Środki trwałe w firmie – czym są?

Gdy przedsiębiorca kupuje komputer, maszynę produkcyjną czy samochód dostawczy, staje przed pytaniem: czy to zwykły wydatek, czy może składnik majątku wymagający specjalnego potraktowania? Odpowiedź ma kluczowe znaczenie dla optymalizacji podatkowej. Środki trwałe w firmie stanowią fundament działalności każdego przedsiębiorstwa – bez nich niemożliwe byłoby prowadzenie produkcji, świadczenie usług czy realizacja celów operacyjnych.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym są środki trwałe w firmie?
• Jakie prawa regulują środki trwałe w firmie?
• Jakie są rodzaje środków trwałych w firmie?
• Jakie są różnice między środkami trwałymi a wartościami niematerialnymi i prawnymi?
• Jak zarządzać środkami trwałymi w firmie?
• Jaką rolę odgrywają środki trwałe w działalności firmy?

Najważniejsze informacje:

• Środki trwałe to rzeczowe składniki majątku o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania.
• Regulują je ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r.^[1], ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych^[2].
• Klasyfikacja Środków Trwałych (KŚT) dzieli je na 10 głównych grup: od gruntów, przez budynki, maszyny, po inwentarz żywy^[3].
• Środki trwałe to aktywa materialne, natomiast wartości niematerialne i prawne to prawa majątkowe bez postaci fizycznej.
• Skuteczne zarządzanie wymaga prowadzenia ewidencji środków trwałych, strategicznej amortyzacji oraz regularnej inwentaryzacji.
• Środki trwałe umożliwiają realizację celów operacyjnych firmy, a odpisy amortyzacyjne stanowią element kosztów uzyskania przychodów, zmniejszając podstawę opodatkowania.

Środki trwałe w firmie – definicja

Środki trwałe to rzeczowe składniki majątku, które charakteryzują się długoterminowym wykorzystaniem w prowadzonej działalności gospodarczej. Aby dany składnik majątku został uznany za środek trwały, musi spełniać pięć podstawowych kryteriów jednocześnie:

• Po pierwsze, musi stanowić własność lub współwłasność podatnika, nabytą lub wytworzoną we własnym zakresie.
• Po drugie, składnik ten musi być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania – kompletność oznacza, że stanowi funkcjonalną całość nadającą się do samodzielnego wykorzystania.
• Po trzecie, przewidywany okres jego używania musi być dłuższy niż rok.
• Po czwarte, musi być wykorzystywany na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu.
• Po piąte, dla celów podatkowych jego wartość początkowa musi wynosić co najmniej 10 000 zł^[4].

Środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.

Definicja środków trwałych

Do środków trwałych zalicza się przede wszystkim nieruchomości (grunty, budynki, budowle, lokale będące odrębną własnością), maszyny, urządzenia i środki transportu oraz inwentarz żywy^[5]. Istotne jest, że środki trwałe podlegają amortyzacji – procesowi rozliczania kosztów ich zakupu w czasie poprzez systematyczne odpisy amortyzacyjne. Amortyzacja odzwierciedla stopniową utratę wartości składników majątku w wyniku ich eksploatacji lub upływu czasu. Dzięki dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych przedsiębiorca może systematycznie zaliczać wydatki poniesione na zakup majątku trwałego do kosztów uzyskania przychodów, co wpływa na zmniejszenie podstawy opodatkowania.

Jakie prawa regulują środki trwałe w firmie?

Środki trwałe w firmie podlegają dwóm równoległym systemom regulacji – przepisom rachunkowym (bilansowym) oraz przepisom podatkowym, które często różnią się w szczegółach mimo podobnej podstawy.

Głównym aktem prawnym w obszarze rachunkowości jest ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości^[6], która definiuje środki trwałe w art. 3 ust. 1 pkt 15 oraz reguluje zasady amortyzacji bilansowej w art. 31-32. Celem tych regulacji jest przede wszystkim ukazanie faktycznej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa poprzez rzetelne odzwierciedlenie wartości aktywów.

