​System kontroli wewnętrznej – co to jest i jak powinien wyglądać?

System kontroli wewnętrznej jest jedną z podstaw zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie. Jak powinien wyglądać i jak przyczynia się do minimalizacji prawdopodobieństwa wystąpienia błędów i nadużyć?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest system kontroli wewnętrznej?
• Jakie są poziomy systemu kontroli wewnętrznej?
• Jakie są elementy systemu kontroli wewnętrznej?
• Jakie są role w systemach kontroli wewnętrznej?
• Jakie są rodzaje systemów kontroli wewnętrznej?
• Jak wdrożyć system kontroli wewnętrznej?
• Jaka jest rola systemu kontroli wewnętrznej?

​System kontroli wewnętrznej – definicja

System kontroli wewnętrznej to zbiór procedur, zasad oraz mechanizmów, które organizacja wdraża, żeby skutecznie zarządzać ryzykiem, ochroną zasobów, sprawozdaniami finansowymi oraz zgodnością z obowiązującym prawem. Podstawowym celem systemu jest wspieranie zarządzania w osiąganiu celów strategicznych poprzez minimalizowanie ryzyka i zapobieganie błędom oraz nadużyciom^{[1] [2] [3] [4]}.

System kontroli wewnętrznej to zbiór procedur, polityk i procesów, zaprojektowanych w celu zapewnienia skutecznego i zgodnego z prawem działania organizacji oraz ochrony jej zasobów.

Definicja systemu kontroli wewnętrznej

Kontrola wewnętrzna obejmuje zarówno procesy operacyjne, jak i finansowe. Zapewnia ona, że wszystkie działania organizacji są realizowane zgodnie z obowiązującymi standardami i politykami. Skuteczny system kontroli wewnętrznej charakteryzuje się jasnym podziałem obowiązków, formalnymi procedurami oraz odpowiednimi mechanizmami nadzorczymi. Ważnym elementem tego systemu jest także kultura organizacyjna w firmie, promująca etyczne zachowanie i odpowiedzialność za podejmowane działania.

W kontekście sprawozdawczości finansowej, system kontroli wewnętrznej zapewnia wiarygodność i dokładność danych finansowych, co jest ważne dla inwestorów, kredytodawców oraz organów regulacyjnych. Z kolei regularne audyty wewnętrzne oraz niezależne audyty zewnętrzne pomagają w identyfikacji potencjalnych zagrożeń i w doskonaleniu procesów.

​Poziomy systemu kontroli wewnętrznej

Kontrola wewnętrzna w organizacji może być rozpatrywana na kilku poziomach:

• Kontrola operacyjna to najniższy poziom kontroli, skoncentrowany na codziennych operacjach i procesach organizacji. Obejmuje standardowe procedury, przepływ pracy oraz mechanizmy zapewniające, że operacje są prowadzone efektywnie i zgodnie z ustalonymi standardami. Przykłady to kontrola jakości produkcji czy procedury zatwierdzania wydatków.
• Kontrola zarządcza skupia się na zarządzaniu zasobami i monitorowaniu wyników organizacji w kontekście realizacji celów strategicznych. Obejmuje planowanie, budżetowanie oraz ocenę efektywności i wydajności działań. Przykładami są zarządzanie ryzykiem czy analiza wyników finansowych.
• Kontrola strategiczna to najwyższy poziom kontroli, który koncentruje się na długoterminowych celach i strategii organizacji. Obejmuje ocenę zgodności działań z misją, wizją i wartościami firmy, analizę ryzyk strategicznych oraz monitorowanie środowiska zewnętrznego, w tym trendów rynkowych i zmian w regulacjach prawnych. Strategiczną kontrolę nad firmą sprawują zarząd i rada nadzorcza, którzy zapewniają, że organizacja podąża właściwą ścieżką.

Elementy systemu kontroli wewnętrznej

Najważniejsze elementy systemu kontroli wewnętrznej to m.in.:

• Środowisko kontrolne jest podstawą wszystkich pozostałych elementów systemu kontroli wewnętrznej – obejmuje zasady etyczne, wartości, kompetencje i podejście zarządu oraz rady nadzorczej do nadzorowania działalności organizacji. Silne środowisko kontrolne buduje kulturę organizacyjną sprzyjającą odpowiedzialności i przestrzeganiu standardów.
• Ocena ryzyka to proces identyfikacji i analizowania zagrożeń, które mogą mieć wpływ na osiągnięcie celów organizacji. Dzięki niej można określić prawdopodobieństwo wystąpienia różnych zagrożeń oraz ich potencjalnego wpływu na organizację, co pozwala wdrażać odpowiednie działania kontrolne w celu minimalizacji potencjalnych problemów.
• Procedury i mechanizmy wdraża się, żeby zmniejszać ryzyko i zapewniać, że zadania będą realizowane zgodnie z ustalonymi zasadami. Działania kontrolne mogą obejmować polityki i procedury operacyjne, segregację obowiązków, autoryzacje, zatwierdzenia, weryfikacje oraz fizyczne zabezpieczenia zasobów.
• Skuteczny przepływ informacji w organizacji jest niezbędny dla funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej. Informacje muszą być odpowiednio zbierane, przetwarzane i przekazywane, a komunikacja (zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna) powinna być jasna i zrozumiała dla wszystkich, aby wszystkie zainteresowane strony miały dostęp do wiarygodnych i aktualnych danych, niezbędnych do podejmowania decyzji.
• Stała ocena jakości systemu kontroli wewnętrznej przez monitorowanie jego funkcjonowania oraz wprowadzanie niezbędnych zmian i ulepszeń może być realizowana przez regularne przeglądy i audyty zewnętrzne i wewnętrzne.

