Dział sprzedaży – struktura i porady, jak ją zbudować

Chcesz sprzedawać więcej produktów lub usług i wyróżniać się na tle konkurencji imponującymi wynikami sprzedaży? W takim razie pamiętaj o tym, że zadowalające zyski to nie tylko odpowiednio rozplanowany proces sprzedaży. Na sprzedażowy sukces składa się także prawidłowo funkcjonujący dział sprzedaży. Poniżej dowiesz się, czym jest struktura działu handlowego, dlaczego warto ją stworzyć oraz z czego powinna się składać. Opowiemy również o najpopularniejszych modelach struktury działu sprzedaży oraz podpowiemy, jak stworzyć efektywny dział handlowy.

Czym jest struktura działu sprzedaży?

Struktura działu sprzedaży to podział działu handlowego ze względu na rolę i obowiązki, jakie pełnią jego poszczególni przedstawiciele w procesie sprzedażowym. Innymi słowy, chodzi o takie rozdzielenie zadań i obowiązków pomiędzy zespół sprzedażowy, które zagwarantuje skuteczną i zadowalającą sprzedaż.

Struktura działu sprzedaży w każdej firmie może przybierać nieco inny kształt. Konkretny model zależeć będzie m.in. od ilości pracowników, tworzących zespół sprzedaży, regionu działalności, specyfiki grupy docelowej, sprzedawanych produktów oraz zaprojektowanego procesu sprzedaży.

Struktura działu sprzedaży – dlaczego warto ją stworzyć?

Odpowiedni podział działu sprzedaży to jeden z najważniejszych kroków do osiągnięcia handlowego sukcesu. Prawidłowo zbudowana struktura ma bowiem realny wpływ na większe zyski przedsiębiorstwa. Z czego wynika taka sytuacja?

Dobrze skonstruowany dział sprzedaży to przede wszystkim podział obowiązków. Czynnik ten ma ogromny wpływ na skuteczny proces sprzedaży. Dużo lepiej pracuje się pracownikowi, który doskonale zna swoje zadania i wie co mieści się w zakresie jego działalności. Świadomość sprzedażowego celu stanowi natomiast klucz do jego osiągnięcia.

Wprowadzenie uporządkowanej struktury w dziale sprzedaży to także zwiększenie efektywności pracowników. Każdy skupiony jest bowiem na własnym zadaniu i nie rozprasza się pozostałymi, które nie są do niego przypisane.

Prawidłowo zbudowany zespół sprzedażowy pozwala także na uniknięcie sytuacji konfliktowych wśród pracowników. W działach sprzedaży o niejasnej strukturze wewnętrznej łatwiej bowiem o różnorodne nieprozumienia. Handlowcy, którzy nie znają w pełni zakresu swoich obowiązków, mogą mieć pretensje do pozostałych pracowników lub sami być posądzani, że robią mniej niż powinni w rzeczywistości.

Pamiętaj, że wyraźny podział ról jest szczególnie ważny właśnie w dziale sprzedaży. Jego członkowie mają bowiem bezpośredni kontakt z klientem. Złe relacje wśród pracowników lub błędy, wynikające z braku określonych kompetencji będą miały realne przełożenie na wyniki sprzedaży oraz opinie, związane z prowadzonym przez Ciebie przedsiębiorstwem. Zbuduj skuteczny dział sprzedaży i zadbaj o pozytywny wizerunek swojej firmy!

Hierarchia działu sprzedaży

Aby zbudować strukturę działu sprzedaży i wdrożyć skuteczne działania sprzedażowe, warto zadbać o odpowiednie przygotowanie merytoryczne. Poniżej przedstawiamy stanowiska, które powinny wejść w skład efektywnego działu sprzedażowego. Pamiętaj jednak o tym, że wybór ilości elementów składowych struktury uzależniamy od wielkości firmy oraz specyfiki produktu – nie każde stanowisko musi znaleźć się w Twoim zespole sprzedaży.

Dyrektor ds. sprzedaży

Dyrektor sprzedaży to osoba, której głównym zadaniem jest zarządzanie działem sprzedaży. Pracownik ten odpowiedzialny jest również za kształt strategii sprzedaży, określanie KPI oraz kontrolowanie osiąganych wyników. Do jego kompetencji należy także rekrutowanie, motywowanie oraz dbanie o regularne szkolenia pozostałych pracowników działu sprzedaży.

