Polityka prywatności w sklepie – wzór i co musi zawierać

W erze cyfrowej polityka prywatności nie jest luksusem, lecz koniecznością. Stanowi ona fundament zaufania pomiędzy firmą a jej klientami, jasno określając, jak dane osobowe są zbierane, przetwarzane i chronione. O czym pamiętać w tworzeniu polityki prywatności? Na co szczególnie zwrócić uwagę?

Czym jest polityka prywatności?

Polityka prywatności to dokument lub oświadczenie wyjaśniające, jak organizacja, strona internetowa lub aplikacja zbiera, używa, przechowuje i udostępnia dane osobowe użytkowników. Do danych osobowych zalicza się informacje, które mogą posłużyć do identyfikacji osoby, takie jak imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu, data urodzenia, numer IP, dane geolokalizacyjne, informacje o przeglądaniu Internetu i wiele innych.

Polityka prywatności jest jednym z kluczowych elementów w zarządzaniu prywatnością i bezpieczeństwem danych i zwykle jest wymagana przez prawo, aby informować użytkowników o praktykach związanych z danymi osobowymi. W kontekście bezpieczeństwa powinna informować o środkach zabezpieczających dane (np. o sposobach szyfrowania, kontroli dostępu czy audytach bezpieczeństwa).

Polityka prywatności powinna wyraźnie określać:

• które dane są zbierane,
• dlaczego są zbierane,
• jak są przechowywane i zabezpieczane,
• kto ma do nich dostęp,
• jak długo są przechowywane,
• jakie są prawa użytkowników w odniesieniu do tych danych (np. prawo do dostępu, poprawienia, usunięcia),
• jak można skontaktować się z organizacją w celu realizacji tych praw,
• informacje o wszelkich stronach trzecich, z którymi te dane mogą być udostępniane.

Polityka prywatności jest zazwyczaj dokumentem prawnym, więc często jest sformułowana w skomplikowany sposób. Z tego powodu w ostatnich latach kładzie się coraz większy nacisk na tworzenie polityk prywatności łatwych do zrozumienia dla przeciętnych użytkowników.

Polityka prywatności a pliki cookies

Polityka prywatności i pliki cookies (ciasteczka) są ściśle powiązane, ponieważ dotyczą ochrony danych osobowych użytkowników. Polityka prywatności wyjaśnia, jak organizacja zbiera, przechowuje, chroni i używa danych osobowych. Powinna obejmować wszystkie aspekty przetwarzania danych, w tym również używanie plików cookies.

Pliki cookies to małe pliki umieszczane na komputerze lub urządzeniu użytkownika przez strony internetowe, aby śledzić jego działania lub preferencje. Używa się ich m.in. do zapamiętywania preferencji użytkownika, śledzenia nawyków zakupowych lub personalizowania reklam. Zgodnie z prawem, użytkownicy muszą być informowani o tym, że strona internetowa używa plików cookies, i muszą na to wyrazić zgodę. Informacje o tym zwykle znajdują się w polityce prywatności lub w osobnym dokumencie zwanym „polityką plików cookies”.

Ponadto, w niektórych jurysdykcjach, takich jak Unia Europejska, firmy muszą dostarczać użytkownikom narzędzia do zarządzania plikami cookies, pozwalając im m.in. wybrać, które ciasteczka chcą akceptować, a które chcą odrzucić. Te informacje powinny być również dostępne w polityce prywatności lub polityce plików cookies.

Polityka prywatności a polityka bezpieczeństwa

Polityka prywatności skupia się na określeniu sposobów zbierania, przechowywania, przetwarzania i udostępniania danych osobowych użytkowników. Z kolei polityka bezpieczeństwa koncentruje się na ochronie informacji w organizacji, nie tylko danych osobowych, ale także wszelkich danych poufnych lub wrażliwych. Zwykle zawiera wytyczne dotyczące fizycznych i technicznych środków bezpieczeństwa, takich jak kontrola dostępu, monitorowanie systemów czy regularne testy penetracyjne. Ma na celu ochronę organizacji przed utratą danych, naruszeniem danych, cyberatakami i innymi zagrożeniami dla bezpieczeństwa informacji.

Polityka prywatności a polityka ochrony danych

Polityka prywatności i polityka ochrony danych są często używane zamiennie, ale mają nieco odmienne znaczenia i cele. Przeplatanie tych terminów może prowadzić do nieporozumień, dlatego ważne jest, aby zrozumieć ich odrębne znaczenia. Oba są ważne dla ochrony prywatności i danych osobowych, ale skierowane są do różnych odbiorców i mają różne cele.

