Zapier – co to jest i jak działa?

Codziennie przełączasz się między dziesiątkami różnych aplikacji – od Google Sheets przez zarządzanie projektami po listy mailingowe. Kopiujesz dane, wysyłasz te same wiadomości e-mail, aktualizujesz informacje w kilku miejscach jednocześnie. A gdyby te wszystkie zadania mogły się wykonywać same? Zapier pozwala na automatyzację procesów między tysiącami usług online, eliminując rutynowe działania i dając Ci więcej czasu na naprawdę ważne sprawy.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest Zapier?
• Jak działa Zapier?
• Jakie aplikacje wspiera program Zapier?
• Jak założyć konto na Zapier i zacząć pracować z systemem?
• Ile kosztuje Zapier?
• Jakie są zalety korzystania z Zapier?

Najważniejsze informacje:

• Zapier to narzędzie do automatyzacji procesów między różnymi aplikacjami bez potrzeby programowania – łączy tysiące usług online, tworząc automatyczne przepływy pracy zwane “Zapami”.
• Zapier działa na prostej zasadzie “jeśli X, to Y” – każde określone zdarzenie w jednej aplikacji automatycznie wywołuje działania w drugiej aplikacji lub kilku aplikacjach jednocześnie.
• Obsługa programu jest prosta i intuicyjna – wystarczy bezpłatne konto, żeby w kilka minut stworzyć pierwsze automatyzacje, nawet bez znajomości programowania.
• Zapier oferuje ponad 7000 integracji z najpopularniejszymi narzędziami – od Google Sheets przez zarządzanie projektami po sklepy internetowe i media społecznościowe.
• Program pozwala na tworzenie wielostopniowych przepływów z filtrami i warunkami – od prostych połączeń po zaawansowane scenariusze biznesowe dostosowane do małych firm i dużych przedsiębiorstw.

Zapier – definicja

Program Zapier działa jako łącznik między usługami online, które normalnie nie komunikują się ze sobą, umożliwiając tworzenie automatycznych przepływów pracy zwanych „Zapami”. Dzięki temu użytkownicy mogą zautomatyzować rutynowe zadania bez potrzeby programowania czy umiejętności programistycznych.

Zapier to narzędzie online, które pozwala na automatyzację procesów między różnymi aplikacjami bez konieczności samodzielnego budowania integracji.

Zapier – definicja

Możesz skonfigurować automatyczne dodawanie nowego kontaktu z formularza na stronie internetowej do listy mailingowej lub przesyłanie załączników z wiadomości e-mail do Google Sheets. System pozwala na połączenie tysięcy aplikacji jednocześnie – od zarządzania projektami przez sklepy internetowe po media społecznościowe. Każde określone zdarzenie w jednej aplikacji może wywołać działanie w drugiej aplikacji.

To rozwiązanie sprawdza się szczególnie w przypadku małych firm i dużych przedsiębiorstw, które chcą zwiększyć wydajność pracy. Zapier oferuje duży wybór gotowych integracji między najpopularniejszymi platformami, które działają poprawnie od momentu uruchomienia, oszczędzając czas na naprawdę ważne zadania biznesowe.

Działanie Zapier

Zapier działa w oparciu o prostą zasadę: “jeśli dzieje się X, to zrób Y”. System monitoruje określone zdarzenie w jednej aplikacji i automatycznie wykonuje działania w innych aplikacjach. Nie musisz siedzieć przed komputerem ani pamiętać o rutynowych zadaniach – wszystko dzieje się automatycznie w tle.

Za każdym razem gdy nastąpi wyzwalacz (trigger) w pierwszej aplikacji, Zapier uruchamia sekwencję akcji w różnych platformach. Możesz połączyć nawet kilkanaście usług online w jeden przepływ pracy, tworząc zaawansowane automatyzacje bez umiejętności programistycznych.

Wyzwalacze – punkt startowy automatyzacji

Każda automatyzacja codziennych zadań zaczyna się od wyzwalacza. To określone zdarzenie w jednej aplikacji, które uruchamia cały proces. Może to być dodanie nowego wiersza w Google Sheets, otrzymanie wiadomości e-mail w Gmailu czy dodanie zadania w systemie zarządzania projektami. System monitoruje wybrane aplikacje w czasie rzeczywistym. Nie musisz nic robić – Zapier automatycznie wykrywa zmiany i przygotowuje się do wykonania kolejnych kroków w przepływie pracy.

