Project manager: obowiązki. Czym się zajmuje?

Czy zastanawiałeś się kiedyś, co dokładnie robi kierownik projektu przez osiem godzin dziennie? Rola project managera to znacznie więcej niż tylko przepisywanie zadań w Jirze czy organizowanie spotkań. To osoba, która żongluje budżetami, negocjuje z klientami, rozwiązuje konflikty w zespole i dba o to, by projekt dotarł do mety na czas i zgodnie z zakresem.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Jakie są obowiązki project managera?
• Gdzie może pracować project manager?

Jakie są obowiązki project managera?

Zakres obowiązków project managera jest szeroki i obejmuje kompleksowe zarządzanie projektem od początku do końca, w ramach określonych ograniczeń takich jak budżet, harmonogram i zakres projektu. PM jest niezbędny ogniwem łączącym zespół projektowy, interesariuszy projektu (klientów, dostawców, zarząd) i stronę biznesową. Główne zadania project managera można podzielić na trzy główne obszary: zarządzanie projektem, zarządzanie zespołem oraz komunikację z interesariuszami i zarządzanie ryzykiem.

Planowanie i definicja projektu

Project manager nadzoruje projekt przez cały jego cykl życia, włączając w to fazy inicjacji, planowania, realizacji i zamknięcia. Jest odpowiedzialny za to, aby projekt został zrealizowany zgodnie z ustalonym zakresem, budżetem i harmonogramem.

Definiowanie celów i zakresu projektu to pierwszy obowiązek PM. Project manager musi określić cel biznesowy, zakres działań (w tym Minimum Viable Product – MVP), a także wymagania i oczekiwania klienta. W praktyce oznacza to liczne spotkania z interesariuszami projektu, podczas których PM doprecyzowuje, co dokładnie ma zostać dostarczone.

Tworzenie szczegółowych planów i harmonogramów to kolejny istotny element pracy PM. Opracowanie planu projektu obejmuje wyznaczanie etapów, kamieni milowych oraz określenie zależności między zadaniami. W przypadku projektów IT PM definiuje problemy i cele, a następnie tworzy kartę projektu zawierającą cel, terminy, budżet, role i ryzyka. Szczegółowy plan to fundament pomyślnego zakończenia każdego przedsięwzięcia.

Planowanie kosztów i zarządzanie finansami wymaga od project managera umiejętności analitycznego myślenia. Ustalanie budżetu projektu i monitorowanie wydatków to zadania, które PM wykonuje niemal codziennie. Musi pilnować, aby utrzymać się w założonych ramach kosztów i reagować na przekroczenia budżetu.

Zarządzanie zasobami obejmuje optymalizację dostępnych zasobów, w tym zespołu projektowego, czasu i materiałów. PM odpowiada za to, by odpowiednie osoby były dostępne w odpowiednim czasie i pracowały nad odpowiednimi zadaniami.

Realizacja i kontrola projektu

Monitorowanie postępów to codzienny obowiązek project managera. Regularne śledzenie postępów prac względem harmonogramu i innych ustaleń, obserwowanie kluczowych wskaźników (KPI) i reagowanie w razie potrzeby pozwala uniknąć opóźnień i przekroczeń budżetu. PM często prowadzi codzienne stand-upy (w metodyce Agile) lub cotygodniowe spotkania statusowe, podczas których zespół raportuje postępy.

Kontrola jakości to zadanie, które wymaga szczególnej uwagi. PM musi upewniać się, że produkty projektu są zgodne z określonymi standardami jakości i wymaganiami klienta. W branży IT oznacza to nadzór nad testowaniem, code review oraz akceptacją poszczególnych funkcjonalności przez klienta.

Zarządzanie zmianą to umiejętność szybkiego reagowania na nieprzewidziane okoliczności i odpowiednie obsługiwanie zmian, które mogą wpłynąć negatywnie na ostateczny wynik projektu. W metodykach zwinnych (Agile) PM działa elastycznie i przewiduje, że zmiany są częścią procesu.

