Praca zdalna okazjonalna a praca hybrydowa – czym się różnią?

Czy wiesz, że możesz wykonywać pracę zdalnie nawet 24 dni w roku kalendarzowym bez żadnych zobowiązań ze strony pracodawcy dotyczących sprzętu czy rachunków za energię elektryczną? A może zastanawiasz się, dlaczego niektórzy koledzy z pracy mają stałe home office, podczas gdy inni mogą liczyć tylko na sporadyczne dni wolne od biura? To nie przypadek – praca zdalna okazjonalna i praca hybrydowa są podobne w założeniu wykonywania pracy poza siedzibą pracodawcy, ale diametralnie różne w konsekwencjach prawnych i finansowych.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym praca zdalna okazjonalna różni się od pracy hybrydowej?
• Kiedy stosuje się pracę zdalną okazjonalną, a kiedy pracę hybrydową?

Czym praca zdalna okazjonalna różni się od pracy hybrydowej?

Różnica między okazjonalną pracą zdalną a pracą hybrydową to jak porównywanie krótkich wakacji z całkowitą zmianą stylu życia w kontekście wykonywania pracy. Oba modele pracy pozwalają na wykonywanie obowiązków zawodowych poza dotychczasowym miejscem pracy pracownika, ale tam kończą się podobieństwa, a zaczynają fundamentalne różnice w podejściu prawnym, finansowym i organizacyjnym zgodnie z kodeksem pracy.

Charakter i częstotliwość – incydent versus system w obszarze pracy zdalnej

Praca zdalna okazjonalna to rozwiązanie o charakterze incydentalnym, przewidziane na szczególne potrzeby konkretnego pracownika w trakcie zatrudnienia. Stosuje się ją doraźnie, gdy zajdzie taka potrzeba w kontekście wykonywania pracy. Jej wymiar jest ściśle ograniczony do maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym, niezależnie od wymiaru etatu. Niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok – to zasada „wykorzystaj albo strać” w obszarze pracy zdalnej.

Praca hybrydowa to natomiast stały, zorganizowany model pracy – jak regularny rytm serca organizacji w kontekście wykonywania pracy zdalnej. Nie ma tu ustawowego limitu dni, a proporcje między pracą w biurze a wykonywaniem pracy zdalnej ustala się w porozumieniu zawieranym z pracodawcą w regulaminie pracy. To może być harmonogram regularny (np. 2 dni w biurze, 3 w miejscu wykonywania pracy zdalnej), elastyczny, rotacyjny czy zadaniowy w godzinach pracy.

Inicjatywa i zgodność – kto decyduje w kontekście pracy zdalnej?

W przypadku pracy okazjonalnej inicjatywa zawsze należy do pracownika zgodnie z Kodeksem pracy. To on składa wniosek pracownika o pracę zdalną w postaci papierowej lub elektronicznej, uzasadniając swoje potrzeby związane z wykonywaniem pracy. Pracodawca może się zgodzić, ale nie musi – jego odmowa nie wymaga szczególnego uzasadnienia w kontekście okazjonalnej pracy zdalnej.

Model hybrydowy to efekt wspólnego uzgodnienia między stronami stosunku pracy w ramach wykonywania pracy zdalnej. Często wynika z ogólnej polityki firmy zapisanej w regulaminie pracy zdalnej lub porozumieniu zawieranym ze związkami zawodowymi. To strategiczna decyzja organizacyjna, nie spontaniczny wybór w kontekście wykonywania pracy.

Obowiązki finansowe – kto płaci rachunki w obszarze pracy zdalnej?

Tu leży najważniejsza różnica finansowa między okazjonalną pracą zdalną a modelem hybrydowym. W przypadku pracy okazjonalnej pracodawca jest zwolniony z obowiązków pracodawcy zgodnie z kodeksem pracy. Nie musi zapewniać narzędzi pracy, pokrywać kosztów energii elektrycznej ani usług telekomunikacyjnych podczas wykonywania pracy zdalnej. Pracownik korzysta z własnego sprzętu i ponosi wszystkie koszty związane z wykonywaniem pracy poza siedzibą pracodawcy.

