Newsletter – co to jest i sprawdzone praktyki jak go tworzyć

Newslettery są wciąż jednym z najlepszych narzędzi do budowy świadomości marki. Personalizowane i regularnie dostarczane e-maile mogą znacznie poprawić odbiór Twojego brandu wśród klientów, liczbę zapytań ofertowych, a także samą sprzedaż. 

Jak zaprojektować dobry newsletter? Jak mierzyć jego skuteczność i upewnić się, że nasze maile nie trafiają do folderu “spam”? Na jakich platformach promować treści tego typu?

Czym jest newsletter?

Newslettery to regularne e-maile wysyłane przez organizacje, firmy, osoby prywatne czy twórców do zarejestrowanych uprzednio odbiorców. Mogą zawierać różne rodzaje treści – aktualności, artykuły, oferty promocyjne, zaproszenia na wydarzenia, porady czy materiały audio lub wideo. 

Aby otrzymywać newsletter, należy się na niego zapisać, zwykle za pomocą formularza na stronie internetowej. Odbiorcy mogą w każdej chwili zrezygnować z otrzymywania newslettera, korzystając z opcji wypisania się (ang. unsubscribe), która zazwyczaj znajduje się na dole e-maila.

Co ciekawe, newslettery są starsze niż się wydaje. Choć powszechnie kojarzone są z pocztą elektroniczną i Internetem, ich początków można doszukiwać się w połowie XV wieku, kiedy to w Wenecji subskrybenci (najczęściej kupcy) dwa razy w tygodniu otrzymywali papierowe listy, w których opisywano najciekawsze wydarzenia z danego okresu.

W jakim celu wysyła się newslettery?

Newslettery przede wszystkim informują odbiorców o ważnych aktualnościach, nowych produktach, usługach czy wydarzeniach. Regularne wiadomości pozwalają zbudować i utrzymać relację z klientami, co może prowadzić do ich większego zaangażowania i wzrostu lojalności.

Dla wielu firm i przedsiębiorstw są one narzędziem marketingowym, które ma zwiększać sprzedaż, poprzez promocje i oferty specjalne. Z kolei w przypadku ekspertów z różnych dziedzin newslettery mogą pomagać zbudować silną osobistą markę – dzięki tworzeniu wartościowych treści i dzieleniu się wiedzą z odbiorcami.

Dodatkowo, newslettery mogą też generować ruch na stronie internetowej – wystarczy umieścić w nich linki odsyłające do Twojej witryny. 

Newslettery to też świetna okazja do pozyskiwania informacji zwrotnej od odbiorców. Pozwala to lepiej zrozumieć ich oczekiwania, dostosować działania do potrzeb oraz jest cennym źródłem danych.

Z czego składa się newsletter?

Newslettery składają się z wielu części. Oto najczęściej występujące elementy:

• Nagłówek – krótki i atrakcyjny tytuł, który ma zachęcić odbiorcę do otwarcia wiadomości. Powinien być intrygujący, zrozumiały i adekwatny do zawartości.
• Preheader – tekst wyświetlający się w skrzynce odbiorczej po nagłówku. Może go uzupełnić i dostarczyć dodatkowych informacji na temat zawartości newslettera.
• Logo lub nagłówek graficzny – z reguły umieszczane na początku newslettera pomaga w rozpoznawalności marki i budowaniu spójnego wizerunku.
• Wprowadzenie – tekst informujący odbiorców o celu newslettera, jego temacie lub najważniejszych informacjach zawartych w treści.
• Treść właściwa – główna część, która może zawierać artykuły, aktualności, promocje, wydarzenia, porady czy recenzje. Powinna być wartościowa dla odbiorców, dobrze zorganizowana i łatwa do przeczytania.
• Ilustracje, zdjęcia lub multimedia – uatrakcyjniają tekst, ułatwiają zrozumienie i pomagają zaangażować odbiorców.
• Linki do stron internetowych – mogą prowadzić do Twojej strony internetowej lub innych istotnych źródeł, które pozwolą odbiorcom dowiedzieć się więcej na dany temat lub podjąć określoną akcję (np. zakup produktu, rejestracja na wydarzenie).
• Call-to-Action (CTA) – przyciski lub teksty zachęcające odbiorców do podjęcia konkretnej akcji, takiej jak zakup, rejestracja czy kontakt. Powinno być widoczne i łatwo zrozumiałe.
• Stopka – dolna część newslettera zawiera podstawowe informacje o nadawcy (np. nazwa firmy, adres, telefon, e-mail), linki do mediów społecznościowych oraz link do rezygnacji z otrzymywania newslettera (unsubscribe).
• Informacje prawne – w niektórych przypadkach warto dodać informacje o polityce prywatności czy innych informacjach związanych z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych (np. RODO w Unii Europejskiej). Przejrzystość może pomóc budować zaufanie wśród odbiorców.
• Personalizacja – imię odbiorcy w nagłówku e-maila lub treści może zwiększyć zaangażowanie i uczucie indywidualnego podejścia. Warto korzystać z narzędzi personalizacyjnych, ale z umiarem.
• Social sharing – przyciski umożliwiające łatwe udostępnianie treści z newslettera w mediach społecznościowych, takich jak Facebook, Twitter, LinkedIn czy Instagram. Dzięki nim odbiorcy mogą pomóc promować Twoje treści w swojej sieci.

