Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) – czym są i czemu warto z nich korzystać?

Systemy ERP stanowią fundament efektywnego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, integrując kluczowe procesy biznesowe w jednym systemie. Jak dzięki nim organizacje mogą znacząco poprawić swoją operacyjność, elastyczność i zdolność do innowacji?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym są systemy ERP?
• Jakie są zależności między systemami ERP a oprogramowaniem do Business Intelligence?
• Co wchodzi w skład systemów ERP?
• Gdzie stosuje się systemy ERP?
• Jakie są przykłady systemów ERP?
• Jak wdrożyć system ERP?
• Jaką rolę odgrywają systemy ERP?

Systemy ERP – definicja

Systemy ERP (skrót od enterprise resource planning, czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa), to zintegrowane platformy, służące do zarządzania podstawowymi procesami biznesowymi w firmie. Podstawą ich działania jest centralna baza danych, która gromadzi informacje z różnych działów przedsiębiorstwa, takich jak produkcja, zaopatrzenie czy zarządzanie zasobami ludzkimi, co daje dostęp do aktualnych danych w jednym systemie. Współcześnie wyróżnia się następujące rodzaje systemów ERP:

• ERP on-premise to tradycyjny model systemów ERP, gdzie oprogramowanie jest instalowane i działa na serwerach należących do przedsiębiorstwa. Zapewnia to firmom pełną kontrolę nad systemem ERP, jego konfiguracją i bezpieczeństwem danych, ale wymaga znacznych inwestycji w infrastrukturę IT oraz zasoby ludzkie do zarządzania systemem.
• ERP w chmurze hostuje się na serwerach dostawcy usług i jest dostępne przez Internet. Oferuje mniejsze koszty początkowe, szybszą implementację, łatwość skalowania i subskrypcyjny model płatności, co sprawia, że jest idealnym rozwiązaniem dla małych i średnich przedsiębiorstw.
• Hybrydowe ERP łączą w sobie elementy systemów on-premise i w chmurze, oferując elastyczność w wyborze, które funkcje mają być uruchomione lokalnie, a które w chmurze. Rozwiązania hybrydowe pozwalają firmom na stopniowe przechodzenie do chmury, jednocześnie utrzymując niektóre dane i aplikacje na własnych serwerach z powodów bezpieczeństwa lub innych wymagań biznesowych.

Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) to zintegrowane platformy informatyczne umożliwiające zarządzanie i automatyzację kluczowych procesów biznesowych w przedsiębiorstwie.

Definicja systemów ERP

Historia systemów ERP sięga lat 60. XX wieku, kiedy to głównym celem oprogramowania biznesowego było automatyzowanie zadań produkcyjnych. Skupiano się wtedy na systemach MRP (Material Requirements Planning), które pomagały w planowaniu potrzeb materiałowych dla procesów produkcyjnych. W latach 70. i 80. MRP rozszerzyło swoje możliwości do MRP II (Manufacturing Resource Planning), obejmując planowanie nie tylko potrzeb materiałowych, lecz także innych zasobów, takich jak maszyny czy siła robocza. Wtedy też pojawiła się koncepcja integracji różnych aspektów produkcji, co stanowiło krok w kierunku współczesnych systemów ERP^[1].

Przełom nastąpił na początku lat 90., kiedy to termin ERP został po raz pierwszy użyty przez firmę badawczą Gartner Group. W tym czasie systemy ERP zaczęły obejmować nie tylko zarządzanie produkcją, lecz także inne kluczowe obszary działalności przedsiębiorstwa, takie jak finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, sprzedaż i dystrybucja. Stało się to możliwe dzięki rozwojowi technologii baz danych i architektury komputerowej^[2].

Wraz z nadejściem Internetu w latach 90. i 2000., systemy ERP zyskały nowy wymiar, umożliwiając dostęp do systemów za pośrednictwem przeglądarek internetowych i oferując moduły e-commerce. Ewolucja technologiczna umożliwiła również przejście od rozwiązań stacjonarnych do chmury, a na przestrzeni ostatnich dekad systemy ERP stały się nie tylko bardziej zaawansowane technologicznie, lecz także bardziej dostępne dla szerokiego spektrum przedsiębiorstw, w tym małych i średnich firm^[3].

