Zarządzanie zasobami – czym jest, dobre praktyki 

Prawidłowe prosperowanie przedsiębiorstwa zależy od wielu różnorodnych czynników, takich jak dynamika rynku, skala konkurencji czy jakość oferowanych produktów lub usług. Niezwykle istotna jest jednak także umiejętność odpowiedniego zarządzania zasobami.

Z tego artykułu dowiesz się:  

• Czym jest zarządzanie zasobami?
• Jakie są rodzaje zarządzania zasobami?
• Czym jest plan zarządzania zasobami?
• Jakie są dobre praktyki w zarządzaniu zasobami?
• Jakie są korzyści odpowiedniego zarządzania zasobami?

Zarządzanie zasobami – definicja  

Zarządzanie zasobami stanowi fundamentalny proces w ramach każdej organizacji, mający na celu optymalne wykorzystanie dostępnych zasobów, co pozwala na osiągnięcie określonych celów biznesowych lub projektowych. W jego rdzeniu leży kompleksowe planowanie, alokacja, kontrola oraz monitorowanie zasobów – zarówno ludzkich, materialnych, jak i finansowych. 

Zarządzanie zasobami to proces, opierający się na strategicznym planowaniu, alokowaniu, wykorzystywaniu i monitorowaniu dostępnych zasobów, mający na celu osiąganie zamierzonych rezultatów w sposób najbardziej efektywny pod względem kosztów.

Definicja zarządzania zasobami

Dążenie do odpowiedniego zarządzania zasobami powinno być fundamentem działania każdej organizacji, bez względu na jej wielkość. Proces ten ma bowiem kluczowe znaczenie dla prosperowania firmy i osiągania zadowalających wyników biznesowych.

Rodzaje zarządzania zasobami 

Zarządzanie zasobami możemy podzielić ze względu na konkretny obszar, jaki obejmuje proces. W związku z tym wyróżniamy:

Zarządzanie zasobami ludzkimi  

Zarządzanie zasobami ludzkimi obejmuje efektywne koordynowanie pracowników, ich umiejętności, wiedzy i doświadczenia, aby jak najlepiej wykorzystać ich potencjał w ramach realizowanych działań. Wymaga to odpowiedniego rekrutowania, a następnie przemyślanego szkolenia, motywowania i oceniania pracowników. W ten sposób utrzymasz wysoki poziom wydajności i zaangażowania swojego teamu.  

Zarządzanie zasobami materialnymi  

Na tym obszarze zarządzanie obejmuje planowanie i kontrolę nad dostępnością oraz wykorzystaniem różnorodnych środków. Mowa tu o sprzęcie, maszynach, surowcach czy wyposażeniu. Bardzo ważne jest tu efektywne gospodarowanie zapasami oraz utrzymanie odpowiedniej infrastruktury technicznej, aby zapewnić ciągłość procesów produkcyjnych lub świadczenia usług. 

Zarządzanie zasobami finansowymi  

Skupia się ono na racjonalnym wykorzystaniu kapitału, zarządzaniu budżetami oraz prognozowaniu i kontrolowaniu kosztów. Obejmuje to również zarządzanie płynnością finansową firmy, inwestycjami oraz optymalizacją struktury finansowej. Wszystko po to, aby zminimalizować ryzyko biznesowe i zmaksymalizować zyski. 

Plan zarządzania zasobami  

Najlepszą praktyką zarządzania zasobami ludzkimi, finansowymi, jak i materialnymi jest stworzenie dobrego planu zarządzania zasobami, a więc takiego, który uwzględnia wszelkie potrzeby i możliwości przedsiębiorstwa. Czym jest wspomniany dokument?  

Plan zarządzania zasobami jest dokumentem, wykorzystywanym w procesie zarządzania projektami lub inicjatywami. Służy on do efektywnego zarządzania i przydzielania wszystkich niezbędnych zasobów potrzebnych do pomyślnego zrealizowania celów projektowych. Dokument ten zawiera szczegółowy opis wszystkich rodzajów zasobów niezbędnych do projektu. W skład planu zarządzania zasobami wchodzi analiza i opis poszczególnych zasobów – należy uwzględnić ich:  

• specyfikację,  
• wymagane umiejętności,  
• świadczenia,  
• harmonogram ich wykorzystania.  

Plan ten zawiera również szczegółowe działania i procedury, które należy podjąć w celu skutecznego wykorzystania każdego zasobu oraz realizacji poszczególnych etapów projektu.  

Najważniejszą rolą planu zarządzania zasobami jest zapewnienie menedżerowi kompleksowego obrazu wszystkich zasobów niezbędnych do projektu oraz ich dostępności w odpowiednich momentach. Plan ten stanowi również zbiór wytycznych i ram, które pomagają menedżerowi projektu w podejmowaniu decyzji dotyczących alokacji zasobów, budżetu, planowania prac, oraz delegowania zadań członkom zespołu. 

