Cel projektu – co to jest i jak go określić?

Każdy projekt powinien mieć cel, więc jego określenie jest punktem wyjścia dla dalszych działań. Jakie powinny być cel projektu i jak je skutecznie określić?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest cel projektu?
• Jakie są rodzaje celów projektu?
• Jak określić cel projektu?
• Jakie są metody określania celów projektu?
• Jakie są najczęstsze błędy w określaniu celów projektu?
• Jaka jest rola celów projektu?

Cel projektu – definicja

Cel projektu to zamierzenie lub rezultat, który ma zostać osiągnięty poprzez realizację określonych działań w ramach projektu. Określa, co projekt ma osiągnąć i jakie korzyści przynieść. Jest najważniejszym elementem planowania, ponieważ pozwala skoncentrować wysiłki zespołu na jasno określonych zadaniach, monitorować postępów oraz ocenić wyniki projektu.

Cel projektu to jasno zdefiniowany rezultat, który ma zostać osiągnięty w wyniku realizacji danego przedsięwzięcia.

Definicja celu projektu

Cele projektu mogą być związane z aspektami, takimi jak poprawa procesów, wprowadzenie nowego produktu na rynek, zwiększenie efektywności czy rozwiązanie konkretnego problemu. Określenie celu projektu pomaga w alokacji zasobów, zarządzaniu ryzykiem oraz komunikacji z interesariuszami.

Dobry cel powinien przede wszystkim kryteria metody SMART:

• Konkretny (ang. specific) cel jest jasno sformułowany i zrozumiały dla wszystkich zaangażowanych stron, bez miejsca na dowolne interpretacje.
• Mierzalność (ang. measurable) to zdolność do oceny postępów i końcowego osiągnięcia celu za pomocą konkretnych wskaźników lub danych.
• Osiągalność (ang. achievable) wskazuje, że cel powinien być realistyczny w kontekście dostępnych zasobów, umiejętności i czasu, aby uniknąć demotywacji i frustracji.
• Realistyczność (ang. realistic) oznacza, że cel musi być możliwy do osiągnięcia przy obecnych warunkach i ograniczeniach, co wiąże się z realistyczną oceną potencjału i możliwości zespołu lub organizacji.
• Cel określony czasowo (ang. time-bound) ma jasno określony termin realizacji, co umożliwia planowanie, monitorowanie postępów i końcową ocenę wyników w konkretnym horyzoncie czasowym.

Rodzaje celów projektu

Rodzaje celów projektu można podzielić na kilka kategorii:

• Cele strategiczne to długoterminowe zamierzenia, które wspierają ogólną strategii biznesową organizacji. Wyznacza się je, żeby poprawić pozycję rynkową, rozwinąć nowe rynki, zwiększyć udziały lub osiągnąć przewagę konkurencyjną. Przykładem takiego celu jest zwiększenie udziału w rynku o 10% w ciągu najbliższych pięciu lat.
• Cele operacyjne skupiają się na bieżących działaniach i są związane z codziennym funkcjonowaniem organizacji. Służą poprawie efektywności operacyjnej, optymalizacji procesów czy redukcji kosztów. Przykładem może być zredukowanie czasu realizacji zamówień o 20% w ciągu najbliższych sześciu miesięcy.
• Cele techniczne dotyczą specyfikacji technicznych, standardów oraz parametrów technicznych projektu. Są często związane z rozwojem produktów, wdrażaniem nowych technologii lub modernizacją istniejących systemów. Przykładem celu technicznego jest zaprojektowanie i wdrożenie nowego systemu informatycznego zgodnie z określonymi wymaganiami technicznymi w ciągu roku.
• Cele finansowe koncentrują się na aspektach, takich jak budżet, koszty, ROI czy przychody. Przykładem może być osiągnięcie oszczędności kosztów operacyjnych w wysokości 500 000 złotych w ciągu najbliższych dwóch lat.
• Cele jakościowe skupiają się na poprawie jakości produktów, usług lub procesów i często zakładają zmniejszenie liczby błędów i podniesienie standardów jakości. Przykładem tego rodzaju celu jest zwiększenie satysfakcji klienta do poziomu 90% pozytywnych opinii w ciągu najbliższego roku.
• Cele społeczne (znane też jako cele ESG i CSR) dotyczą korzyści społecznych, które projekt ma przynieść, a więc kwestii, takich jak poprawa warunków życia społeczności czy ochrona środowiska. Przykładem jest zwiększenie dostępności edukacji dla dzieci z obszarów wiejskich poprzez budowę trzech nowych szkół w ciągu dwóch lat.

