Systemy informacji zarządczej – czym są i jakie mają zastosowanie?

Systemy informacji zarządczej umożliwiają efektywne zarządzanie i wspomagają podejmowanie decyzji w organizacji. Jak przekształcają dane w wiedzę, wspierając innowacje w każdej dziedzinie biznesu?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest system informacji zarządczej?
• Jakie są cechy dobrego systemu informacji zarządczej?
• Jakie są rodzaje systemów informacji zarządczej?
• Jakie są wady systemów informacji zarządczej?
• Jakie są korzyści z systemów informacji zarządczej?

System informacji zarządczej – definicja

Informacja zarządcza w przedsiębiorstwie to szerokie pojęcie. Obejmuje ono dane z różnych obszarów działalności organizacji i ma cechy specyficzne dla każdej firmy. Wspiera proces zarządzania, w tym decyzje o dalszych działaniach organizacji. Wykorzystuje dane historyczne, żeby wyciągać wnioski i planować, a także pomaga ograniczyć ryzyko w zakresie funkcjonowania firmy.

System informacji zarządczej to zintegrowany zbiór procedur i technologii, służących do zbierania, przetwarzania i dystrybuowania informacji niezbędnych do zarządzania organizacją.

Definicja systemu informacji zarządczej

Systemy informacji zarządczej (Management Information Systems, MIS) to zintegrowane zestawy procedur i metod, służących do zbierania, przetwarzania, przechowywania i analizy danych potrzebnych do zarządzania organizacją, szczególnie w podejmowaniu decyzji, planowaniu i organizacji. Mogą także pomagać w działaniach z zakresu rachunkowości zarządczej i controllingu. Systemy informacji zarządczej obejmują:

• osoby odpowiedzialne za obsługę systemu i przestrzeganie procedur,
• procedury, zasady i wytyczne stosowane w systemach informatycznych,
• bazy danych i hurtownie danych,
• programy komputerowe używane do wykonywania określonych zadań, np. Microsoft Office czy systemy CRM,
• urządzenia fizyczne, takie jak komputery, klawiatury, zewnętrzne dyski twarde.

Historia systemów informacji zarządcze sięga lat 60. XX wieku – rozwój komputerów i technologii informatycznych stworzył wtedy nowe możliwości przetwarzania dużych ilości danych. Początkowo systemy wykorzystywano do automatyzacji prostych zadań (np. zarządzania zapasami), ale w miarę postępu technologicznego i spadku cen komputerów, systemy te zaczęły ewoluować.

W latach 70. i 80. XX wieku, dzięki rozwojowi technologii baz danych i narzędzi do analizy danych, systemy informacji zarządczej zaczęły oferować funkcje, takie jak wsparcie w podejmowaniu decyzji i przewidywanie trendów. Ich rozwój przyspieszyło upowszechnienie komputerów osobistych i rozwoju Internetu, w latach 90. Współcześnie integruje się je z technologiami, takim jak sztuczna inteligencja, analiza danych Big Data, chmura obliczeniowa i Internet Rzeczy.

Cechy dobrego systemu informacji zarządczej

Dobry system informacji zarządczej powinien zapewniać aktualność i dokładność danych, aby mieć wiarygodną podstawę do podejmowania decyzji biznesowych. System powinien być też w stanie efektywnie je przetwarzać. Powinien też być intuicyjny i prosty w obsłudze, aby pracownicy na różnych szczeblach organizacji mogli z niego korzystać bez konieczności specjalistycznego przeszkolenia.

W dobie rosnących zagrożeń cybernetycznych system musi zapewniać wysoki poziom ochrony danych, a także gwarantować ich poufność i integralność. Powinien być również zintegrowany z innymi systemami i procesami w organizacji, żeby zapewnić płynny przepływ informacji między różnymi działami.

Elastyczność i skalowalność pozwalają systemowi dostosowywać się do zmieniających się potrzeb i wymagań organizacji. Powinien on być na tyle elastyczny i łatwy w aktualizacji, żeby móc rozszerzać jego możliwości w miarę rozwoju organizacji i zmian na rynku.