W modelu hybrydowym pracodawca ma pełen zakres obowiązków przewidzianych dla pracy zdalnej zgodnie z kodeksem pracy. Musi zapewnić materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej lub wypłacić ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej za używanie prywatnego sprzętu. Dodatkowo pokrywa niezbędne koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych w formie ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, a także koszty związane z instalacją, serwisem i konserwacją narzędzi pracy. Badania EY pokazują, że 84% firm decyduje się na wypłatę ryczałtu w kontekście pokrywania kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej^[1].

Formalizacja – biurokracja ma różne twarze w obszarze pracy zdalnej

Praca okazjonalna cechuje się minimalnym formalizmem w kontekście wykonywania pracy zdalnej. Wystarczy prosty wniosek zainteresowanego pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej i zgoda przełożonego. Nie wymaga to opracowania specjalnych regulaminów pracy zdalnej czy konsultacji z przedstawicielami pracowników zgodnie z kodeksem pracy.

Praca hybrydowa wymaga znacznie większej formalizacji w obszarze wykonywania pracy zdalnej. Zasady dotyczące pracy zdalnej muszą być określone w porozumieniu zawieranym z zakładową organizacją związkową lub w regulaminie pracy zdalnej ustalonym przez pracodawcę po konsultacji z przedstawicielami pracowników. To kompleksowy dokument regulujący wszystkie aspekty tego modelu pracy, w tym procedury ochrony danych osobowych oraz zagadnienia związane z higienicznymi warunkami pracy w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Różnice w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej obowiązki pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy są mocno ograniczone. Pracownik wykonuje pracę na własną odpowiedzialność w miejscu wskazanym, a pracodawca nie ma obowiązku kontrolować higienicznych warunków pracy czy zapewniać szczególnych środków ochronnych podczas wykonywania pracy zdalnej.

W modelu hybrydowym pracodawca musi przestrzegać pełnego zakresu obowiązków związanych z BHP zgodnie z kodeksem pracy. Obejmuje to opracowanie oceny ryzyka zawodowego dla miejsca wykonywania pracy zdalnej, zapoznanie pracownika z zasadami bezpiecznego wykonywania pracy oraz wdrożenie odpowiednich procedur ochrony danych osobowych. Pracodawca ma też prawo przeprowadzać zasady kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej, ale z poszanowaniem prywatności pracownika i tylko w godzinach pracy.

Grupy szczególnie chronione w kontekście pracy zdalnej

Istnieją znaczące różnice w podejściu do grup szczególnie chronionych przez Kodeks pracy. Pracownica w ciąży, pracownik wychowujący dziecko do czwartego roku życia czy osoba sprawująca opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny posiadającymi orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności mają szczególne uprawnienia w kontekście wykonywania pracy zdalnej.

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej te grupy mogą składać wniosek pracownika jak każdy inny, ale nie mają szczególnych gwarancji jego uwzględnienia. Pracodawca może odmówić bez szczególnego uzasadnienia, uwzględniając jedynie potrzeby konkretnego pracownika i organizacyjne możliwości firmy.

W modelu hybrydowym te same grupy mają znacznie silniejszą pozycję prawną zgodnie z Kodeksem pracy. Wniosek pracownika złożony przez osoby z tych grup powinien być uwzględniony przez pracodawcę, chyba że rodzaj pracy lub jej organizacja to uniemożliwia. To znacznie większa ochrona prawna w obszarze wykonywania pracy zdalnej dla osób w szczególnych sytuacjach życiowych.

