Spis treści

20 maja 20247 min.
Max Cyrek
Max Cyrek
Aktualizacja wpisu: 28 maja 2024

​Zarządzanie wiedzą w organizacji – co to jest? Dobre praktyki

​Zarządzanie wiedzą w organizacji – co to jest? Dobre praktyki

Zarządzanie wiedzą w organizacji jest fundamentem innowacyjności i konkurencyjności. Jak dzięki niemu można skutecznie wykorzystywać zasoby intelektualne oraz zapewnić pracownikom narzędzia do rozwoju?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

​Zarządzanie wiedzą w organizacji – definicja

Zarządzanie wiedzą w organizacji to proces systematycznego gromadzenia, organizowania, udostępniania i analizowania wiedzy oraz informacji w celu wspierania decyzji i działań biznesowych[1] [2] [3].

Zarządzanie wiedzą w organizacji to proces gromadzenia, organizowania, udostępniania i wykorzystywania wiedzy w celu wspierania decyzji i działań biznesowych.

Definicja zarządzania wiedzą

Efektywne zarządzanie wiedzą przyczynia się do lepszego wykorzystania zasobów, redukcji kosztów operacyjnych oraz unikania powielania pracy. Pracownicy mogą korzystać z już istniejących rozwiązań i najlepszych praktyk, co zwiększa ich produktywność i skuteczność. Organizacja staje się bardziej elastyczna i innowacyjna, a w dłuższej perspektywie buduje swój kapitał intelektualny, który jest jednym z najważniejszych zasobów w gospodarce opartej na wiedzy i pozwala uzyskać trwałą przewagę konkurencyjną.

​Elementy zarządzania wiedzą w organizacji

Proces zarządzania wiedzą w organizacji składa się z kilku elementów:

  • Gromadzenie wiedzy to proces pozyskiwania informacji i wiedzy z różnych źródeł, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Może to obejmować dokumentację, raporty, wyniki badań, a także wiedzę ukrytą posiadaną przez pracowników (np. doświadczenie).
  • Organizowanie wiedzy to strukturyzowanie i katalogowanie zdobytych informacji w sposób umożliwiający łatwe przeszukiwanie i odnalezienie potrzebnych informacji, co wymaga stworzenia baz danych, systemów klasyfikacji oraz wykorzystania metadanych.
  • Przechowywanie wiedzy służy jej zabezpieczeniu w odpowiednich repozytoriach, takich jak systemy zarządzania dokumentami, bazy danych czy chmury obliczeniowe (cloud computing).
  • Udostępnianie wiedzy polega na umożliwieniu pracownikom dostępu do zgromadzonej wiedzy poprzez różnorodne narzędzia i platformy, takie jak intranet, fora dyskusyjne, platformy e-learningowe oraz narzędzia do współpracy online. Ważne jest też promowanie kultury dzielenia się wiedzą w organizacji.
  • Praktyczne zastosowanie zgromadzonej wiedzy w codziennych działaniach organizacji obejmuje podejmowanie decyzji, rozwiązywanie problemów, rozwijanie nowych produktów i usług oraz doskonalenie procesów biznesowych.
  • Generowanie nowej wiedzy polega na rozwoju pracowników, badaniach i rozwój (R&D) oraz promocji innowacyjności.
  • Analiza i ocena wiedzy służą identyfikacji wzorców, trendów i kluczowych wskaźników efektywności, dzięki czemu można lepiej zrozumieć dane oraz sposoby ich zastosowania.

​Modele zarządzania wiedzą w organizacji

W zarządzaniu wiedzą w organizacji stosuje się różne modele; oto kilka najważniejszych:

​Model SECI

Model SECI[4], stworzony przez Ikujiro Nonakę i Hirotaka Takeuchi, opisuje dynamikę tworzenia wiedzy w organizacjach poprzez cztery etapy konwersji wiedzy:

  • Socjalizacja polega na przekazywaniu wiedzy ukrytej przez bezpośrednie doświadczenia, na przykład poprzez obserwację i naśladowanie.
  • Eksternalizacja to konwersja wiedzy ukrytej na wiedzę jawną, często poprzez artykulację, dokumentowanie i dzielenie się wnioskami.
  • Kombinacja oznacza łączenie różnych elementów wiedzy jawnej, co prowadzi do tworzenia nowych zestawów informacji i wiedzy.
  • Internalizacja to absorpcja wiedzy jawnej przez jednostki, co przekształca ją z powrotem w wiedzę tacit, która może być używana w praktyce.