Role w systemach kontroli wewnętrznej

W systemie kontroli wewnętrznej istnieją różne role, najczęściej uporządkowane hierarchicznie. Na samej górze znajduje się rada nadzorcza – jest ona najwyższym organem nadzorczym oraz odgrywa ważną rolę w monitorowaniu i ocenie systemu kontroli wewnętrznej. Zapewnia ona, że organizacja działa zgodnie z przyjętymi standardami, politykami oraz przepisami prawa, a także ocenia skuteczność systemu kontroli wewnętrznej i zatwierdza decyzje dotyczące zarządzania ryzykiem.

Poniżej znajduje się zarząd, który odpowiada za ustanowienie i utrzymanie skutecznego systemu kontroli wewnętrznej. Kieruje tworzeniem polityk i procedur oraz zapewnia, że są one wdrażane na wszystkich poziomach organizacji. Do zadań zarządu należą też monitoring ryzyk operacyjnych, finansowych i strategicznych oraz prowadzenia działań korygujących w przypadku wykrycia nieprawidłowości.

Nieco obok ustalonej hierarchii znajduje się komitet audytu. Jest on częścią rady nadzorczej i pełni funkcje nadzorcze w zakresie systemu kontroli wewnętrznej. Członkowie komitetu odpowiadają za przegląd i ocenę procesów audytowych, współpracę z audytorami wewnętrznymi i zewnętrznymi oraz zapewnienie zgodności sprawozdań finansowych. Wspierają też radę nadzorczą w nadzorze nad systemem kontroli wewnętrznej.

W systemach kontroli wewnętrznej ważni są też audytorzy. Wyróżnia się ich dwa rodzaje:

• Audytorzy wewnętrzni przeprowadzają regularne audyty operacyjne, finansowe i compliance, żeby zidentyfikować potencjalne ryzyka i słabe punkty. Ich raporty dostarczają zarządowi i radzie nadzorczej informacji na temat stanu systemu kontroli wewnętrznej.
• Audytorzy zewnętrzni, niezależni od organizacji, prowadzą badania sprawozdań finansowych oraz oceniają skuteczność systemu kontroli wewnętrznej. Ich raporty są kluczowe dla inwestorów, kredytodawców oraz organów regulacyjnych, ponieważ dostarczają danych na temat zgodności z międzynarodowymi standardami rachunkowości oraz skuteczności mechanizmów kontrolnych.

Za codzienną pracę w ramach systemów kontroli wewnętrznej odpowiadają kierownicy operacyjni. Do ich zadań należą wdrażanie i utrzymanie kontroli wewnętrznej w swoich obszarach działalności. Dbają też, żeby codzienne operacje były zgodne z politykami organizacji. Ich rola obejmuje także szkolenie pracowników i promowanie kultury etycznej.

Na dole drabiny znajdują się pracownicy organizacji, ale ich pozycja nie oznacza, że ich wpływ jest nieistotny. To oni odpowiadają za przestrzeganie polityk i procedur oraz raportowanie wszelkich nieprawidłowości, więc ich świadomość i zaangażowanie w procesy kontrolne są ważne dla skuteczności systemu kontroli wewnętrznej.

​Rodzaje systemów kontroli wewnętrznej

Systemy kontroli wewnętrznej można podzielić na kilka rodzajów – pierwszym jest system kontroli prewencyjnej. Jego głównym celem jest zapobieganie błędom i nadużyciom. Kontrole prewencyjne są zintegrowane z codziennymi procesami i mają minimalizować ryzyka na etapie planowania i realizacji działań. Przykłady obejmują polityki autoryzacji oraz szkolenia pracowników.

Drugim rodzajem jest system kontroli detekcyjnej – stosuje się go do identyfikacji i korygowania błędów oraz nieprawidłowości po ich wystąpieniu. Kontrole detekcyjne obejmują procedury weryfikacji, audyty wewnętrzne i zewnętrzne oraz regularne przeglądy operacyjne i finansowe. Celem jest szybkie wykrywanie problemów i podjęcie działań naprawczych.

