Resource based planning – czym jest planowanie oparte na zasobach i kiedy warto je stosować?

Resource based planning jest niezbędnym narzędziem dla firm, dążących do optymalizacji wykorzystania swoich zasobów. Pozwala ono organizacjom skutecznie zarządzać różnymi zasobami, co wpływa na długoterminową wydajność operacyjną.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest resource based planning?
• Jakie są zależności między resource based planning a planowaniem zasobów przedsiębiorstwa?
• Kiedy i gdzie stosować resource based planning?
• Jakie są etapy resource based planning?
• Jakie są dobre praktyki w zakresie resource based planning?
• Jakich narzędzi używa się w resource based planning?
• Jakie są ograniczenia resource based planning?
• Jakie są korzyści z resource based planning?

Resource based planning – definicja

Resource based planning, czyli planowanie oparte na zasobach, to metoda zarządzania procesami biznesowymi i projektami, która skupia się na efektywnym wykorzystaniu dostępnych zasobów. Mogą one obejmować ludzi, maszyny, materiały, czas i kapitał. Służy to optymalizacji procesów i maksymalizacji efektywności, przy jednoczesnym minimalizowaniu kosztów i czasu realizacji projektów.

Metoda ta znajduje zastosowanie w różnych branżach i typach projektów – od budownictwa, przez produkcję, po rozwój oprogramowania. Dzięki swojej uniwersalności i skupieniu na optymalizacji, resource based planning jest cenione za możliwość poprawy produktywności, redukcji strat i zwiększenia ogólnej efektywności działania organizacji.

Resource based planning to strategia zarządzania, która koncentruje się na efektywnym wykorzystaniu dostępnych zasobów w celu osiągnięcia celów biznesowych.

Definicja resource based planning

Planowanie oparte na zasobach wymaga dokładnego rozpoznania potrzeb projektu, a następnie dopasowania do nich dostępnych zasobów w sposób, który zapewni najwyższą efektywność. Oznacza to, że każda decyzja dotycząca projektu, od jego zaplanowania po wykonanie, jest podejmowana z uwzględnieniem dostępnych zasobów. Nie zmienia to faktu, że planowanie musi uwzględniać potencjalne zmiany w dostępności zasobów, a także zmieniające się wymagania projektu.

Resource based planning a planowanie zasobów przedsiębiorstwa

Resource based planning (RBP) koncentruje się na efektywnym wykorzystaniu i zarządzaniu wszystkimi dostępnymi zasobami, niezbędnymi do wykonania określonych projektów lub zadań. Z kolei planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) obejmuje szerszą perspektywę, integrując kluczowe procesy biznesowe w całej organizacji – od produkcji, poprzez logistykę, finanse, HR, aż po sprzedaż i marketing.

ERP jest także utożsamiane z systemem informatycznym, który umożliwia współdzielenie danych i promuje efektywność operacyjną poprzez eliminację duplikacji i automatyzację procesów. Jego celem jest zapewnienie płynności i przejrzystości informacji między różnymi działami organizacji.

Efektywne planowanie oparte na zasobach wymaga dokładnych danych i integracji procesów, co jest możliwe dzięki wykorzystaniu systemów ERP. Działa to też z drugiej strony – skuteczne wdrożenie i wykorzystanie systemu ERP w organizacji często zależy od dokładnego zrozumienia i zarządzania dostępnymi zasobami, więc w praktyce RBP może być postrzegane jako operacyjny komponent strategii ERP.

Zastosowanie resource based planning

Resource based planning znajduje zastosowanie wszędzie tam, gdzie optymalizacja zasobów ma kluczowe znaczenie dla sukcesu projektów i inicjatyw. Jest to szczególnie przydatne w środowiskach projektowych, które charakteryzują się ograniczeniami czasowymi, finansowymi i ludzkimi, takich jak:

• budownictwo,
• produkcja,
• rozwój oprogramowania,
• zarządzanie projektami w sektorze usług.

Metoda ta sprawdza się zarówno w dużych korporacjach, jak i w małych oraz średnich przedsiębiorstwach, które dążą do maksymalizacji efektywności i produktywności, jednocześnie minimalizując marnotrawstwo zasobów i koszty. Przydaje się także w środowiskach, w których szybkie dostosowanie planów zasobowych do zmieniających się warunków rynkowych lub projektowych jest kluczowe dla utrzymania konkurencyjności i realizacji celów strategicznych.

