Robotyzacja procesów biznesowych – co to jest i jak ją wdrożyć? 

Robotyzacja procesów biznesowych (RPA) jest się kluczowym narzędziem, umożliwiającym firmom zwiększenie efektywności i redukcję kosztów. To nie tylko technologia, lecz także strategia, umożliwiająca automatyzację rutynowych zadań.

Z tego artykułu dowiesz się: 

• Czym jest robotyzacja procesów biznesowych?
• Jak wdrożyć RPA?
• Jakie korzyści wynikają z robotyzacji procesów biznesowych?

Robotyzacja procesów biznesowych – definicja

RPA to proces, który pomaga firmom przetrwać w konkurencyjnym środowisku i prosperować dzięki zwiększonej efektywności operacyjnej i zdolności adaptacyjnej.

Robotyzacja procesów biznesowych (RPA, z ang. Robotic Process Automation) to forma automatyzacji biznesowej, w której oprogramowanie robotyczne jest programowane do wykonywania standardowych, powtarzalnych zadań, które wcześniej wymagały interwencji człowieka.

Definicja robotyzacji procesów biznesowych

RPA wykorzystuje skrypty i algorytmy do naśladowania i automatyzowania działań ludzkich przy interakcji z interfejsami cyfrowymi systemów informatycznych. Pozwala to na szybkie przetwarzanie danych, obsługę transakcji, manipulację danymi, a nawet komunikację z innymi systemami.

Wdrażanie RPA 

Robotyzacja procesów biznesowych składa się z poszczególnych etapów, których zrozumienie jest kluczowe dla efektywnego wykorzystania RPA w organizacji:

Identyfikacja procesu 

Pierwszym i kluczowym etapem w implementacji RPA jest identyfikacja konkretnych obszarów do automatyzacji procesów biznesowych. W tym przypadku najlepiej sprawdzają się zadania powtarzalne, które działają na bazie ściśle zdefiniowanych reguł, mają wyraźnie określone punkty wejścia i wyjścia. Procesy te mogą obejmować, na przykład, wprowadzanie danych, generowanie standardowych raportów czy przetwarzanie transakcji. Skuteczna identyfikacja pozwoli na wybór tych procesów, których automatyzacja przyniesie najwięcej korzyści, zarówno pod względem efektywności operacyjnej, jak i redukcji kosztów. 

Modelowanie procesu 

Kiedy procesy zostaną już zidentyfikowane, następuje ich modelowanie w środowisku RPA. Ten etap polega na szczegółowym definiowaniu kroków procesu w oprogramowaniu, które następnie symuluje działania ludzkie w celu wykonania zadania. Oprogramowanie RPA jest programowane tak, aby naśladować interakcje człowieka z systemami komputerowymi poprzez interfejsy użytkownika. Modelowanie to nie tylko mapowanie kroków, lecz także określanie warunków i wyjątków, które mogą wystąpić podczas wykonywania zadań. 

Wdrażanie 

Gdy model jest gotowy, następuje jego wdrożenie w środowisku produkcyjnym, a robot RPA jest testowany pod kątem skuteczności i wydajności. Dlatego też ważne jest, by na tym etapie dokładnie monitorować działanie robota, identyfikować wszelkie problemy i optymalizować procesy w razie potrzeby. Wdrożenie może również obejmować szkolenie pracowników, którzy będą współpracować z robotami lub nadzorować ich działanie. 

Monitorowanie i utrzymanie 

Ostatni etap w robotyzacji procesów biznesowych to monitorowanie i utrzymanie robota. Technologia RPA wymaga ciągłej oceny efektywności i dokonywania niezbędnych modyfikacji, by móc utrzymać optymalną wydajność i obejmuje zarówno analizę skuteczności robota w realizacji zadań, jak i jego wpływu na ogólną efektywność procesów biznesowych. Utrzymanie może także obejmować aktualizacje oprogramowania, a także modyfikacje modelu w odpowiedzi na zmieniające się warunki biznesowe lub technologiczne. 

Korzyści wynikające z robotyzacji procesów biznesowych 

Robotyzacja procesów biznesowych może przynieść szereg korzyści dla przedsiębiorstwa. Należą do nich m.in.:

• Zmniejszenie kosztów – jedną z najbardziej bezpośrednich korzyści wynikających z wdrożenia RPA jest znaczące obniżenie kosztów operacyjnych. Automatyzacja zadań, które wcześniej wymagały interwencji człowieka, redukuje potrzebę zatrudniania dużej liczby pracowników na stanowiska zajmujące się rutynowymi, czynnościami administracyjnymi. RPA pozwala na jednorazowe, choć czasem kosztowne, inwestycje w oprogramowanie, które następnie przynosi oszczędności na przestrzeni wielu lat przez zmniejszenie błędów, przestoje w terminowości oraz koszty związane z zatrudnieniem. 
• Poprawa wydajności – automatyzacja za pomocą RPA znacząco przyspiesza wykonywanie zadań, ponieważ roboty mogą pracować 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu, bez potrzeby przerw, co znacznie zwiększa wydajność operacyjną. Procesy z udziałem ludzi, które tradycyjnie trwały godzinami, mogą być skrócone do minut, co umożliwia szybsze zamykanie różnych procesów i lepsze wykorzystanie czasu pracy. 
• Zwiększona dokładność – RPA przyczynia się do znacznej poprawy dokładności procesów biznesowych poprzez eliminację błędów ludzkich, takich jak nieuwaga czy zmęczenie. Roboty oprogramowania są stworzone do wykonywania swoich zadań z dokładnością do każdego kliknięcia, co jest kluczowe w branżach wymagających wysokiej precyzji, jak finanse. 
• Przeorganizowanie zadań – automatyzacja powtarzalnych zadań umożliwia pracownikom skupienie się na bardziej wartościowych i strategicznych aspektach pracy. Pozwala to zwiększyć satysfakcję z pracy oraz pozwala firmom lepiej wykorzystać potencjał swojej załogi, przekierowując zasoby ludzkie na innowacje, rozwój i rozwiązywanie problemów, które wymagają czynnika ludzkiego w swoich działaniach. 
• Poprawa skalowalności – RPA oferuje organizacjom elastyczność, potrzebną do skalowania operacji w odpowiedzi na zmieniające się wymagania biznesowe bez znaczącego zwiększania kosztów. Automatyzacja może być łatwo rozszerzana lub modyfikowana, co umożliwia firmom szybkie dostosowanie się do rosnącego popytu, wejścia na nowe rynki czy wprowadzenia nowych produktów lub usług, bez potrzeby proporcjonalnego zwiększania zasobów ludzkich. 

Robotyzacja procesów biznesowych (RPA) jest technologią, która przynosi firmom znaczące korzyści. Znajduje zastosowanie w wielu sektorach, włączając w to obsługę klienta, finanse, księgowość, zarządzanie łańcuchem dostaw oraz HR. Stosowanie najlepszych praktyk i staranne planowanie wdrożenia umożliwi maksymalizację korzyści płynących z RPA i minimalizację ryzyka, co przełoży się na poprawę efektywności i zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku.