Praca hybrydowa – co to jest i na czym polega?

Pandemia COVID-19 sprawiła, że to, co jeszcze kilka lat temu wydawało się futurystyczną wizją – wykonywania pracy zdalnej z domu czy kawiarni – dziś stało się codziennością dla milionów Polaków. Ale czy całkowita praca zdalna to jedyne rozwiązanie? Niekoniecznie. Coraz więcej firm stawia na model pracy hybrydowej.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Co to jest praca hybrydowa?
• Jakie są rodzaje pracy hybrydowej?
• Gdzie sprawdzi się hybrydowy system pracy?
• Jak wdrożyć hybrydowy system pracy?
• Jakie są wady pracy hybrydowej?
• Jakie są zalety pracy hybrydowej?

Najważniejsze informacje:

• Praca hybrydowa to elastyczny model organizacji pracy łączący wykonywanie obowiązków zawodowych w trybie stacjonarnym z wykonywaniem pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, zgodnie z regulaminem pracy zdalnej.
• Kodeks pracy wyróżnia harmonogram regularny, elastyczny, rotacyjny oraz zadaniowy – każdy dostosowany do potrzeb konkretnego pracownika i specyfiki danej organizacji, uwzględniając łączenie pracy zdalnej z tradycyjną pracą stacjonarną.
• Model hybrydowy sprawdza się najlepiej w sektorze usług, branży technologicznej, finansach, marketingu oraz wśród pracowników administracyjno-biurowych, gdzie obowiązki zawodowe nie wymagają stałej fizycznej obecności w siedzibie pracodawcy.
• Wdrożenie wymaga analizy potrzeb, opracowania regulaminu pracy zdalnej zgodnego z kodeksem pracy, przygotowania odpowiednich narzędzi pracy oraz zawarcia porozumienia zawieranego między pracodawcą a zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników.
• Główne wady to problemy z komunikacją, poczucie izolacji społecznej, trudności w budowaniu relacji oraz zacieranie się granicy między życiem zawodowym a prywatnym, szczególnie przy wykonywaniu pracy całkowicie zdalnej.
• Zalety obejmują lepszą równowagę work-life balance, wzrost produktywności, oszczędność czasu pracy na dojazdy oraz większą autonomię w organizacji obowiązków zawodowych w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Praca hybrydowa – definicja

Praca hybrydowa stanowi jeden z najważniejszych trendów współczesnego rynku pracy, który zyskał na znaczeniu szczególnie po pandemii COVID-19. Ten model pracy łączy elementy tradycyjnej pracy stacjonarnej z nowoczesną pracą zdalną, tworząc elastyczne rozwiązanie dostosowane do potrzeb zarówno pracodawców, jak i pracowników w kontekście pracy zdalnej.

Praca hybrydowa to elastyczny model pracy, który łączy wykonywanie pracy w trybie stacjonarnym z wykonywaniem pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, zgodnie z obowiązującymi przepisami kodeksu pracy.

Definicja pracy hybrydowej

Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy, która weszła w życie 7 kwietnia 2023 roku, praca hybrydowa jest traktowana jako forma częściowej pracy zdalnej. Oznacza to, że pracownik dzieli swój czas pracy między siedzibę pracodawcy a miejsce wykonywania pracy zdalnej – najczęściej pod adresem zamieszkania pracownika. Wyróżniającym elementem tego modelu pracy jest wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, które umożliwiają efektywną komunikację niezależnie od miejsca wykonywania pracy.

Model ten różni się od tradycyjnej pracy stacjonarnej tym, że nie wymaga stałej obecności w dotychczasowym miejscu pracy pracownika. Jednocześnie odróżnia się od wykonywania pracy całkowicie zdalnej regularnym powrotem do biura, co pozwala utrzymać bezpośrednie kontakty z zespołem i zachować elementy kultury organizacyjnej charakterystyczne dla pracy w siedzibie firmy. Zasady pracy zdalnej oraz higieny pracy muszą być przestrzegane niezależnie od miejsca wykonywania pracy.

Jakie są rodzaje pracy hybrydowej?

Świat pracy hybrydowej to nie monolit, lecz tęcza możliwości dostosowanych do różnych potrzeb konkretnego pracownika i stylów zarządzania w trakcie zatrudnienia. Każda firma może wybrać model pracy, który najlepiej pasuje do jej kultury organizacyjnej i specyfiki działalności, uwzględniając przepisy dotyczące pracy zdalnej.

