Praca hybrydowa – co to jest?

Praca hybrydowa, jako elastyczny model organizacji pracy, stała się jednym z najbardziej pożądanych rozwiązań w nowoczesnych organizacjach. Jak działa i w jaki sposób łączy zalety pracy zdalnej i stacjonarnej?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest praca hybrydowa?
• Jakie są zasady pracy hybrydowej?
• Jakie są rodzaje pracy hybrydowej?
• Jakie są zależności między pracą hybrydową a zdalną?
• Gdzie sprawdzi się hybrydowy system pracy?
• Jak polskie prawo opisuje pracę hybrydową?
• Jak wdrożyć hybrydowy system pracy?
• Jakie są wady pracy hybrydowej?
• Jakie są zalety pracy hybrydowej?
• Jaka jest przyszłość pracy hybrydowej?

Definicja pracy hybrydowej

Praca hybrydowa to model organizacji pracy, który łączy elementy pracy wykonywanej zdalnie oraz pracy stacjonarnej w biurze. Charakteryzuje się elastycznością, co pozwala pracownikom realizować swoje obowiązki zarówno w siedzibie pracodawcy, jak i z dowolnego miejsca, w zależności od ustaleń oraz potrzeb firmy i zatrudnionych osób. Jest on odpowiedzią na zmieniające się potrzeby współczesnych pracowników oraz warunki rynku, w tym rozwój technologii umożliwiających pracę na odległość^{[1] [2]}.

Praca hybrydowa to model organizacji pracy, który umożliwia łączenie wykonywania obowiązków zawodowych zarówno zdalnie, jak i w siedzibie firmy, w sposób dostosowany do potrzeb organizacji i pracowników.

Definicja pracy hybrydowej.

Hybrydowy system pracy często zakłada podział dni pracy pomiędzy czas spędzony w biurze a dni, w których pracownik wykonuje zadania zdalnie. Celami są zwiększenie produktywności, poprawa równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, a także obniżenie kosztów związanych z wynajmem przestrzeni biurowej czy dojazdami. Wdrożenie hybrydowego modelu często wiąże się z zadaniowym czasem pracy i wymaga odpowiednich narzędzi cyfrowych, jasno określonych zasad współpracy oraz komunikacji^{[3] [4]}.

Zasady pracy hybrydowej

Zasady hybrydowego systemu pracy^{[5] [6] [7]} mają zapewnić efektywność, transparentność i równowagę pomiędzy pracą zdalną a stacjonarną. W tym systemie pracownicy oraz pracodawcy ustalają dni, w których będą pracować w biurze, oraz te przeznaczone na zdalne działania. Harmonogram powinien być elastyczny, ale dopasowany do potrzeb zespołu.

W modelu pracy hybrydowej trzeba wykorzystywać narzędzia komunikacyjne – komunikatory, wideokonferencje czy platformy do zarządzania projektami. Współpraca wymaga regularnych spotkań (zarówno wirtualnych, jak i fizycznych), aby utrzymać płynność realizacji zadań.

Każdy członek zespołu powinien wiedzieć, jakie są jego zadania, cele oraz terminy ich realizacji, niezależnie od tego, czy pracuje w biurze, czy z domu. Klarowny podział ról i odpowiedzialności pomaga w utrzymaniu efektywności pracy.

Pracodawca powinien zapewnić pracownikom narzędzia, takie jak laptopy, oprogramowanie do współpracy online czy dostęp do systemów firmowych. Sprawna infrastruktura cyfrowa jest niezbędna w płynnej realizacji hybrydowego modelu pracy.

Model pracy hybrydowej zakłada, że pracownicy będą mogli organizować swój czas w sposób sprzyjający utrzymaniu zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Unikanie nadmiernych godzin pracy z domu lub niedostępności w biurze wymaga odpowiedzialności obu stron.

W przypadku dni pracy stacjonarnej biuro powinno być dostosowane do pracy, na przykład poprzez zapewnienie przestrzeni do współpracy zespołowej oraz miejsc umożliwiających indywidualne skupienie. W tym modelu często wykorzystuje się hot-desking, czyli system współdzielenia stanowisk pracy.

Pracodawca powinien też monitorować, jak funkcjonuje hybrydowy model pracy w danej organizacji, zbierać opinie pracowników i wprowadzać zmiany, jeśli zajdzie taka potrzeba. Regularna ewaluacja pozwala dostosować zasady do potrzeb firmy i jej zespołu.

Rodzaje pracy hybrydowej

Rodzaje pracy hybrydowej różnią się pod względem organizacji czasu pracy oraz miejsca jej wykonywania^{[8] [9] [10] [11]}:

Model stałych dni w biurze i pracy zdalnej

W tym modelu dni przeznaczone na pracę w biurze oraz zdalną są z góry określone i stałe – pracownik może pracować w biurze w określone dni tygodnia (np. od poniedziałku do środy), a w pozostałe dni realizować obowiązki zdalnie.