Jak stworzyć dobry newsletter?

Stworzenie atrakcyjnego newslettera wymaga starannego planowania i podejścia do treści, projektu graficznego oraz strategii wysyłki. Oto kilka wskazówek, które mogą pomóc w tworzeniu skutecznego newslettera:

Cel

Określ, jaki jest główny cel Twojego newslettera – czy to informowanie, promowanie produktów, dzielenie się wiedzą czy budowanie relacji z odbiorcami. 

Cele określają strukturę i zawartość newslettera. Powinny być dostosowane nie tylko do klientów, ale również do specyfiki Twojej branży czy celów marketingowych.

Grupa docelowa

Zastanów się, kto jest Twoim odbiorcą i jakie ma potrzeby oraz oczekiwania. To pozwoli Ci dostosować treści i styl komunikacji do ich preferencji. Warto do tego celu wykorzystać Twoją personę sprzedażową. Dostosuj treść newslettera do różnych grup odbiorców, uwzględniając ich potrzeby, zainteresowania czy demografię. 

Spersonalizowane wiadomości mogą zwiększyć zaangażowanie odbiorców.

Atrakcyjny wygląd

Przygotuj czytelny i estetyczny szablon dla swojego newslettera, zgodny z Twoim wizerunkiem i identyfikacją wizualną. 

Dobierz kolory, które są zgodne z paletą barw Twojej marki. Staraj się używać maksymalnie 2-3 głównych kolorów, aby zachować spójność i uniknąć chaosu wizualnego. Wykorzystaj odpowiednie czcionki, kolory i układ elementów.

Wartościowe treści

Stwórz treści, które są interesujące, użyteczne i angażujące dla odbiorców. Unikaj nadmiaru informacji i reklam, skup się na tym, co jest istotne dla Twojej grupy docelowej. Newslettery są potężnym narzędziem content marketingu i mogą wydatnie poprawić postrzeganie Twojej marki.

Chwytliwe nagłówki

Tytuły powinny być krótkie, zwięzłe i przyciągające uwagę. Dobrze dobrany nagłówek może zachęcić odbiorcę do zapoznania się z resztą newslettera. Pisanie chwytliwych leadów jest sztuką wymagającą wprawy, więc warto skorzystać z pomocy wykwalifikowanego copywritera.

Odpowiednia struktura tekstu

Podziel treści na krótkie akapity, wykorzystaj wyróżnienia, listy punktowane czy nagłówki. Dbaj o przejrzystość i hierarchię informacji. 

Wykorzystanie grafiki

Wykorzystaj zdjęcia, ilustracje czy infografiki, aby wzbogacić treść newslettera i uczynić ją bardziej atrakcyjną. Pamiętaj jednak, żeby nie przesadzić z ilością grafik i dbać o ich jakość.

Systematyczność

Regularne wysyłanie newsletterów pomaga w budowaniu trwałych relacji z odbiorcami i utrzymaniu ich zaangażowania. Im częściej będą oni czytać Twoje newslettery, tym większe prawdopodobieństwo, że będą pamiętać o Twojej marce, gdy będą potrzebować produktów lub usług, które oferujesz.

Above the fold

Termin above the fold (nad krawędzią) pochodzi z czasów gazet drukowanych i odnosi się do obszaru widocznego na pierwszej stronie gazety, który jest najbardziej atrakcyjny dla oka czytelnika. 