Kierownik lub lider działu sprzedaży

Szczebel ten nie występuje w każdym dziale sprzedaży. Zwykle pojawia się w dużych korporacjach (poziom niżej od wiceprezesa) lub w niewielkich przedsiębiorstwach (zamiast wiceprezesa). Kompetencje i obowiązki kierownika lub lidera działu sprzedaży są bardzo podobne do kwalifikacji i zadań wiceprezesa.

Account executive lub account manager

Account executive / account manager to inaczej starszy pracownik działu obsługi klienta. Odpowiedzialny jest za pracę z ważnymi klientami oraz domykanie umów. Jego zadaniem jest zatem zapoznanie się z oczekiwaniami klientów i stworzenie oferty, która pozwoli te oczekiwania spełnić. Często zdarza się tak, że account executive współpracuje tylko z określoną grupą klientów, którzy mogą przynieść firmie większy zysk.

Przedstawiciel ds. rozwoju sprzedaży

Sales Development Representative (przedstawiciel ds. rozwoju sprzedaży) to tzw. młodszy pracownik działu sprzedaży. Zwykle uczestniczy on w pierwszym etapie procesu sprzedaży, a więc odpowiedzialny jest za poszukiwanie potencjalnego klienta. Do jego zadań należy także weryfikowanie leadów – bazy kontaktów do potencjalnych klientów.

Rodzaje leadów

Leady – kontakty do potencjalnych klientów podzielić można przede wszystkim ze względu na skalę prawdopodobieństwa, z jaką doprowadzą one do realnego zakupu. W ogólnym podziale wyróżniamy:

• cold lead to grupa, która nie okazała zainteresowania zakupem Twoich usług lub produktów,
• warm lead to osoba, która interesuje się proponowanymi przez Ciebie usługami, ale na ten moment nie jest pewna, co do ich zakupu,
• hot lead to potencjalny klient, który pokazuje, że jest bardzo zainteresowany Twoim produktem oraz otwarty na kontakt, za pomocą którego sfinalizuje planowany zakup – hot leadem należy podzielić się z działem sprzedaży.

Kierownik ds. sukcesu klienta

Customer success to pracownik działu sprzedaży, którego rolą jest budowanie dobrych, długotrwałych relacji z klientami. Warto zaznaczyć, że kierownik ds. sukcesu klienta współpracuje z nim po finalizacji procesu sprzedaży. Customer success komunikuje się zatem z klientem po dokonanym przez niego zakupie. Pomaga w zapoznawaniu się z produktem i proponuje powiększenie zakupu lub zakup produktów powiązanych z tym, wybranym przez klienta.

Inżynier ds. sprzedaży

Inżynier ds. sprzedaży to osoba, której zadania oscylują w dwóch działach: sprzedaży oraz technicznym. Jego pomoc potrzebna jest w sytuacji, gdy handlowiec musi sprzedać produkt niestandardowy lub zaawansowany technologicznie. Wówczas inżynier ds. sprzedaży dba o odpowiednie zaprojektowanie oferty. Musi ona jednocześnie być dostosowana do wymagań technologicznych (tak, aby po zakupie można było ją wdrożyć) oraz spełniać oczekiwania i potrzeby klientów.

Asystent ds. sprzedaży

Każdy dział sprzedaży musi zatrudnić również osobę, która będzie zajmowała się typowo biurową pracą. Mowa tu o wystawianiu faktur, tworzeniu umów o poufności, przygotowywaniu ofert dla klientów oraz tworzeniu i weryfikowaniu baz danych. Uwzględnienie asystenta ds. sprzedaży w strukturze działu handlowego, znacznie usprawni pracę pozostałych specjalistów i wpłynie na zwiększoną efektywność procesu sprzedaży.

Oto tabela przedstawiająca strukturę działu sprzedaży dla różnych stanowisk wraz z wymaganym doświadczeniem oraz kluczowymi umiejętnościami:

Tabela ta uwzględnia różne role w dziale sprzedaży i pokazuje, że dla każdej pozycji wymagane są różne umiejętności i poziomy doświadczenia.