Model elastyczny

Pracownik samodzielnie decyduje, czy danego dnia pracuje zdalnie lub stacjonarnie, w zależności od charakteru realizowanych zadań, spotkań czy innych okoliczności. Wymaga to od pracodawcy większej elastyczności w organizacji biura oraz od pracowników odpowiedzialności za zarządzanie czasem i dostępnością.

Model podziału według funkcji lub zespołów

W tym modelu funkcje lub zespoły w organizacji mają odmienny harmonogram pracy hybrydowej. Zespoły zajmujące się kreatywnymi projektami mogą częściej pracować zdalnie, podczas gdy działy wymagające bezpośredniej współpracy (np. sprzedaż lub produkcja) spędzają więcej czasu w biurze. Wprowadzenie hybrydowego modelu pracy tego rodzaju sprawdza się często w większych organizacjach.

Model zadaniowy

Praca w biurze lub zdalnie zależy od rodzaju realizowanych zadań. Zadania wymagające koncentracji mogą być wykonywane zdalnie, podczas gdy spotkania zespołowe czy praca wymagająca dostępu do specjalistycznego sprzętu odbywają się w biurze.

Model rotacyjny

W modelu rotacyjnym pracowników dzieli się na grupy, które na zmianę pracują w biurze i zdalnie, np. w tygodniowych cyklach. Stosuje się to w przypadku ograniczonej przestrzeni biurowej, aby umożliwić wszystkim pracownikom korzystanie z zasobów biurowych w danych okresach.

Model okazjonalny

Ten model zakłada, że praca w biurze odbywa się tylko w wyjątkowych sytuacjach, takich jak ważne spotkania, warsztaty, burze mózgów lub szkolenia, a większość zadań realizowana jest zdalnie. Jest to często stosowane w organizacjach z niewielkimi biurami lub działającymi w modelu całkowicie zdalnym.

Praca hybrydowa a praca zdalna

System pracy hybrydowej łączy elementy pracy zdalnej i stacjonarnej, umożliwiając pracownikom realizację obowiązków zarówno z biura, jak i z dowolnego innego miejsca.

Natomiast pracować zdalnie to znaczy, że pracownik wszystkie obowiązki wykonuje poza siedzibą firmy, najczęściej w całości w trybie online.

Hybrydowy model pracy pozwala pracownikom korzystać z zalet obu środowisk. Przykładowo zadania wymagające współpracy zespołowej można realizować w biurze, a praca wymagająca skupienia lub niezależności wykonywana jest zdalnie. W odróżnieniu od tego zdalny model zazwyczaj eliminuje konieczność fizycznej obecności w biurze.

Model pracy zdalnej wymaga przede wszystkim zaawansowanych narzędzi technologicznych, żeby pracownik miał ciągły dostęp do zasobów firmy oraz mógł skutecznie komunikować się z zespołem. Natomiast praca w trybie hybrydowym wymaga zarządzania harmonogramem obecności w biurze, dostosowania przestrzeni biurowej do mniejszej liczby pracowników na miejscu oraz ustalenia zasad współpracy między osobami pracującymi w różnych lokalizacjach.

Miejsca, w których sprawdzi się praca hybrydowa 

System hybrydowy sprawdza się w prawie każdej branży, ale szczególnie dobrze radzi sobie w następujących środowiskach:

Korporacje i duże firmy międzynarodowe

W dużych organizacjach “hybryda” pozwala skuteczniej zarządzać zespołami zlokalizowanymi w różnych regionach geograficznych, bez utraty efektywności pracowników, ponieważ mogą oni realizować zadania wymagające koncentracji w trybie zdalnym, a jednocześnie uczestniczyć w spotkaniach czy projektach w biurze.

Branża technologiczna

Firmy technologiczne często korzystają z narzędzi cyfrowych i bazują na pracy projektowej, więc mogą z powodzeniem wprowadzać dni pracy zdalnej w modelu hybrydowym. Programiści, analitycy danych czy projektanci UX/UI mogą pracować z domu nad indywidualnymi zadaniami, a w biurze spotykać się na burze mózgów czy testowanie prototypów – trzeba jednak pamiętać, żeby było to każdorazowo uzgodnione z kierownictwem i zgodne z oczekiwaniami pracowników.

Branża kreatywna

Agencje marketingowe, firmy graficzne, studia filmowe czy twórcy mogą korzystać z pracy hybrydowej, łącząc pracę z domu nad projektami indywidualnymi z regularnymi spotkaniami zespołowymi w biurze, które sprzyjają wymianie pomysłów.