Zarządzanie zespołem i przywództwo

Project manager często działa jako lider służebny, zwłaszcza w metodykach Agile. Musi być motywatorem, organizatorem i mediatorem. Kierowanie i delegowanie zadań to rozdzielanie poszczególnych obowiązków i ustalanie priorytetów zadań. W metodykach zwinnych project manager nie może opóźniać reakcji na problem, czekając, aż sytuacja sama się rozwiąże. Musi aktywnie wspierać zespół w codziennej pracy.

Motywowanie i budowanie zespołu projektowego to kolejny kluczowy obszar odpowiedzialności. PM odpowiada za zarządzanie personelem, dobieranie odpowiednich osób w odpowiednim czasie, motywowanie członków zespołu do efektywnej pracy oraz budowanie kultury współpracy i odpowiedzialności. Dobrze zmotywowany zespół to podstawa realizacji założonych celów projektu.

Rozwiązywanie konfliktów i usuwanie przeszkód wymaga od PM empatii i umiejętności mediacji. PM wspiera zespół w rozwiązywaniu konfliktów i problemów oraz pomaga w usunięciu przeszkód (blokad) w pracy zespołu. W przypadku konfliktów project manager powinien nimi zarządzać, mając na uwadze dobro wszystkich zaangażowanych. Konflikty w zespole, jeśli są ignorowane, mogą poważnie zakłócić realizację projektu.

Komunikacja z interesariuszami i zarządzanie ryzykiem

PM jest łącznikiem między różnymi grupami i musi być osobą, która zazwyczaj “musi wszystko wiedzieć”. Komunikacja z interesariuszami to utrzymywanie stałego kontaktu z klientami, dostawcami oraz zarządem/kierownictwem. Obejmuje to regularne spotkania, raportowanie wyników i postępów projektu oraz zbieranie informacji zwrotnych. PM musi umieć dostosować styl komunikacji do różnych odbiorców – od szczegółów technicznych dla zespołu, po wysokopoziomowe podsumowania dla zarządu.

Przekładanie wizji biznesowej na zespół to specyficzny obowiązek PM, szczególnie w kontekście Agile. Project manager jest odpowiedzialny za upewnienie się, że zespół i klient rozumieją co, jak, kiedy, a przede wszystkim dlaczego projekt jest realizowany (perspektywa biznesowa). Bez tego zrozumienia zespół może tracić motywację i sens działania.

Zarządzanie ryzykiem to identyfikacja potencjalnych zagrożeń, ocena ich wpływu i opracowywanie planów awaryjnych (planów B). Skuteczny PM nie unika ryzyk, ale je opisuje i monitoruje, aby zarządzać zmianą w sposób świadomy. Wszelkie działania PM powinny opierać się na faktach i dowodach, a nie na przeczuciach. Edukacja to ciągła rola project managera w edukowaniu zarówno klienta, jak i zespołu w zakresie metodologii Agile, a także samego projektu. PM często wyjaśnia procesy, odpowiada na pytania i wprowadza nowe praktyki.

Borys Bednarek, Head of SEO & TL Performance Marketing

Specyficzne obowiązki w zaawansowanych projektach (AI)

W projektach związanych ze sztuczną inteligencją rola PM wykracza poza tradycyjne zarządzanie technologią. Łączenie wymiaru technicznego i ludzkiego to konsekwentne łączenie backlogu technicznego z backlogiem zmiany, co obejmuje komunikację, szkolenia, aktualizację procesów oraz pracę z oporem i emocjami ludzi dotkniętych zmianą.

Stawianie trudnych pytań strategicznych to umiejętność, którą PM musi posiadać już na etapie idei. Pytania, takie jak “Jakie biznesowe zagadnienie adresujemy?” czy “Czy na pewno tego rozwiązania potrzebujemy?” pozwalają uniknąć marnotrawstwa zasobów i skupić się na dostarczaniu wartości biznesowej. Koncentracja na wartości biznesowej oznacza zarządzanie projektami w sposób, który przynosi realną wartość biznesową, nie tylko pilnowanie budżetu i terminów.

Project manager jest również odpowiedzialny za dokumentowanie postępów i raportowanie doświadczenia projektowego w organizacji, co pozwala na uczenie się z zakończonych projektów.

Gdzie może pracować project manager?