Akcje – automatyczne reakcje

Po wykryciu wyzwalacza następuje akcja w drugiej aplikacji lub nawet kilku aplikacjach jednocześnie. Może to być automatyczne dodawanie kontaktu do listy mailingowej, wysłanie powiadomienia na media społecznościowe, aktualizacja danych w sklepie internetowym czy opublikowanie informacji na stronie internetowej. Każda akcja może przenosić dane z aplikacji wyzwalającej, przekształcając je według potrzeb. Dzięki temu informacje płyną między różnymi narzędziami bez utraty jakości czy poprawności.

Filtry – inteligentne warunki

Zapier oferuje możliwość tworzenia filtrów, które sprawiają, że automatyzacja zadań działa tylko w określonych sytuacjach. Możesz ustawić warunek sprawdzający, czy wiadomość e-mail zawiera konkretne słowo kluczowe, czy kwota zamówienia przekracza wybraną wartość, lub czy formularz wypełniła osoba z określonego regionu.

Te inteligentne warunki pozwalają na precyzyjne kontrolowanie automatyzacji procesów. Zamiast przetwarzać wszystkie dane, system reaguje tylko na naprawdę ważne zdarzenia, oszczędzając zasoby i zwiększając wydajność pracy.

Wielostopniowe przepływy – zaawansowana automatyzacja

Platforma internetowa umożliwia tworzenie wielostopniowych przepływów pracy z logiką warunkową. Jeden wyzwalacz może uruchomić kilka akcji w różnych aplikacjach, każda z własnymi warunkami i filtrami. To daje użytkownikom praktycznie nieograniczone możliwości automatyzacji działań bez potrzeby programowania czy umiejętności programistycznych.

Możesz stworzyć złożone scenariusze, które reagują na różne sytuacje biznesowe – od obsługi klientów przez zarządzanie zapasami po komunikację z odpowiednimi osobami w zespole.

Największym błędem, jaki widzę u przedsiębiorców, jest automatyzowanie chaotycznych procesów. Zanim zaczniesz korzystać z Zapier, uporządkuj swoje przepływy pracy na papierze. Zadaj sobie pytanie: które zadania powtarzam codziennie? Gdzie tracę najwięcej czasu? Dopiero wtedy sięgnij po automatyzację. Zapier to potężne narzędzie, ale nie naprawi złych procesów – tylko je przyspieszy.

Bartek Jarosik, COO of Cyrek Digital

Aplikacje wspierane przez program Zapier

Zapier oferuje integracje z ponad 7000 różnych aplikacji i usług online, co sprawia, że możliwości automatyzacji procesów są praktycznie nieograniczone. Platforma internetowa łączy się z najpopularniejszymi narzędziami używanymi przez firmy na całym świecie. Na długiej liście wspieranych aplikacji znajdują się m.in.:

• Google Sheets, Microsoft Excel, Airtable – do zarządzania danymi i tworzenia raportów
• Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn – automatyzacja na różnych platformach
• Hootsuite, Buffer – zarządzanie mediami społecznościowymi
• Mailchimp, Constant Contact – e-mail marketing
• Google Analytics, Facebook Ads – analityka i reklama
• Gmail, Outlook, Mailchimp – obsługa wiadomości e-mail i listy mailingowej
• Kalendarz Google, Calendly – planowanie spotkań i zarządzanie czasem
• Slack, Microsoft Teams – komunikacja zespołowa
• Trello, Asana, Monday.com – systemy zarządzania projektami
• Google Drive, Dropbox, OneDrive – przechowywanie plików
• Adobe Sign, DocuSign – podpisy elektroniczne
• Notion, Evernote – notatki i dokumentacja
• Shopify, WooCommerce, Magento – sklepy internetowe
• Stripe, PayPal – płatności online
• Salesforce, HubSpot – systemy CRM
• Zendesk, Freshdesk – obsługa klienta

Platforma regularnie dodaje nowe integracje, więc nawet jeśli konkretna aplikacja nie jest jeszcze obsługiwana, w niedalekiej przyszłości może się to zmienić. Dzięki temu automatyzacja codziennych zadań staje się dostępna dla coraz większej liczby narzędzi biznesowych.