W kontekście newsletterów odnosi się do pierwszej części wiadomości e-mail, która jest widoczna bez konieczności przewijania. 

Obszar ten jest kluczowy, ponieważ na jego podstawie czytelnicy decydują, czy kontynuować czytanie czy też zamknąć wiadomość. Upewnij się, że najbardziej istotne informacje są widoczne “above the fold”, aby natychmiast przyciągnąć uwagę odbiorców.

Optymalizacja pod urządzenia mobilne

Upewnij się, że Twój newsletter jest łatwo czytelny i funkcjonalny na różnych urządzeniach mobilnych, takich jak smartfony czy tablety. Większość osób przegląda dziś e-maile na swoich telefonach, dlatego ważne jest, aby dostosować się do tego trendu. 

Upewnij się, że szablon jest responsywny, czyli dostosowuje się do różnych rozdzielczości ekranu i urządzeń, takich jak smartfony czy tablety. W ten sposób zapewnisz czytelny i estetyczny wygląd newslettera na każdym urządzeniu.

Monitoruj konkurencję

Obserwuj, co robią Twoi konkurenci w zakresie newsletterów i ucz się na podstawie ich działań. Nie kopiuj ich pomysłów, ale zainspiruj się ich podejściem i sukcesami.

Pozyskuj informacje zwrotne od odbiorców

Zachęcaj swoich odbiorców do dzielenia się swoimi opiniami na temat newslettera, a także badaj ich potrzeby i oczekiwania. Dzięki temu będziesz mógł lepiej dostosować treści do swojej grupy docelowej. 

Dodaj przyciski do mediów społecznościowych, aby czytelnicy mogli łatwo dzielić się treściami z innymi. To może pomóc zwiększyć zasięg i popularność Twojego newslettera.

Planuj i aktualizuj swoją strategię

Regularnie analizuj i aktualizuj swoją strategię wysyłki newslettera, uwzględniając zmieniające się trendy w e-mail marketingu, potrzeby odbiorców i cele biznesowe. Kontynuując analizę i optymalizację swojego newslettera, będziesz mógł stale zwiększać jego skuteczność i wpływ na osiąganie celów marketingowych oraz budowanie wartościowych relacji z odbiorcami.

Pamiętaj, że tworzenie dobrego newslettera to proces ciągłego uczenia się i dostosowywania. Uwzględniaj uwagi i informacje zwrotne od odbiorców oraz bądź elastyczny w wprowadzaniu zmian w swoim podejściu. Regularne eksperymentowanie i modyfikowanie jego elementów, takich jak treść, układ czy częstotliwość wysyłki, może pomóc w zoptymalizowaniu skuteczności i wartości dla odbiorców.

Jak sprawdzić skuteczność newslettera?

Aby sprawdzić skuteczność newslettera, należy monitorować i analizować kluczowe wskaźniki wydajności (KPIs). Ich analiza pozwala zrozumieć, co działa, a co można poprawić, oraz dostosować działań w oparciu o te informacje. Do najczęściej używanych wskaźników zalicza się

Wskaźnik otwarć (Open Rate)

Pokazuje, jaki procent odbiorców otworzył wysłany newsletter. Pozwala to ocenić, czy nagłówki e-maili są wystarczająco atrakcyjne, aby przyciągnąć uwagę odbiorców.

Wskaźnik kliknięć (Click-Through Rate, CTR)

Określa stosunek osób, które kliknęły w linki zawarte w newsletterze, do liczby wszystkich odbiorców, którzy otworzyli wiadomość. Wskaźnik ten pomaga ocenić, czy treść newslettera jest angażująca i prowadzi do żądanej akcji ze strony odbiorców.

Wskaźnik konwersji (Conversion Rate)

W przypadku, gdy newsletter ma na celu prowadzenie do określonej akcji, takiej jak zakup produktu, rejestracja na wydarzenie czy pobranie pliku, wskaźnik konwersji pokazuje, jaki procent odbiorców wykonuje tę akcję po kliknięciu w link w newsletterze.

Wskaźnik rezygnacji (Unsubscribe Rate)

Pokazuje procent odbiorców, którzy zdecydowali się wypisać z listy mailingowej po otrzymaniu newslettera. Jest to ważny wskaźnik pozwalający na ocenę, czy treści są odpowiednie dla odbiorców i czy nie są zbyt nachalne lub irytujące.

