​Onboarding pracownika – co to jest?

Onboarding to nie tylko proces wdrażania nowego pracownika, ale klucz do długoterminowego sukcesu firmy. Jak skutecznie wprowadzić nowego członka zespołu w realia Twojej organizacji i jak wpływa to na jej działanie?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest onboarding?
• Jak długo trwa onboarding?
• Kto jest odpowiedzialny za onboarding?
• Jakie są najczęściej stosowane formy onboardingu?
• Na jakie etapy dzieli się proces onboardingu?
• Jaką rolę gra onboarding w działaniu organizacji?

Onboarding – definicja

Onboarding, to obok offboardingu, jeden z najważniejszych procesów zarządzania personelem. Jest to wprowadzanie i adaptacja nowych pracowników do organizacji, co obejmuje nie tylko nauczenie ich niezbędnych umiejętności, wiedzy i zachowań, ale także wdrożenie w kulturę organizacyjną firmy oraz zaznajomienie z jej misją, wizją i wartościami. Może to obejmować szkolenia, spotkania, procesy orientacyjne, a także działania integrujące nowych pracowników z innymi członkami zespołu.

Onboarding ma swoje korzenie w terminologii biznesowej i jest stosunkowo nowym sposobem opisywania tego, co wcześniej było nazywane wdrożeniem lub wprowadzenie. Jednak w porównaniu do nich onboarding jest bardziej kompleksowy i często trwa kilka miesięcy od momentu przyjęcia pracownika. Od wielu lat w onboradingu stosuje się nowe technologie i metody, takie jak aplikacje mobilne, platformy e-learningowe i grywalizację, co czyni ten proces bardziej angażującym dla nowych pracowników.

Onboarding jest wielowymiarowym procesem, który można opisać na kilku poziomach w zależności od jego głębokości i skomplikowania:

• Onboarding administracyjny to najprostszy poziom wprowadzania nowych pracowników. Koncentruje się głównie na kwestiach administracyjnych, takich jak wypełnianie niezbędnych dokumentów, rejestracja w systemach informatycznych czy uzyskanie dostępu do narzędzi i zasobów niezbędnych do pracy. Chociaż jest to niezbędny krok w procesie onboardingu, jest to jedynie jego wierzchołek.
• Onboarding kulturowy służy wprowadzeniu nowych pracowników w kulturę organizacyjną firmy oraz jej misję, wizję, wartości, normy i niepisane zasady obowiązujące w organizacji. Pomaga to pracownikom wczuć się w klimat firmy i zrozumieć, jak mogą przyczynić się do jej sukcesu.
• Onboarding społeczny to proces integrowania nowego pracownika z zespołem i budowania relacji z kolegami z pracy. Może to obejmować spotkania integracyjne, spotkania zespołowe, programy mentoringowe czy też inne inicjatywy mające na celu pomóc nowym pracownikom w nawiązaniu relacji w nowym środowisku.
• Onboarding strategiczny skupia się na wprowadzaniu pracowników w długoterminowe plany organizacji, jej kluczowe wyzwania oraz wpływa ich pracy na osiągnięcie celów.
• Onboarding operacyjny dotyczy praktycznego wprowadzenia pracowników w codzienne zadania i obowiązki. Obejmuje szkolenia stanowiskowe, naukę korzystania z konkretnych narzędzi oraz zrozumienie specyfiki danej roli w organizacji.

Onboarding to proces integrowania i wdrażania nowego pracownika do organizacji, zapewniający mu niezbędne narzędzia, informacje i umiejętności do skutecznej pracy.

Definicja onboardingu.

​Czas trwania onboardingu

Czas trwania onboardingu zależy od wielu czynników – branży, złożoności stanowiska, kultury organizacyjnej czy konkretnych celów danego onboardingu. W niektórych organizacjach onboarding może trwać tylko kilka dni i skupić się tylko na podstawowych aspektach, takich jak formalności związane z zatrudnieniem, zapoznanie z miejscem pracy czy podstawowe szkolenie w zakresie bezpieczeństwa. W innych firmach, zwłaszcza operujących w sektorach o większej złożoności lub wymagających specjalistycznej wiedzy, onboarding może trwać kilka tygodni lub miesięcy.

