System ERP (Enterprise Resource Planning) – co to jest i jaki wybrać?

Systemy ERP stanowią fundament zarządzania zasobami organizacji, integrując kluczowe operacje biznesowe w jednym systemie. Jak dzięki nim organizacje mogą znacząco poprawić swoją operacyjność, elastyczność i zdolność do innowacji?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest system ERP?
• Jakie są funkcjonalności systemów ERP?
• Jak wybrać system ERP?
• Jakie są modele płatności za system ERP?
• Co wpływa na koszty systemu ERP?
• Jakie są zastosowania systemów ERP?
• Jak przebiega wdrożenie systemu ERP?
• Jakie są przykłady systemów ERP?
• Jaka jest rola systemów ERP?

System ERP – definicja

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning, planowanie zasobów przedsiębiorstwa) to oprogramowanie umożliwiające zarządzanie zasobami firmy poprzez automatyzację, optymalizację oraz synchronizację najważniejszych procesów biznesowych. Podstawową funkcją oprogramowania ERP jest integracja różnych obszarów – finansów, księgowości, produkcji, logistyki, zarządzania zespołem czy sprzedaży – żeby scentralizować dane i ułatwić podejmowanie decyzji biznesowych.

System ERP to zintegrowana platforma informatyczna, umożliwiająca zarządzanie i automatyzację kluczowych procesów biznesowych w przedsiębiorstwie.

Definicja systemu ERP

Architektura systemów ERP bazuje na wspólnej bazie danych, co zapewnia bieżący dostęp do aktualnych i wiarygodnych informacji. Współczesne często wdraża się ERP w chmurze, co redukuje koszty infrastrukturalne, zwiększa skalowalność oraz daje dostęp do systemu z różnych lokalizacji.

Systemy informatyczne klasy ERP wykorzystują nowoczesne technologie, takie jak uczenie maszynowe, analizowanie danych w czasie rzeczywistym oraz automatyzacja procesów biznesowych w organizacji.

Funkcjonalności systemów ERP

Modułowa budowa oprogramowania ERP to jedna z ich przewag nad rozwiązaniami klasy MRP (material requirements planning, planowanie potrzeb materiałowych) i MRP II (manufacturing resource planning, planowanie zasobów produkcyjnych), ponieważ pozwala dostosować poszczególne funkcji systemu klasy ERP do specyfiki działalności organizacji, a to może skutkować większa efektywnością operacyjną i lepszą kontrolą nad obszarami biznesowymi.

Kompletny system ERP wyróżnia się przede wszystkim centralizacją danych – eliminuje to problem rozproszonych informacji oraz zapewnia spójność danych w całej firmie. Dzięki wspólnej bazie danych wszystkie moduły mogą w czasie rzeczywistym wymieniać informacje.

Oprogramowanie ERP pozwala zautomatyzować działania w firmie, co dotyczy zarówno procesów księgowych, kadrowych, logistycznych, jak i operacji związanych z zarządzaniem relacjami z klientami czy planowaniem produkcji.

Systemy klasy ERP zawierają też zaawansowane moduły do raportowania i analizowania danych. Dzięki integracji z narzędziami analitycznymi wspierają przedsiębiorstwa w prognozowaniu trendów rynkowych, analizie kosztów, monitorowaniu KPI oraz optymalizacji działań biznesowych.

Jednym z pierwszych modułów oprogramowania ERP są moduły do zarządzanie finansami i księgowością obejmuje obsługę rachunkowości, kontrolę budżetów, analizę przepływów pieniężnych oraz zgodność z regulacjami podatkowymi i prawnymi. Funkcjonalność ta pozwala na zarządzanie kosztami, monitorowanie przychodów i wydatków, a także automatyzację operacji finansowych.

Planowanie i efektywne zarządzanie produkcją to jeden z głównych elementów zintegrowanego systemu informatycznego ERP dla firm produkcyjnych – moduł tego rodzaju umożliwia harmonogramowanie procesu produkcji, kontrolę stanów magazynowych, śledzenie zasobów i optymalizację dostaw. Dzięki integracji z modułami zakupów, sprzedaży i logistyki przedsiębiorstwa można też skutecznie zarządzać procesami wytwórczymi, dostosowując produkcję do aktualnego zapotrzebowania rynkowego.