Wskaźnik oznaczeń jako spam (Spam Complaint Rate)

Określa, jaki procent odbiorców oznaczył Twój newsletter jako spam. Zbyt wysoki wskaźnik może wpłynąć negatywnie na reputację nadawcy (sender score) i dostarczalność przyszłych e-maili.

Dostarczalność (Deliverability)

Odsetek wiadomości, które faktycznie dotarły do skrzynek odbiorczych odbiorców, a nie zostały odrzucone przez serwery czy oznaczone jako spam. Wysoka dostarczalność jest kluczowa dla skuteczności newslettera.

Wskaźnik zaangażowania (Engagement)

Śledzenie, jak długo odbiorcy czytają newsletter oraz jak często wracają do niego, może pomóc ocenić, jak bardzo treści są angażujące i wartościowe dla odbiorców.

Testy A/B

Testuj różne warianty treści, nagłówków czy układu newslettera, aby zobaczyć, które z nich przynoszą lepsze rezultaty. Na podstawie tych wyników wprowadzaj odpowiednie zmiany w przyszłych wysyłkach.

Rola sender score w wysyłce newslettera

Sender Score to wskaźnik używany w odniesieniu do e-mail marketingu, który ocenia reputację nadawcy e-maili (IP). Jest to liczba od 0 do 100, która pokazuje, jak bardzo wiarygodny jest dany nadawca. Wysoka wartość Sender Score oznacza, że wiadomości e-mail od tego nadawcy mają większe szanse na dotarcie do skrzynki odbiorczej, podczas gdy niska wartość może prowadzić do oznaczania jego e-maili jako spamu.

Oto kilka powodów, dla których Sender Score jest ważny:

• Dostarczalność – wysoki Sender Score zwiększa prawdopodobieństwo, że Twoje wiadomości trafią do skrzynki odbiorczej, a nie zostaną oznaczone jako spam. Wpływa na skuteczność Twojego newslettera, gdyż im więcej odbiorców otrzyma wiadomość, tym większy zasięg i potencjalny wpływ na założony cel.
• Wiarygodność – wysoki Sender Score świadczy o dobrej reputacji nadawcy. Odbiorcy mają większą skłonność do otwierania i czytania wiadomości od nadawców, którzy są postrzegani jako wiarygodni.
• Zmniejszenie ryzyka blokady – dostawcy usług pocztowych monitorują reputację nadawców i mogą blokować wysyłkę wiadomości od tych z niskim Sender Score. Dbanie o wysoki Sender Score chroni Cię przed takimi blokadami.

Aby utrzymać wysoki Sender Score, warto stosować się do najlepszych praktyk e-mail marketingu:

• Uzyskaj zgodę odbiorców – zawsze pozyskuj zgody na otrzymywanie newslettera od swoich odbiorców, np. poprzez formularz rejestracji na stronie internetowej.
• Rozbudowywuj z bazy z głową – opracuj strategię budowania bazy mailingowej i nie idź na skróty kupując zimne bazy kontaktów
• Zadbaj o higienę listy mailingowej – regularnie aktualizuj swoją bazę mailingową usuwając nieaktywnych subskrybentów lub te adresy, które zwracają błędy.
• Unikaj spamowych słów i technik – stosuj się do zasad tworzenia treści, które nie są uważane za spam, unikając np. krzykliwych nagłówków, clickbaitu czy nadużywania znaków interpunkcyjnych.
• Prowadź optymalną częstotliwość wysyłki – nie zasypuj odbiorców wiadomościami; ustal odpowiednią częstotliwość wysyłki, aby utrzymać zainteresowanie bez irytowania odbiorców.
• Umożliwiaj łatwe wypisywanie się – zapewnij odbiorcom możliwość łatwego wypisania się z listy mailingowej poprzez umieszczenie w newsletterze wyraźnego linku do rezygnacji (ang. unsubscribe). Pozwala to uniknąć sytuacji, w której odbiorcy zgłaszają Twoje wiadomości jako spam.
• Optymalizuj treść i formatowanie – dbaj o jakość treści, atrakcyjny wygląd i czytelność swojego newslettera. To zwiększa szanse na otwarcie wiadomości i zmniejsza ryzyko oznaczenia jej jako spam.
• Używaj autoryzacji e-mail – stosuj protokoły takie jak SPF, DKIM i DMARC, aby potwierdzić autentyczność swojej domeny i zmniejszyć szanse na fałszywe zgłoszenia spamu.
• Monitoruj i analizuj wyniki – śledź wskaźniki, takie jak współczynnik otwarć, kliknięć czy wypisów, aby zrozumieć, co działa, a co można poprawić. Dostosuj swoje działania w oparciu o te informacje, aby utrzymać wysoką jakość newsletterów i reputację nadawcy.