W niektórych branżach (np. IT czy bankowości), gdzie od pracowników wymaga się szerokiej i głębokiej wiedzy technicznej i rozumienia specyficznych systemów, onboarding może być bardziej rozbudowany. W takich przypadkach nowi pracownicy mogą przechodzić przez serię szkoleń i warsztatów, które pomogą im nabyć niezbędne umiejętności i wiedzę. Jednak onboarding nie kończy się w momencie zakończenia formalnych szkoleń – niektóre firmy przyjmują podejście „ciągłego onboardingu”, które rozciąga się na pierwszy rok pracy lub dłużej. W tym czasie nowi pracownicy mogą regularnie spotykać się z przełożonymi, dawać i otrzymywać feedback oraz doszkalać się w roli, którą mają pełnić w organizacji.

Skuteczność onboardingu nie zależy wyłącznie od jego długości – zdecydowanie ważniejsze są jakość i trafność przekazywanej wiedzy, a także wsparcie i zrozumienie potrzeb nowego pracownika. Czasami krótki, ale przemyślany i dobrze wykonany proces onboardingu może przynieść lepsze efekty niż długotrwałe, ale powierzchowne szkolenie.

​Odpowiedzialność za onboarding

Odpowiedzialność za onboarding często rozkłada się na różne osoby i działy w organizacji, choć jej zakres może różnić się w zależności od wielkości firmy, jej kultury oraz specyfiki branży. W małych firmach i start-upach z mniej sformalizowanymi strukturami odpowiedzialność za wprowadzenie nowego pracownika może spoczywać bezpośrednio na założycielach lub menedżerach zespołów. Z kolei w większych organizacjach odpowiedzialność zazwyczaj spoczywa na dziale HR, którego pracownicy przygotowują materiały szkoleniowe, koordynują spotkania z różnymi działami i monitorują postępy nowych pracowników.

Dział HR często koordynuje procesem onboadingu, ale menedżerowie zespołów oraz bezpośredni przełożeni są odpowiedzialni za wprowadzenie nowego pracownika w konkretne obowiązki stanowiska, kierowanie jego codzienną pracą, udzielanie feedbacku oraz wsparcie w codziennych zadaniach. Często wiąże się to z zaangażowaniem innych pracowników – starsi członkowie zespołu mogą pełnić rolę mentorów lub buddies (kolegów, którzy w mniej formalny sposób wprowadzają nowego pracownika w środowisko firmy), którzy pomagają w adaptacji oraz dzielą się wiedzą i doświadczeniem. W niektórych firmach, zwłaszcza tych, które kładą duży nacisk na kulturę organizacyjną, w onboarding angażuje się nawet najwyższa kadra kierownicza.

​Formy onboardingu

W zależności od potrzeb organizacji oraz specyfiki stanowiska różne formy onboardingu często łączy się ze sobą, aby skutecznie integrowały nowych pracowników z organizacją. Można go podzielić na trzy główne formy:

• Learning by doing, czyli uczenie się poprzez działanie, to podejście, w którym nowy pracownik uczy się, wykonując zadania od pierwszych dni pracy. Dzięki temu można natychmiast zastosować wiedzę teoretyczną w praktyce, co może być szczególnie skuteczne w środowiskach, w których ważne są szybka adaptacja i zdolność do samodzielnego rozwiązywania problemów.
• Szkolenie stacjonarne to tradycyjna forma onboardingu, w której nowi pracownicy uczestniczą w szkoleniach prowadzonych w konkretnym miejscu, często w siedzibie firmy lub w ośrodku szkoleniowym. Mogą być prowadzone przez wewnętrznych trenerów, menedżerów lub zewnętrznych ekspertów. Dzięki nim nowi pracownicy zyskują wiedzę i umiejętności niezbędnych do wykonywania ich pracy oraz mogą zadawać pytania czy dyskutować z kolegami z zespołu.
• Onboarding w formie e-learningu jest coraz bardziej popularny, zwłaszcza w kontekście pracy zdalnej. Dzięki niemu pracownicy mogą zdobywać wiedzę i umiejętności bez konieczności fizycznego uczestnictwa w szkoleniu. Platformy e-learningowe oferują interaktywne moduły, testy, filmy i inne materiały, które pracownicy mogą przyswajać we własnym tempie. Jest to szczególnie istotne w kontekście onboardingu zdalnego, ponieważ pozwala nowym pracownikom włączyć się do życia organizacji bez konieczności fizycznego przybycia do biura.

Warto też nadmienić, ze onboarding często wiąże się ze wsparciem bardziej doświadczonej osoby. Współcześnie stosuje się jedno z dwóch podejść – pierwsze, mentoring, polega na przydzieleniu doświadczonego pracownika (mentora) do nowo zatrudnionej osoby, który pomaga jej w adaptacji, odpowiada na pytania i służy wsparciem w pierwszych tygodniach lub miesiącach pracy. Drugą formą jest buddy system – jest on podobny do mentoringu, ale zazwyczaj mniej formalny. Nowy pracownik dostaje kolegę z zespołu, który pomaga mu zorientować się w nowym środowisku.

