Zarządzanie zmianą – co to jest, dobre praktyki

Nie istnieje trwały sukces organizacji bez świadomego, dobrze zaplanowanego i konsekwentnie wdrożonego procesu zarządzania zmianą. Niezależnie od tego, czy mówimy o cyfrowej transformacji, restrukturyzacji działu sprzedaży, czy zmianie kultury firmy – każda zmiana, by była skuteczna, wymaga precyzji, zrozumienia mechanizmów oporu, umiejętności angażowania pracowników i mierzenia efektów.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest zarządzanie zmianą?
• Jakie są korzyści z zarządzania zmianą w organizacji?
• Jakie są etapy zarządzania zmianą?
• Jakie są modele zarządzania zmianą?
• Jakie są dobre praktyki w zarządzaniu zmianą?

Zarządzanie zmianą – definicja

Proces zarządzania przemianami w firmie dotyczy wszelkich modyfikacji, jakie w niej zachodzą, niezależnie od tego, czy są to modyfikacje techniczne (np. przez wdrożenie nowych technologii), strukturalne (np. zmiany organizacyjne), procesowe (np. modyfikacja działań w ramach strategii zarządzania w odpowiedzi na wydarzenia wewnątrz organizacji) czy organizacyjne (np. uwzględnienie w kulturze organizacyjnej różnych aspektów transformacji cyfrowej).

Zarządzanie zmianą (ang. change management) to proces dostosowania struktury organizacyjnej obejmujący planowanie, wdrażanie oraz kontrolowanie zmian w organizacji w sposób systematyczny i strategiczny.

Definicja zarządzania zmianą

Celem jest minimalizowanie oporu pracowników, maksymalizowanie efektywności i zapewnienie, że modyfikacje w codziennej pracy zostaną przyjęte oraz wdrożone tak, że przyniesie odpowie to na potrzeby klientów, zminimalizuje szansę pojawiania się ewentualnych problemów oraz zapewni długoterminowe korzyści dla organizacji w obszarze ekonomicznym.

Korzyści z zarządzania zmianą w organizacji

Pierwszą korzyścią jest lepsza adaptacja do nadchodzących zmian np. na rynku. Współczesne środowiska biznesowe zmieniają się jak w kalejdoskopie, więc organizacje muszą szybko reagować na zmiany technologiczne, preferencji konsumentów, prawne czy konkurencyjne. Aktywny udział w zarządzaniu i monitorowaniu zmiany pozwala przejść przez nie suchą stopą i kreślić kolejne plany z odpowiednim wyprzedzeniem.

Wspomnieć też trzeba o większej efektywności operacyjnej poprzez m.in. szybszą identyfikację obszarów wymagających poprawy. Ma to znaczenie m.in. gdy zarząd rozważa temat restrukturyzacji firmy, ale w dużej mierze sprawdza się też w codziennych działaniach przedsiębiorstwa. Poprzez eliminację zbędnych procedur i automatyzację działań można zaoszczędzić czas i zasoby w całej organizacji, co skraca drogę do osiągnięcia sukcesu.

Istotne znaczenie ma też wzrost zaangażowania pracowników. Zaangażowanie zespołu na każdym etapie procesu (np. poprzez możliwość oceny wdrażanych modyfikacji i czy umożliwienie wyrażenia opinii na temat przewidywanych przemian) sprawia, że pracujący są bardziej skłonni do pozytywnego reagowania na nowe inicjatywy, co prowadzi do większego zaangażowania, lepszej atmosfery współpracy i większej gotowości do podejmowania wyzwań. Warto też podkreślić, że organizacje, które wykorzystują zdobyte w ankietach pracowniczych informacje, mogą skuteczniej określić cele zmiany.

Zarządzanie przemianami w firmie rozwiewa też obawy związane z modyfikacjami działalności. Te często postrzega się jako zagrożenie, szczególnie gdy pracownicy nie rozumieją wynikających z nich korzyści. Skuteczna komunikacja, wyjaśnianie powodów i przedstawianie korzyści z modyfikacji zmniejszają opór wobec nich, co znacząco przyspiesza proces zmiany i minimalizuje ryzyko niepowodzenia.

Organizacje skutecznie zarządzające zmianą to organizacja sprzyjające innowacjom. Zamiast obawiać się, że zmiany zaburzą którąś ze sfer działalności firmy, traktują je jako impuls do rozwoju nowych produktów, usług czy usprawniania procesów.

Choć przemiany mogą wydawać się destabilizujące, zarządzanie nimi w dłuższej perspektywie czasowej prowadzi do większej stabilności organizacyjnej. Firma, która potrafi sprawnie przeprowadzać zmiany, buduje wewnętrzną odporność na zakłócenia, a także zyskuje zdolność do płynnej adaptacji do przyszłych wyzwań. To z kolei wpływa na lepsze zarządzanie ryzykiem i dbałość o ciągłość działania.

Po siódme, zarządzanie zmianą sprzyja rozwojowi pozytywnej kultury organizacyjnej, w której innowacje, współpraca i elastyczność są wartościami centralnymi. W takim środowisku organizacja jest w stanie przyciągać i zatrzymywać talenty, a także tworzyć atmosferę sprzyjającą twórczości i rozwojowi osobistemu pracowników.

Etapy zarządzania zmianą

Proces wdrażania zmian w organizacji wymaga na pewno skutecznego planowania, ale do równie skutecznego wprowadzenia wymaga także podążania według następującego planu:

Przygotowanie do zmiany

Proces zarządzania zmianami zawsze zaczyna się od zrozumienia potrzeby przemiany. Na tej podstawie można przeprowadzić diagnozę aktualnej sytuacji organizacji oraz określić obszary, w których wprowadzenie zmian jest niezbędne, żeby zarówno firma jako całość, jak i pracownicy wykonujący codzienne obowiązki mogli lepiej funkcjonować.

Na tym etapie ważne jest również uzyskanie zaangażowania liderów i pracujących – bez tego wprowadzanie zmian jest procesem z góry skazanym na porażkę, ponieważ to pracownicy będą głównymi odbiorcami przemian w firmie. Jeśli zatem nie będą rozumieć ich celów i wynikających z nich korzyści, cała operacja może spalić na panewce. Trzeba zatem zadbać o uzasadnienie zmiany – często nie jest to prostym zadaniem, ale jeśli chcesz zauważyć pozytywne skutki, nie możesz go bagatelizować.

Planowanie zmiany

Skuteczne zarządzanie i wprowadzanie zmian wymaga również szczegółowego planu działania. Takowy plan zmiany powinien określać:

• Cele przemian, które powinny być konkretne, mierzalne i osadzone w kontekście strategicznym organizacji. Przykładem jest zwiększenie efektywności procesów logistycznych o 20% w ciągu 12 miesięcy.
• Harmonogram określa ramy czasowe dla wdrożenia poszczególnych etapów zmiany. Przykład to podział na cztery etapy i osiem miesięcy pracy, w trakcie których zaczyna się od analizy sytuacji i konsultacje z pracownikami, przechodzi się do projektowania rozwiązań i testów, po czym następują pełne wprowadzanie zmian, ocena jej efektów oraz jej utrwalenie.
• Zasoby to nie tylko budżet, ale również ludzie, technologie i czas. Przykładowo do wprowadzania zmian możesz potrzebować zespoły projektowy złożony z przedstawicieli HR, IT i operacji, oprogramowania do zarządzania projektami, budżet w wysokości 150 000 zł na szkolenia i wsparcie transformacji oraz czasu pracy liderów, którzy jego 20% będą poświęcać na działania wdrożeniowe.
• Metody wdrożenia do sposoby wprowadzania i komunikowana zmiany w organizacji. Przykłady to wdrożenie pilotażowe w jednym dziale przed skalowaniem na całą firmę czy warsztaty dla liderów zmian i sesje Q&A dla pracowników.