Harmonogram regularny

Ten model przypomina dobrze znany rytm pracy, tyle że rozłożony między domem a biurem. Pracownik ma z góry ustalony, przewidywalny harmonogram – na przykład poniedziałek i wtorek w biurze, resztę tygodnia w miejscu wykonywania pracy zdalnej. To rozwiązanie idealne dla osób, które cenią sobie stabilność i potrzebują jasnych ram czasowych oraz regulaminie pracy. Badania pokazują, że 43% firm wymaga obecności w biurze przez co najmniej dwa dni w tygodniu^[1], podczas gdy 46% organizacji oczekuje trzech lub więcej dni w roku kalendarzowym pracy stacjonarnej^[2].

Harmonogram elastyczny

To prawdziwa definicja elastyczności w kontekście pracy zdalnej. Pracownik sam decyduje, które dni spędzi w biurze, a które w domowym zaciszu, przy czym pracodawca może wprowadzić pewne ograniczenia zgodnie z regulaminem pracy zdalnej – na przykład minimum dwa dni w siedzibie firmy tygodniowo. Ten rodzaj pracy sprawdza się świetnie w organizacjach, gdzie liczy się rezultat, a nie fizyczna obecność przy wykonywaniu pracy.

Model rotacyjny

Przypomina dobrze skoordynowany balet, gdzie różne działy „tańczą” naprzemiennie między biurem a miejscem wykonywania pracy zdalnej. Jeden tydzień cały zespół marketingu wykonuje pracę zdalnie, podczas gdy dział sprzedaży zajmuje biuro, a w kolejnym tygodniu role się odwracają. To rozwiązanie szczególnie efektywne w większych organizacjach, gdzie można zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni biurowej oraz łączenie pracy zdalnej z obecnością w siedzibie pracodawcy.

Model zadaniowy

Najbardziej strategiczne podejście w kontekście pracy zdalnej, gdzie miejsce wykonywania pracy dyktuje charakter obowiązków zawodowych. Spotkania zespołowe, burze mózgów i projekty wymagające ścisłej współpracy odbywają się w biurze, natomiast praca wymagająca głębokiego skupienia – analiza danych, pisanie raportów, programowanie – przenosi się do cichego domowego biura. To model pracy dla prawdziwych strategów efektywności, który uwzględnia różnorodne formy pracy dostosowane do potrzeb konkretnego pracownika.

Gdzie sprawdzi się hybrydowy system pracy?

Praca hybrydowa największe sukcesy święci w branżach, gdzie mózg jest ważniejszy od mięśni, a rezultaty liczą się bardziej niż fizyczna obecność przy wykonywaniu pracy.

Sektor usług okazuje się prawdziwym eldorado dla modelu hybrydowego. Aż 64% firm z tej branży w pełni umożliwia wykonywanie pracy zdalnej^[3], podczas gdy w przemyśle ten odsetek spada do zaledwie 30%^[4]. To zrozumiałe – trudno przecież obsłużyć linię produkcyjną z domowego fotela, zachowując przy tym higieniczne warunki pracy.

Branża technologiczna i IT to naturalne środowisko dla pracy hybrydowej. Programiści, analitycy danych czy specjaliści od cyberbezpieczeństwa potrzebują głównie komputera i dobrego internetu – narzędzi pracy, które działają równie dobrze w biurze, jak i w miejscu wykonywania pracy zdalnej pod adresem zamieszkania pracownika. Finanse i księgowość to kolejny sektor, gdzie cyfry nie mają konkretnego adresu, a arkusze kalkulacyjne wyglądają tak samo niezależnie od lokalizacji.

Marketing i reklama, dziennikarstwo, tłumaczenia, a także zasoby ludzkie – to branże, gdzie kreatywność i komunikacja są ważniejsze od fizycznej obecności. Pracownicy z tych sektorów często twierdzą, że domowy spokój sprzyja koncentracji podczas wykonywania pracy, podczas gdy biurowe spotkania pomagają w budowaniu relacji i wymianie pomysłów związanych z pracą zdalną.

Jednak nie wszędzie model hybrydowy znajdzie zastosowanie. Sprzedawcy w sklepach stacjonarnych, pracownicy gastronomii, czy zespoły budowlane – dla nich fizyczna obecność pozostaje niezbędna. Podobnie przedstawiciele zawodów szczególnie niebezpiecznych lub wymagających specjalistycznego sprzętu dostępnego wyłącznie w zakładzie pracy, gdzie nie da się zapewnić odpowiednich warunków bezpieczeństwa i higieny pracy poza siedzibą pracodawcy.