Systemy ERP a oprogramowanie do Business Intelligence

System ERP stanowi informatyczny kręgosłup przedsiębiorstwa, integrując wszystkie podstawowe procesy biznesowe. Z kolei oprogramowanie do Business Intelligence skupia się na analizie danych zebranych w systemach informatycznych przedsiębiorstwa (w tym danych z systemu ERP) oraz ich przekształcaniu w wartościowe informacje i wglądy biznesowe.

Dane zgromadzone i zarządzane przez system ERP stanowią fundament dla analiz BI. W praktyce ERP dostarcza surowe dane operacyjne, które są następnie przetwarzane i analizowane przez narzędzia BI. Wdrożenie obu systemów w przedsiębiorstwie tworzy spójny ekosystem informatyczny, który nie tylko usprawnia codzienne operacje, lecz także umożliwia strategiczne planowanie i dynamiczne dostosowywanie się do zmieniających się warunków rynkowych.

Elementy systemów ERP

Systemy ERP składają się z wielu elementów i wyróżniają się modułowością – przedsiębiorstwa mogą wybrać te komponenty, które najlepiej odpowiadają ich potrzebom i wymaganiom operacyjnym. W ich skład najczęściej wchodzą:

• Moduł finansowy i księgowy stanowi podstawę każdego systemu ERP. Służy do zarządzania finansami firmy, w tym księgowością, środkami pieniężnymi, aktywami, zobowiązaniami oraz sprawozdawczością finansową. Umożliwia automatyzację procesów księgowych, kontrolę budżetu oraz analizę finansową.
• Moduł zarządzania łańcuchem dostaw pomaga w optymalizacji całego łańcucha dostaw, od zamówień po dostawę. Obejmuje zarządzanie zakupami, zapasami, planowanie produkcji, transport oraz magazynowanie, co przyczynia się do zwiększenia efektywności i redukcji kosztów.
• Moduł HR odpowiada za zarządzanie wszystkimi aspektami związanymi z pracownikami, w tym rekrutacją, szkoleniami, oceną wydajności, płacami, świadczeniami oraz zarządzaniem danymi osobowymi pracowników.
• Moduł CRM skupia się na relacjach z klientami, sprzedaży, marketingu, obsłudze klienta oraz wsparciem posprzedażowym.
• Moduł zarządzania projektami umożliwia planowanie, monitorowanie i zarządzanie projektami wewnątrz organizacji. Obejmuje zarządzanie zasobami, czasem, kosztami oraz jakością projektów.
• Moduł produkcyjny wspiera procesy produkcyjne – od planowania i harmonogramowania produkcji, przez zarządzanie zasobami produkcyjnymi, aż po kontrolę jakości i kosztów. Pomaga w optymalizacji wykorzystania zasobów i zwiększeniu wydajności produkcji.
• Moduł zarządzania zamówieniami pozwala zarządzać procesem zamówień, od przyjęcia, przez fakturowanie, aż po dostawę.
• Moduł analityczny zapewnia narzędzia do analizy danych i generowania raportów w czasie rzeczywistym, co pozwala na lepsze zrozumienie operacji biznesowych i podejmowanie świadomych decyzji. Korzysta z danych zebranych przez inne elementy systemu ERP.

Zastosowanie systemów ERP

Systemy ERP, dzięki swojej wszechstronności i modułowej budowie, znajdują zastosowanie w szerokim spektrum branż, oferując rozwiązania dostosowane do różnorodnych wymagań biznesowych. Najczęściej stosuje się je w firmach produkcyjnych, gdzie umożliwiają optymalizację procesów produkcyjnych, od planowania i harmonogramowania produkcji, po back office, zarządzanie zapasami i kontrolę jakości.