Sektor usług finansowych i doradztwa

W finansach wiele zadań nie wymaga fizycznej obecności w miejscu pracy – nie jest to warsztat samochodowy, w którym zespół musi być zawsze na miejscu. W tym wypadku połączenie pracy w biurze z home office wpływa pozytywnie na jakość pracy – spotkania z klientami czy narady zespołowe mogą odbywać się stacjonarnie, podczas gdy raporty czy analizy finansowe można opracowywać w zdalnie.

Instytucje edukacyjne i szkoleniowe

Choć w edukacji ciężko jest wdrożyć w pełni zdalną pracę, model hybrydowy może sprawdzić się na poziomie szkolnictwa wyższego czy w sektorze szkoleń biznesowych – z jego pomocą można prowadzić wykłady i warsztaty zarówno w trybie online, jak i stacjonarnie.

Start-upy i małe firmy

Małe przedsiębiorstwa mogą zmniejszyć koszty wynajmu biura oraz umożliwić osobom zatrudnionym łączenie pracy w biurze, która sprzyja budowaniu zespołu, z pracą zdalną, zwiększającą efektywność indywidualną.

Sektor badawczo-rozwojowy

W obszarze badań model hybrydowy pozwala wykonywać zdalne analizy, raporty czy projekty, ale już korzystanie z infrastruktury laboratoryjnej czy warsztatowej odbywa się w biurze, lecz tylko wtedy, gdy jest to konieczne.

Praca hybrydowa a prawo

W polskim systemie prawnym praca hybrydowa, będąca połączeniem pracy zdalnej i stacjonarnej, została uregulowana w nowelizacji Kodeksu pracy, która weszła w życie 7 kwietnia 2023 roku. Nowe przepisy wprowadziły definicję pracy zdalnej jako wykonywania pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość^[12].

Na tej podstawie można określić cechy pracy hybrydowej – jest to forma częściowej pracy zdalnej, która może być uzgodniona między pracodawcą a pracownikiem zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie trwania zatrudnienia. Uzgodnienia mogą być dokonywane w formie papierowej lub elektronicznej. Pracodawca ma obowiązek zapewnienia osobom zatrudnionym (w tym nowym pracownikom, jeśli wyrażą chęć pracy z domu) wykonującym pracę zdalną niezbędnych materiałów i narzędzi pracy, a także pokrycia kosztów związanych z ich instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją^[13].

W przypadku pracy hybrydowej zasady jej wykonywania powinny być określone w porozumieniu między pracodawcą a zakładową organizacją związkową lub, w razie jej braku, w regulaminie ustalonym przez pracodawcę po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Pracodawca może kontrolować pracownika wykonującego pracę zdalną w miejscu jej wykonywania, z poszanowaniem prywatności pracownika i innych osób oraz bez utrudniania korzystania z pomieszczeń domowych^[14].

Nowelizacja Kodeksu pracy przewiduje także możliwość wykonywania pracy zdalnej na polecenie pracodawcy w szczególnych przypadkach, takich jak stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego, stan epidemii lub w sytuacji, gdy zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. W takich sytuacjach pracownik musi uprzednio złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej^[15].

Praca hybrydowa – wdrożenie

Wdrożenie pracy hybrydowej powinna rozpocząć się od szczegółowej analizy, która pozwoli określić charakter działań wykonywanych przez różne zespoły, a także pozwoli wskazać, które zadania mogą być realizowane zdalnie, a które wymagają obecności w biurze.

Kolejnym etapem jest zdefiniowanie jasnych zasad i reguł pracy hybrydowej. Pracodawca powinien określić, w jakich okolicznościach pracownicy są zobowiązani do pracy w biurze, a kiedy mogą korzystać z możliwości pracy zdalnej.

Zasady powinny być spisane w regulaminie lub porozumieniu, które jasno precyzuje oczekiwania wobec pracowników, sposoby ich rozliczania oraz ramy czasowe obowiązywania reguł. Trzeba też uwzględnienie najnowsze przepisy Kodeksu pracy.

Pracodawca powinien przygotować technologicznie osoby pracujące oraz zapewnić im narzędzia i dostęp do systemów umożliwiających realizację zadań zarówno z biura, jak i zdalnie. Musi także ich przeszkolić z zakresu korzystania z technologii oraz zasad bezpieczeństwa danych, szczególnie jeśli praca zdalna wiąże się z dostępem do wrażliwych informacji firmowych.

Nie da się pracować hybrydowo bez kanałów komunikacji oraz harmonogramów spotkań. Regularne spotkania online lub stacjonarne, jasne zasady raportowania postępów pracy oraz dostępność liderów zespołów w wyznaczonych godzinach pozwalają utrzymać efektywność i zaangażowania pracowników zdalnych i stacjonarnych.