Project manager to rola pożądana w niemal każdej branży, ponieważ zarządzanie projektami jest niezbędne do realizacji celów w różnych sektorach gospodarki. Według danych z rynku pracy, zapotrzebowanie na specjalistów z zakresu zarządzania projektami stale rośnie, a 35% firm w Polsce planowało zwiększenie zatrudnienia w pierwszym kwartale 2025 roku, ze szczególnym naciskiem na specjalistów z branży IT^[1].

Branża IT i telekomunikacja to jeden z głównych obszarów zatrudnienia project managerów. IT project manager nadzoruje i organizuje stworzenie, wdrożenie oraz sprawne działanie wszystkich aspektów infrastruktury IT firmy, włączając w to standardowe pakiety oprogramowania, specjalistyczne aplikacje oraz wdrażanie sprzętu.

PM w IT odpowiada za kompleksowe zarządzanie projektami informatycznymi od fazy koncepcji do wdrożenia. W sektorze IT project managerowie zajmują się wdrażaniem nowych rozwiązań IT oraz zarządzaniem strategicznymi inicjatywami biznesowymi.

Duża część PM-ów pracuje przy projektach wykorzystujących metodyki Agile (np. Scrum, Kanban, Lean). Rola PM jest kluczowa w projektach związanych ze sztuczną inteligencją (AI), gdzie konieczne jest prowadzenie ludzi przez zmianę oraz strategiczne podejście do wdrażania nowych rozwiązań.

Sektory przemysłowe i techniczne również oferują liczne możliwości zatrudnienia. Project managerowie są niezbędni do realizacji projektów fizycznych, inżynieryjnych i produkcyjnych. Kierownik projektu może kierować projektami w budownictwie, automatyce przemysłowej, robotyce, przemyśle wytwórczym (produkcja), gdzie metoda Lean jest powszechnie stosowana dla minimalizacji marnotrawstwa, a także w logistyce, zakupach i telekomunikacji.

Biznes i usługi to obszar, w którym PM jest kluczowy w zarządzaniu inicjatywami biznesowymi i transformacyjnymi. Sektor finansowy i ubezpieczenia coraz chętniej wprowadzają zwinne metodyki pracy, co zwiększa zapotrzebowanie na project managerów znających Agile.

Marketing i sprzedaż, szczególnie w agencjach marketingowych, wymagają PM-ów odpowiedzialnych za planowanie, przebieg i rozliczenie kampanii contentowych oraz koordynację działań.

E-commerce i digital marketing, opieka zdrowotna (health care), administracja, usługi informacyjne i wydawnicze, a także edukacja (sektor edukacyjny również coraz chętniej wdraża zwinne metodyki pracy) to branże, które aktywnie poszukują kierowników projektów.

Rodzaje firm i organizacji, w których może pracować project manager, są bardzo zróżnicowane. Korporacje, szczególnie duże firmy z rozbudowanym PMO (Project Management Office), oferują klasyczne ścieżki kariery (project assistant, project manager, program manager).

Prywatne przedsiębiorstwa w różnych branżach zatrudniają PM-ów do zarządzania wewnętrznymi i zewnętrznymi projektami. Instytucje publiczne i rządowe, szczególnie w sektorach wymagających ścisłych regulacji, np. przemysł lotniczy i kontrakty rządowe, często wymagają certyfikatu PMP.

Agencje (marketingowe, kreatywne, mediowe, influencer marketingu, eventowe) potrzebują PM-ów do koordynacji kampanii i wydarzeń.

Organizacje non-profit oferują możliwość zdobycia doświadczenia poprzez wolontariat.

Software house’y zatrudniają project managerów do nadzorowania projektów tworzenia oprogramowania.

Własna działalność gospodarcza lub konsulting jako konsultant ds. zarządzania projektami to opcja dla doświadczonych PM-ów.

Rola PM jest uniwersalna, ponieważ zarządzanie projektami ma na celu ułatwienie sukcesywnego doprowadzenia projektu do końca, niezależnie od branży. Według danych GUS, przeciętne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw w Polsce osiągnęło poziom 8478,26 zł w listopadzie 2024 roku, z wyraźnym wzrostem w sektorach technologicznych i finansowych^[2]. To pokazuje, że branże zatrudniające project managerów należą do najlepiej płatnych segmentów rynku pracy.