Polityka ochrony danych jest zwykle bardziej technicznym i szczegółowym dokumentem skierowanym do pracowników i partnerów organizacji. Opisuje procedury i praktyki stosowane w organizacji, aby zapewnić zgodność z przepisami o ochronie danych i bezpieczeństwo danych osobowych. Może obejmować takie kwestie jak kontrola dostępu do danych, procedury reagowania na naruszenia bezpieczeństwa, a także szkolenia z zakresu ochrony danych dla pracowników.

Dlaczego każdy sklep powinien mieć politykę prywatności?

Każdy sklep, zarówno online, jak i stacjonarny, powinien posiadać politykę prywatności z kilku kluczowych powodów. Jest ona nie tylko wymagana przez prawo, ale również jest kluczowym elementem budowy zaufania do Twojej marki i relacji z klientami. Chroni także Twoją firmę przed potencjalnymi problemami prawnymi.

Wiele jurysdykcji na całym świecie wymaga, aby firmy informowały swoich klientów o tym, jak zbierają, używają, udostępniają i przechowują ich dane osobowe. Na przykład, w Unii Europejskiej, Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) wymaga od firm posiadania takiej polityki. Warto też podkreślić, że polityka prywatności ustanawia jasne zasady i wskazuje, co firma może i nie może robić z danymi klientów. Zapobiega to nadużyciom i określa wytyczne postępowania z danymi.

Przejrzysta polityka prywatności pokazuje, że firma dba o prywatność i bezpieczeństwo danych swoich klientów i jest otwarta co do tego, jak je używa. Jeśli Twoja firma nie informuje klientów, jak używa ich danych, naraża się na spory prawne, grzywny i inne negatywne konsekwencje.

Co jest prawną podstawą polityki prywatności?

Każda firma, która zbiera i przetwarza dane osobowe, powinna znać i stosować się do odpowiednich przepisów prawa o ochronie danych. Prawną podstawą polityki prywatności są obowiązujące w danym kraju przepisy o ochronie danych osobowych. W Unii Europejskiej (w tym w Polsce) głównym aktem prawnym określającym sposoby ochrony i użycia danych jest Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Wymaga ono, aby firmy informowały użytkowników o tym, jak są zbierane, przetwarzane, przechowywane i udostępniane ich dane osobowe. Reguluje także prawa użytkowników do dostępu do swoich danych, ich poprawiania, usuwania, a także prawo do przenoszenia danych.

Na polu międzynarodowym zastosowanie w ochronie danych osobowych znajduje też General Data Protection Regulation (GDPR). Jest to międzynarodowe prawo wymagające od firm informowania klientów o praktykach dotyczących danych, w tym, które dane są zbierane, jak są używane, gdzie i jak długo są przechowywane i czy są udostępniane innym podmiotom.

Co powinna zawierać polityka prywatności?

Polityka prywatności wyjaśnia, jak organizacja zbiera, przechowuje, przetwarza i udostępnia dane osobowe. Jej tekst powinien być napisany w jasny i zrozumiały sposób, aby użytkownicy mogli łatwo zrozumieć, co dzieje się z ich danymi. Jej szczegóły mogą różnić się w zależności od jurysdykcji i specyfiki działalności firmy, ale istnieją kluczowe elementy, które powinien zawierać każdy tego typu dokument:

Informacje o firmie

Polityka powinna zawierać nazwę i dane kontaktowe firmy, która jest administratorem danych. Powinno jasno wskazywać, która firma jest administratorem danych. W przypadku korporacji, spółek czy organizacji, powinna zawierać pełną nazwę prawną. Dokument powinno także jasno zaznaczyć, gdzie zarejestrowana jest Twoja firma lub gdzie znajduje się jej główna siedziba.

Także informacje kontaktowe powinny być łatwo dostępne, aby użytkownicy mogli skontaktować się z firmą w sprawach związanych z danymi osobowymi. Mogą to być adres e-mail, numer telefonu, adres pocztowy itp.

Jeśli Twoja firma ma Inspektora Ochrony Danych (IOD, znany również jako Data Protection Officer, DPO; osoba, która nadzoruje zgodność z przepisami o ochronie danych w firmie), powinieneś podać jego/jej dane kontaktowe. W niektórych jurysdykcjach (np. w Unii Europejskiej) firmy muszą być zarejestrowane u odpowiedniego organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych. Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana u takiego organu, powinieneś to uwzględnić w swojej polityce prywatności.