W sferze podatkowej najważniejsze są dwie ustawy. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), szczególnie art. 15 ust. 1 oraz art. 16a-16m^[7], reguluje amortyzację podatkową dla spółek kapitałowych i innych osób prawnych. Z kolei ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), zwłaszcza art. 22a ust. 1 oraz art. 22k^[8], określa zasady dla jednoosobowych działalności gospodarczych i spółek osobowych. Te akty prawne stanowią, że amortyzacja stanowi koszt uzyskania przychodu i wpływa na rozliczenie zobowiązań fiskalnych względem organów podatkowych.

Niezwykle istotnym dokumentem jest również Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT)^[9], które służy do celów ewidencyjnych i ustalania stawek odpisów amortyzacyjnych. W kontekście własności i posiadania środków trwałych zastosowanie mają także przepisy Kodeksu cywilnego.

Przepisy te narzucają na przedsiębiorców konieczność prowadzenia dwóch rodzajów ewidencji – jednej dla celów podatkowych, drugiej dla celów rachunkowych – szczególnie gdy wybrane stawki lub metody amortyzacji różnią się między oboma systemami. Choć podstawa jest podobna, rozbieżności występują zwłaszcza w zakresie stawek amortyzacyjnych, dostępnych metod oraz minimalnych okresów użytkowania określonych składników majątku.

Jakie są rodzaje środków trwałych w firmie?

Środki trwałe w firmie klasyfikuje się według Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), która wyodrębnia dziesięć głównych grup – od gruntów po inwentarz żywy.

Grupa 0 – Grunty

Obejmuje wszystkie rodzaje gruntów niezależnie od ich przeznaczenia, w tym grunty pod budynkami, użytki rolne, grunty leśne oraz grunty zabudowane i niezabudowane. Grunty nie podlegają amortyzacji z uwagi na ich trwały charakter^[10].

Grupa 1 – Budynki i lokale

Zalicza się tu budynki mieszkalne i niemieszkalne, lokale będące odrębną własnością, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego. Ta grupa obejmuje kompletne obiekty budowlane.

Grupa 2 – Obiekty inżynierii lądowej i wodnej

Grupa zawiera budowle takie jak drogi, mosty, wiadukty, tunele, obiekty infrastruktury wodnej (zapory, śluzy), sieci przesyłowe (wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe) oraz inne obiekty inżynierii lądowej i wodnej.

Grupa 3 – Kotły i maszyny energetyczne

Obejmuje kotły parowe i wodne, silniki spalinowe i elektryczne, turbiny, generatory, transformatory oraz inne urządzenia służące do produkcji, przekształcania i przesyłu energii elektrycznej i cieplnej.

Grupa 4 – Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania

Zalicza się tu maszyny i urządzenia wykorzystywane w różnych działach gospodarki, takie jak pompy, sprężarki, wentylatory, dźwigi, aparaty ogólnego zastosowania oraz urządzenia chłodnicze i klimatyzacyjne.

Grupa 5 – Specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty

Grupa zawiera maszyny i urządzenia przeznaczone do konkretnych celów przemysłowych lub produkcyjnych, charakteryzujące się szczególną sprawnością techniczną i specjalistycznym zastosowaniem w określonych branżach.

Grupa 6 – Urządzenia techniczne

Obejmuje różnorodne urządzenia wykorzystywane w procesach technologicznych, produkcyjnych i usługowych, w tym urządzenia do obróbki materiałów, urządzenia pomiarowe oraz inne urządzenia o charakterze technicznym.

Grupa 7 – Środki transportu

Zalicza się tu samochody osobowe i ciężarowe (z wyłączeniem samochodów osobowych przy niektórych metodach amortyzacji), autobusy, motocykle, przyczepy, naczepy, pojazdy szynowe, statki wodne oraz inne środki transportu służące przewozowi osób i towarów.