Założenie konta na Zapier i początek pracy z systemem

Rozpoczęcie przygody z automatyzacją codziennych zadań w Zapier jest prostsze, niż może się wydawać. Nawet osoby bez umiejętności programistycznych mogą w kilka minut skonfigurować swoje pierwsze przepływy pracy i zacząć oszczędzać czas na naprawdę ważne sprawy. Oto co musisz zrobić krok po kroku:

1. Wejdź na stronę internetową Zapier i kliknij przycisk rejestracji – wystarczy podać adres e-mail, hasło i podstawowe informacje o sobie. Po weryfikacji konta otrzymasz dostęp do panelu, gdzie możesz połączyć swoje pierwsze aplikacje. System automatycznie przeprowadzi Cię przez proces tworzenia pierwszego Zapa.
2. Zacznij od prostego scenariusza – na przykład automatyczne dodawanie nowych kontaktów z formularza na stronie internetowej do Google Sheets. Wybierz aplikację wyzwalającą, następnie wskaż, co ma się dziać w drugiej aplikacji. Zapier oferuje podgląd każdego kroku, więc widzisz dokładnie, jak będzie wyglądać automatyzacja procesów.
3. Przetestuj swój pierwszy Zap przed uruchomieniem – program Zapier pozwala na sprawdzenie, czy dane przepływają poprawnie między różnymi platformami i czy wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami. Po pomyślnym teście możesz aktywować automatyzację i cieszyć się oszczędnością czasu.

Platforma internetowa oferuje także gotowe szablony dla najpopularniejszych scenariuszy biznesowych. Jeśli prowadzisz sklep internetowy, zarządzasz projektami czy obsługujesz listy mailingowej, znajdziesz gotowe rozwiązania, które możesz dostosować do swoich potrzeb bez potrzeby programowania.

Koszty Zapiera

Zapier oferuje różne plany cenowe, dostosowane do potrzeb użytkowników:

Ceny mogą się różnić w zależności od kraju i waluty. Szczegółowe informacje dostępne są na oficjalnej stronie Zapier. Plan darmowy jest idealny dla początkujących, podczas gdy plany płatne oferują większą elastyczność i więcej zadań, dzięki czemu są idealne dla mniejszych i większych zespołów.

Zalety korzystania z Zapier

Automatyzacja codziennych zadań przestaje być przywilejem dużych przedsiębiorstw z własnymi działami IT. Zapier pozwala każdemu użytkownikowi na stworzenie zaawansowanych przepływów pracy między różnymi aplikacjami, eliminując rutynowe czynności i zwiększając wydajność pracy.

Główne zalety korzystania z Zapier to:

• oszczędność czasu – automatyzacja procesów eliminuje konieczność ręcznego przenoszenia danych między aplikacjami, co może zaoszczędzić kilka godzin dziennie;
• redukcja błędów – automatyczne działania eliminują pomyłki wynikające z ręcznego przepisywania informacji z jednej aplikacji do drugiej aplikacji;
• praca 24/7 – system działa poprawnie przez całą dobę, wykonując zadania nawet gdy Ty śpisz lub jesteś poza biurem;
• skalowalność – możliwość obsługi aplikacji jednocześnie rośnie wraz z rozwojem Twojego biznesu;
• praktycznie nieograniczone możliwości – łączenie tysięcy różnych platform pozwala na automatyzację działań w każdej branży;
• zmniejszenie kosztów – eliminuje konieczność samodzielnego budowania integracji lub zatrudniania programistów do prostych automatyzacji;
• szybka implementacja – możesz korzystać z gotowych szablonów i dostosować je do swoich potrzeb w ciągu kilku minut.

Program Zapier sprawia, że możesz skupić się na strategicznych aspektach prowadzenia biznesu, podczas gdy rutynowe zadania wykonują się automatycznie. Ta automatyzacja zadań nie tylko zwiększa produktywność, ale także poprawia jakość obsługi klientów. Każde określone zdarzenie w sklepie internetowym czy na stronie internetowej może natychmiast wywołać odpowiednie działania, zapewniając szybką reakcję i profesjonalną obsługę.

Automatyzacja przestaje być przyszłością – to dzisiejsza rzeczywistość, która już teraz zmienia sposób pracy tysięcy firm na całym świecie. Zapier to narzędzie, które demokratyzuje dostęp do zaawansowanych integracji, pozwalając nawet osobom bez umiejętności programistycznych tworzyć rozwiązania, które wcześniej wymagały całych zespołów deweloperów. Każda minuta zaoszczędzona na rutynowych zadaniach to więcej czasu na innowacje, rozwój i budowanie relacji z klientami. Nie czekaj, aż konkurencja wdroży automatyzację procesów – zacznij już dziś i zobacz, jak Twoja wydajność pracy rośnie z każdym kolejnym Zapem.