Określanie celów projektu

Określanie celów projektu zaczyna się od zrozumienia ogólnej wizji i strategii organizacji. W tym celu trzeba zidentyfikować potrzeby, problemy lub możliwości, które mogą zostać zrealizowane dzięki projektowi. Następnie trzeba skonsultować się z najważniejszymi interesariuszami, żeby doprecyzować oczekiwane rezultaty projektu. Zebrane informacje muszą być jak najdokładniejsze i muszą odzwierciedlać rzeczywiste potrzeby organizacji oraz interesariuszy.

Na podstawie uzyskanych we wstępnych etapach informacji formułuje się cele projektu, które powinny spełniać kryteria metody SMART. Kolejnym krokiem jest ocena ich wykonalności – w tym celu analizuje się dostępne zasoby, takie jak czas, budżet, personel i technologie, a w razie potrzeby modyfikuje się same cele, żeby były możliwe do osiągnięcia w istniejących warunkach.

Równocześnie z celami określa się jasne i obiektywne KPI do mierzenia postępów i końcowego sukcesu projektu. Gdy cele są już określone i uzgodnione, należy je jeszcze udokumentować w planie projektowym, który jest podstawowym punktem odniesienia dla całego zespołu projektowego. W trakcie realizacji projektu cele należy przeglądać i w razie potrzeby dostosowywać do nowych warunków.

Metody określania celów projektu

Choć metoda SMART pozostaje najbardziej popularną i w pewnym sensie podstawową metodą określania celów, istnieje kilka innych sposobów, które mogą pomóc w realizacji tego zadania:

• Metoda SMARTER to rozszerzenie metody SMART z dwoma dodatkowymi elementami. W jednej wersji^[1] E i R oznaczają Exciting (ekscytujące), czyli cele powinny motywować zespół, oraz Recorded (zapisane), co oznacza, że powinny być udokumentowane, co czyni je łatwiejszymi do monitorowania. W innej wersji^[2] litery E i R oznaczają Evaluated (ocenione lub poddane ocenie), przez co należy rozumieć, że cele po zdefiniowaniu powinny być ocenione pod kątem czynników SMART, oraz Revised (przejrzane, zrecenzowane), co oznacza, że obrane cele należy jeszcze raz krytycznie ocenić pod kątem ich wykonalności i znaczenia dla projektu.
• Metoda OKR (ang. Objectives and Key Results) koncentruje się na definiowaniu celów (Objectives) oraz najważniejszych rezultatów (Key Results), dzięki którym można mierzyć postępy w realizacji. Cele powinny być ambitne i inspirujące, a rezultaty powinny mieć formę konkretnych i mierzalnych KPI.
• Metoda Hoshin Kanri polega na wyznaczaniu celów strategicznych, które następnie przekazuje się w dół organizacji, a każdy jej szczebel ustala własne cele zgodne z celami z wyższego poziomu, co zapewnia spójność działań na poziomie całej organizacji.
• Metoda MBO (ang. Management by Objectives, czyli zarządzanie przez cele) zakłada ustalanie celów poprzez wspólne ich określanie przez menedżerów i pracowników. Cele ustala się na wszystkich poziomach organizacji i definiowane przez wszystkich jej członków, co zwiększa ogólny poziom motywacji i zaangażowanie pracowników.
• Analiza SWOT (ang. Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) polega na analizie mocnych i słabych stron organizacji oraz możliwości i zagrożeń w otoczeniu. Na tej podstawie ustala się cele wykorzystujące mocne strony i możliwości oraz minimalizujące wpływ słabych stron i zagrożeń.