Grupa 8 – Narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie

Grupa obejmuje narzędzia, przyrządy, ruchomości biurowe i gospodarcze, meble, wyposażenie oraz inne składniki majątku, które nie zostały sklasyfikowane w innych grupach, a charakteryzują się przewidywanym okresem używania dłuższym niż rok.

Grupa 9 – Inwentarz żywy

Zalicza się tu zwierzęta wykorzystywane w działalności gospodarczej, takie jak konie, bydło, trzoda chlewna, owce, kozy, drób oraz inne zwierzęta hodowlane służące produkcji lub innym potrzebom związanym z prowadzoną działalnością.

Jakie są różnice między środkami trwałymi a wartościami niematerialnymi i prawnymi?

Środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe posiadające formę fizyczną – można je zobaczyć i dotknąć. Obejmują grunty, budynki, lokale, maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inwentarz żywy. Natomiast wartości niematerialne i prawne to nabyte prawa majątkowe bez formy fizycznej, które nadają się do gospodarczego wykorzystania. Zalicza się do nich autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, know-how oraz koszty zakończonych prac rozwojowych.

Istotne rozbieżności występują w klasyfikacji prawnej. Przepisy rachunkowe i podatkowe różnie traktują niektóre składniki majątku. Przykładowo, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego i użytkowego prawo bilansowe traktuje jak środek trwały, podczas gdy prawo podatkowe zalicza je do wartości niematerialnych i prawnych. Prawo wieczystego użytkowania gruntów jest zaliczane do środków trwałych tylko w przepisach rachunkowych, natomiast przepisy podatkowe stanowią, że praw tych nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu^[11].

Różnice dotyczą także stosowanych metod amortyzacji. W przypadku wartości niematerialnych i prawnych stosuje się co do zasady wyłącznie metodę liniową, a przepisy podatkowe narzucają minimalne okresy amortyzacji – dla licencji na programy komputerowe nie krótszy niż 24 miesiące, a dla pozostałych WNiP nie krótszy niż 60 miesięcy. W odniesieniu do środków trwałych przedsiębiorca ma do wyboru wiele metod amortyzacji, w tym liniową, degresywną, naturalną, indywidualną i jednorazową.

Jak zarządzać środkami trwałymi w firmie?

Podstawą zarządzania środkami trwałymi jest prowadzenie dokładnej ewidencji środków trwałych. Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR), rozliczający się ryczałtem ewidencjonowanym oraz prowadzący pełną księgowość są zobowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych.

Wpisu do ewidencji należy dokonać najpóźniej w miesiącu przekazania składnika majątku do używania. Ewidencja powinna zawierać szczegółowe informacje: datę nabycia i przyjęcia do użytkowania, wartość początkową, symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), stawkę i metodę amortyzacji oraz kwotę odpisów amortyzacyjnych za dany rok i narastająco. Przyjęcie środka trwałego wiąże się z wystawieniem dokumentu księgowego OT (Otrzymanie Środka Trwałego), który potwierdza wprowadzenie majątku do użytkowania^[12].

Ważna jest też strategiczna amortyzacja. Rozłożenie kosztów nabycia środków trwałych w czasie wpływa na wynik finansowy i pozwala na optymalizację podatkową. Przedsiębiorca powinien dokonać dokładnej analizy przed wyborem metody amortyzacji (liniowa, degresywna, jednorazowa), ponieważ raz wybrana metoda jest co do zasady ostateczna i nie można jej zmienić w trakcie pełnego zamortyzowania środka.

W dobrym przedsiębiorstwie powinna istnieć dobrze zorganizowana rachunkowość wspierająca zarządzanie, często wymuszająca prowadzenie dwóch rodzajów ewidencji: jednej dla celów podatkowych i drugiej dla celów rachunkowych.