Wady pracy hybrydowej

Jedną z głównych wad modelu hybrydowego jest trudność w utrzymaniu spójności zespołu. Praca w różnych lokalizacjach może osłabiać relacje międzyludzkie, utrudniać budowanie więzi oraz prowadzić do poczucia izolacji.

Problemem jest też złożoność zarządzania. Pracodawcy muszą uwzględniać różnorodne harmonogramy i lokalizacje pracowników, co wymaga organizacji oraz wykorzystania narzędzi cyfrowych. Wprowadzenie pracy hybrydowej może prowadzić do nierównomiernego dostępu do zasobów i informacji między osobami pracującymi w biurze a tymi, które realizują zadania zdalnie.

Trzeba też pamiętać, że w modelu hybrydowym łatwo o sytuacje, w których niektóre osoby czują się pominięte w obiegu informacji lub mają trudności z uczestnictwem w kluczowych procesach decyzyjnych. Niewłaściwe zarządzanie komunikacją w modelu pracy hybrydowej może prowadzić do powstania podziałów między pracownikami stacjonarnymi a zdalnymi.

Praca hybrydowa może prowadzić do problemów z zachowaniem równowagi między pracą a życiem prywatnym. Osoby realizujące część obowiązków zdalnie mogą mieć trudności z wyznaczeniem granic między czasem pracy a odpoczynkiem, a to sprzyja wypaleniu zawodowemu. Z kolei częste zmiany miejsca pracy, wynikające z konieczności przemieszczania się między biurem a domem, mogą wpływać na komfort psychiczny.

Zalety pracy hybrydowej

Jedną z najważniejszych korzyści modelu pracy hybrydowej jest jego elastyczność. Możliwość wyboru między pracą w biurze a zdalną pozwala ludziom lepiej dopasować tryb wykonywania obowiązków do swoich potrzeb, a to sprzyja zwiększeniu produktywności i satysfakcji zawodowej, a także przekłada się na dużą oszczędność czasu – dzięki temu modelowi osoby pracujące mogą realizować zadania wymagające skupienia w dogodnych warunkach domowych, a jednocześnie korzystać z zalet współpracy zespołowej podczas dni pracy stacjonarnej, co może pozytywnie wpływać na ogólne samopoczucie pracowników.

Dla pracodawców “pracować zdalnie” oznacza też “optymalizować koszty związane z utrzymaniem biura”. Ograniczenie liczby osób przebywających w biurze pozwala efektywniej zarządzać przestrzenią oraz zmniejsza wydatki na wynajem, media czy wyposażenie. Model ten wspiera też rozwój kultury organizacyjnej skoncentrowanej na wynikach, a nie na fizycznej obecności.

Praca hybrydowa przyczynia się również do poprawy równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Dzięki możliwości zdalnej pracy pracownicy mogą lepiej zarządzać swoim czasem, co pozwala im na przykład unikać czasochłonnych dojazdów do biura.

Warto też podkreślić, że firmy korzystające z modelu hybrydowego mogą rekrutować pracowników z różnych lokalizacji, a to otwiera dostęp do szerszej puli wykwalifikowanych kandydatów. W szczególności dotyczy to zawodów wymagających specjalistycznych umiejętności, gdzie lokalizacja kandydata przestaje być głównym ograniczeniem.

Przyszłość pracy hybrydowej

Praca hybrydowa stała się istotnym modelem funkcjonowania wielu organizacji, zwłaszcza w kontekście zmian wywołanych pandemią COVID-19. Badania wskazują, że zarówno pracownicy, jak i kadra zarządzająca dostrzegają korzyści płynące z hybrydowego modelu pracy. Wśród najczęściej wymienianych zalet znajdują się brak konieczności dojazdu do pracy, możliwość pracy z dowolnego miejsca na świecie oraz elastyczny czas pracy. Przyczyniają się one do większej efektywności oraz umożliwiają pracownikom godzenie obowiązków zawodowych z życiem prywatnym.

W Polsce praca hybrydowa również zyskuje na popularności. Według danych 73% firm wprowadziło zasady dotyczące tego modelu pracy^[16], jednak 20% pracowników wyraża niezadowolenie z obowiązujących regulacji^[17]. W związku z tym ważne staje wdrożenie norm, które ułatwią zarządzanie hybrydowymi zespołami oraz zwiększą satysfakcję pracowników.

W nadchodzących latach model ten może stać się dominującym sposobem funkcjonowania wielu przedsiębiorstw, ale nie można też wykluczyć, że firmy będą naciskać na powrót do pracy w biurze, ponieważ na pustych biurach się nie zarabia.