​Etapy onboardingu

Pisząc o etapach onboardingu, należy najpierw wspomnieć o modelu 4C. Jest to podejście, które ma ułatwić włączenie nowego pracownika do organizacji i składa się z następujących elementów:

• Clarification (wyjaśnienie) koncentruje się na jasnym przekazaniu oczekiwań dotyczących roli i obowiązków pracownika. Nowi pracownicy powinni rozumieć, czego się od nich oczekuje, jakie są ich zadania, co mają osiągnąć oraz jakie są standardy wydajności.
• Culture (kultura) to nic innego jak zapoznanie nowego pracownika z kulturą organizacyjną firmy. Jest to zbiór wartości, norm, przekonań i zachowań, które kształtują środowisko pracy.  Dzięki temu nowi pracownicy mogą lepiej zrozumieć, jak działają wewnętrzne mechanizmy firmy.
• Connection (połączenie) skupia się na tworzeniu relacji między nowym pracownikiem a jego kolegami, przełożonymi oraz innymi kluczowymi osobami w organizacji.
• Compliance (zgodność) odnosi się do zapoznania nowego pracownika z formalnymi aspektami pracy, takimi jak przepisy, procedury czy prawa pracownicze.

Zastosowanie modelu 4C może być pomocne w opracowywaniu procesu onboardingu. Najczęściej wygląda on następująco:

​Przygotowanie firmy

Zanim podejmiesz decyzję o zatrudnieniu nowej osoby, musisz precyzyjnie zdefiniować, czego oczekujesz od kandydata na konkretnym stanowisku. Nie tylko pozwala to wybrać odpowiednią osoby, ale również ułatwia jej początkowy etapy pracy.

Pamiętaj też, że zatrudnienie nowej osoby to nie tylko podpisanie umowy, ale przede wszystkim skuteczne wprowadzenie jej do struktury firmy i kultury organizacyjnej. Do tego celu niezbędne są podręczniki, wewnętrzne procedury czy plany szkoleń – są one dla nowego pracownika czymś w rodzaju mapy i kompasu oraz ułatwiają zrozumienie obowiązujących zasad i oczekiwań.

Równie ważne jest zaplanowanie procesu onboardingu. Powinien on być podzielony na wyraźne, mierzalne i ograniczone czasowo etapy – od pierwszego dnia pracy, przez szkolenia, aż po pełną integrację z zespołem. Nie wolno też zapominać o przydzieleniu odpowiedzialności za poszczególne etapy oraz wyborze narzędzi stosowanych w trakcie wprowadzania nowego pracownika.

​Pierwszy dzień w pracy

Pierwsze dni w nowym miejscu pracy są istotne w kształtowaniu wizerunku firmy w oczach nowego pracownika. Ktoś – menedżer, kierownik, lider zespołu, mentor lub buddy – powinien go serdecznie przywitać, pokazać stanowisko pracy oraz przedstawić resztę zespołu. Następnie warto oprowadzić go po biurze oraz pokazać najważniejsze miejsca i osoby.

Równie ważne jest wprowadzenie do kultury organizacyjnej – przedstawienie misji, wizji i wartości firmy pozwala lepiej zrozumieć kierunek, w którym dąży organizacja. Pierwszego dnia należy również dopełnić wszystkich formalności związanych z zatrudnieniem, takich jak podpisanie umowy czy wypełnienie niezbędnych dokumentów. Dzięki temu nowy pracownik będzie czuł się pewnie w nowym środowisku.

​Wprowadzenie w obowiązki

Onboarding to przede wszystkim wprowadzenie nowego pracownika w realia danej organizacji. Najważniejsze jest w tym odpowiednie szkolenie, które obejmuje nie tylko zadania i obowiązki, ale również narzędzia, z których pracownik będzie korzystać na co dzień.

Bardzo pomocnym rozwiązaniem jest przydzielenie mentora lub buddy’ego – doświadczonej osoby, która będzie wspierać nowego pracownika w pierwszych tygodniach pracy oraz może pomóc w zrozumieniu specyfiki pracy, kultury firmy i codziennych wyzwaniach. Warto także ustalić regularne spotkania z przełożonym, żeby monitorować postępy i mierzyć się z potencjalnymi problemami.

