Firma rekrutacyjna – dlaczego warto skorzystać z jej usług?

Firmy rekrutacyjne rewolucjonizują proces zatrudnienia, oferując usługi dobierania talentów do potrzeb biznesowych. Jak efektywna współpraca z takimi firmami może przekształcić Twoje podejście do rekrutacji i poprawić jakość zatrudnianego personelu?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest firma rekrutacyjna?
• Czym różni się firma rekrutacyjna od agencji pracy?
• Jakie usługi oferują firmy rekrutacyjne?
• Jakie są powody korzystania z usług firm rekrutacyjnych?
• Jak współpracować z firmami rekrutacyjnymi?
• Ile kosztuje współpraca z firmami rekrutacyjnymi?
• Jakie są wady współpracy z firmami rekrutacyjnymi?
• Jakie są korzyści ze współpracy z firmami rekrutacyjnymi?

Firma rekrutacyjna – definicja

Firma rekrutacyjna, znana również jako agencja zatrudnienia, to specjalistyczna organizacja pomagająca firmom w znalezieniu odpowiednich kandydatów na różne stanowiska pracy. Po pierwsze, wspiera ona pracodawców w procesie rekrutacji, po drugie, pomaga osobom szukającym pracy w znalezieniu odpowiednich ofert.

Pierwsza agencja rekrutacyjna powstała jeszcze w XIX wieku – w 1873 roku powstała firma Robinson, Gabbitas & Thring, która zajmowała się rekrutowanie nauczycieli do angielskich szkół^[1] – ale dopiero w XX wieku rozwijający się przemysł i urbanizacja stworzyły potrzebę bardziej zorganizowanego podejścia do zatrudnienia. Pierwsze agencje zatrudnienia skupiały się głównie na pośrednictwie pracowników fizycznych i niewykwalifikowanych, a w miarę rozwoju gospodarki i zmian na rynku pracy zaczęły oferować bardziej specjalistyczne usługi, w tym poszukiwanie kandydatów o wysokich kwalifikacjach i doświadczeniu.

Firma rekrutacyjna to specjalistyczna agencja, która pomaga organizacjom w znalezieniu i zatrudnieniu odpowiednich kandydatów na różne stanowiska.

Definicja firmy rekrutacyjnej

W drugiej połowie XX wieku firmy rekrutacyjne zaczęły wykorzystywać nowoczesne technologie do efektywniejszego dopasowywania kandydatów do stanowisk. Wprowadzenie Internetu i mediów społecznościowych jeszcze bardziej zmieniło ten sektor, umożliwiając szybsze i bardziej celowane poszukiwania oraz rozszerzając zasięg działalności firm rekrutacyjnych na skalę globalną.

Dzisiaj firmy rekrutacyjne są ważnym elementem rynku pracy. Oferują one szeroki zakres usług, od pośrednictwa tymczasowego i stałego zatrudnienia, przez rekrutację na wyższe stanowiska, aż po doradztwo personalne i strategie rozwoju kariery. Wykorzystują też zaawansowane narzędzia analityczne i algorytmy sztucznej inteligencji, aby lepiej dopasować kandydatów do potrzeb firm.

Firma rekrutacyjna a agencja pracy

Firmy rekrutacyjne skupiają się na wyszukiwaniu kandydatów dla stanowisk średniego i wyższego szczebla, często specjalizując się w konkretnych branżach lub typach stanowisk. W tym celu ściśle współpracują z klientami, dla których prowadzą skomplikowany i często długotrwały proces rekrutacji, obejmujący identyfikację, wstępną selekcję i ocenę kandydatów. Są one pośrednikiem, który pomaga kandydatom znaleźć odpowiednie oferty pracy.