Etapy resource based planning

Resource based planning można podzielić na kilka kluczowych etapów. Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie wszystkich dostępnych i potrzebnych do realizacji projektu zasobów – mogą one obejmować personel, sprzęt, materiały, finanse i czas. Ważne jest, aby dokładnie zrozumieć charakterystykę każdego zasobu, w tym jego dostępność, umiejętności (w przypadku personelu) oraz inne ograniczenia.

Następnie należy dokładnie zdefiniować i zrozumieć wymagania projektu – zakres prac, cele, terminy i oczekiwane wyniki. Wymaga to dokładnej analizy zadań do wykonania, aby określić, jakie zasoby będą potrzebne do ich realizacji, co rozpoczyna się w procesie alokacji, czyli przydzielania odpowiednich zasobów do konkretnych zadań i etapów projektu tak, aby zapewnić ich optymalne wykorzystanie.

Ważnym elementem resource based planning jest opracowanie szczegółowego harmonogramu projektu, który powinien szczegółowo określać, kiedy i jak zasoby będą wykorzystywane w trakcie realizacji projektu. Po rozpoczęciu realizacji projektu należy ciągle monitorować wykorzystanie zasobów oraz postępy w realizacji zadań w stosunku do planu. Dzięki temu można szybko rozwiązywać problemy, a także dostosowywać plany w odpowiedzi na zmienne warunki lub nieprzewidziane wyzwania.

Ostatnim etapem jest ocena efektywności wykorzystania zasobów po zakończeniu projektu. Na jej podstawie możliwe jest zidentyfikowanie obszarów do poprawy oraz ciągłe doskonalenie procesów i metod wykorzystania zasobów.

Dobre praktyki w zakresie resource based planning

Decydując się na wdrożenie resource based planning, warto pamiętać o następujących działaniach:

• W środowisku z ograniczonymi zasobami ważne jest określenie priorytetów projektów i zadań na bazie celów strategicznych – pozwala to efektywnie alokować zasoby do najważniejszych inicjatyw.
• Dokładne szacowanie potrzeb zasobowych na wczesnym etapie planowania projektu pozwala uniknąć przyszłych niedoborów lub nadmiarów. Do tego celu dobrze jest stosować historyczne dane z podobnych projektów oraz techniki estymacyjne, takie jak analiza scenariuszy.
• Projekty rzadko przebiegają dokładnie według planu, a zmiany są nieuniknione, więc szybka reakcja w zakresie projektu, dostępności zasobów czy priorytetach pozwala utrzymać harmonogram i budżet projektu.
• Planowanie oparte na zasobach nie działa w próżni. Jego skuteczność zwiększa się, gdy jest zintegrowane z innymi procesami zarządzania w organizacji, takimi jak zarządzanie finansami czy zarządzanie ryzykiem.
• Zaawansowane narzędzia analityczne i technologie, takie jak sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe, mogą przyczynić się do lepszego prognozowania potrzeb oraz identyfikacji potencjalnych problemów.
• Promowanie kultury ciągłego uczenia się i doskonalenia wśród członków zespołu projektowego buduje kompetencje w zakresie zarządzania zasobami.
• W zarządzaniu zasobami ważne jest znalezienie równowagi między elastycznością a potrzebą utrzymania dyscypliny w planowaniu i wykonaniu. Elastyczność pozwala dostosować się do zmieniających się okoliczności, natomiast dyscyplina zapewnia, że projekt pozostaje na właściwym kursie.
• W kontekście planowania opartego na zasobach nie wolno zapominać o pracownikach, ponieważ inwestycje w ich rozwój nie tylko zwiększają ich zaangażowanie i satysfakcję, ale także budują zasoby, które mogą być wykorzystywane w różnorodnych projektach.
• Dobre praktyki w resource based planning powinny również obejmować minimalizowanie negatywnego wpływu projektów na środowisko i społeczność poprzez m.in. redukcję odpadów, recykling, efektywne wykorzystanie energii i zasobów naturalnych oraz promowanie zrównoważonych praktyk.
• Budowanie buforów czasowych i zasobowych w harmonogramach projektów daje pewną elastyczność w zarządzaniu zasobami w przypadku opóźnień lub innych przeszkód.