​Integracja z zespołem

Integracja nowego pracownika w struktury zespołu jest niezwykle ważne w kontekście jego skuteczności i dobrostanu. Włączenie nowej osoby w rutynowe spotkania zespołowe pozwala jej lepiej zrozumieć dynamikę pracy, sposób komunikacji interpersonalnej oraz relacje między poszczególnymi członkami zespołu. Jest to również okazja do obserwacji, jak zespół podejmuje decyzje i jak wyglądają firmowe procedury.

Poza formalnymi spotkaniami ważne są też te luźniejsze, takie jak wspólne wyjście po pracy. Jest to okazja do nawiązania bliższych relacji, poznania kolegów w mniej oficjalnej atmosferze i poczucia się autentyczną częścią grupy, co w dłuższej perspektywie może przynieść korzyści całemu zespołowi.

​Ocena i feedback

Po pierwszym miesiącu pracy nowy pracownik powinien otrzymać feedback, dzięki któremu przełożony może dowiedzieć się, jakie są odczucia nowej osoby dotyczące miejsca pracy, procesów oraz relacji w zespole. Dając pracownikowi przestrzeń do wyrażenia swojego zdania, można zidentyfikować obszary wymagające dodatkowego wsparcia, a zachęcanie go do refleksji nad własnymi postępami oraz potencjalnymi polami do rozwoju buduje poczucie własnej wartości i odpowiedzialności za własny rozwój w organizacji.

​Ciągły rozwój

Opracowanie wspólnego planu rozwoju zawodowego z pracownikiem to inwestycja w jego przyszłość oraz przyszłość firmy. Powinien on zawierać precyzyjnie określone cele i zadania, które pracownik będzie realizował, oraz szkolenia, które pozwolą mu nabyć niezbędne kompetencje. Jednak samo sporządzenie planu to dopiero początek – równie ważne są jego aktualizacje, dostosowanie do zmieniających się warunków oraz dostarczanie nowych materiałów edukacyjnych o możliwości szkoleniowych.

Nie wolno też zapominać, że proces onboardingu nie kończy się po wstępnym okresie adaptacji pracownika, ale trwa przez cały czas jego zatrudnienia. Regularne monitorowanie postępów, dostosowywanie wsparcia i dbanie o rozwój pracownika są kluczowe dla jego satysfakcji, efektywności i lojalności wobec firmy, a także pozwalają firmie utrzymać konkurencyjność.

​Rola onboardingu

Przede wszystkim onboarding pomaga nowym pracownikom szybciej się zaadaptować – kiedy osoba zaczyna pracę w nowym miejscu, może czuć się zagubiona i niepewna, czego się od niej oczekuje, jakie są procedury i kto jest kim w firmie. Onboarding łagodzi lęki i pomaga przekształcić pracownika z nowego do pełnoprawnego, produktywnego członka zespołu.

Onboarding pomaga przekazać wiedzę na temat misji, wizji i wartości firmy. Dzięki temu pracownicy mogą poznać kulturę organizacyjną Twojej firmy oraz lepiej zrozumieć cel swojej pracy i miejsce firmy na rynku. Ułatwia też nawiązanie relacji między nowym pracownikiem a jego kolegami oraz przełożonymi – ich budowa od pierwszych dni pracy jest kluczowa dla współpracy w zespole i pozwala nowemu pracownikowi czuć się częścią społeczności pracowniczej.

Onboarding ten jest niezbędny do przekazania umiejętności i wiedzy potrzebnej do wykonywania konkretnego stanowiska. Poprzez szkolenia, warsztaty i mentoring nowi pracownicy uczą się narzędzi, procedur i praktyk. Onboarding pomaga też identyfikować i rozwiązywać na wczesnym etapie problemy czy niejasności – dzięki regularnym spotkaniom z nowymi pracownikami i zbieraniu ich opinii menedżerowie mogą szybko reagować na trudności i dostosowywać proces.

Dobrze przemyślany proces onboardingu potrafi zwiększyć zaangażowanie nowych pracowników. Gdy ludzie czują się docenieni, wprowadzeni w klimat firmy i wsparci w początkowej fazie swojej kariery, zwiększa się szansa, że pozostaną lojalni wobec organizacji. Zaangażowany pracownik nie tylko pracuje efektywniej, ale jest też bardziej skłonny polecać firmę innym, tym bardziej że słowo się roznosi – współcześnie opinie pracowników mają duży wpływ na wizerunek firmy jako pracodawcy, więc dobrze przemyślany onboarding może być kluczem do przyciągania najlepszych talentów.