Planowanie zasobów przedsiębiorstwa – dobre praktyki

W dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu planowanie zasobów przedsiębiorstwa jest niezbędne w osiągnięciu rynkowego sukcesu. Jeśli odpowiednie zasoby są dostępne we właściwym czasie i miejscu, łatwiej jest zapewnić płynność operacyjną i konkurencyjność firmy.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest planowanie zasobów przedsiębiorstwa i jaka jest jego historia?
• Jak implementować planowanie zasobów przedsiębiorstwa w firmie?
• Jakie są najlepsze praktyki w planowaniu zasobów przedsiębiorstwa?
• Jakie są przykłady najbardziej znanych systemów ERP?
• Jakie są trudności w planowaniu zasobów przedsiębiorstwa?
• Jakie są korzyści z planowania zasobów przedsiębiorstwa?

Planowanie zasobów przedsiębiorstwa – definicja i historia

Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP, Enterprise Resource Planning) to proces zarządzania i integracji podstawowych aspektów działalności biznesowej. Jest to również rodzaj oprogramowania (znanego ogólnie jako system ERP), stosowanego do zarządzania codziennymi działaniami biznesowymi – od rachunkowości, przez zakupy, po zarządzanie ryzykiem i projektami. Jego najważniejszym elementem jest centralizacja danych, zapewniająca płynny przepływ informacji między różnymi działami przedsiębiorstwa. Wykorzystuje się do tego szereg narzędzi, które dostępne są w ramach jednego systemu ERP:

• moduły finansowe i księgowe,
• moduły zarządzania łańcuchem,
• moduły zarządzania personelem,
• moduły CRM i obsługi klienta,
• moduł zarządzania projektami,
• moduły produkcyjne,
• moduły e-commerce i zarządzania zamówieniami,
• narzędzia analityczne,
• narzędzia zarządzania dokumentami,
• narzędzia zarządzania zgodnością i ryzykiem.

Planowanie zasobów przedsiębiorstwa to proces zarządzania i optymalizacji zasobów organizacji w celu zwiększenia jej efektywności i rentowności.

Definicja planowania zasobów przedsiębiorstwa

Historia planowania zasobów przedsiębiorstwa rozpoczęła się w połowie XX wieku, kiedy firmy produkcyjne zaczęły szukać sposobów lepszego zarządzania i kontroli nad swoimi operacjami. Początkowo skupiono się na automatyzacji i integracji procesów produkcyjnych, co doprowadziło do powstania systemów MRP (Material Requirements Planning, planowanie zasobów materiałowych) w latach 60. W latach 70.ewoluowały one w MRP II, które były bardziej zaawansowane i obejmowały dodatkowe funkcje, takie jak planowanie potrzeb kadrowych i zarządzanie finansami.

W latach 90., wraz z dalszym rozwojem technologii i globalizacją rynków, pojawiła się potrzeba jeszcze szerszej integracji i koordynacji różnych aspektów działalności biznesowej. W odpowiedzi na te wyzwania opracowano systemy ERP, które integrowały nie tylko produkcję i zapasy, lecz także inne aspekty działalności organizacji. Rozwój Internetu i technologii chmurowych na początku XXI wieku dodatkowo przyspieszył ewolucję ERP, a obecnie systemy ERP wykorzystują m.in. sztuczną inteligencję, analizę big data i uczenie maszynowe, dzięki czemu mogą być jeszcze efektywniejsze.

Implementacja planowania zasobów przedsiębiorstwa

Proces implementacji planowania zasobów przedsiębiorstwa zawsze zaczyna się od analizy potrzeb biznesowych i wymagań funkcjonalnych. Organizacja powinna dokładnie zrozumieć, co chce usprawnić, jakie procesy biznesowe mają być obsługiwane przez system ERP oraz jakie są oczekiwania wobec tego systemu. Na tej podstawie można nie tylko wybrać konkretne rozwiązanie techniczne, lecz także ustalić, jak wpłynie to na realizację (lub modyfikację) celów strategicznych oraz celów operacyjnych przedsiębiorstwa.