Szczególną grupą są pracownicy wychowujący dziecko oraz pracownicy sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny posiadającymi orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. Dla nich model hybrydowy może być nie tylko udogodnieniem, ale wręcz koniecznością pozwalającą na pogodzenie obowiązków zawodowych z życiem prywatnym.

Model hybrydowy to przyszłość pracy dla sektora usług. Badania wskazują jednoznacznie, że firmy oferujące elastyczność w miejscu wykonywania pracy przyciągają i zatrzymują najlepsze talenty na rynku pracy. To już nie benefit, ale konieczność konkurencyjna. Organizacje, które nie dostosują się do tej rzeczywistości związanej z pracą zdalną, mogą stracić dostęp do najwartościowszych pracowników. Kluczowe jest jednak przestrzeganie wszystkich przepisów dotyczących pracy zdalnej i zapewnienie odpowiednich warunków bezpieczeństwa.

Max Cyrek, CEO Cyrek Digital

Jak wdrożyć hybrydowy system pracy?

Wdrożenie pracy hybrydowej wymaga precyzyjnego planowania, harmonijnej współpracy wszystkich instrumentów i dobrego dyrygenta:

Diagnoza i mapowanie potrzeb

Zanim rzucisz się w wir zmian związanych z pracą zdalną, musisz poznać swój zespół jak własną kieszeń. Przeprowadź szczere rozmowy z pracownikami – zbadaj ich oczekiwania, obawy związane z izolacją społeczną i preferencje dotyczące miejsca wykonywania pracy. Przeanalizuj charakter zadań w poszczególnych działach oraz możliwość zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscach innych niż siedziba pracodawcy. Nie każda rola nadaje się do modelu hybrydowego – programista może kodować z Bali, ale recepcjonista musi być na miejscu w godzinach pracy.

Stworzenie regulaminu pracy zdalnej

Kodeks pracy wymaga formalnego uregulowania zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawieranym z zakładową organizacją związkową lub w regulaminie ustalonym przez pracodawcę. To nie biurokracja dla biurokracji – to fundament, na którym zbudujesz cały system związany z pracą zdalną. Określ jasno:

• które stanowiska mogą wykonywać pracę hybrydowo,
• jaki będzie model pracy (regularny, elastyczny, rotacyjny czy zadaniowy), zasady komunikacji w godzinach pracy i dostępności,
• sposób pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych,
• procedury ochrony danych osobowych w kontekście pracy zdalnej.

Technologiczne uzbrojenie i narzędzia pracy

Inwestycja w odpowiednie narzędzia pracy to klucz do sukcesu wykonywania pracy zdalnej. Potrzebujesz platformy do komunikacji (Slack, Microsoft Teams), narzędzi do zarządzania projektami, systemów do wideokonferencji i bezpiecznego dostępu do danych firmowych. Pracodawca musi zapewnić lub pokryć koszty urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Pamiętaj o szkoleniu pracowników oraz pomocy technicznej – najlepsze narzędzie pracy nie zadziała, jeśli nikt nie wie, jak z niego korzystać w kontekście pracy zdalnej.

Przestrzeń biurowa 2.0 i konserwacją narzędzi pracy

Twoje biuro musi przejść metamorfozę w kontekście pracy hybrydowej. Zamiast indywidualnych biurek rozważ system „gorących biurek”, stwórz strefy do pracy zespołowej i indywidualnej, zadbaj o nowoczesne sale konferencyjne wyposażone w sprzęt do wideokonferencji. Biuro ma stać się centrum współpracy w ramach hybrydowego modelu pracy, nie miejscem cichej, indywidualnej pracy. Zaplanuj także serwis i konserwacją narzędzi pracy oraz urządzeń technicznych używanych w obu lokalizacjach.

Pilotaż i optymalizacja zgodnie z zasadami kontroli

Rozpocznij od małego pilotażu z jednym działem lub zespołem, uwzględniając zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej. Zbieraj feedback, analizuj, co działa w kontekście pracy zdalnej, a co wymaga poprawy w regulaminie pracy. Po trzech miesiącach przeprowadź ewaluację i dostosuj zasady dotyczące pracy zdalnej. Pamiętaj – nie ma uniwersalnego przepisu na sukces w obszarze pracy hybrydowej, każda organizacja musi znaleźć swój rytm pracy dostosowany do specyfiki działalności i potrzeb konkretnego pracownika.