Z kolei agencje pracy zwykle koncentrują się na krótkoterminowym lub tymczasowym zatrudnieniu, często na niższych stanowiskach lub w specyficznych sektorach, takich jak prace sezonowe, prace fizyczne czy administracyjne. Często zatrudniają pracowników bezpośrednio i delegują ich do pracy u swoich klientów, co oznacza, że są faktycznym pracodawcą dla osób, które rekrutują. Ich rola nie ogranicza się jedynie do znalezienia miejsca pracy dla kandydata, lecz także obejmuje zarządzanie rekrutacją i sprawami z nią związanymi, takimi jak wypłata wynagrodzeń czy kwestie związane z ubezpieczeniami.

Usługi oferowane przez firmy rekrutacyjne

Firmy rekrutacyjne oferują szeroki zakres usług, które pomagają zarówno pracodawcom, jak i kandydatom w procesie rekrutacyjnym. Oto niektóre z głównych usług:

• Wyszukiwanie i dobór kandydatów (headhunting), czyli identyfikacja i przyciąganie wysoko wykwalifikowanych kandydatów, często dla specjalistycznych lub wysokich stanowisk. Proces ten zwykle obejmuje aktywne poszukiwanie kandydatów, którzy nie szukają aktywnie pracy, ale których doświadczenie i umiejętności idealnie pasują do konkretnych wymagań.
• Selekcja i ocena kandydatów następują po zgromadzeniu puli potencjalnych kandydatów. Służy to weryfikacji ich kwalifikacji i doświadczenia. Może obejmować różne metody oceny kandydatów, takie jak przeprowadzanie wywiadów, sprawdzanie referencji pracowników oraz wykorzystanie testów oceniających umiejętności i kompetencje.
• Rekrutacje stałe służą znalezieniu kandydatów na stałe stanowiska. Obejmuje to cały proces rekrutacyjny, od identyfikacji kandydatów, poprzez przeprowadzenie wywiadów, aż po negocjacje warunków zatrudnienia.
• Rekrutacja tymczasowa i kontraktowa to usługa zatrudnienia pracowników na krótkoterminowe projekty lub tymczasowe zastępstwa. Jest to szczególnie popularne w branżach, w których zapotrzebowanie na pracę jest sezonowe lub projektowe.
• Executive search to usługa skierowana do firm szukających wyższych kadr zarządzających i liderów. Proces ten jest zazwyczaj bardziej intensywny i obejmuje dogłębną analizę rynku, a także osobiste podejście do potencjalnych kandydatów.
• Niektóre firmy rekrutacyjne oferują usługi doradztwa zawodowego, pomagając kandydatom w planowaniu kariery, przygotowaniu profesjonalnego CV oraz strategii poszukiwania pracy.
• Firmy rekrutacyjne często dostarczają pracodawcom informacji o stanie rynku pracy, trendach w zatrudnieniu i wynagrodzeniach, co pomaga w lepszym zrozumieniu aktualnego rynku i efektywniejszym planowaniu strategii rekrutacyjnych.

Powody korzystania z usług firm rekrutacyjnych

Jednym z głównych powodów korzystania z usług firm rekrutacyjnych jest oferowany przez nie dostęp do szerokiej sieci kontaktów i głębokiej wiedzy o rynku pracy. Często dysponują one bazami danych wykwalifikowanych osób i mogą szybko identyfikować kandydatów, którzy najlepiej pasują do określonych wymagań danego stanowiska. Ponieważ posiadają bogate doświadczenie w procesie selekcji, mogą skutecznie ocenić umiejętności i kompetencje, co jest szczególnie cenne w rekrutacji na wyższe stanowiska lub w specjalistycznych dziedzinach.

Korzystanie z firm rekrutacyjnych to także oszczędność czasu i zasobów dla działów HR, ponieważ zajmują się one całym procesem rekrutacyjnym, od poszukiwania kandydatów, przez wstępną selekcję, aż po organizację rozmów kwalifikacyjnych. Często oferują też gwarancje na swoje usługi, co oznacza, że w przypadku, gdy zatrudniony przez nich pracownik nie spełnia oczekiwań, podejmują się znalezienia nowego kandydata bez dodatkowych kosztów.