Wdrażanie i utrwalenie zmiany

Wprowadzanie to etap, w którym następuje faktyczne zmiana wchodzi w życie, co wymaga skutecznej komunikacji, szkoleń i wsparcia dla pracowników. W tym kontekście ważne jest, aby operacje przebiegały płynnie, a zmiana była stopniowo integracja w firmie.

Po wdrożeniu niezbędne jest utrwalenie zmian, co oznacza wkomponowanie nowych rozwiązań w codzienne praktyki i kulturę organizacji.

Modele zarządzania zmianą

Istnieje wiele modeli zarządzania zmianą; oto niektóre z najczęściej stosowanych:

Model 5P

Model 5P obejmuje: Powód, Przygotowanie, Projektowanie, Przeprowadzenie, Podtrzymanie. Innymi słowy: najpierw musisz wiedzieć, dlaczego coś zmieniasz, potem dobrze się przygotować, zaprojektować zmianę z głową, przeprowadzić ją z ludźmi (nie obok nich!), a na końcu zadbać, by to, co wdrożysz – nie rozmyło się po kilku miesiącach.

Model Lewina

Kurt Lewin zaproponował trzyetapowy model: rozmrożenie (przygotowanie do zmiany), wprowadzenie zmiany (implementacja) i zamrożenie (stabilizacja). Skupia się na przygotowaniu organizacji na zmianę, jej wdrożeniu i ugruntowaniu nowych praktyk.

Model Kottera

John Kotter opracował ośmiostopniowy model, który kładzie nacisk na stworzenie poczucia pilności, angażowanie zespołów, komunikację, eliminowanie przeszkód oraz utrwalenie zmiany. Jest to model krok po kroku, który ułatwia zarządzanie zmianą w firmach.

Model ADKAR

Model ADKAR, opracowany przez Prosci, koncentruje się na pięciu etapach: świadomości potrzeby zmiany, pragnieniu zmiany, wiedzy o tym, jak zmiana się odbędzie, umiejętności jej wdrożenia i wzmocnieniu nowego stanu.

Dobre praktyki w zarządzaniu zmianą

Pierwszym krokiem we wprowadzaniu przemian jest zaangażowanie liderów. Muszą oni nie tylko inicjować zmiany, ale również pełnić rolę wzorców do naśladowania, przekonując osoby pracujące w Twojej firmie o konieczności adaptacji. Bez silnego przywództwa zmiany mogą napotkać na opór, a ich wdrożenie może stać się chaotyczne i nieefektywne. Liderzy muszą także aktywnie komunikować cel i korzyści zmiany, budując zaufanie wśród członków zespołu i promując ich aktywne uczestnictwo.

Skuteczna komunikacja to nie tylko przekazywanie informacji o tym, co się zmienia, ale także wyjaśnianie, dlaczego przemiany są potrzebne, jakie będą korzyści, a także jak przebiegnie transformacja. Trzeba w tym obszarze dbać o transparentność, regularność i dwustronność, aby umożliwić członkom zespołu zadawanie pytań, wyrażanie obaw oraz uzyskiwanie niezbędnych informacji.

Pracownicy to najważniejszy element w zarządzaniu przemianami, więc włączenie ich w przeobrażenia od samego początku, poprzez zbieranie ich opinii, dostosowywanie strategii do ich potrzeb oraz udzielanie wsparcia w okresie przejściowym, jest niezbędne do zminimalizowania niechęci. Osoby pracujące muszą czuć, że zmiana nie jest im narzucona, ale że mają wpływ na jej przebieg. Odpowiednie szkolenia, mentoring oraz pomoc w adaptacji do nowych warunków pomagają w budowaniu ich zaangażowania i pozytywnego podejścia do zmiany.

Monitorowanie postępu pozwala na bieżąco identyfikować problemy, które mogą wystąpić w trakcie wdrażania zmiany, oraz na szybkie podejmowanie działań naprawczych. Ocena wdrażanych zmian jest również istotna, aby sprawdzić, czy cele zmiany zostały osiągnięte, a przedsiębiorstwo rzeczywiście odnosi korzyści.