Zarządzanie zasobami ludzkimi to jeden z najważniejszych obszarów działalności przedsiębiorstwa, więc nie powinno dziwić, że dzisiejsze systemy ERP często uwzględniają funkcje związane z rekrutacją, oceną pracowników, naliczaniem wynagrodzeń, zarządzaniem kompetencjami oraz planowaniem ścieżek kariery. ERP umożliwia też prowadzenie ewidencji czasu pracy, obsługę procesów kadrowo-płacowych oraz integrację z systemami e-learningowymi i szkoleniowymi.

ERP często łączy się z systemami CRM (ang. customer relationship management), żeby gromadzić i analizować dane o klientach, monitorować interakcje sprzedażowe oraz personalizować oferty. Integracja tego rodzaju umożliwia automatyzację obsługi zamówień, monitorowanie historii zakupów oraz optymalizację strategii marketingowych, co przyczynia się do zwiększenia lojalności klientów i poprawy wyników sprzedażowych.

Zarządzanie logistyką w programach ERP umożliwia koordynację procesów związanych z magazynowaniem, transportem oraz dostawami. System pozwala m.in. automatyzować procesy związane z monitorowanie zapasów, śledzeniem przesyłek oraz składaniem zamówień u dostawców.

Integracja z e-commerce i sprzedażą wielokanałową umożliwia synchronizację zamówień, płatności i stanów magazynowych z platformami handlu elektronicznego. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą w sposób zautomatyzowany zarządzać sprzedażą online, co przekłada się m.in. na skrócenie czasu realizacji zamówień.

Nowoczesne systemy ERP można opracować na zamówienie i utrzymywać na serwerach lokalnych, ale można też działać w modelu chmurowym na serwerach zewnętrznych dostawców. Szczególnie drugiego rodzaju program ERP pozwala zarządzać procesami z dowolnego miejsca i na różnych urządzeniach, jednocześnie zapewniając wysoką skalowalność, bezpieczeństwo danych oraz możliwość elastycznego dostosowania funkcjonalności.

Wybór systemu ERP

Żeby wybrać ERP, warto przestrzegać następującego planu:

Analiza potrzeb organizacji

Pierwszym krokiem jest analiza potrzeb organizacji, specyfiki branżowej oraz celów biznesowych. Trzeba też określić zakres funkcjonalny systemu, który powinien obejmować główne obszary działalności. Konieczna jest również weryfikacja elastyczności i skalowalności rozwiązania, a także potrzeby przyszłych użytkowników systemu – z założenia ERP ma służyć latami, więc w wyborze trzeba uwzględniać nie tylko zakres optymalizacji procesów biznesowych, ale również potrzeby obecnych i przyszłych pracowników.

Integracja z istniejącymi systemami IT

Integracja z już stosowanymi systemami IT oraz adaptacja do specyficznych procesów mają niebagatelne znaczenie zarówno w wyborze, jak i w procesie wdrożenia ERP. Implementacja wybranego rozwiązania nie powinna zakłócać płynności operacyjnej i nie powinna powodować problemów wynikających z niekompatybilności technologicznej.

Równie istotny jest model wdrożenia, który może obejmować zarówno rozwiązania on-premise, wymagające lokalnej infrastruktury serwerowej, jak i bardziej elastyczne i często mniej kosztowne systemy chmurowe. Wybór architektury powinien uwzględniać zarówno aspekty technologiczne, jak i bezpieczeństwo danych oraz regulacje prawne dotyczące ich przechowywania.

Analiza kosztów posiadania

Wybór ERP powinien uwzględniać nie tylko licencje czy subskrypcję, ale także nakłady związane z implementacją, przeszkoleniem pracowników oraz bieżącym utrzymaniem. Niezbędne jest zatem przeprowadzenie analizy całkowitego kosztu posiadania (TCO – Total Cost of Ownership) . Warto też sprawdzić dostawcę, a w szczególności jego doświadczenie, stabilność finansową oraz dostępność wsparcia technicznego.

Analiza ergonomii użytkowania

ERP wdraża się w celu zwiększenia efektywności i ułatwienia zarządzania zleceniami produkcyjnymi, ale żeby to osiągnąć, trzeba uwzględniać aspekty związane z ergonomią użytkowania, intuicyjnością interfejsu oraz możliwością dostosowania oprogramowania do indywidualnych potrzeb pracowników. System powinien umożliwiać samodzielną automatyzację działań (np. za pomocą rozwiązań no code i low code), umożliwiać analitykę danych oraz oferować funkcjonalności mobilne.