Systemy ERP sprawdzają się też w sektorze handlowym i e-commerce – zarówno w handlu detalicznym, jak i hurtowym. Wspierają zarządzanie łańcuchem dostaw, procesami zakupów, zarządzaniem magazynem, a także sprzedażą i relacjami z klientami. Korzysta z nich również branża usługowa do zarządzania projektami, personelem oraz finansami.

Systemy ERP stosuje się także w:

• sektorze finansowym do zarządzania finansami i księgowością, ryzykiem finansowym, zgodnością z przepisami oraz relacjami z inwestorami,
• w opiece zdrowotnej do zarządzania placówkami medycznymi, od logistyki i zarządzania zapasami, przez zarządzanie kadrami medycznymi, aż po finanse i obsługę pacjentów,
• w edukacji do zarządzania uczelniami i instytucjami edukacyjnymi, a także projektami badawczymi i grantami,
• w branży budowlanej do zarządzania projektami, kosztorysowania oraz współpracy z podwykonawcami i dostawcami.

Przykłady systemów ERP

Istnieje wiele systemów ERP, które różnią się funkcjonalnościami, skalowalnością i branżą docelową. Do najbardziej znanych przykładów należą:

• SAP jest jednym z największych dostawców oprogramowania ERP na świecie. System SAP ERP wspiera wszystkie kluczowe procesy biznesowe, od finansów i HR, przez łańcuch dostaw, po produkcję i sprzedaż. Jest to rozwiązanie szeroko stosowane w wielu branżach ze względu na jego skalowalność, elastyczność i bogate funkcjonalności.
• Oracle oferuje chmurowe rozwiązanie ERP, zaprojektowane dla przedsiębiorstw każdej wielkości. Oracle ERP Cloud zapewnia kompleksowe zarządzanie finansami, projektami, zasobami ludzkimi, łańcuchem dostaw i innymi kluczowymi funkcjami biznesowymi. Charakteryzuje się wysoką skalowalnością, nowoczesną architekturą i zaawansowanymi narzędziami analitycznymi.
• Microsoft Dynamics 365 to zintegrowane rozwiązanie biznesowe od Microsoft, które łączy funkcje ERP i CRM oraz oferuje szeroki zakres aplikacji biznesowych, wspierających różne aspekty działalności przedsiębiorstwa. Jest dostępny w opcji chmurowej, co ułatwia integrację z innymi produktami Microsoft, takimi jak Office 365.
• Infor CloudSuite oferuje branżowe rozwiązania ERP w chmurze, zaprojektowane specjalnie dla określonych sektorów, takich jak produkcja, moda, dystrybucja, opieka zdrowotna i gościnność.
• Odoo jest otwartoźródłowym oprogramowaniem ERP, które oferuje szeroki zakres aplikacji biznesowych obejmujących sprzedaż, CRM, zarządzanie projektami, magazynowanie, produkcję, finanse i HR. Dzięki modułowej strukturze można go łatwo dostosować do potrzeb przedsiębiorstwa, a model open source umożliwia dostosowywanie funkcjonalności i integrację z innymi systemami.
• Sage oferuje rozwiązania ERP dla małych i średnich przedsiębiorstw, wspierając zarządzanie finansami, produkcją, łańcuchem dostaw i HR. Sage Business Cloud jest dostępne zarówno w opcji chmurowej, jak i on-premise, zapewniając elastyczność i skalowalność dla rosnących firm.
• Epicor ERP zaprojektowano z myślą o potrzebach specyficznych branż, takich jak produkcja, dystrybucja, handel detaliczny i usługi. Znany jest z elastyczności w dostosowywaniu do unikalnych procesów biznesowych każdej firmy, oferując zaawansowane narzędzia do zarządzania finansami, łańcuchem dostaw, produkcją, a także relacjami z klientami.
• IFS oferuje modułowe rozwiązanie ERP skierowane do przedsiębiorstw, zajmujących się produkcją, zarządzaniem zasobami przedsiębiorstwa, utrzymaniem ruchu i serwisem, a także budownictwem i infrastrukturą. Wyróżnia się na tle innych systemów ERP swoją zdolnością do obsługi złożonych, wieloetapowych procesów produkcyjnych i serwisowych.
• SYSPRO jest jednym z przodujących dostawców rozwiązań ERP dla sektora produkcji i dystrybucji, oferując kompleksowe narzędzia do zarządzania operacjami, finansami, łańcuchem dostaw oraz magazynem.

