poprawy. Dzięki temu firma może na bieżąco optymalizować swoje operacje i reagować na zmieniające się warunki rynkowe.