Modele płatności za system ERP

Ile kosztuje system ERP? To często zależy od wybranego modelu płatności. Wyróżnia się:

Model on-premise

Tradycyjny model on-premise, czyli na żądanie, zakłada zakup licencji na oprogramowanie oraz jego instalację na własnej infrastrukturze serwerowej przedsiębiorstwa. Daje to pełną kontrolę nad systemem i danymi, ale wiąże się z wysokimi kosztami początkowymi – obejmują one zakup licencji, inwestycję w sprzęt, wdrożenie oraz utrzymanie i aktualizację oprogramowania. Ten model preferują duże organizacje o ścisłych wymaganiach dotyczących bezpieczeństwa i zgodności z regulacjami.

Model SaaS

Alternatywą jest model SaaS (ang. Software as a Service, oprogramowanie jako usługa) oparty na technologii chmurowej. W tym przypadku system jest udostępniany w formie subskrypcji, co eliminuje konieczność ponoszenia wysokich kosztów początkowych i zapewnia większą elastyczność w zakresie skalowania zasobów. Daje to dostęp do oprogramowania z dowolnego miejsca i urządzenia, a zarządzanie infrastrukturą, aktualizacjami oraz bezpieczeństwem leży po stronie dostawcy usługi. Model ten sprawdzi się w firmach, które cenią mobilność, niskie koszty utrzymania oraz szybki czas wdrożenia.

Model hybrydowy

Hybrydowe podejście łączy zalety on-premise i SaaS, umożliwiając częściową instalację systemu na lokalnej infrastrukturze oraz korzystanie z chmury w przypadku niektórych funkcji. Korzystają z niego organizacje, które wymagają większej kontroli nad krytycznymi danymi i procesami, ale jednocześnie chcą skorzystać z elastyczności oraz niższych kosztów operacyjnych związanych z usługami chmurowymi.

Model subskrypcyjny

Subskrypcje można stosować zarówno w systemach on-premise, jak i chmurowych. Przedsiębiorstwo nie ponosi jednorazowych kosztów zakupu licencji, lecz uiszcza regularne opłaty za użytkowanie systemu. Pozwala to lepiej kontrolować koszty operacyjne, a jednocześnie zapewnia dostęp do bieżących aktualizacji i wsparcia technicznego, co jest korzystne dla firm, które preferują bardziej elastyczne podejście do zarządzania budżetem IT oraz chcą uniknąć dużych wydatków inwestycyjnych.

Koszty systemu ERP

Na koszty ERP wpływa przede wszystkim całkowity koszt posiadania. W przypadku tradycyjnych systemów on-premise przedsiębiorstwo ponosi jednorazowy wydatek na zakup licencji, który wiąże się z koniecznością inwestycji w infrastrukturę serwerową oraz zasoby IT niezbędne do obsługi systemu. z kolei model SaaS lub subskrypcyjny pozwala rozłożyć koszty w czasie, ale wiąże się z cyklicznymi opłatami abonamentowymi, które mogą w dłuższej perspektywie przewyższać koszty wdrożenia systemu on-premise.

Znaczenie mają też wymagania funkcjonalne oraz stopień dopasowania systemu do procesów w przedsiębiorstwie. Standardowe rozwiązania mogą być tańsze we wdrożeniu, ale w przypadku organizacji o niecodziennych wymaganiach może być konieczne przeprowadzenie dodatkowych prac konfiguracyjnych i programistycznych. Koszty rosną też w przypadku konieczności integracji ERP z innymi systemami – często im więcej integracji, tym drożej.

Złożoność systemu oraz stopień zaawansowania funkcjonalnego wpływają na czas wdrożenia, co bezpośrednio przekłada się na koszty związane z zatrudnieniem zewnętrznych ekspertów oraz wewnętrznych zespołów projektowych. Także konieczność migracji danych może generować dodatkowe nakłady finansowe.

