Planowanie operacyjne – co to jest? Dobre praktyki

Planowanie operacyjne jest jednym z najważniejszych elementów zarządzania. Na czym się koncentruje i jak dzięki niemu efektywnie wykorzystywać zasoby, żeby realizować strategiczne plany firmy?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest planowanie operacyjne?
• Jakie są etapy planowania operacyjnego?
• Jakie są rodzaje planowania operacyjnego?
• Jakie są metody planowania operacyjnego?
• Jakie są dobre praktyki w planowaniu operacyjnym?
• Jaka jest rola planowania operacyjnego?

Planowanie operacyjne – definicja

Planowanie operacyjne to proces, w którym organizacja określa konkretne działania i zasoby potrzebne do osiągnięcia swoich celów w krótkim okresie, zazwyczaj obejmującym rok lub krócej. Mówiąc inaczej, w trakcie planowania operacyjnego przekształca się cele strategiczne firmy w szczegółowe plany realizacji codziennych zadań^{[1] [2]}.

Planowanie operacyjne to proces tworzenia szczegółowych planów i harmonogramów działań, które mają na celu realizację krótkoterminowych celów organizacji.

Definicja planowania operacyjnego

Planowanie operacyjne obejmuje ustalanie priorytetów, alokację zasobów, harmonogramowanie działań oraz monitorowanie postępów. Żeby było stuprocentowo skuteczne, musi angażować różne działy i wszystkich pracowników w firmie. Plany operacyjne muszą też elastycznie zmieniać się w odpowiedzi na warunki rynkowe i operacyjne.

Etapy planowania operacyjnego

Planowanie operacyjne z reguły przebiega następująco:

• Na początku określa się jasne i konkretne cele operacyjne do realizacji w krótkim okresie. Cele powinny być mierzalne, osiągalne, realistyczne i czasowo określone, a więc przygotowane według prawideł metody SMART.
• Następnie identyfikuje się i alokuje zasoby (ludzi, finanse, materiały, technologie i inne środki), niezbędne do realizacji zadań.
• Kolejnym krokiem jest stworzenie szczegółowego harmonogramu działań, który określa terminy realizacji poszczególnych zadań.
• Po stworzeniu harmonogramu można przejść do opracowania budżetu określającego przewidywane koszty bezpośrednie i koszty pośrednie realizacji planu operacyjnego. Budżet powinien uwzględniać wszystkie zasoby finansowe potrzebne do osiągnięcia celów.
• Kolejnym etapem jest przydzielenie odpowiedzialności za poszczególne zadania i działania. Określenie ról i obowiązków, a także nadzoru nad realizacją poszczególnych elementów planu może poprawić zaangażowanie pracowników i jest podstawą monitorowania postępów.
• Pozostaje jeszcze określić KPI i mechanizmy monitorowania i kontrolowania postępów w realizacji planu operacyjnego. Pozwala to wykrywać odchylenia na wczesnym etapie. Należy też pamiętać, że w miarę postępów plan może wymagać modyfikacji i dostosowań, aby lepiej odpowiadać na aktualne potrzeby i wyzwania.

Rodzaje planowania operacyjnego

Planowanie operacyjne można podzielić m.in. ze względu na czas trwania planu. W tym wypadku wyróżnia się plany krótkoterminowe (obejmują okres do jednego roku i skupiają się na codziennych zadaniach), plany średnioterminowe (obejmują okres od jednego do trzech lat i dotyczą działań, takich jak wdrożenie nowych procesów czy rozwój produktów) oraz plany długoterminowe (obejmują okres powyżej trzech lat i skupiają się na strategicznych celach).

Plany operacyjne można też dzielić ze względu na funkcje przedsiębiorstwa. W tym kontekście wyróżnia się m.in.

• plany produkcji,
• plany marketingowe,
• plany finansowe,
• plany dotyczące personelu,
• plany logistyczne,
• plany technologiczne.

Metody planowania operacyjnego

Jedną z popularnych metod planowania operacyjnego jest MRP (Material Requirements Planning, czyli planowanie zasobów materiałowych). Polega ona na zarządzaniu zapasami i planowaniu produkcji na podstawie prognoz popytu oraz stanów magazynowych. Dzięki niej organizacje mogą zoptymalizować ilość zamawianych surowców, minimalizując jednocześnie koszty magazynowania i ryzyko braków w zaopatrzeniu.

Metodologia Six Sigma koncentruje się na poprawie jakości procesów poprzez identyfikację i eliminację wad oraz zmniejszenie zmienności w procesach produkcyjnych i usługowych. Wykorzystuje zestaw narzędzi statystycznych do analizy i kontroli procesów w celu maksymalizacji wydajności i minimalizacji błędów. Obejmuje to pięć głównych faz – Definiowanie, Mierzenie, Analizowanie, Doskonalenie i Kontrolowanie (angielski akronim to DMAIC).

Metoda Lean Management skupia się na tworzeniu wartości dla klienta poprzez eliminację marnotrawstwa i optymalizację procesów biznesowych. Wywodzi się to z systemu produkcyjnego Toyota i obejmuje zasady, takie jak ciągłe doskonalenie (kaizen) oraz standaryzacja pracy. Celem jest zwiększenie efektywności operacyjnej, skrócenie czasu realizacji, redukcja kosztów i zwiększenie jakości produktów i usług.