Wdrażanie systemu ERP

Pierwszym krokiem wdrożenia systemu ERP jest zdefiniowanie celów biznesowych, które przedsiębiorstwo chce osiągnąć oraz określenie szczegółowych wymagań funkcjonalnych, co wymaga zaangażowania wszystkich interesariuszy w organizacji – zarówno menedżerów, jak i pracowników, ponieważ to oni w głównej mierze będą korzystać z systemu. Na podstawie zdefiniowanych potrzeb i wymagań należy dokonać przeglądu dostępnych na rynku rozwiązań ERP i wybrać system najlepiej odpowiadający jej oczekiwaniom. Wybór może być poprzedzony procesem RFP (Request for Proposal), w którym dostawcy przedstawiają swoje oferty.

Po wyborze systemu i dostawcy można przejść do planowania projektu. Na tym etapie tworzy się szczegółowy plan, w którym określa się:

• zakres prac,
• harmonogram,
• budżet,
• zasoby,
• metodykę wdrożenia,
• zespół projektowy.

W trakcie samego wdrożenia system ERP dostosowuje się do specyficznych potrzeb organizacji. Może to obejmować modyfikację interfejsów użytkownika, procesów biznesowych, raportów oraz integrację z innymi systemami używanymi w przedsiębiorstwie. Równie ważnym procesem jest przeniesienie danych z istniejących systemów do nowego – należy dokładnie zaplanować proces migracji, aby nie dopuścić do utraty danych.

Przed pełnym uruchomieniem systemu ERP przeprowadza się szczegółowe testy, aby upewnić się, że wszystkie jego elementy działają zgodnie z oczekiwaniami. Często równocześnie odbywa się szkolenie użytkowników końcowych, aby potrafili oni wykorzystać możliwości nowego systemu do efektywniejszej pracy.

Po pomyślnym zakończeniu testów i przygotowaniu użytkowników można oficjalnie uruchomić system ERP, co może nastąpić w formie bezpośredniego przejścia lub stopniowego wdrażania poszczególnych modułów. Bez względu na formę, po wdrożeniu należy zapewnić ciągłe wsparcie techniczne i szkolenia dla użytkowników, jak również monitorować system pod kątem wydajności i bezpieczeństwa.

Rola systemów ERP

Zastosowanie systemów ERP przekształca tradycyjne podejścia do zarządzania. Ponieważ integrują one dane i procesy z różnych działów przedsiębiorstwa, menedżerowie i pracownicy mają dostęp do jednolitej bazy danych w czasie rzeczywistym, co ułatwia podejmowanie świadomych decyzji, poprawia koordynację działań i zwiększa efektywność operacyjną.

Systemy ERP usprawniają procesy biznesowe przez automatyzację rutynowych zadań, co pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych aspektach. Automatyzacja dotyczy zarówno procesów finansowych, jak i operacyjnych, co redukuje ryzyko błędów i przyspiesza realizację procesów. Dzięki temu możliwe jest też lepsze zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa, w tym lepsze planowanie i przewidywanie ich zużycia.

Systemy ERP dostarczają też narzędzi analitycznych, które pozwalają na głęboką analizę danych operacyjnych i finansowych, identyfikację trendów i wzorców, co pomaga w przewidywaniu przyszłych trendów rynkowych. Ma to też znaczenie w kontekście globalizacji i rosnącej konkurencji, ponieważ pozwala budować przewagę konkurencyjną, a firmom ułatwia koordynację działań na wielu rynkach.