Narzędzia używane w resource based planning

W planowaniu opartym na zasobach stosuje się różnorodne narzędzia. Oto niektóre z nich:

• Narzędzia, takie jak Asana, Trello czy Jira, służą do planowania projektów, alokacji zasobów, śledzenia postępów i współpracy między członkami zespołu. Umożliwiają również wizualizację harmonogramów projektów za pomocą diagramów Gantta czy tablic Kanban.
• Systemy ERP, takie jak SAP ERP czy Oracle ERP, integrują różne funkcje biznesowe (np. finanse, HR, produkcję, łańcuch dostaw) w jednym systemie. Dzięki nim można lepiej koordynować zasobami między różnymi działami organizacji.
• Systemy, takie jak Workday, BambooHR czy Zoho People, pomagają w zarządzaniu zasobami ludzkimi, w tym w rekrutacji, ocenie wydajności, planowaniu ścieżek kariery i rozwoju umiejętności.
• Narzędzia, takie jak Kronos, TimeCamp czy Harvest, umożliwiają dokładne śledzenie, ile czasu pracownicy poświęcają na poszczególne zadania, co ułatwia planowanie i optymalizację wykorzystania zasobów.
• Platformy, takie jak Slack, Microsoft Teams czy Zoom, umożliwiają łatwą wymianę informacji, dokumentów i feedbacku, co przyczynia się do lepszej koordynacji działań i efektywniejszego wykorzystania zasobów.
• Oprogramowanie do analizy danych, takie jak Tableau, Microsoft Power BI czy Google Analytics, dzięki możliwości przetwarzania dużych ilości danych, zaawansowanym funkcjom analizy i wizualizacji, pozwala lepiej zrozumieć dynamikę projektów i podejmować bardziej świadome decyzje.
• Systemy SCM, takie jak SAP SCM (Supply Chain Management) czy Oracle SCM Cloud, pomagają w optymalizacji procesów w łańcuchu dostaw – od zakupów, po dystrybucję.

Ograniczenia resource based planning

Jednym z największych wyzwań resource based planning jest trudność w dokładnym przewidywaniu przyszłych potrzeb zasobowych, zwłaszcza w szybko zmieniających się warunkach rynkowych lub przy projektach, w których brakuje historycznych danych referencyjnych. Może to prowadzić do niedoborów lub nadmiaru zasobów.

Także zmiany w składzie zespołu, takie jak odejścia pracowników, mogą wprowadzać zakłócenia w realizacji projektu. Nie wolno też zapominać, że zarządzanie personelem wymaga uwzględnienia aspektów, takich jak motywacja, rozwój kompetencji i dobrostan pracowników.

Resource based planning wymaga takiej kultury organizacyjnej w firmie, która promuje ciągłe doskonalenie i adaptację, regularne dostosowywanie procesów oraz zaangażowanie – zarówno ze strony kierownictwa, jak i zespołów projektowych.

Nie wolno też zapominać, że chociaż planowanie oparte na zasobach pomaga w identyfikacji potencjalnych przeszkód i minimalizacji ryzyka w planowaniu zasobów, nie może całkowicie wyeliminować nieprzewidzianych wydarzeń, które mogą wpłynąć na dostępność zasobów lub przebieg projektu.

Korzyści z resource based planning

Wdrażając resource based planning, firmy mogą znacznie poprawić swoją zdolność do realizacji projektów zgodnie z ustalonymi terminami, budżetem oraz standardami jakości, co bezpośrednio przekłada się na zwiększenie konkurencyjności i satysfakcji klientów. Dzięki dokładnemu planowaniu i monitorowaniu zasobów możliwe jest również minimalizowanie marnotrawstwa i nadmiernych kosztów operacyjnych, co prowadzi do lepszej kontroli budżetu projektu.

Resource based planning pozwala też w jasny sposób wizualizować dostępność zasobów, co ułatwia komunikację i współpracę. Ponadto, lepsze planowanie zasobów może przyczynić się do zwiększenia motywacji i zaangażowania pracowników, gdyż jasne określenie oczekiwań zwiększa poczucie przynależności do projektu.

Dzięki dokładnej analizie potrzeb zasobowych i ciągłemu monitorowaniu ich wykorzystania menedżerowie projektów mogą wcześniej identyfikować potencjalne problemy, co przyczynia się do zwiększenia prawdopodobieństwa sukcesu projektów. Warto też zauważyć, że na poziomie strategicznym, planowanie oparte na zasobach zapewnia, że najważniejsze zasoby wykorzystuje się tam, gdzie mogą przynieść największą wartość, co pozwala skupić wysiłki na najbardziej wartościowych projektach i inicjatywach.