Rodzaje gromadzonych danych

W polityce prywatności firmy muszą dokładnie określić, jakie rodzaje danych osobowych zbierają od użytkowników. Dokładne określenie, jakie rodzaje danych są zbierane, jest kluczowe dla zapewnienia przejrzystości i zgodności z prawem. Użytkownicy mają prawo wiedzieć, które dane są zbierane i przetwarzane, a firmy mają obowiązek dostarczyć takie informacje w jasny i zrozumiały sposób. Różne typy danych, które mogą być zbierane to:

• Dane identyfikacyjne – pozwalają zidentyfikować konkretną osobę. Mogą to być na przykład imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu czy numer identyfikacyjny (tak jak numer PESEL).
• Dane demograficzne – mogą obejmować wiek, płeć, narodowość, zawód, poziom edukacji i inne podobne informacje.
• Dane finansowe – jeżeli Twoja firma świadczy usługi płatne, może gromadzić dane finansowe, takie jak numer karty kredytowej, informacje o rachunku bankowym czy historię transakcji.
• Dane techniczne – czyli informacje o używanych przez użytkowników urządzeniach, takie jak typ urządzenia, system operacyjny, przeglądarka internetowa, adres IP czy pliki cookie.
• Dane o użytkowaniu – mogą obejmować informacje o sposobach korzystania z serwisu, na przykład odwiedzonych stronach, czasie przebywania, klikniętych linkach itp.
• Dane wrażliwe – niektóre firmy mogą zbierać wrażliwe dane osobowe, takie jak informacje o stanie zdrowia, przekonaniach religijnych, orientacji seksualnej itp. Zgodnie z RODO, przetwarzanie takich danych jest zasadniczo zakazane, chyba że istnieje jeden z kilku wyjątków, na przykład wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą.

Metody zbierania danych

Bez względu na rodzaj zbierania danych polityka prywatności powinna wyjaśniać, których metod używa, co i w jakim celu zbiera oraz jak użytkownicy mogą zarządzać swoimi preferencjami. Przejrzystość w tym obszarze jest kluczowa dla budowania zaufania i spełnienia wymogów prawnych. Oto niektóre z najbardziej powszechnych metod zbierania danych:

• Pliki cookie – małe pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas odwiedzania strony internetowej. Służą do przechowywania informacji o preferencjach użytkownika, takich jak język czy ustawienia logowania.
• Formularze rejestracyjne – kiedy użytkownik rejestruje się w serwisie, firma może gromadzić dane osobowe, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu itp.
• Transakcje zakupowe – podczas realizacji zamówień firma może gromadzić informacje niezbędne do przeprowadzenia transakcji, takie jak dane kontaktowe czy dotyczące wysyłki.
• Ankiety i formularze kontaktowe – firmy mogą zbierać dane od użytkowników poprzez ankiety, formularze kontaktowe czy zgłoszenia obsługi klienta.
• Automatyczne śledzenie i logi serwera – serwery mogą automatycznie zbierać informacje o aktywności użytkowników, takie jak adres IP, typ przeglądarki, strony odwiedzone, czas spędzony na stronie itp.
• Media społecznościowe i zewnętrzne platformy – jeśli Twoja firma integruje swoją stronę internetową z mediami społecznościowymi lub innymi zewnętrznymi platformami, może to prowadzić do zbierania danych o użytkownikach.

Cel przetwarzania danych

Firmy są zobowiązane do informowania swoich użytkowników o celach przetwarzania danych osobowych. Cel przetwarzania danych powinien być jasny, konkretny i uzasadniony.

Firmy często zbierają dane w celu realizacji usług lub transakcji. Sklep internetowy może zbierać dane kontaktowe i finansowe, aby przeprowadzić transakcję i wysłać zamówiony produkt do klienta. Dane mogą być też przetwarzane w celu komunikacji z użytkownikami, na przykład odpowiedzi na pytania lub informowania o nowych produktach.

Firmy często przetwarzają dane w celu marketingu bezpośredniego. Mogą na przykład wysyłać użytkownikom e-maile marketingowe lub pokazywać im spersonalizowane reklamy. W Unii Europejskiej, do tego typu działań marketingowych wymagana jest zwykle zgoda użytkowników. Z kolei dane, takie jak pliki cookie i logi serwera, mogą być przetwarzane w celu monitorowania i analizowania korzystania z serwisu, co pozwala usprawnić działanie strony internetowej.

Dane mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa swoich usług, na przykład wykrywania i zapobiegania oszustwom czy nadużyciom. W niektórych przypadkach firmy mogą być zobowiązane do przetwarzania danych w celu spełnienia wymogów prawnych, na przykład do przeprowadzenia audytów czy w odpowiedzi na żądania od organów ścigania.

Udostępnianie danych

Firmy muszą pamiętać, że są odpowiedzialne za ochronę danych osobowych, które gromadzą, nawet jeżeli te dane są udostępniane innym podmiotom. Udostępnianie danych powinno być zawsze przeprowadzane w sposób zgodny z prawem i z poszanowaniem prywatności użytkowników. Użytkownicy mają prawo wiedzieć, kto ma dostęp do ich danych osobowych i w jakim celu.

Polityka prywatności powinna wyraźnie zidentyfikować wszystkie strony trzecie (np. dostawców usług płatniczych czy marketingowych, podwykonawców IT, firmy audytowe etc.), które mają dostęp do danych osobowych użytkowników. Powinno też jasno określać, dlaczego dane są udostępniane innym podmiotom – przykładowo, mogą być udostępniane dostawcy usług płatniczych w celu przeprowadzenia transakcji.

Twoja firma powinna określić, jakie dane są udostępniane innym podmiotom. Powinna też zapewnić odpowiednie zabezpieczenia, aby chronić prywatność i bezpieczeństwo danych.

Jeżeli Twoja firma przekazuje dane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), powinna to wyraźnie wskazać w swojej polityce prywatności i zapewnić odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne

Prawa użytkowników

Zgodnie z przepisami o ochronie danych, takimi jak Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (GDPR) w Unii Europejskiej, użytkownicy mają szereg praw dotyczących ich danych osobowych. Polityka prywatności powinna wyraźnie informować o tych prawach i wskazywać, jak użytkownicy mogą je wykonywać. Mowa m.in. o prawach takich jak:

• Prawo dostępu – użytkownicy mają prawo wiedzieć, które ich dane osobowe są przetwarzane, dlaczego, komu są udostępniane, jak długo są przechowywane, itd. Mogą również zażądać kopii swoich danych.
• Prawo do poprawienia – jeśli dane osobowe użytkownika są nieprawidłowe lub niekompletne, ma on prawo żądać poprawienia lub uzupełnienia.
• Prawo do usunięcia (prawo do bycia zapomnianym) – w określonych sytuacjach użytkownicy mają prawo żądać usunięcia swoich danych osobowych, np. jeśli dane nie są już potrzebne do celu, w którym zostały zebrane, lub jeśli użytkownik wycofał zgodę na ich przetwarzanie.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – użytkownicy mogą zażądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, na przykład jeśli sprzeciwiają się temu.
• Prawo do przenoszenia danych – użytkownicy mają prawo otrzymać swoje dane w formacie strukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego.
• Prawo do sprzeciwu – użytkownicy mogą sprzeciwić się przetwarzaniu ich danych osobowych w określonych sytuacjach.
• Prawo do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu – użytkownicy mają prawo nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i która wywołuje wobec niego skutki prawne lub w inny istotny sposób na niego wpływa.

Bezpieczeństwo danych

Ochrona danych osobowych jest kluczowym elementem ochrony prywatności. Firmy muszą zastosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane, które przetwarzają. W polityce prywatności powinny one wyjaśnić, jakie środki bezpieczeństwa są stosowane.

Firmy mogą stosować różnego rodzaju technologie w celu zabezpieczenia danych, takie jak szyfrowanie, firewalle, systemy wykrywania i zapobiegania intruzjom, bezpieczne protokoły komunikacyjne (np. HTTPS) itd. W polityce prywatności powinny opisać, których technologii używają, nie ujawniając jednak szczegółów, które mogłyby narażać systemy na ryzyko. Muszą również wprowadzić odpowiednie procedury i zasady, takie jak polityki dostępu czy regularne audyty bezpieczeństwa.

Twoja firma powinna także wskazać, kto jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo danych. Może to być na przykład Inspektor Ochrony Danych (IOD) lub inny odpowiedzialny pracownik. Powinna również wyjaśnić, jak reaguje na potencjalne naruszenia bezpieczeństwa oraz opisać, jakie kroki podejmuje, aby zidentyfikować i zareagować na naruszenia, jak informuje o tym użytkowników i jak pracuje nad zapobieganiem przyszłym incydentom.

Aktualizacje polityki

Polityka prywatności, podobnie jak inne dokumenty prawne, może wymagać aktualizacji w miarę rozwoju firmy, wprowadza nowe usługi, zmienia swoje praktyki lub dostosowuje się do zmieniających się przepisów prawnych. Transparentność jest kluczowa, gdy chodzi o prywatność użytkowników. Użytkownicy mają prawo wiedzieć, jak ich dane są przetwarzane, i powinni być informowani o wszelkich zmianach w tej polityce. W związku z tym polityka prywatności powinna zawierać sekcję poświęconą aktualizacjom.

