Przychód i rozchód – czym się różną?

Przychód i rozchód to dwie strony tego samego medalu – wpływy i wypływy finansowe, które razem tworzą obraz przepływów pieniężnych w firmie. Bez zrozumienia tej relacji niemożliwa jest świadoma ocena rentowności działalności.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym różni się rozchód od przychodu?
• Kiedy ważny jest rozchód, a kiedy przychód?

Czym różni się rozchód od przychodu?

Różnica między przychodem a rozchodem jest fundamentalna i sprowadza się do kierunku przepływu wartości majątkowych.

Przychód

Przychód to łączna wartość wpływów (uzyskanych lub należnych) pieniężnych lub wartości pieniężnych, jakie firma lub osoba uzyskuje z tytułu sprzedaży towarów i usług, prowadzenia działalności gospodarczej lub innych źródeł. Jest to wszelki rodzaj przysporzenia majątkowego.

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, przychody to uprawdopodobnione powstanie korzyści ekonomicznych w formie zwiększenia wartości aktywów lub zmniejszenia zobowiązań. Przychód nie uwzględnia kosztów poniesionych na jego osiągnięcie – pokazuje tylko, ile wpłynęło lub jest należne.

Dla przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą przychód to suma ze sprzedaży towarów i usług netto (dla czynnych podatników VAT – bez należnego podatku vat), plus inne przysporzenia: dotacje, wpływy z najmu, odsetki od lokat, dodatnie różnice kursowe, otrzymane kary umowne czy odszkodowania.

Rozchód

Rozchód jest pojęciem przeciwstawnym – oznacza wypływ lub zmniejszenie wartości majątkowych. Choć termin “rozchód” nie jest tak szeroko definiowany w przepisach jak “koszty”, jest ściśle powiązany z kosztami działalności i wydatkami poniesionymi przez jednostkę.

W rachunkowości koszty są definiowane jako uprawdopodobnione zmniejszenia korzyści ekonomicznych, w formie zmniejszenia wartości aktywów albo zwiększenia zobowiązań. Koszty są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Do rozchodów (kosztów) zaliczamy:

• Zakup towarów do sprzedaży lub materiałów do produkcji.
• Wynagrodzenia pracowników.
• Czynsz za lokal.
• Składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
• Koszty marketingu i reklamy.
• Opłaty za energię, Internet, telefon.
• Amortyzacja środków trwałych.
• Koszty usług księgowych, prawnych.
• Zakup sprzętu komputerowego, mebli
• Koszty pośrednio związane z działalnością.

Najważniejsza różnica to:

• Przychód równa się wpływ środków (czyli plus).
• Rozchód (koszty) równa się wypływ środków (a więc minus).

Bilans = Przychody - Rozchody (Koszty)

Jeśli przychody przewyższają rozchody, firma osiąga dochód (zysk). Jeśli koszty przewyższają przychody, firma ponosi stratę

Zasady ewidencjonowania

W ramach zasady memoriału nakazuje się ewidencjonowanie zarówno przychodów, jak i rozchodów (kosztów) w okresie, którego dotyczą, niezależnie od terminu faktycznej zapłaty. To pozwala odzwierciedlić rzeczywiste wyniki finansowe w danym okresie rozliczeniowym.

Z kolei metoda kasowa (dostępna dla niektórych małych przedsiębiorców od 2025 roku^[1]) polega na ewidencjonowaniu przychodów i rozchodów w momencie terminu ich zapłaty – faktycznego przepływu pieniężnego.

Kiedy ważny jest rozchód, a kiedy przychód?

Zarówno przychód, jak i rozchód (koszty) mają znaczenie w różnych kontekstach – od rozliczeń podatkowych po analizę rentowności firmy:

Kiedy ważny jest przychód?

Dla podatników rozliczających się ryczałtem (PIT-28) przychód jest bezpośrednią podstawą opodatkowania (po uwzględnieniu odliczeń: składek ZUS i 50% składki zdrowotnej), ponieważ nie pomniejsza się go o koszty (rozchody). Stawki wynoszą od 2% do 17%^[2] w zależności od rodzaju pozarolniczej działalności gospodarczej.

Wysokość przychodu decyduje o możliwości korzystania z uproszczeń podatkowych:

• Limit ryczałtu: 2 000 000 euro (ok. 8 569 200 zł w 2025 roku^[3]).
• Limit zwolnienia z VAT: 200 000 zł (od 2026 r. – 240 000 zł^[4]).

Przychód jest wskaźnikiem tego, jak duży strumień pieniędzy przepływa przez firmę – ile firma sprzedała, jak szeroki ma zasięg. To miara aktywności biznesowej, choć nie rentowności.

Dla osób na zasadach ogólnych lub podatku liniowym przychód jest punktem wyjścia:

Dochód = Przychody – Koszty uzyskania przychodów. 

Dopiero znając przychód, można obliczyć dochód brutto, a następnie dochód netto po uwzględnieniu podatku dochodowego.

Zgodnie z zasadą memoriału, przychody należy ewidencjonować w okresie, którego dotyczą (niezależnie od terminu faktycznej zapłaty), aby odzwierciedlić rzeczywiste wyniki finansowe.

Kiedy ważny jest rozchód?

Dochód jest najważniejszym miernikiem rentowności:

Dochód = Przychody – Koszty uzyskania przychodów. 

Zatem rozchody (koszty) są istotne, aby obliczyć, ile faktycznie zarabia przedsiębiorca po pokryciu wszystkich wydatków związanych z prowadzoną działalnością. Są ważne dla przedsiębiorców rozliczających się:

• na zasadach ogólnych (skala 12%/32%^[5] z kwotą wolną 30 000 zł^[6]);
• podatkiem liniowym (19%).

Dochód (przychód minus koszty) jest podstawą naliczenia podatku dochodowego. Odpowiednio udokumentowane koszty związane z działalnością można odliczyć, zmniejszając podstawę opodatkowania.

Oceniając kondycję i rentowność firmy, należy analizować przychód w połączeniu z kosztami (rozchodami) i ostatecznym dochodem. Wysoki przychód może współistnieć ze stratą, jeśli koszty są zbyt wysokie. Tylko analiza dochodu (zysku) pozwala realnie określić sytuację finansową przedsiębiorcy.

Zasada memoriału nakazuje ujmowanie kosztów (rozchodów) dotyczących danego okresu obrotowego w księgach, niezależnie od terminu ich faktycznej zapłaty. To pozwala na właściwe przyporządkowanie kosztów do przychodów, które pomogły wygenerować.

Od 2025 roku przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, którzy w roku poprzednim nie przekroczyli 1 miliona złotych przychodu, mogą wybrać kasowy PIT^[7]. W tej metodzie koszty uzyskania przychodów (rozchody) są potrącane w tym roku podatkowym, w którym zostały faktycznie poniesione (zapłacone), a nie na zasadzie memoriału.

Na bieżąco monitoruj zarówno przychody, jak i koszty. Prowadź prosty arkusz: ile wpłynęło, ile wydałeś – to da Ci realny obraz sytuacji. I pamiętaj: duże przychody + duże koszty = mała marża. Lepiej mieć mniejsze przychody, ale wyższą rentowność.

Max Cyrek, CEO Cyrek Digital