Struktura działu sprzedaży – najbardziej popularne modele

Budując dział sprzedaży, warto zapoznać się także z trzema najbardziej popularnymi modelami, dotyczącymi jego struktury. Wybór odpowiedniego modelu, bez wątpienia umożliwi Ci zaprojektowanie i stworzenie skutecznego działu sprzedaży.

Model linii produkcyjnej

Skuteczny dział sprzedaży to prawidłowo obsadzone stanowiska oraz odpowiednio dobrany model struktury działu handlowego. Co kryje się pod nazwą modelu linii produkcyjnej i dlaczego warto go wybrać?

Model linii produkcyjnej w praktyce oznacza podział poszczególnych etapów procesu sprzedaży pomiędzy konkretnych pracowników. Obsługą klienta nie zajmuje się zatem jedna osoba, a wszyscy członkowie zespołu (każdy handlowiec na innym etapie procesu sprzedaży). Dlaczego model ten jest dobrym rozwiązaniem?

Przede wszystkim, pozwala wykorzystać konkretne umiejętności i wiedzę pracownika z danego obszaru sprzedażowego. Co więcej, zespół pracuje razem. W takim modelu unikniesz niezdrowej rywalizacji – finalizacja sprzedaży zależy bowiem od wszystkich członków, a nie pojedynczego handlowca.

Model strąkowy

Budowanie zespołu w oparciu o model strąkowy przypomina opisany wyżej przypadek. Proces sprzedaży również podzielony jest bowiem na poszczególnych pracowników. Dodatkowemu podziałowi ulega jednak także cały dział sprzedaży – w modelu strąkowym składa się z kilku grup odpowiedzialnych za wybrane projekty. Rozwiązanie to sprawdza się dobrze szczególnie w dużych przedsiębiorstwach.

Model wyspy

W tej sytuacji cały proces sprzedaży przeprowadzany jest przez jedną osobę. Jest zatem odpowiedzialna za własny sukces lub porażkę. Korzyści wynikające z modelu wyspy to przede wszystkim rywalizacja, która w wielu przypadkach działa bardzo motywująco, a w efekcie – zwiększa sprzedaż. Ponadto, nikt nie obwinia pracowników o ewentualną porażkę – każdy pracuje na własny sukces i własną sprzedaż.

Jak stworzyć skuteczny dział sprzedaży?

Po wybraniu stanowisk oraz modelu, według którego zbudujesz swój dział sprzedaży, przyszedł czas na realne działanie. Poniżej przedstawiamy siedem elementów, na które należy zwrócić szczególną uwagę podczas budowania skutecznego działu sprzedaży.

Rekrutacja

Pierwszym etapem w procesie tworzenia działu sprzedaży jest rekrutacja. Jak wybrać odpowiedniego pracownika?

Przede wszystkim warto postawić na osobę wyróżniającą się spośród innych swoim potencjałem. Powinna pasować do profilu firmy i reprezentowanych przez nią wartości. Jeżeli chcesz sprawdzić, czy wybrany handlowiec pasuje do Twojego przedsiębiorstwa, stwórz spis cech, które według Ciebie powinien posiadać. Następnie, na rozmowie kwalifikacyjnej zweryfikuj, czy pasuje do Twojej wizji.

Pamiętaj, że choć doświadczenie jest ważne, to nie jest ono najważniejsze. Wśród handlowców dużo bardziej istotne mogą okazać się predyspozycje oraz umiejętności interpersonalne. To od nich w dużej mierze zależeć będzie późniejsze zadowolenie klienta i związany z nim sprzedażowy sukces.

Dobrym rozwiązaniem w procesie rekrutacji jest również przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej w obecności jednego ze współpracujących z Tobą handlowców. Pracownik działu handlowego będzie wiedział najlepiej, o co jeszcze można zapytać kandydata. Warto zatem zaprosić go na rozmowę i wziąć pod uwagę jego spostrzeżenia, dotyczące zatrudnienia wybranej osoby.

Rotacja

Zatrudniając nowych lub zwalniając starych pracowników, pamiętaj o tym, że proces sprzedaży obejmuje działania długotrwałe. Z tego powodu nie wymieniaj członków zespołu w krótkich odstępach czasowych – zamiast tego ogranicz rotację w zespole do całkowitego minimum.

W dziale sprzedaży powinno panować wzajemne zaufanie, a jego poszczególni członkowie powinni czuć się pewnie i stabilnie. Ich odczucia przekładają się bowiem na relacje z klientem. Nerwowa atmosfera nie sprzyja natomiast efektywnej i skutecznej sprzedaży. Staraj się więc podpisywać długoterminowe umowy z każdym handlowcem – zapewnisz tym samym sobie i swoim pracownikom poczucie bezpieczeństwa, niezbędne do przeprowadzenia skutecznego procesu sprzedażowego, zakończonego finalizacją zakupu.

Podział obowiązków

Skuteczny dział sprzedaży to przede wszystkim jasno i wyraźnie podzielone obowiązki. W zależności od wybranego modelu działu sprzedaży, przypisz konkretne zadania do poszczególnych handlowców i czekaj na zadowalające efekty. Odpowiedni podział obowiązków to pierwszy krok do umiejętnego zarządzania zespołem sprzedaży. Możesz mieć pewność, że takie rozwiązanie przyniesie Ci sprzedażowy sukces.

Szkolenia

Prawidłowe zarządzanie zespołem sprzedaży to także inwestycja w rozwój jego poszczególnych członków. Aby sprzedaż była efektywna, musisz zadbać o odpowiedni poziom wiedzy swoich handlowców. Ważne, by znali oni najnowsze trendy i triki sprzedażowe. Dzięki temu będą skutecznie pozyskiwać nowych klientów i realnie wpłyną na większe zyski Twojej firmy.

Cele

Chcesz, aby stworzony zespół handlowców przynosił jak największe zyski? W takim razie nie oczekuj od swoich pracowników zbyt wiele. Zawyżone cele, niedostosowane do ich możliwości i umiejętności, wprowadzą niepotrzebny stres, który sprawi, że ich działania sprzedażowe staną się dużo mniej efektywne. Zamiast zniechęcającej presji postaw na wymagania dostosowane do sytuacji i Twojego zespołu.

Dobre relacje

Na skuteczne działania sprzedażowe składa się wiele czynników. Jednym z nich są relacje, panujące w zespole handlowców. Przyjazna atmosfera to w tym przypadku klucz do sukcesu. Zadbaj więc o stworzenie i utrzymanie pozytywnych relacji wśród Twoich handlowców. Świetnym sposobem na tworzenie i pielęgnowanie długotrwałych relacji są różnego rodzaju spotkania i eventy integracyjne.

System motywacyjny

Pracownicy działu handlowego zwykle działają w dużym stresie. Z tego względu bardzo ważne jest wspieranie ich w codziennej pracy. Chwal swoich handlowców za osiągane sukcesy i motywuj ich do dalszego działania. Przy większych osiągnięciach warto sięgnąć po nagrody rzeczowe lub pieniężne. Przy drobnych zwycięstwach wystarczy natomiast słowna pochwała.

Pamiętaj o tym, aby dostosować system motywacyjny do możliwości finansowych swojej firmy. Bądź również konsekwentny w swoich działaniach – nikt nie lubi poczucia niesprawiedliwości.

Podsumowanie

Odpowiednio zbudowana struktura działu sprzedaży to podstawa, warunkująca sukces Twojego przedsiębiorstwa. Tworząc dział sprzedaży, warto zacząć od wyboru elementów składowych jego hierarchii. Liczba planowanych stanowisk powinna być uzależniona m.in. od wielkości firmy oraz specyfiki oferowanego produktu lub świadczonej usługi. Kolejnym krokiem w procesie tworzenia działu handlowego jest dobór modelu, według którego dzielone będą późniejsze obowiązki pracowników.

Chcąc stworzyć skuteczny dział sprzedaży, weź pod uwagę następujące elementy:

• prawidłowo przeprowadzona rekrutacja,
• ograniczona do minimum rotacja pracowników,
• jasny podział obowiązków,
• regularne szkolenia,
• realne cele,
• dobre relacje,
• skuteczny system motywacyjny.

Pamiętaj, że dział sprzedaży to pomost, łączący Twoją firmę i klientów, zapewniających jej realne zyski. Zadbaj więc o jego odpowiednią budowę oraz synergię na linii dział sprzedaży – dział marketingowy, którą możesz osiągnąć m.in. dzięki strategii, jaką jest smarketing. W ten sposób osiągniesz postawione sobie cele!