Twoja firma powinna wyjaśnić, jak często aktualizuje swoją politykę prywatności. Może to zależeć od różnych czynników, takich jak szybkość wewnętrznych zmian, wprowadzanie nowych usług, zmiany w przepisach itp. Powinna także zobowiązać się do informowania użytkowników o istotnych zmianach w polityce prywatności, co obejmować np. wysłanie e-maila do użytkowników lub wyświetlenie powiadomienia na stronie internetowej.

W polityce prywatności powinna znaleźć się data ostatniej aktualizacji, co pozwala użytkownikom na zrozumienie, jak aktualna jest prezentowana polityka. Ważne jest także wyjaśnienie, jak użytkownicy mogą akceptować nową politykę prywatności, jeśli wprowadzone zostaną istotne zmiany.

Kontakt

Komunikacja z użytkownikami jest kluczowym elementem ochrony prywatności. Firmy powinny zawsze zachęcać do kontaktu w przypadku jakichkolwiek pytań, obaw czy problemów związanych z przetwarzaniem danych osobowych. W tym celu Twoja firma powinna podać swoje pełne dane kontaktowe, w tym adres fizyczny, numer telefonu, adres e-mail i, jeśli istnieje, adres strony internetowej. Jeżeli w Twojej firmie pracuje Inspektor Ochrony Danych, powinieneś to wyraźnie wskazać i podać dane kontaktowe do IOD.

Polityka prywatności powinna wyjaśnić, jak użytkownicy mogą składać wnioski dotyczące swoich danych osobowych lub skargi na sposób, w jaki firma przetwarza ich dane. Powinno to obejmować szczegółowe instrukcje dotyczące procesu – jak złożyć wniosek, które informacje należy dostarczyć, jakie są oczekiwane terminy odpowiedzi itp.

Użytkownicy powinni wiedzieć, że mają prawo złożyć skargę do odpowiedniego organu nadzorczego, jeśli uważają, że firma nie przetwarza ich danych zgodnie z prawem. W zależności od jurysdykcji może to być na przykład Urząd Ochrony Danych Osobowych, Komisja Ochrony Danych Osobowych lub inny podobny organ. Polityka prywatności powinna określać, jak złożyć taką skargę.

Jak stworzyć politykę prywatności?

Stworzenie polityki prywatności wymaga zrozumienia praktyk i procedur organizacji dotyczących danych oraz obowiązujących przepisów o ochronie danych. Jej stworzenie może wymagać porady prawnej, zwłaszcza jeśli Twoja organizacja działa w wielu jurysdykcjach lub przetwarza duże ilości wrażliwych danych. Istnieją także narzędzia online, które mogą pomóc w generowaniu polityki prywatności, ale powinny być używane z ostrożnością i nie zastąpią profesjonalnej porady prawnej. Aby stworzyć politykę prywatności, należy:

Zrozumienie obowiązujących przepisów

W zależności od tego, gdzie działa Twoja organizacja i skąd pochodzą Twoi użytkownicy, mogą obowiązywać różne przepisy dotyczące ochrony danych, takie jak RODO w Unii Europejskiej. Powinieneś zrozumieć, jakie są Twoje obowiązki w ramach tych przepisów.

Inwentaryzacja danych

Musisz wiedzieć, które dane osobowe zbierasz, dlaczego je zbierasz, jak je przetwarzasz, gdzie i jak długo przechowujesz i komu udostępniasz.

Opracowanie polityki

Na podstawie zebranych informacji napisz politykę prywatności wyjaśniającą stosowane w Twojej firmie praktyki w jasny i zrozumiały sposób.

Przegląd i aktualizacja

Regularnie przeglądaj i aktualizuj swoją politykę prywatności, aby upewnić się, że nadal odzwierciedla Twoje praktyki i jest zgodna z obowiązującymi przepisami.

Komunikacja z użytkownikami

Polityka prywatności powinna być łatwo dostępna dla użytkowników, na przykład poprzez link w stopce Twojej strony internetowej. Powinieneś również informować użytkowników o istotnych zmianach w polityce.

Polityka prywatności – o czym jeszcze pamiętać?

Polityka prywatności to kluczowy dokument każdej firmy, który jasno określa, jakie dane są zbierane oraz jak są przetwarzane i chronione. Powinna być ona zgodna z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, dostępna dla użytkowników i regularnie aktualizowana. Pełne zaangażowanie w ochronę prywatności to nie tylko wymóg prawny, ale także oznaka szacunku dla klienta i skuteczne narzędzie budowy zaufania.