Plan zarządzania zasobami pełni funkcję narzędzia kontrolnego. Umożliwia on monitorowanie wykorzystania zasobów w trakcie trwania projektu oraz identyfikowanie ewentualnych niedociągnięć czy nieprzewidzianych problemów. 

Dobre praktyki w zakresie zarządzania zasobami  

Nie wiesz, od czego zacząć zarządzanie zasobami w organizacji? Przygotowaliśmy dla Ciebie dobre praktyki, które doprowadzą do sukcesu firmy w zakresie zarządzanie zasobami ludzkimi i finansowymi. Oto one:  

• Określ potrzebny czas – określenie realistycznych ram czasowych to bardzo ważny krok w procesie planowania projektu. Wymaga on dokładnej analizy czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych zadań oraz uwzględnienia ewentualnych opóźnień i nieprzewidzianych problemów. Menedżerowie projektu powinni zbierać dane dotyczące czasu potrzebnego na realizację podobnych zadań z przeszłych projektów, konsultować się z zespołem oraz uwzględniać wszystkie czynniki, które mogą wpłynąć na czas wykonania zadania.  
• Ustal termin rozpoczęcia pracy – określenie terminów rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych zadań jest niezbędne dla stworzenia skutecznego harmonogramu projektu. Menedżerowie projektu muszą wziąć pod uwagę priorytety projektu, zasoby dostępne na poszczególne etapy projektu oraz ewentualne zależności między zadaniami. Ustalenie realistycznych terminów pozwala uniknąć chaosu i zapewnia klarowny plan działań dla całego zespołu. 
• Odkryj talenty – znajomość umiejętności i kompetencji każdego członka zespołu to podstawa, jeśli chcesz efektywnie zarządzać zasobami. Twoi managerowie powinni przeprowadzić analizę umiejętności swojego zespołu, aby móc odpowiednio przypisać zadania i zagwarantować, że każde zadanie zostanie wykonane przez osobę najlepiej do tego przygotowaną. To również pozwoli na lepsze wykorzystanie potencjału zespołu oraz zapewni, że praca będzie wykonywana efektywnie.  
• Priorytetyzuj zadania – priorytetyzacja jest elementem skutecznego zarządzania zasobami, szczególnie w sytuacjach, gdy zasoby są ograniczone. Wspólnie ze swoimi pracownikami określ, które zadania są najważniejsze dla osiągnięcia celów projektu oraz które mają największy wpływ na jego sukces. Priorytetyzacja pozwala na lepsze skoncentrowanie zasobów na kluczowych obszarach i zapewnia, że najważniejsze zadania zostaną wykonane zgodnie z planem – nawet w przypadku ewentualnych ograniczeń. 
• Zwiększ współczynnik wykorzystania czasu – współczynnik wykorzystania czasu to miara efektywności pracy zespołu i wykorzystania czasu na realizację rzeczywistych zadań. Dąż do ograniczenia czynności okołozadaniowych oraz eliminuj czynniki, które mogą prowadzić do marnowania czasu. Przykładowo, możesz ułatwić dostęp do niezbędnych narzędzi i materiałów. Poprawa współczynnika wykorzystania czasu pozwala zespołowi efektywniej wykonywać zadania oraz skuteczniej osiągać cele projektu. 

Korzyści odpowiedniego zarządzania zasobami  

Odpowiednie zarządzanie zasobami może przynieść wiele korzyści Twojej organizacji. Należą do nich m.in.:

• Skuteczna kontrola – plan zarządzania zasobami umożliwia menedżerowi projektu czy liderowi zespołu skuteczną kontrolę nad dostępnością i wykorzystaniem zasobów. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której członkowie zespołu są przytłoczeni pracą lub brakuje im niezbędnych narzędzi do wykonywania zadań. W rezultacie plan ten pozwala zapewnić płynny przebieg projektów i eliminuje ryzyko opóźnień czy problemów wynikających z braku zasobów, na przykład funduszy.  
• Zmotywowany zespół – efektywne zarządzanie zasobami przeciwdziała wypaleniu pracowników, ponieważ zapewniasz im odpowiedni balans między obciążeniem a możliwościami każdego członka zespołu. Dzięki precyzyjnemu planowaniu i alokacji zasobów unikniesz sytuacji, w której pracownicy są przeciążeni pracą lub muszą radzić sobie z nadmiernym stresem. O wiele prostsze będzie również motywowanie zespołu, ponieważ polubią oni swoją pracę.  
• Odpowiednie tempo prac – właściwe zarządzanie zasobami prowadzi do zrównoważonego tempa prac oraz wyższej jakości wykonywanych zadań. Dzięki odpowiedniej alokacji zasobów możliwe jest skuteczne kontrolowanie harmonogramu projektu oraz eliminowanie bariery czasowych. W ten sposób osiągniesz lepsze wyniki w krótszym czasie.