Kolejnym krokiem jest wybór odpowiedniego dostawcy i systemu ERP odpowiadającego potrzebom firmy. Decyzję należy podjąć na podstawie dokładnej oceny różnych dostępnych opcji oraz ich zdolności do spełnienia specyficznych wymagań organizacji. Następnie planuje się przebieg projektu, co obejmuje ustalenie jego zakresu, harmonogramu, budżetu i niezbędnych zasobów – żeby zakończył się on powodzeniem i przebiegł sprawnie, warto zaangażować do niego zarówno kierownictwo firmy, jak i przyszłych użytkowników systemu.

Implementacja systemu często odbywa się etapami, co pozwala organizacji stopniowo przystosować się do nowego rozwiązania. Po zakończeniu każdej części należy przetestować wdrożone narzędzia, aby upewnić się, że spełniają wymagania i działają poprawnie. Równocześnie powinno odbyć się szkolenie użytkowników z korzystania z nowego systemu.

Po uruchomieniu systemu ERP należy monitorować jego działanie i zbierać informacje zwrotne od użytkowników. Dzięki temu można zoptymalizować działanie platformy, a także ułatwia to dbałość o regularne aktualizacje, rozwiązywanie problemów technicznych oraz dostosowanie do zmieniających się potrzeb biznesowych.

Najlepsze praktyki w planowaniu zasobów przedsiębiorstwa

Dobrych praktyk w planowaniu zasobów przedsiębiorstwa jest tyle, ile firm, korzystających z tej metody i wspierających ją narzędzi. Nie zmienia to faktu, że najczęściej poleca się:

• Wdrożenie ERP w firmie powinno zacząć się od ustalenia osiągalnych celów projektu i realistycznego harmonogramu – podział na mniejsze etapy ułatwia adaptację i minimalizuje ryzyko. Przed implementacją warto przeanalizować istniejące procesy i zidentyfikować obszary do optymalizacji.
• Wybór konkretnego systemu ERP powinien odpowiadać specyficznym wymaganiom przedsiębiorstwa, więc należy go poprzedzić analizą potrzeb organizacji, jej procesów biznesowych, wymagań użytkowników i celów strategicznych. Równie ważny jak wybór konkretnego narzędzia, jest wybór dostawcy – powinien mieć on doświadczenie w branży i zapewniać nieustanne wsparcie techniczne.
• Planowanie zasobów przedsiębiorstwa będzie nieskuteczne, jeśli nie będzie aktywnie wspierane przez zarząd. Jest to niezbędne, żeby zapewnić wszystkie potrzebne zasoby i promować kulturę akceptacji zmian w organizacji.
• W proces implementacji powinni angażować się nie tylko zarząd czy kadra kierownicza, lecz także pracownicy. Włączenie ich w projekt zwiększa ich zaangażowanie oraz pozwala dopasować system tak, by odpowiadał ich realnym potrzebom. Należy ich jednak odpowiednio przeszkolić z obsługi nowego systemu.
• Nie wolno zapominać o zarządzaniu zmianą – cały proces powinien być odpowiednio zakomunikowany, a pracownicy powinni przejść szkolenie i otrzymać każde niezbędne wsparcie, aby mogli skutecznie korzystać z nowego systemu. Zachowanie otwartych kanałów komunikacji między wszystkimi uczestnikami projektu ułatwia jego finalizację.
• System ERP powinien być w stanie efektywnie integrować się z innymi istniejącymi systemami w organizacji. Powinien też bez problemu dostosowywać się do wzrostu i zmian w organizacji, w czym pomaga regularne przeglądanie i planowanie przyszłych potrzeb.
• Systemy ERP wymagają regularnych aktualizacji, aby zapewnić ich bezpieczeństwo i efektywność. Jednocześnie ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa informacji, w tym danych osobowych i finansowych oraz opracowanie planów awaryjnych na wypadek awarii systemu lub innych nieprzewidzianych problemów.
• Regularne testowanie pomaga wykrywać błędy oraz zapewnia, że system działa zgodnie z oczekiwaniami. Z kolei ciągła ocena wydajności oraz dodawanie nowych funkcji i usprawnień pozwalają ciągle go doskonalić.
• We wdrożeniu ERP ważne są nie tylko technikalia, ale przede wszystkim promowanie takiej kultury organizacyjnej w firmie, która promuje ciągłe doskonalenie. Pomaga to maksymalizować korzyści, a dostosowanie szkoleń do konkretnych ról użytkowników w organizacji sprawia, że każdy otrzymuje odpowiednią wiedzę i umiejętności. Pozwala to też zbudować wewnętrzny zespół ekspertów, którzy mogą zarządzać systemem i pomagać użytkownikom. Także zachęcanie pracowników do proponowania ulepszeń i innowacji może prowadzić do odkrycia nowych sposobów na zwiększenie efektywności.