Rodzaje systemów informacji zarządczej

Rodzaje systemów informacji zarządczej obejmują:

• System przetwarzania transakcji (TPS) – zarządza codziennymi transakcjami organizacji, takimi jak sprzedaż, zarządzanie zapasami, płace pracowników.
• Systemy wspomagania decyzji (DSS) – oferują narzędzia analityczne do pomocy w procesie decyzyjnym, w tym analizę trendów i symulacje.
• Systemy wsparcia kadry kierowniczej (ESS) – zapewniają skonsolidowane i podsumowane informacje dla kadry wyższego szczebla.
• Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) – integrują różne funkcje biznesowe, takie jak finanse i zarządzanie zasobami ludzkimi.
• Systemy zarządzania łańcuchem dostaw (systemy SCM) – ułatwiają zarządzanie operacjami łańcucha dostaw od surowców po dostawę klientowi.
• Systemy zarządzania relacjami z klientami (systemy CRM) – skupiają się na zarządzaniu interakcjami z klientami i analizie danych klienta.
• Systemy zarządzania wiedzą (KMS) – ułatwiają tworzenie, udostępnianie i zarządzanie wiedzą w organizacji.
• Systemy kontroli procesów (PCS) – zawiadują wszystkimi aspektami procesów biznesowych stosowanych w firmie.
• Systemy raportowania (MRS)- jak nazwa wskazuje, służą do generowania i archiwizacji raportów podsumowujących działania firmy.
• Systemy magazynowe – służą do kontroli stanów magazynowych. Często są częścią systemów ERP.
• Systemy HR – pomagają działowi HR w zarządzaniu różnymi sprawami, związanymi z personelem firmy.

Wymienione powyżej rodzaje systemów można stosować osobno, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zintegrować je w ramach jednej platformy – wszystko zależy od potrzeb i możliwości finansowych Twojej firmy.

Wady systemów informacji zarządczej

Wady systemów informacji zarządczej wynikają głównie z ich ograniczeń technologicznych, problemów z jakością danych, a także z wyzwań związanych z wdrażaniem i użytkowaniem. Przede wszystkim należy pamiętać, że nie są one panaceum na wszystkie wyzwania biznesowe. Ich efektywność zależy od wielu czynników, w tym od jakości zarządzania, kultury organizacyjnej w firmie i zdolności adaptacyjnych organizacji. Ich skuteczność zależy także od dokładności i aktualności danych wejściowych – jeśli są one niekompletne, nieaktualne lub błędnie wprowadzone, analizy i raporty generowane przez system mogą prowadzić do błędnych decyzji.

Kolejnym problemem jest złożoność i koszt implementacji takich systemów. Często wymaga to znacznych inwestycji finansowych oraz czasowych, a także może wiązać się z koniecznością przeszkolenia personelu, więc w przedsiębiorstwach z ograniczonymi zasobami może to stanowić znaczną barierę. Systemy te, jak wszystkie inne rozwiązania informatyczne, są narażone na problemy techniczne, takie jak awarie sprzętu, błędy oprogramowania czy ataki cybernetyczne. Może to prowadzić do przestojów i mieć negatywny wpływ na procesy decyzyjne i operacyjne firmy.

Ponieważ systemy informacji zarządczej pracują z ogromną ilością danych, może czasami dojść do ich nadmiaru (ang. information overload) – pracownicy mogą mieć trudności z przetworzeniem i analizą wszystkich informacji, co może skutkować paraliżem decyzyjnym. Istnieje również ryzyko, że nadmierna zależność od systemów informacji zarządczej może prowadzić do zaniedbywania aspektów ludzkich i interpersonalnych w procesie zarządzania. Decyzje oparte wyłącznie na danych numerycznych mogą nie uwzględniać niemierzalnych czynników, takich jak morale pracowników czy relacje z klientami.

Korzyści z systemów informacji zarządczej

Korzyści płynące z systemu informacji zarządczej są wszechstronne, choć nie zawsze bezpośrednio mierzalne. Dostarczają one menedżerom i kontrolerom danych w czasie rzeczywistym, dzięki czemu mogą oni szybciej reagować na zmiany, a także podejmować lepsze, bo bazujące na podstawie aktualnych, rzetelnych informacji, decyzje.

Systemy informacji zarządczej są stosowane w analizie danych, co jest kluczowe w identyfikacji trendów, szans i zagrożeń w działalności przedsiębiorstwa. Pozwalają one lepiej zrozumieć rynek, konkurencję oraz własne procesy operacyjne. Ułatwiają także komunikację między różnymi działami organizacji – współdzielenie informacji wewnątrz firmy poprawia współpracę i pomaga w realizacji celów strategicznych.

Systemy informacji zarządczej mogą również przyczyniać się do optymalizacji kosztów. Monitorowanie i analiza wydajności różnych działów pozwala kontrolerom zidentyfikować obszary do optymalizacji. Jednocześnie może przełożyć się na zwiększenie liczby innowacji i poprawę konkurencyjności firmy. Informacje pozyskane w ramach analizy danych lub poszukiwania błędów można wykorzystać do opracowania nowych produktów, usług czy ulepszania procesów.