Systemy kontroli kierowniczej koncentrują się na monitorowaniu i zarządzaniu działalnością operacyjną, żeby zapewnić zgodność z celami organizacyjnymi. Obejmują mechanizmy raportowania, analizy wyników oraz regularne przeglądy, które pozwalają kierownictwu na bieżąco korygować przebieg procesów.

W ramach kontroli wewnętrznej stosuje się też systemy kontroli finansowej. Skupiają się one na zapewnieniu wiarygodności i dokładności danych finansowych. Obejmują kontrolę budżetową, analizy kosztów, a także procedury sprawozdawczości finansowej. Są niezbędne w utrzymaniu zaufania interesariuszy oraz zgodności z regulacjami prawnymi i standardami rachunkowości.

Systemy kontroli zgodności zapewniają, że organizacja przestrzega obowiązujących przepisów prawnych, regulacji oraz wewnętrznych polityk. Z kolei systemy kontroli operacyjnej koncentrują się na efektywności i wydajności codziennych operacji w celu maksymalizacji efektywności organizacji przy jednoczesnej minimalizacji ryzyka operacyjnego.

​Wdrażanie systemu kontroli wewnętrznej

Wdrożenie systemu kontroli wewnętrznej powinno rozpocząć się od wyraźnego zdefiniowania celów systemu kontroli z uwzględnieniem specyfiki działalności oraz ryzyk. Zarząd i rada nadzorcza powinny być w pełni zaangażowane w ten proces, ponieważ ich wsparcie i zaangażowanie są niezbędne w procesie wdrożenia.

Po zdefiniowaniu celów należy zidentyfikować potencjalne zagrożenia i słabe punkty w obecnych procesach. Na podstawie wyników trzeba opracować i wdrożyć odpowiednie działania kontrolne, które będą skutecznie minimalizować zidentyfikowane ryzyka – muszą być one dostosowane do specyficznych potrzeb organizacji i jej działalności.

Wdrażanie systemu kontroli wewnętrznej wymaga również ustanowienia jasnych i precyzyjnych procedur oraz polityk, które będą kierować działaniami wszystkich pracowników. Żeby to osiągnąć, trzeba postawić na szkolenie pracowników na wszystkich poziomach organizacji – powinni oni być świadomi swoich obowiązków, a także muszą rozumieć znaczenie przestrzegania ustalonych procedur. Warto też dbać o kulturę organizacyjną – powinna ona promować etyczne zachowania i odpowiedzialność za swoje obowiązki.

Ważnym elementem każdego systemu kontroli wewnętrznej jest ustanowienie mechanizmów monitorowania i raportowania, takich jak audyty wewnętrzne oraz przeglądy operacyjne. Dzięki nim można na bieżąco oceniać funkcjonowanie systemu kontroli i identyfikować obszary wymagające poprawy.

System kontroli wewnętrznej powinien być dynamiczny, ponieważ dynamiczne będzie środowisko, w którym będzie działał. Oznacza to, że powinien być skonstruowany w taki sposób, żeby można było go łatwi zaadaptować do aktualnych warunków wewnętrznych i zewnętrznych.

​Rola systemu kontroli wewnętrznej

System kontroli wewnętrznej służy do identyfikacji, oceny i zarządzania ryzykami, które mogą wpływać na osiągnięcie strategicznych celów organizacji. Dzięki niemu organizacja jest w stanie minimalizować ryzyka operacyjne i finansowe, co przekłada się na poprawę jej stabilności i wiarygodności.

Kontrola wewnętrzna poprawia także jakość procesów operacyjnych. Wprowadzenie odpowiednich procedur i mechanizmów oraz regularne audyty pozwalają wykrywać błędy na wczesnym etapie, co pozwala szybko podjąć działania naprawcze, a zatem pozwala unikać strat finansowych oraz utraty reputacji.

System kontroli wewnętrznej są również pomocne w zarządzaniu zasobami ludzkimi i materialnymi poprzez ustanowienie jasnych zasad i procedur dotyczących zarządzania. Promują także kulturę organizacyjną opartą na przejrzystości i odpowiedzialności, co jest ważne w budowie zaufania zarówno wewnątrz organizacji, jak i w relacjach z zewnętrznymi interesariuszami.

Kontrola wewnętrzna odgrywa też ważną rolę w zapewnieniu wiarygodności i rzetelności prezentowanych informacji finansowych. Mechanizmy kontrolne, takie jak przeglądy wewnętrzne i audyty zewnętrzne, pomagają w identyfikacji i korekcie potencjalnych błędów oraz zapewniają, że działania organizacji są zgodne z międzynarodowymi standardami rachunkowości, co wpływa na ogólny wizerunek firmy w oczach zewnętrznych interesariuszy.