Współpraca z firmami rekrutacyjnymi – wskazówki i rady

Współpraca z firmami rekrutacyjnymi może być bardzo efektywna, jeśli Twoja firma będzie stosować się do kilku wskazówek i rad:

• Przed rozpoczęciem współpracy musisz dokładnie określić, jakiego pracownika szukasz oraz jakie umiejętności i doświadczenie są wymagane na danym stanowisku. Pomoże to firmie rekrutacyjnej lepiej zrozumieć Twoje potrzeby i skuteczniej szukać odpowiednich kandydatów. Jednocześnie warto sprawdzić referencje i historię sukcesów firmy rekrutacyjnej. Dobrze jest też rozumieć, jak wybiera ona i ocenia kandydatów. Pozwoli to lepiej dopasować oczekiwania i uniknąć nieporozumień.
• Jeśli szukasz pracowników w konkretnej branży lub na specjalistyczne stanowiska, warto wybrać firmę rekrutacyjną specjalizującą się w tej dziedzinie.
• Otwarta i regularna komunikacja z firmą rekrutacyjną jest niezwykle ważna, a udzielania informacji zwrotnych na temat prezentowanych kandydatów pomoże doprecyzować kryteria wyszukiwania. Regularne spotkania pomogą śledzić postęp i dostosowywać strategię rekrutacyjną w miarę potrzeb. To także okazja do omówienia wszelkich wyzwań i dostosowania podejścia, jeśli jest to konieczne.
• Pamiętaj, że firma rekrutacyjna jest Twoim partnerem w procesie rekrutacyjnym, a ich sukces jest również Twoim sukcesem, więc zadbaj o jak najlepsze relacje. Im więcej firma rekrutacyjna wie o Twojej organizacji, kulturze organizacyjnej w firmie i specyfice stanowiska, tym lepiej może dopasować kandydatów. Dostarczanie szczegółowych informacji pomoże im w znalezieniu kandydatów, którzy będą pasować nie tylko kompetencyjnie, lecz także mentalnie.
• Ustal realistyczne terminy i oczekiwania dotyczące procesu rekrutacyjnego – znalezienie idealnego kandydata może zająć trochę czasu. Upewnij się, że wszystkie warunki współpracy, w tym opłaty, procedury i ewentualne gwarancje, są jasno określone w umowie.
• Bądź otwarty na propozycje firmy rekrutacyjnej i gotowy do przemyślenia ich sugestii. Czasem najlepsi kandydaci mogą nieco odbiegać od początkowo wyznaczonych kryteriów. Pamiętaj też, że mogą one proponować różne metody rekrutacji, w tym wykorzystanie nowych technologii i narzędzi. Bądź otwarty na innowacje, ponieważ mogą one znacząco poprawić efektywność procesu rekrutacyjnego.
• Kiedy firma rekrutacyjna znajdzie odpowiedniego kandydata, ważne jest, aby być gotowym do szybkiego podjęcia decyzji. Długi proces decyzyjny może sprawić, że stracisz najlepszych kandydatów na rzecz konkurencji.
• Firmy rekrutacyjne często oferują więcej niż tylko znalezienie kandydatów. Korzystaj z ich wiedzy i doświadczenia.

Koszty współpracy z firmami rekrutacyjnymi

Główne czynniki wpływające na koszty współpracy z firmami rekrutacyjnymi to m.in.:

• czas poświęcony na proces rekrutacji,
• wiedza i doświadczenie agencji,
• rodzaj stanowiska
• specyfika projektu,
• stosowane narzędzia rekrutacyjne.

