Product Information Management – co to jest, dobre praktyki

Firmy dystrybuujące swoje produkty wieloma kanałami sprzedaży muszą zapewnić spójność i aktualność danych o swoich ofertach. Właśnie tutaj z pomocą przychodzi Product Information Management (PIM) – system, który umożliwia centralne zarządzanie wszystkimi informacjami o produktach.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest Product Information Management?
• Jakie są najpopularniejsze systemy PIM?
• Jakie są funkcje Product Information Management?
• Jakie branże wykorzystują PIM?
• Jakie są dobre praktyki w zakresie Product Information Management?
• Jakie korzyści wynikają ze stosowania Product Information Management?

Product Information Management – definicja

PIM integruje wszystkie informacje związane z produktami – takie jak opisy, specyfikacje, ceny, zdjęcia i dane techniczne – w jednej bazie danych, którą można łatwo zarządzać.

Product Information Management (PIM) to system zarządzania informacjami o produktach, który umożliwia gromadzenie, organizowanie, aktualizowanie i dystrybuowanie danych produktowych w sposób scentralizowany.

Definicja Product Information Management

Dzięki PIM firmy mogą usprawniać procesy związane z wprowadzaniem nowych produktów na rynek, zarządzaniem wieloma kanałami sprzedaży oraz dbaniem o spójność informacji, niezależnie od tego, gdzie produkty są promowane lub sprzedawane.

Najpopularniejsze systemy PIM

Na rynku istnieje wiele systemów PIM, które różnią się funkcjonalnościami i zakresem wsparcia dla różnych rodzajów firm. Oto kilka najpopularniejszych rozwiązań:

• Akeneo – jedno z najczęściej wybieranych narzędzi PIM typu open-source. Charakteryzuje się elastycznością i możliwością dostosowania do potrzeb danej firmy. Akeneo jest szczególnie polecane dla średnich i dużych przedsiębiorstw.
• Salsify – zaawansowana platforma integrująca zarządzanie produktami z narzędziami e-commerce i analityką. Popularna wśród globalnych korporacji działających na wielu rynkach.
• Pimcore – kolejne narzędzie open-source. Oferuje szeroki zakres funkcji nie tylko związanych z zarządzaniem informacjami o produktach, ale także z zarządzaniem danymi (MDM), cyfrowymi zasobami (DAM) oraz treściami.
• inRiver – komercyjny system PIM znany z zaawansowanych narzędzi do personalizacji i wielokanałowej dystrybucji danych. Często wybierany przez firmy z rozbudowanymi katalogami produktów.
• Catsy – system skoncentrowany na ułatwieniu firmom synchronizacji informacji o produktach z różnymi platformami sprzedażowymi, np. Amazon czy Shopify. Catsy jest popularny w branży detalicznej i B2B.

Wybór odpowiedniego systemu PIM zależy od indywidualnych potrzeb i skali działalności firmy. Każde z wymienionych rozwiązań ma swoje unikalne cechy, które mogą być przydatne dla różnych branż i modeli biznesowych.

Funkcje Product Information Management

PIM to narzędzie o szerokim zakresie funkcji, które umożliwiają firmom skuteczne zarządzanie informacjami produktowymi. Najważniejsze funkcje systemu Product Information Management to m.in.:

• Centralizacja danych – PIM gromadzi i organizuje wszystkie informacje o produktach w jednym miejscu, zapewniając spójność danych we wszystkich kanałach dystrybucji i marketingu.
• Zarządzanie treścią wielokanałową – umożliwia synchronizację i aktualizację informacji produktowych na różnorodnych platformach – od e-commerce, przez marketplace’y, po materiały drukowane.
• Integracja z innymi systemami – współpracuje z innymi kluczowymi systemami firmy, takimi jak ERP, CMS, CRM czy platformy e-commerce, zapewniając płynny przepływ informacji.
• Zarządzanie wielojęzycznością – ułatwia zarządzanie treściami produktowymi w różnych językach, co jest nieocenione dla firm o zasięgu międzynarodowym.
• Automatyzacja procesów biznesowych – automatyzuje wiele rutynowych zadań, takich jak aktualizacje cen, zmiany w specyfikacjach technicznych czy zarządzanie promocjami. Pozwala to zaoszczędzić czas i zminimalizować ryzyko błędów.

Systemy PIM stanowią ogromne wsparcie dla efektywnego zarządzania informacją produktową w przestrzeni cyfrowej. Ich wdrożenie to strategiczna decyzja, która może znacząco wpłynąć na efektywność operacyjną firmy oraz jej pozycję rynkową.

Branże wykorzystujące PIM

PIM znajduje zastosowanie w wielu branżach, ale są pewne sektory, w których jego wdrożenie przynosi szczególnie dużą wartość. Są to biznesy charakteryzujące się dużą ilością danych produktowych i dynamicznymi zmianami na rynku, np.:

• Przemysł spożywczy – producenci i dystrybutorzy żywności wykorzystują PIM do zarządzania krytycznymi informacjami, takimi jak składniki, wartości odżywcze, daty przydatności do spożycia czy certyfikaty jakości. Jest to szczególnie istotne w kontekście zgodności z regulacjami i transparentności wobec konsumentów.
• E-commerce – dla firm prowadzących sprzedaż online, PIM stanowi fundament efektywnego zarządzania danymi produktowymi. Umożliwia sprawną dystrybucję informacji na różnorodnych platformach sprzedażowych – od własnych sklepów internetowych po popularne marketplace’y.
• Retail – w branży detalicznej, gdzie firmy oferują tysiące produktów i zarządzają złożonymi katalogami, PIM pomaga w utrzymaniu spójności informacji produktowych, niezależnie od miejsca sprzedaży – online czy offline.
• Przemysł technologiczny – firmy oferujące sprzęt elektroniczny czy rozwiązania IT korzystają z PIM do zarządzania skomplikowanymi i często zmieniającymi się specyfikacjami technicznymi. System umożliwia szybką aktualizację i dystrybucję tych danych.
• Branża modowa – firmy w branży mody muszą zarządzać zdjęciami, opisami i informacjami o dostępnych rozmiarach, kolorach czy materiałach. PIM pomaga w zorganizowaniu tych danych i zapewnieniu ich aktualności na wszystkich platformach sprzedaży.

Dobre praktyki w zakresie Product Information Management

Aby w pełni wykorzystać potencjał Product Information Management, warto zastosować sprawdzone praktyki:

• Precyzyjna analiza potrzeb organizacji – przed wdrożeniem PIM niezbędne jest dokładne zrozumienie specyfiki firmy. Jakie informacje o produktach są najważniejsze? W jakich kanałach będą dystrybuowane? Odpowiedzi na te pytania pozwolą na lepsze dostosowanie systemu PIM do specyfiki przedsiębiorstwa.
• Dbałość o jakość danych – efektywność PIM zależy bezpośrednio od jakości wprowadzanych danych. Istotne jest określenie właściwych procesów kontroli jakości, które zapewnią, że wszystkie informacje produktowe są kompletne, precyzyjne i spójne.
• Systematyczna aktualizacja informacji  – jedną z głównych zalet PIM jest możliwość łatwej aktualizacji danych. Firmy powinny regularnie przeglądać i aktualizować informacje produktowe, zwłaszcza w przypadku zmian w specyfikacjach, cenach lub dostępności produktów.
• Integracja z innymi systemami – aby w pełni wykorzystać potencjał PIM, warto zintegrować go z innymi systemami, takimi jak ERP, CRM czy platformy e-commerce. Takie podejście zapewnia aktualizację danych w czasie rzeczywistym, eliminując ryzyko niespójności informacji.
• Szkolenie pracowników – ważne jest, aby wszyscy pracownicy, którzy będą korzystać z PIM, byli odpowiednio przeszkoleni. Zrozumienie funkcji systemu oraz procesów związanych z zarządzaniem informacjami produktowymi pomoże w efektywnym wykorzystaniu narzędzia.

Samo wdrożenie technologii nie wystarczy, by czerpać z niej korzyści. Ważne jest także odpowiednie przygotowanie organizacji i personelu do jej wykorzystania. Właściwe podejście do wprowadzenia PIM eliminuje ryzyko wystąpienia kosztownych i czasochłonnych błędów, a przy tym pozwala szybciej cieszyć się pozytywnymi efektami, takimi jak zwiększona wydajność operacyjna czy poprawa satysfakcji klientów.

Korzyści wynikające ze stosowania Product Information Management

Wdrożenie Product Information Management niesie ze sobą szereg istotnych korzyści dla przedsiębiorstw:

• Spójność danych – dzięki centralizacji informacji, firmy mogą zapewnić spójne i aktualne dane produktowe we wszystkich kanałach sprzedaży, co przekłada się na lepsze doświadczenie klienta (Customer Experience) i zaufanie do marki.
• Szybsze wprowadzanie produktów na rynek – PIM znacznie skraca czas potrzebny na wprowadzenie nowych produktów do oferty. Wszystkie niezbędne informacje są gotowe do natychmiastowej dystrybucji w różnych kanałach.
• Oszczędność czasu i zasobów – automatyzacja procesów zarządzania informacjami produktowymi redukuje ilość pracy manualnej i minimalizuje ryzyko błędów.
• Wzrost wskaźników konwersji – dostarczanie klientom pełnych, spójnych i atrakcyjnych informacji o produktach zwiększa prawdopodobieństwo dokonania zakupu. Klienci, mając pełny obraz oferty, podejmują bardziej świadome decyzje zakupowe.

Korzyści płynące z PIM nie ograniczają się jedynie do usprawnienia wewnętrznych procesów – mają one bezpośredni wpływ na satysfakcję klientów, co w długoterminowej perspektywie przekłada się na lojalność wobec marki i wzrost sprzedaży.

Product Information Management (PIM) to narzędzie, które pozwala skutecznie zarządzać informacjami produktowymi w jednym, centralnym systemie. Dzięki niemu firmy mogą zapewnić spójność danych, przyspieszyć proces wprowadzania produktów na rynek i zwiększyć efektywność działań sprzedażowych.

Stosowanie dobrych praktyk, takich jak regularne aktualizacje danych, integracja z innymi systemami i dbałość o jakość informacji, pozwala w pełni wykorzystać potencjał PIM, zwłaszcza w branżach, które operują na dużych katalogach produktów.