Różnica między okazjonalną pracą zdalną a hybrydową to jak porównywanie pojedynczego wyjazdu służbowego z relokacją całego oddziału firmy w kontekście wykonywania pracy. Praca okazjonalna to elastyczne narzędzie na nieprzewidziane sytuacje życiowe pracownika, podczas gdy model hybrydowy to strategiczna decyzja organizacyjna mająca wpływ na całą kulturę pracy w firmie. Jako prawnik specjalizujący się w prawie pracy widzę, że firmy często mylą te dwa rozwiązania, co prowadzi do problemów prawnych i finansowych związanych z obowiązkami pracodawcy. Kluczowe jest zrozumienie, że każda forma ma swoje miejsce w regulaminie pracy zdalnej i różne konsekwencje dotyczące pokrywania kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych oraz procedur ochrony danych osobowych.

Max Cyrek, CEO Cyrek Digital

Kiedy stosuje się pracę zdalną okazjonalną, a kiedy pracę hybrydową?

Wybór między okazjonalną pracą zdalną a hybrydową to jak decyzja między ratunkowym kołem a całkowicie nowym statkiem – każde rozwiązanie ma swoje miejsce i czas w kontekście wykonywania pracy zdalnej, ale służą zupełnie różnym celom w oceanie współczesnego zatrudnienia zgodnie z kodeksem pracy.

Praca zdalna okazjonalna – ratunkowe koło w życiowych burzach

Okazjonalna praca zdalna to narzędzie pierwszej pomocy w nagłych sytuacjach życiowych w ramach wykonywania pracy zdalnej. Stosuje się ją, gdy pracownik potrzebuje doraźnej elastyczności bez zmiany całego modelu pracy zgodnie z potrzebami konkretnego pracownika. Typowe sytuacje to opieka nad chorym członkiem rodziny – gdy dziecko ma grypę, a nie ma kto zostać z nim w domu w godzinach pracy. To także moment, gdy trzeba załatwić pilne sprawy osobiste w innej miejscowości, ale jednocześnie nie można pozwolić sobie na dzień wolny od obowiązków zawodowych.

Wniosek o pracę zdalną okazjonalną często składa się w ostatniej chwili, gdy życie stawia przed nami nieoczekiwane wyzwania w trakcie zatrudnienia. To rozwiązanie dla sytuacji typu „jutro muszę być w sądzie”, „instalator może przyjść tylko w godzinach pracy” czy „potrzebuję odebrać babcię ze szpitala” w kontekście wykonywania pracy poza siedzibą pracodawcy. Każdy z nas ma takie momenty w roku kalendarzowym – maksymalnie 24 dni, kiedy potrzebujemy tego ratunkowego koła w obszarze pracy zdalnej.

Pracodawcy często przychylnie patrzą na takie wnioski pracownika, bo rozumieją, że szczęśliwy pracownik to produktywny pracownik w kontekście wykonywania pracy. Jednocześnie nie ponoszą dodatkowych obowiązków pracodawcy – pracownik używa własnego sprzętu, płaci za własną energię elektryczną i usługi telekomunikacyjne.

Praca hybrydowa – nowy statek na morzu możliwości wykonywania pracy zdalnej

Praca hybrydowa to strategiczna decyzja, która zmienia całą filozofię wykonywania pracy w organizacji zgodnie z regulaminem pracy zdalnej. Stosuje się ją, gdy firma chce systemowo połączyć korzyści pracy w biurze z zaletami wykonywania pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. To nie reakcja na kryzys, ale proaktywne podejście do organizacji czasu pracy i zarządzania talentami na rynku pracy.

Firmy wybierają model hybrydowy, gdy chcę przyciągnąć najlepszych specjalistów na rynku pracy, dla których elastyczność w miejscu wykonywania pracy stała się standardowym oczekiwaniem w trakcie zatrudnienia. To szczególnie istotne w branżach takich jak IT, finanse, marketing czy media, gdzie rezultaty są ważniejsze niż fizyczna obecność w dotychczasowym miejscu pracy pracownika zgodnie z kodeksem pracy.