Błędy w określaniu celów projektu

W procesie określania celów projektu mogą pojawić się różne błędy. Jednym z najczęstszych jest brak konkretności – zbyt ogólne lub niejasne zdefiniowanie celów skutkuje trudnościami w zrozumieniu, co projekt ma osiągnąć, co z kolei utrudnia planowanie i monitorowanie postępów.

Częstym błędem są także nierealistyczne oczekiwania wobec celów. Mogą one prowadzić do frustracji i demotywacji zespołu projektowego – cele powinny być ambitne, ale możliwe do realizacji w kontekście dostępnych zasobów, umiejętności i czasu.

Brak mierzalności celów sprawia, że trudno jest ocenić, czy zostały osiągnięte. Bez konkretnych wskaźników sukcesu monitorowanie postępów i dokonywanie niezbędnych korekt staje się praktycznie niemożliwe.

Niedostateczne zaangażowanie interesariuszy może prowadzić do braku akceptacji lub wsparcia dla celów projektu. Najważniejsi interesariusze organizacji (np. zarząd lub rada nadzorcza) powinni być cały czas zaangażowani w proces nie tylko określania celów, ale też ich realizacji – dzięki temu wszyscy mają pewność, że cele są zgodne z oczekiwaniami i potrzebami.

Zbyt wiele celów naraz może rozproszyć wysiłki zespołu projektowego i prowadzić do nieefektywności. Zdecydowanie lepiej jest skoncentrować się na kilku najważniejszych aspektach, ponieważ pozwala to lepiej zarządzać zasobami i zwiększa szanse skutecznej realizacji projektu.

Brak elastyczności w określaniu celów może być problematyczny, zwłaszcza w środowisku, w którym warunki mogą się zmieniać w ciągu chwili (np. na rynkach finansowych). Cele powinny być na tyle elastyczne, aby można było je dostosować do zmian okoliczności bez utraty ich zasadniczego znaczenia.

Nieprecyzyjne określenie ram czasowych może prowadzić do opóźnień i braku terminowości. Cele powinny być jasno określone pod względem czasu, aby umożliwić efektywne planowanie i realizację zadań w określonym terminie.

Brak powiązania z szerszą strategią organizacji to błąd, który może prowadzić do tego, że cele projektu nie będą wspierać ogólnych celów strategicznych organizacji. Ważne jest, aby cele projektu były spójne z misją, wizją i długoterminowymi planami organizacji.

Rola celów projektu

Cele projektu wyznaczają kierunek i ramy dla wszystkich działań z nim związanych. Określają, co należy osiągnąć, co jest niezbędne w planowaniu, alokacji zasobów i zarządzaniu czasem. Oprócz tego pomagają zespołowi zrozumieć, jakie są oczekiwania i pożądane rezultaty, co może działać motywująco.

Dzięki jasno określonym celom można dokonywać korekt, gdy pojawiają się odchylenia od planu. Cele są też ważnym narzędziem komunikacji wewnątrz i na zewnątrz organizacji – nie tylko umożliwiają one przejrzystą wymianę informacji między interesariuszami i zespołem projektowym, ale również pomóc w definiowaniu strategii i działań marketingowych. To z kolei może mieć wpływ na wizerunek firmy – klienci i partnerzy biznesowi mogą lepiej postrzegać organizację, która stawia sobie ambitne, ale możliwe do realizacji cele.

W kontekście zarządzania ryzykiem cele projektu pomagają zidentyfikować potencjalne zagrożenia i opracować strategie ich minimalizacji. Umożliwiają też ocenę końcowego sukcesu projektu poprzez porównanie osiągniętych rezultatów z zamierzonymi, co może być nieocenionym źródłem wiedzy i wniosków na przyszłość.