Zarządzanie obejmuje również ustalanie wartości początkowej. W przypadku zakupu jest to cena nabycia powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem do stanu zdatnego do użytku (transport, montaż, opłaty notarialne), a pomniejszona o odliczalny VAT. W przypadku wytworzenia we własnym zakresie jest to koszt wytworzenia, a w przypadku darowizny – wartość rynkowa.

Istotne jest prawidłowe rozróżnianie wydatków na remont (przywracający stan pierwotny, stanowiący koszt bieżący) od ulepszenia (zwiększającego wartość użytkową, powiększającego wartość początkową środka trwałego o ile przekracza 10 000 zł).

W przypadku likwidacji środka trwałego wymaga się udokumentowania, najczęściej za pomocą Protokołu likwidacji środka trwałego (dokument LT), który powinien zawierać datę, przyczynę likwidacji oraz wartość początkową i dotychczasowe umorzenie. Niezamortyzowana wartość początkowa likwidowanego środka trwałego może stanowić koszt uzyskania przychodu w dacie fizycznej likwidacji.

Zarządzanie aktywami wymaga także okresowego ustalania rzeczywistego stanu majątku poprzez inwentaryzację, co jest obowiązkiem wynikającym z ustawy o rachunkowości. Inwentaryzacja służy weryfikacji danych księgowych ze stanem faktycznym i ocenie przydatności gospodarczej składników mienia. Inwentaryzacja niektórych środków trwałych (nieruchomości, środków trwałych na terenie strzeżonym) może być przeprowadzana rzadziej – raz na 4 lata^[13].

Efektywne zarządzanie środkami trwałymi to nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim narzędzie optymalizacji podatkowej. Wybór odpowiedniej metody amortyzacji, szczególnie jednorazowej, może przyspieszyć odzyskanie zainwestowanych środków i reinwestowanie ich w rozwój firmy. Przedsiębiorcy często nie wykorzystują w pełni dostępnych możliwości prawnych, tracąc tym samym płynność finansową.

Max Cyrek, CEO Cyrek Digital

Jaką rolę odgrywają środki trwałe w działalności firmy?

Środki trwałe stanowią fundament działalności operacyjnej każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od jego wielkości czy branży. Umożliwiają realizację misji, wizji i celów operacyjnych na co dzień. Nieruchomości (biura, fabryki) stanowią środowisko pracy, które musi być bezpieczne i efektywne, a maszyny i sprzęt są sercem produkcji. Ich wydajność, niezawodność i innowacyjność mają bezpośredni wpływ na jakość produktów, koszty produkcji i czas dostawy.

Z perspektywy finansowej środki trwałe są często największymi inwestycjami przedsiębiorstwa, co oznacza, że w znacznym stopniu wpływają na jego stabilność finansową. Solidna baza środków trwałych może zwiększyć zaufanie inwestorów i partnerów biznesowych, poprawiając reputację firmy i jej zdolność do pozyskiwania kapitału.

Kluczową rolę odgrywają w optymalizacji podatkowej poprzez koszty uzyskania przychodów. Amortyzacja środków trwałych jest jednym z najważniejszych narzędzi optymalizacji kosztów w działalności gospodarczej. Amortyzacja to rozłożenie w czasie kosztów związanych z zakupem środków trwałych. Odpisy amortyzacyjne stanowią element kosztów uzyskania przychodu (KUP) i finalnie zmniejszają przychód podlegający opodatkowaniu, co bezpośrednio przekłada się na wynik finansowy przedsiębiorstwa^[14].

Dokonywane odpisy amortyzacyjne pozwalają również na gromadzenie środków finansowych niezbędnych do późniejszego odtwarzania użyteczności zużywanych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. W aspekcie rachunkowości i wyceny wykonywanie odpisów amortyzacyjnych pozwala określić aktualną wartość danego środka trwałego. Środki trwałe wpływają na przejrzystość sprawozdań finansowych, a amortyzacja bilansowa ma na celu zaprezentowanie rzetelnego oraz prawdziwego obrazu prowadzonej działalności.