Metoda zarządzania przez cele (ang. Management by Objectives, MBO) koncentruje się na ustalaniu celów zgodnych z ogólnymi celami organizacji. W jej ramach menedżerowie i pracownicy wspólnie określają cele i zadania, a następnie działają na rzecz ich realizacji oraz monitorują postępy, co zwiększa zaangażowanie pracowników i skuteczność wykonania planów.

Warto także wspomnieć o metodzie PERT (Program Evaluation and Review Technique). Stosuje się ją w projektach wymagających precyzyjnego harmonogramowania i zarządzania zasobami. Pomaga ona w identyfikacji najważniejszych zadań oraz ocenie czasu potrzebnego na ich wykonanie, co pozwala lepiej zarządzać projektami i minimalizuje ryzyko opóźnień.

Metoda Just-in-Time koncentruje się na eliminacji marnotrawstwa i optymalizacji procesów produkcyjnych poprzez dostarczanie surowców i komponentów dokładnie, gdy są potrzebne. Dzięki temu można zredukować koszty magazynowania i zwiększyć efektywności produkcji.

Dobre praktyki w planowaniu operacyjnym

Do dobrych praktyk w planowaniu operacyjnym zalicza się m.in.:

• Wyznaczanie konkretnych, mierzalnych, osiągalnych, realistycznych i czasowo określonych celów daje jasny obraz tego, co należy osiągnąć i co trzeba zrobić, żeby tak się stało.
• Plany operacyjne powinny być regularnie aktualizowane, aby uwzględniać zmiany w warunkach rynkowych, technologicznych czy wewnętrznych.
• Włączenie pracowników na wszystkich poziomach organizacji w proces planowania operacyjnego zwiększa ich zaangażowanie, motywację i odpowiedzialność za realizację planów.
• Regularne raportowanie i analiza wyników pozwalają szybko reagować na odchylenia od planu.
• Skuteczne (tj. dopasowane do specyfiki projektu liczbą i jakością) zarządzanie zasobami zapewnia, że wykorzystuje się je efektywnie.
• Utrzymywanie otwartej i efektywnej komunikacji wewnątrz organizacji zapewnia, że wszystkie działy i pracownicy są świadomi swoich zadań i odpowiedzialności.
• Identyfikacja potencjalnych ryzyk związanych z realizacją planów operacyjnych oraz opracowanie strategii zarządzania ryzykiem pomaga lepiej przygotować się na nieprzewidziane wydarzenia.
• Stosowanie narzędzi i technologii, takich jak systemy ERP, oprogramowanie do zarządzania projektami czy narzędzia analityczne może usprawnić proces planowania operacyjnego.
• Promowanie kultury ciągłego doskonalenia (Kaizen) w organizacji zachęca pracowników do nieustannego poszukiwania sposobów poprawy procesów i efektywności operacyjnej.
• Benchmarking (porównywanie procesów i wyników własnej organizacji z najlepszymi praktykami w branży lub z bezpośrednimi konkurentami) pozwala znaleźć obszary, w których organizacja może się poprawić.
• Przygotowanie różnych scenariuszy przyszłych wydarzeń i opracowanie odpowiednich planów działania na każdą z możliwych sytuacji.
• Outsourcing niektórych funkcji operacyjnych, zwłaszcza tych, które nie są niezbędne w podstawowej działalności organizacji, może prowadzić do redukcji kosztów i zwiększenia efektywności.
• Plany operacyjne różnych działów powinny być skoordynowane i spójne. Regularne spotkania i współpraca między działami pomagają w unikaniu konfliktów.
• Zbieranie regularnego feedbacku od pracowników i klientów umożliwia szybkie reagowanie na zmiany w otoczeniu.
• Inwestowanie w rozwój pracowników zapewnia, że mają oni umiejętności i wiedzę niezbędną do realizacji planów operacyjnych.
• Określenie zadań i celów najważniejszych dla organizacji i skupienie się na ich realizacji pomaga we właściwej alokacji zasobów.
• Wprowadzenie systemów kontroli jakości w procesach operacyjnych zapewnia, że produkty i usługi spełniają określone standardy.
• Opracowanie strategii zarządzania zmianą (czyli m.in. sposobu jej komunikacji oraz szkoleń z obsługi nowych urządzeń dla pracowników) pozwala skutecznie wprowadzać nowe procesy, technologie i struktury organizacyjne.
• Działania na rzecz redukcji zużycia energii czy liczby wytwarzanych odpadów pozwalają zmniejszyć poziom marnotrawstwa oraz pomagają w skuteczniejszym planowaniu zasobów.
• Plany ciągłości działania zapewniają, że organizacja może funkcjonować w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń, takich jak awarie technologiczne, klęski żywiołowe czy inne kryzysy.

Rola planowania operacyjnego

Planowanie operacyjne przekształca długoterminowe strategie w codzienne działania. Zapewnia też, że wszyscy pracownicy wiedzą, jakie działania należy podjąć, aby zrealizować obrane cele. Dzięki niemu organizacja może też maksymalnie wykorzystywać swoje zasoby i wcześnie wykrywać problemy.

Planowanie operacyjne poprzez koordynację działań różnych jednostek organizacyjnych poprawia komunikację i współpracę między działami. Z kolei w kontekście zarządzania ryzykiem planowanie operacyjne pomaga w identyfikacji potencjalnych zagrożeń i przygotowaniu scenariuszy i planów awaryjnych, co zwiększa odporność organizacji na kryzysy.