​Model Wiig

Model stworzony przez Karla Wiiga[5] koncentruje się na trzech głównych aspektach zarządzania wiedzą:

  • Budowanie wiedzy to proces pozyskiwania i rozwijania wiedzy, który obejmuje naukę, badania oraz innowacje.
  • Zachowywanie wiedzy to utrwalanie i przechowywanie wiedzy w sposób, który umożliwia jej przyszłe wykorzystanie, zarówno w dokumentach, jak i w pamięci organizacyjnej.
  • Wykorzystywanie wiedzy to praktyczne zastosowanie wiedzy w codziennych działaniach biznesowych, aby zwiększyć efektywność i osiągać cele organizacji.

​Model Boisota (Model I-Space)

Max Boisot stworzył model I-Space[6], który opisuje przepływ wiedzy w organizacji w trzech wymiarach:

  • Kodowanie odnosi się do stopnia, w jakim wiedza może być sformalizowana i zapisana.
  • Abstrakcja oznacza poziom ogólności wiedzy, od szczegółowych przypadków do ogólnych zasad.
  • Dyfuzja to sposób i zakres, w jakim wiedza jest udostępniana w organizacji.

​Model Probst, Raub i Romhardt

Ten model zarządzania wiedzą[7] składa się z następujących faz:

  • Identyfikacja wiedzy polega na określeniu, jaka wiedza jest potrzebna i gdzie się znajduje.
  • Pozyskiwanie wiedzy obejmuje zbieranie brakującej wiedzy z zewnętrznych i wewnętrznych źródeł.
  • Rozwój wiedzy to tworzenie nowej wiedzy poprzez badania, innowacje i uczenie się.
  • Dzielenie się wiedzą polega na umożliwieniu dostępu do wiedzy w organizacji poprzez systemy informacyjne i praktyki współpracy.
  • Wykorzystywanie wiedzy to stosowanie wiedzy w codziennej działalności operacyjnej.
  • Zachowanie wiedzy oznacza przechowywanie wiedzy w systemach pamięci organizacyjnej.
  • Pomiar wiedzy to ocena efektywności zarządzania wiedzą i jej wpływu na wyniki organizacji.

​Metody i narzędzia zarządzania wiedzą w organizacji

W zarządzaniu wiedzą organizacje stosują różnorodne metody i narzędzia; oto najważniejsze:

  • Bazy danych są podstawowym narzędziem do przechowywania dużych ilości informacji w sposób uporządkowany. Umożliwiają łatwe wyszukiwanie, sortowanie i analizowanie danych. Przykłady to relacyjne bazy danych, takie jak MySQL, PostgreSQL, czy Oracle.
  • Systemy zarządzania dokumentami (Document Management System) umożliwiają przechowywanie, zarządzanie i śledzenie dokumentów elektronicznych i obrazów dokumentów papierowych. Przykłady to SharePoint, Google Drive, czy DocuWare.
  • Intranet to wewnętrzna sieć organizacyjna, która umożliwia pracownikom dostęp do informacji, zasobów i aplikacji. Służy też jako platforma komunikacyjna i informacyjna i może zawierać fora dyskusyjne, blogi, bazy wiedzy i inne narzędzia.
  • Systemy zarządzania wiedzą (KMS) integrują różne technologie i narzędzia zarządzania wiedzą w jedną platformę. KMS umożliwiają gromadzenie, organizowanie, udostępnianie i analizowanie wiedzy. Przykłady to Confluence, M-Files, czy IBM Watson Knowledge Studio. Szczególnym przykładem są wiki – platformy internetowe umożliwiające tworzenie, edytowanie i udostępnianie treści przez wielu użytkowników.
  • Platformy społecznościowe dla firm wspierają komunikację i współpracę między pracownikami poprzez funkcje takie jak czaty, fora dyskusyjne, grupy robocze i udostępnianie plików. Przykłady to Microsoft Teams, Slack, czy Yammer.
  • Mapowanie wiedzy to metoda wizualizacji zasobów wiedzy w organizacji. Tworzy się mapy wiedzy, które pokazują, jakie informacje są dostępne, gdzie się znajdują i kto jest ich właścicielem. Pomaga to w identyfikacji luk w wiedzy oraz planowaniu działań rozwojowych.
  • E-learning to metoda zdalnego uczenia się, która wykorzystuje internet i technologie cyfrowe do dostarczania treści edukacyjnych. Organizacje korzystają z platform e-learningowych do szkolenia pracowników, udostępniania kursów i monitorowania postępów. Przykłady platform to Moodle, Coursera, czy LinkedIn Learning.
  • Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) to metoda optymalizacji procesów biznesowych, która obejmuje analizę, modelowanie, implementację i monitorowanie procesów. Narzędzia BPM pomagają w automatyzacji procesów, identyfikacji wąskich gardeł oraz poprawie efektywności. Przykłady to Bizagi, Appian, czy Pega.
  • Narzędzia analityczne umożliwiają analizowanie zgromadzonej wiedzy i danych w celu identyfikacji trendów, wzorców i kluczowych wskaźników efektywności. Pomagają w podejmowaniu decyzji opartych na danych. Przykłady to Tableau, Power BI, czy Google Analytics.