Model hybrydowy sprawdza się także jako narzędzie optymalizacji kosztów w obszarze wykonywania pracy zdalnej. Dzięki systemowi „gorących biurek” firma może zredukować potrzebną powierzchnię biurową, a jednocześnie zadbać o dobrostan pracowników przez zapewnienie odpowiednich higienicznych warunków pracy. To jak inteligentny dom – wykorzystuje przestrzeń wtedy, gdy jest potrzebna w godzinach pracy, a oszczędza, gdy można.

Dla pracowników to szansa na prawdziwą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym w kontekście wykonywania pracy zdalnej. Zamiast codziennych dojazdów przez korki, można ten czas przeznaczyć na rodzinę, sport czy rozwój osobisty. Badania Cisco pokazują, że 59,7% pracowników w Polsce odczuło poprawę work-life balance dzięki pracy hybrydowej, uwzględniając wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość^[2].

Kiedy wybrać które rozwiązanie w obszarze wykonywania pracy zdalnej?

Jeśli jesteś pracownikiem wychowującym dziecko do czwartego roku życia, sprawujesz opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny posiadającymi orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub jesteś w ciąży – masz szczególne prawo złożyć wniosek pracownika o stałą pracę zdalną zgodnie z kodeksem pracy, który pracodawca powinien uwzględnić. W takich sytuacjach warto rozważyć model hybrydowy jako długoterminowe rozwiązanie w kontekście wykonywania pracy, uwzględniając możliwość zapewnienia odpowiednich warunków w miejscu wykonywania pracy zdalnej pod adresem zamieszkania pracownika.

Dla sporadycznych potrzeb – wizyta u lekarza, którą można umówić tylko w godzinach pracy, czy konieczność odbioru dziecka ze szkoły z powodu jego choroby – praca zdalna okazjonalna będzie idealnym rozwiązaniem w obszarze wykonywania pracy zdalnej. To elastyczne narzędzie na życiowe niespodzianki w ramach 24 dni w roku kalendarzowym, bez konieczności ponoszenia przez pracodawcę dodatkowych kosztów energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych.

Pamiętaj, że możesz korzystać z obu rozwiązań jednocześnie w kontekście wykonywania pracy zdalnej zgodnie z kodeksem pracy. Pracownik hybrydowy może złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną w dniu, gdy zgodnie z harmonogramem miałby być w biurze w ramach dotychczasowego miejsca pracy pracownika. To jak posiadanie zarówno stałego domu, jak i możliwości wynajęcia pokoju hotelowego, gdy zajdzie taka potrzeba w kontekście wykonywania pracy.

Aspekty techniczne i organizacyjne w obu modelach

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej pracownik musi zapewnić sobie odpowiednie narzędzia pracy i urządzenia techniczne na własny koszt w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Nie ma obowiązku pracodawcy dotyczącego instalacji, serwisu czy konserwacji narzędzi pracy, a także pokrywania kosztów związanych z pomocą techniczną w obszarze wykonywania pracy zdalnej.

Model hybrydowy wymaga od pracodawcy znacznie większego zaangażowania w zakresie obowiązków pracodawcy zgodnie z kodeksem pracy. Musi zapewnić pełne wsparcie techniczne, w tym dostęp do wszystkich niezbędnych systemów, oprogramowania i urządzeń technicznych potrzebnych do efektywnego wykonywania pracy zdalnej. Dodatkowo musi wdrożyć kompleksowe procedury ochrony danych osobowych oraz system zasad kontroli dostosowany do specyfiki pracy hybrydowej w kontekście zapewnienia odpowiednich standardów bezpieczeństwa w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Wybór między tymi dwoma formami powinien być przemyślany i dostosowany do rzeczywistych potrzeb både pracownika, jak i organizacji, uwzględniając możliwości finansowe firmy, specyfikę wykonywanej pracy oraz długoterminowe cele strategiczne w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi na rynku pracy.