Narzędzia do wysyłki newsletterów

Istnieje wiele narzędzi do wysyłki newsletterów, które pomagają w zarządzaniu listami odbiorców, tworzeniu szablonów, automatyzacji wysyłek i analizowaniu wyników. 

Oto niektóre z popularnych narzędzi do wysyłki newsletterów:

• Mailchimp,
• GetResponse,
• MailerLite,
• Sendinblue,
• ActiveCampaign,
• Constant Contact,
• Aweber,
• ConvertKit,
• Benchmark Email.

Platformy z newsletterami

Poza narzędziami do wysyłki newsletterów w internecie można znaleźć mnóstwo platform oferujących dostęp do treści tworzonych przez specjalistów z wielu dziedzin. 

W dobie pewnego zmęczenia mediami społecznościowymi newslettery stały się na nowo popularnym sposobem kontaktu między twórcami treści a odbiorcami, którzy w zamian za niewielką opłatę otrzymują wysokiej jakości materiały. 

Do najpopularniejszych platform tego typu należą:

Substack 

Prawdopodobnie najpopularniejsza platforma umożliwiająca autorom tworzenie i zarządzanie własnymi newsletterami. Twórcy mogą oferować darmowe lub płatne subskrypcje, co pozwala im na zarabianie na swoich treściach. Czytelnicy mogą odkrywać newslettery na różne tematy i subskrybować te, które ich interesują.

Revue 

Platforma do tworzenia i dystrybucji newsletterów, która została przejęta przez Twitter. Podobnie jak Substack, Revue umożliwia autorom zarabianie na swoich treściach poprzez płatne subskrypcje.

Medium 

Platforma do publikowania treści, która również obsługuje newslettery. Autorzy mogą tworzyć artykuły na różne tematy i oferować subskrypcję newsletterów swoim czytelnikom. Medium posiada system Partner Program, który pozwala twórcom na zarabianie na swoich treściach.

TinyLetter 

Prostsza platforma do tworzenia i wysyłania newsletterów, która należy do Mailchimp. Jest to dobre rozwiązanie dla osób, które chcą zacząć tworzyć newslettery bez potrzeby korzystania z zaawansowanych funkcji innych platform.

Ghost 

Platforma do zarządzania treścią (CMS), która oferuje również wsparcie dla newsletterów. Twórcy mogą publikować artykuły i oferować subskrypcje newsletterów czytelnikom. Ghost umożliwia również zarabianie na treściach poprzez płatne subskrypcje czy integrację z systemami płatności.

Curated 

Platforma, która ułatwia tworzenie i wysyłanie newsletterów skupiających się na agregowaniu i udostępnianiu treści z różnych źródeł. To dobre narzędzie dla osób, które chcą tworzyć newslettery związane z konkretną branżą czy tematyką.

Feedly 

Czytnik RSS, który umożliwia subskrypcję treści z różnych źródeł, w tym newsletterów. Choć nie jest to typowa platforma do tworzenia newsletterów, pozwala czytelnikom odkrywać i śledzić treści, które ich interesują.

Newsletter – dobra praktyka w budowie społeczności

Internet od momentu powstania zmienił się diametralnie, ale niektóre formy cyfrowej aktywności cieszą się nieustanną popularnością – wśród nich znajdują się newslettery. Od początku służą nie tylko do dystrybucji interesujących treści, ale również budowy społeczności. 

Newsletter może gromadzić wokół siebie ludzi zainteresowanych pewną tematyką, co możesz wykorzystać do budowy lojalności wobec Twojej marki – wystarczy tylko zaproponować odbiorcom materiały, które mogą przyciągnąć ich uwagę. To z kolei może przełożyć się na większe zainteresowanie Twoimi produktami, co w efekcie może prowadzić do wzrostu sprzedaży.

Przypisy

1. https://daily.jstor.org/the-newsletter-boom-300-years-before-substack/