​Dobre praktyki w zarządzaniu wiedzą w organizacji

Zarządzanie wiedzą w organizacji wymaga nie tylko odpowiednich narzędzi, ale również właściwego nastawienia. W tym kontekście ważne jest promowanie kultury dzielenia się wiedzą. Obejmuje to zachęcanie pracowników do współpracy, otwartości i dzielenia się swoimi doświadczeniami oraz pomysłami. Pomocne może być też stworzenie społeczności praktyków – grup osób połączonych wspólnym zainteresowaniem lub specjalizacją zawodową.

Ważne jest też, aby w organizacji istniał jasny podział ról, a struktura odpowiedzialności za zarządzanie wiedzą była zrozumiała dla wszystkich. Twoja firma może zatrudnić np. specjalistów ds. informacji oraz stworzyć zespoły zarządzania wiedzą, których zadaniem będzie koordynacja działań związanych z gromadzeniem, przechowywaniem i udostępnianiem wiedzy. Organizacje powinny też zapewniać, że pracownicy mają otwarty i stały dostęp do informacji o strategiach, celach i wynikach działań związanych z zarządzaniem wiedzą. Mogą w tym pomóc regularne spotkania, biuletyny informacyjne oraz platformy komunikacyjne.

Regularne gromadzenie i organizowanie wiedzy pozwala ją efektywnie wykorzystywać. Organizacje powinny implementować procesy i procedury, które umożliwiają systematyczne zbieranie wiedzy zarówno formalnej, jak i nieformalnej. Powinna być ona klasyfikowana i katalogowana tak, aby ułatwić jej późniejsze wyszukiwanie i wykorzystanie. Wiedza w organizacji musi być też regularnie aktualizowana, aby była aktualna i adekwatna do zmieniających się warunków biznesowych.

Inwestowanie w rozwój pracowników poprzez programy szkoleniowe, kursy e-learningowe oraz warsztaty, programy mentoringowe i coachingowe mogą pomóc w transferze wiedzy między doświadczonymi pracownikami a nowymi członkami zespołu. Nie wolno jednak zapominać, że zarządzanie wiedzą wymaga też praktycznego zastosowania w procesach decyzyjnych, więc pracownicy muszą mieć dostęp do potrzebnych informacji oraz narzędzi analitycznych.

Zarządzanie wiedzą powinno wspierać innowacje i kreatywność w organizacji. Pracownicy powinni być zachęcani do eksperymentowania, proponowania nowych pomysłów i rozwiązań oraz do ciągłego doskonalenia procesów. Powinno być także integralną częścią strategii organizacyjnej, a cele i działania związane z wiedzą powinny wspierać ogólne cele biznesowe organizacji oraz powinno być elementem zarządzania talentami w organizacji.

Regularna analiza i usprawnianie procesów biznesowych jest kluczowa dla efektywnego zarządzania wiedzą. Organizacje powinny identyfikować i eliminować wąskie gardła, oraz optymalizować procesy, aby zwiększyć efektywność i skuteczność działań związanych z wiedzą. Narzędzia takie jak Lean, metodologia Six Sigma oraz Business Process Management mogą pomóc w tym procesie.