Warto również pamiętać, że agencje rekrutacyjne są biznesami, które muszą pokrywać swoje własne koszty operacyjne (np. wynagrodzenia zespołu czy koszty administracyjne). Wybór odpowiedniego modelu współpracy i negocjowanie stawek z agencją rekrutacyjną powinny być dopasowane do specyfiki i potrzeb rekrutacyjnych firmy. Można wyróżnić następujące modele współpracy:

• W model success fee opłata dla agencji jest wypłacana po zakończeniu procesu rekrutacji i podpisaniu umowy z kandydatem. Przedpłata często nie jest wymagana.
• W modelu retainer wynagrodzenie dla agencji jest wypłacane po zakończeniu określonych etapów procesu rekrutacji, np. po rozpoczęciu rekrutacji, prezentacji kandydatów i zamknięciu procesu.
• Model mieszany oznacza, że część opłaty (około 10-40% wartości projektu) jest płatna z góry, a reszta po zakończeniu projektu. Stosuje się go, gdy wymagana jest większa pewność realizacji projektu.

Koszty rekrutacji w tych modelach zazwyczaj wahają się od 15% do 20% rocznej pensji kandydata, a dla stanowisk wyższego szczebla lub trudnych do obsadzenia mogą sięgać nawet do 30%^[2][3].

Wady współpracy z firmami rekrutacyjnymi

Jedną z wad współpracy z firmami rekrutacyjnymi są koszty – mogą one być znaczne, zwłaszcza gdy chodzi o wyszukiwanie kandydatów na wysokie stanowiska lub w specjalistycznych branżach. Dla niektórych firm, szczególnie mniejszych, może to stanowić istotne obciążenie finansowe.

Kolejnym ryzykiem jest możliwość niedopasowania kandydatów do kultury organizacyjnej Twojej firmy. Nawet jeśli firma rekrutacyjna znajdzie osoby o odpowiednich umiejętnościach i doświadczeniu, nie zawsze jest w stanie w pełni ocenić, jak wpisują się one w kulturę, misję, wizję i wartości firmy, co może sprawić, że pracownik nie będzie dobrze integrował się z zespołem lub firmą.

Zawsze istnieje też ryzyko, że oddelegowanie procesu rekrutacji na zewnątrz może prowadzić do mniejszej kontroli nad nim. Firma rekrutacyjna podejmuje decyzje dotyczące wstępnej selekcji kandydatów i zawsze jest szansa, że może ona nie w pełni zrozumieć specyfikę potrzeb firmy klienta, co może skutkować prezentowaniem nieodpowiednich kandydatów.

Warto też podkreślić, że poleganie na agencjach rekrutacyjnych w procesie znalezienia pracowników może ograniczać rozwój wewnętrznych kompetencji HR i budowanie własnych sieci kontaktów zawodowych, co w dłuższej perspektywie może być niekorzystne dla firmy.

Korzyści ze współpracy z firmami rekrutacyjnymi

O skuteczności firm rekrutacyjnych w Polsce świadczy m.in. fakt, że w 2022 roku wsparły one milion osób w znalezieniu pracy (głównie tymczasowej)^[4]. Do największych firm rekrutacyjnych w Polsce zalicza się m.in. Randstad, ManpowerGroup, grupę Adecco, Exact Systems czy Hays^[5]. Jedną z najważniejszych zalet współpracy z firmami rekrutacyjny jest oferowany przez nie dostęp do ich szerokiej i często wyspecjalizowanej sieci kontaktów zawodowych, co pozwala szybko dotrzeć do szerokiego spektrum kandydatów.

Kolejną korzyścią jest głęboka wiedza i specjalizacja ekspertów pracujących w tego typu firmach. Dysponuj oni aktualną wiedzą na temat trendów rynkowych, najlepszych praktyk w branży i skutecznych metod oceny kandydatów, co pozwala precyzyjnie dopasować ich do wymagań stanowiska i kultury organizacji. Przyspiesza to także sam proces rekrutacji.

Elastyczność firm rekrutacyjnych jest ceniona przez wielu partnerów, ponieważ mogą one dostarczać pracowników do różnych rodzajów prac – od tymczasowych po stałe, co jest szczególnie korzystne, gdy trzeba szybko reagować na zmiany oraz obniża ryzyko związane z zatrudnieniem.