Nie bez znaczenia pozostają koszty utrzymania i wsparcia technicznego. Obejmują one zarówno bieżące aktualizacje systemu, jak i wsparcie serwisowe oraz rozbudowę funkcjonalności w miarę rozwoju przedsiębiorstwa. W przypadku systemów on-premise firma odpowiada za zarządzanie infrastrukturą IT, ale w modelu chmurowym większość wydatków ponosi dostawca systemu, jednak opłaty abonamentowe mogą rosnąć wraz ze zwiększonym zapotrzebowaniem na zasoby obliczeniowe.

Koszty mogą również ulec zmianie w zależności od liczby użytkowników systemu oraz poziomu ich dostępu do modułów. Wiele systemów oferuje elastyczne modele cenowe, w których opłaty są uzależnione od liczby aktywnych użytkowników lub intensywności korzystania z systemu.

Zastosowania systemów ERP

W sektorze produkcyjnym ERP odpowiada za zarządzanie procesami wytwórczymi, począwszy od planowania zapotrzebowania materiałowego, poprzez harmonogramowanie produkcji, aż po kontrolę jakości i logistykę dostaw. Integracja z systemami zarządzania łańcuchem dostaw (SCM, ang. supply chain management) oraz monitorowaniem zasobów pozwala optymalizować procesy produkcyjne oraz dopasować harmonogramy produkcji do aktualnego popytu.

W e-commerce ERP wspiera zarządzanie zapasami, optymalizację procesów zakupowych oraz automatyzację obsługi zamówień. Integracja z systemami CRM umożliwia monitorowanie relacji z klientami, analizę preferencji zakupowych oraz wdrażanie strategii marketingowych opartych na rzeczywistych danych sprzedażowych.

W sektorze finansowym i księgowym ERP pomagają w analizach finansowych, kontroli budżetu oraz utrzymaniu zgodności operacji z regulacjami prawnymi. W podobnym wymiarze stosuje się je w administracji publicznej i instytucjach sektora publicznego, gdzie służą do zarządzania budżetami, optymalizacji procesów kadrowych oraz automatyzacji obsługi dokumentacji.

W logistyce i transporcie ERP nie tylko ułatwia zarządzanie magazynem – dzięki integracji z systemami GPS oraz technologiami IoT pozwala śledzić przesyłki w czasie rzeczywistym, co zwiększa kontrolę nad operacjami transportowymi i przyczynia się do redukcji kosztów logistycznych.

W branży usługowej ERP umożliwia zarządzanie projektami, harmonogramowanie zespołów oraz monitorowanie kosztów realizowanych usług. Integracja z systemami CRM pozwala na usprawnienie kontaktów z klientami oraz wdrażanie strategii personalizacji ofert w oparciu o rzeczywiste potrzeby rynku.

Wdrożenie systemu ERP

Pierwszym etapem wdrożenia ERP jest analiza potrzeb przedsiębiorstwa, w której skład wchodzą:

• identyfikacja głównych procesów,
• ocena obecnych systemów informatycznych,
• określenie zakresu funkcji wymaganych od nowego rozwiązania.

W ramach wdrożenia trzeba również zdefiniować cele strategiczne, takie jak np. redukcja kosztów czy optymalizacja zarządzania zasobami. Konieczne jest także zaangażowanie kadry zarządzającej oraz użytkowników końcowych, żeby ułatwić dostosowanie systemu do rzeczywistych potrzeb organizacji.

Po określeniu wymagań trzeba wybrać konkretne rozwiązania ERP oraz dostawcę. Decyzja powinna uwzględniać:

• aspekty technologiczne,
• skalowalność oprogramowania,
• model wdrożenia,
• koszty całkowite związane z licencjonowaniem, implementacją i utrzymaniem systemu,
• ocenę doświadczenia dostawcy,
• jakość wsparcia technicznego.

Kolejnym krokiem jest przygotowanie architektury systemu i integracja z istniejącą infrastrukturą IT. Obejmuje to:

• konfigurację oprogramowania,
• dostosowanie modułów do procesów organizacji,
• implementację interfejsów umożliwiających wymianę danych między ERP a innymi systemami.

W przypadku konieczności dostosowania funkcjonalności systemu do wymagań biznesowych, niezbędne mogą być dodatkowe prace programistyczne oraz testy.

Kolejnym krokiem jest migracja danych, która wymaga weryfikacji jakości danych, ich oczyszczenia oraz konwersji do odpowiedniego formatu. Niezbędne jest także przeprowadzenie testów poprawności migracji.