​Korzyści z zarządzania wiedzą w organizacji

Zarządzanie wiedzą pozwala lepiej wykorzystywać zasoby intelektualne członków organizacji, co pozwala szybciej rozwiązywać problemy, zwiększa produktywność, a także poprawia jakość podejmowanych decyzji. Wspiera też innowacyjność – poprzez systematyczne gromadzenie i analizowanie informacji organizacje mogą identyfikować nowe możliwości oraz trendy rynkowe, co umożliwia rozwój nowych produktów i usług.

Kolejną korzyścią z zarządzania wiedzą jest poprawa efektywności operacyjnej. Dzięki łatwemu dostępowi do informacji i najlepszych praktyk pracownicy mogą optymalizować swoje działania, co prowadzi do redukcji kosztów i poprawy wydajności pracy. Umożliwia to także lepsze zarządzanie ryzykiem.

Zarządzanie wiedzą przyczynia się również do wzrostu zaangażowania i satysfakcji pracowników, a długoterminowo, buduje kapitał intelektualny organizacji, który jest jednym z najważniejszych zasobów we współczesnej gospodarce. Dzięki temu Twoja firma może zyskać trwałą przewagę konkurencyjną.

FAQ

Przypisy

  1. https://www.ey.com/pl_pl/workforce/people-consulting/zarzadzanie-wiedza-w-przedsiebiorstwie
  2. https://www.e-mentor.edu.pl/artykul/index/numer/8/id/115
  3. https://d1wqtxts1xzle7.cloudfront.net/30531142/knowledge_management_organizational_memory_and_organizational_learning_minitrack_introduction-libre.pdf?1391803663=&response-content-disposition=inline%3B+filename%3DKnowledge_management_and_new_organizatio.pdf&Expires=1715947215&Signature=V0Jrzhuw2J0Nm-zVOdVoI74Gp-C7gFOM1AkxUimHryN2vlicDENBGJtWFRAy3F6HElEwOHrGYxUQmG3Gil7KJBCi1xqpOSSBrHb2m~DHjjl2TUZQ~Spp0fHU7XWCeYIGy7yB9anesSBsjENkmvyNBhB1g6CYZaJcBHhMPLJZmmCuTxCf8NnhLHCrIr5XLE1PWXjMcjBZU4L3sCabpHdOMoV6B80GBoSMa4Nih7yeXB8up074KYcneDG1jk9lPvKcOi1EPk3SOZvWjo0Db3E0S0t9NxMfqi~DE7eUrX2jtfWTkGj8X3OYUSBvOhFZdeB-5TEZwVS06cU2RhtIp1r9gA__&Key-Pair-Id=APKAJLOHF5GGSLRBV4ZA
  4. https://www.igi-global.com/dictionary/the-relationships-between-project-management-and-knowledge-management/26008
  5. https://www.tlu.ee/~sirvir/IKM/Theoretical_models_of_Information_and_Knowledge_Management/the_wiig_model_for_building_and_using_knowledge.html
  6. https://ideaexchange.uakron.edu/docam/vol3/iss2/10/
  7. https://www.researchgate.net/profile/Gilbert-Probst/publication/271508998_Practical_Knowledge_Management_-_A_Model_That_Works/links/5864da2008ae8fce490c1a63/Practical-Knowledge-Management-A-Model-That-Works.pdf

Formularz kontaktowy

Rozwijaj swoją firmę

we współpracy z Cyrek Digital
Wyślij zapytanie
Pola wymagane
Max Cyrek
Max Cyrek
CEO
"Do not accept ‘just’ high quality. Anyone can do that. If the sky is the limit, find a higher sky.”

Razem z całym zespołem Cyrek Digital pomagam firmom w cyfrowej transformacji. Specjalizuje się w technicznym SEO. Na działania marketingowe patrzę zawsze przez pryzmat biznesowy.

zobacz artykuły
Skontaktuj się ze mną
Masz pytania? Napisz do mnie.
Oceń tekst
Średnia ocena: artykuł nieoceniony. 0

Być może zainteresują Cię:

Mapa strony
© 2010 - 2024 Cyrek Digital. All rights reserved.