Przykłady najbardziej znanych systemów ERP

Niektóre systemy ERP zyskały uznanie na całym świecie ze względu na swoją funkcjonalność, skalowalność i elastyczność. Oto kilka przykładów:

• SAP ERP to jeden z najbardziej rozpowszechnionych i wszechstronnych systemów ERP, znany ze swojej zdolności do obsługi dużych organizacji i złożonych procesów biznesowych. Oferuje szeroki zakres funkcjonalności, obejmujący zarządzanie finansami, łańcuchem dostaw, zasobami ludzkimi, relacjami z klientami i analityką.
• Oracle ERP Cloud to kompleksowy pakiet ERP w chmurze, który zapewnia elastyczne rozwiązania dla różnych aspektów biznesowych.
• Microsoft Dynamics 365 łączy funkcjonalności ERP i systemu CRM oraz jest znany z łatwej integracji z innymi produktami Microsoft, takimi jak Office 365.
• Infor oferuje rozwiązania ERP specjalnie dostosowane do potrzeb różnych sektorów, takich jak produkcja, opieka zdrowotna, dystrybucja czy usługi.
• Epicor dostarcza rozwiązania ERP skoncentrowane głównie na sektorze produkcyjnym i dystrybucyjnym. Oferuje modułowe podejście, co pozwala konfigurować system zgodnie z potrzebami firmy.
• Sage X3 jest systemem ERP skierowanym głównie do średnich przedsiębiorstw, którym oferuje funkcje zarządzania finansami, produkcją, łańcuchem dostaw i magazynem. Ceni się go za prostotę użytkowania i szybką implementację.
• IFS Applications oferuje modułowe rozwiązania ERP, dobrze dostosowane do potrzeb przedsiębiorstw zajmujących się produkcją, budownictwem, dystrybucją i serwisem.

Trudności w planowaniu zasobów przedsiębiorstwa

Jednym z głównych problemów z zakresu zarządzania planowaniem zasobów przedsiębiorstwa jest złożoność samego procesu wdrożenia. Często wymaga ono reorganizacji istniejących procesów biznesowych, co może prowadzić do oporu pracowników, przywiązanych do starych metod pracy. Także sam wybór systemu ERP, spełniającego specyficzne potrzeby przedsiębiorstwa, jest kolejnym wyzwaniem, ponieważ nieodpowiedni system może prowadzić do niewystarczającej funkcjonalności lub nadmiernych kosztów.

Niektóre firmy od wdrożenia ERP odstraszają wysokie koszty początkowe oraz bieżące koszty konserwacji i aktualizacji. Także integracja tych rozwiązań z istniejącymi systemami informatycznymi może być skomplikowana, a kolejnym wyzwaniem jest szkolenie użytkowników i zapewnienie wsparcia technicznego, aby wykorzystać pełen potencjał systemu.

Korzyści z planowania zasobów przedsiębiorstwa

Systemy ERP zapewniają scentralizowaną bazę danych, dzięki czemu można lepiej zarządzać i integrować różne działy przedsiębiorstwa. Sprawia to, że informacje są łatwiej dostępne i spójniejsze – to z kolei upraszcza proces decyzyjny.

Planowanie zasobów przedsiębiorstwa poprawia także efektywność operacyjną – dzięki automatyzacji wiele procesów biznesowych można zredukować czas i wysiłek potrzebny do wykonania codziennych zadań, jednocześnie minimalizując ryzyko błędów.

Inną korzyścią jest poprawa zarządzania łańcuchem dostaw, co przekłada się na bardziej efektywną realizację zamówień i zadowolenie klientów. Systemy ERP pozwalają także lepiej prognozować i reagować na zmienne warunki na rynku, co wspomaga także proces zarządzania ryzykiem. W tym kontekście warto podkreślić, że platformy tego typu ułatwiają zarządzanie budżetem, dzięki czemu organizacje mogą lepiej monitorować swoją wydajność finansową.