Po zakończeniu konfiguracji i migracji przeprowadza się testy systemowe, żeby wykryć ewentualne błędy oraz ocenić działanie modułów w warunkach rzeczywistej eksploatacji. Testy powinny obejmować sprawdzenie zgodności procesów i wydajności systemu oraz jego integracji z innymi narzędziami informatycznymi. Równolegle trzeba zrealizować szkolenia dla użytkowników końcowych, w tym wyjaśnić im, że ERP nie ma ich zastąpić, a ułatwić im pracę.

Ostateczne uruchomienie systemu odbywa się po zakończeniu fazy testowej i zatwierdzeniu jego pełnej funkcjonalności. W zależności od strategii wdrożenia przedsiębiorstwo może zdecydować się na pełne przejście na nowy system w jednym momencie lub wdrażać go stopniowo, uruchamiając poszczególne moduły w określonych etapach.

W początkowej fazie eksploatacji istotne jest monitorowanie działania systemu oraz szybkie wprowadzanie niezbędnych korekt. Po wdrożeniu systemu trzeba dbać o regularne aktualizacje, dostosowywanie do potrzeb biznesowych oraz optymalizację procesów na podstawie gromadzonych danych.

Przykłady systemów ERP

Do najchętniej wybieranych procesów ERP zalicza się m.in.:

• SAP ERP to jedno z najbardziej zaawansowanych rozwiązań na rynku. Cechuje się wysoką skalowalnością oraz możliwością dostosowania do specyficznych potrzeb branżowych, w tym produkcji, finansów, logistyki oraz zarządzania personelem. Dzięki modułowej budowie umożliwia integrację z innymi systemami oraz zapewnia kompleksowe zarządzanie procesami.
• Microsoft Dynamics 365 ERP łączy funkcjonalności ERP i CRM, więc jest popularne w wielu branżach niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa. Oferuje jednolite środowisko do zarządzania sprzedażą, produkcją i obsługą klienta oraz zapewnia pełną integrację z pakietem Microsoft 365 i Power BI.
• Zakres funkcjonalności Oracle ERP Cloud obejmuje m.in. zaawansowane technologie w rodzaju sztucznej inteligencji i analizy predykcyjnej oraz możliwość łatwej automatyzacji operacji. Z tego względu rozwiązanie firmy Oracle jest często wybierane przez duże przedsiębiorstwa działające w modelu międzynarodowym.
• Infor ERP to system przeznaczony głównie dla przemysłu produkcyjnego, dystrybucji, opieki zdrowotnej oraz sektora usługowego. Oferuje wyspecjalizowane moduły dostosowane do różnych branż, umożliwiające optymalizację procesów operacyjnych i logistycznych.
• Epicor ERP to rozwiązanie dla firm produkcyjnych, dystrybucyjnych oraz handlowych. Jego zaletą jest łatwość konfiguracji oraz możliwość integracji z technologiami przemysłu 4.0, takimi jak IoT czy sztuczna inteligencja.

Rola systemów ERP

Zastosowanie systemów ERP przekształca tradycyjne podejścia do zarządzania. Ponieważ integrują one dane i procesy z różnych działów przedsiębiorstwa, menedżerowie i pracownicy mają dostęp do jednolitej bazy danych w czasie rzeczywistym, co ułatwia podejmowanie świadomych decyzji, poprawia koordynację działań i zwiększa efektywność operacyjną.

Jedną z korzyści z wdrożenia systemu ERP jest fakt, że usprawniają biznesowe procesy przez automatyzację rutynowych zadań, co pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych aspektach. Automatyzacja dotyczy zarówno procesów finansowych, jak i operacyjnych, co redukuje ryzyko błędów i przyspiesza realizację procesów. Dzięki temu możliwe jest też lepsze zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa, w tym lepsze planowanie i przewidywanie ich zużycia.

Dodatkowo, systemy ERP dostarczają też narzędzi analitycznych, które pozwalają na głęboką analizę danych operacyjnych i finansowych, identyfikację trendów i wzorców, co pomaga w przewidywaniu przyszłych trendów rynkowych. Ma to też znaczenie w kontekście globalizacji i rosnącej konkurencji, ponieważ pozwala budować przewagę konkurencyjną, a firmom ułatwia koordynację działań na wielu rynkach.