Jakie są wady pracy hybrydowej?

W świecie hybrydowym komunikacja przypomina grę w „głuchy telefon” – każde niedopowiedzenie może przerosnąć w lawinę nieporozumień. Spontaniczne rozmowy przy ekspresie do kawy, które często rodzą najlepsze pomysły, stają się luksusem w kontekście pracy hybrydowej. Pracownicy wykonujący pracę zdalnie mogą czuć się jak kibice oglądający mecz przez płot – widzą fragmenty, ale tracą pełny obraz gry zespołowej w godzinach pracy. To prowadzi do sytuacji, gdzie niektórzy są na bieżąco, a inni dowiadują się o kluczowych decyzjach jako ostatni, szczególnie gdy nie ma jasnych procedur ochrony danych osobowych i komunikacji w ramach pracy zdalnej.

Samotność podczas wykonywania pracy zdalnej to nie tylko chwilowy dyskomfort – to prawdziwe zagrożenie dla zdrowia psychicznego. Brak codziennych interakcji, żartów z kolegami czy wspólnych przerw na lunch może prowadzić do poczucia wyobcowania w kontekście pracy hybrydowej. Pracownicy mogą czuć się jak na bezludnej wyspie, podczas gdy ich koledzy budują relacje w biurze w ramach tradycyjnego modelu pracy.

To zjawisko przypomina nierówną walkę w obszarze pracy hybrydowej – ci, którzy częściej pojawiają się w biurze, nieświadomie zyskują przewagę. Są bardziej widoczni dla przełożonych, częściej uczestniczą w nieformalnych rozmowach, gdzie rodzą się nowe projekty związane z pracą. Pracownicy wykonujący pracę zdalnie mogą czuć się jak aktorzy drugoplanowi we własnej karierze zawodowej, mimo przestrzegania wszystkich zasad kontroli i procedur związanych z pracą zdalną.

Kiedy miejsce zamieszkania staje się miejscem wykonywania pracy zdalnej, granica między życiem zawodowym a prywatnym zaczyna się rozmywać jak akwarela w deszczu. Pokusa, by „sprawdzić tylko jednego maila” wieczorem, czy presja, by być dostępnym poza godzinami pracy, może prowadzić do wypalenia zawodowego w kontekście pracy hybrydowej. Dom przestaje być schronieniem, a staje się przedłużeniem biura, gdzie obowiązują te same zasady kontroli i procedury co w siedzibie pracodawcy.

Problemy z Internetem, awarie urządzeń technicznych czy cyberataki to codzienność wykonywania pracy zdalnej. Każda przerwa w łączności może sparaliżować produktywność na godziny w kontekście pracy hybrydowej. To jak próba prowadzenia samochodu z niesprawnym silnikiem – nigdy nie wiesz, kiedy cię zawiedzie podczas wykonywania pracy. Dodatkowo kwestie związane z serwisem i konserwacją narzędzi pracy używanych w domu mogą generować dodatkowe koszty i komplikacje w obszarze pracy zdalnej.

Pracodawca ma ograniczone możliwości kontroli higienicznych warunków pracy w miejscu wykonywania pracy zdalnej pod adresem zamieszkania pracownika. Trudności w zapewnieniu właściwych standardów bezpieczeństwa i higieny pracy poza siedzibą pracodawcy mogą rodzić problemy prawne i organizacyjne w ramach pracy hybrydowej. Kwestie związane z procedurami ochrony danych osobowych oraz zapewnieniem odpowiednich warunków do wykonywania pracy stają się szczególnie skomplikowane w kontekście pracy zdalnej.

Jakie są zalety pracy hybrydowej?

Work-life balance, święty Graal współczesności w kontekście pracy zdalnej, to prawdopodobnie najcenniejszy skarb, jaki oferuje praca hybrydowa. Badania Cisco pokazują, że aż 59,7% pracowników w Polsce odczuło poprawę równowagi między życiem zawodowym a prywatnym dzięki możliwości wykonywania pracy zdalnej^[5]. Więcej czasu z rodziną, możliwość odwiezienia dzieci do szkoły, czy po prostu spokojne wypicie kawy bez pędu do biura w godzinach pracy. Oszczędność czasu na dojazdy to często co najmniej cztery godziny tygodniowo, które można przeznaczyć na to, co naprawdę ważne poza kontekstem pracy.

Blisko 69% pracowników w Polsce czuje się szczęśliwszych dzięki możliwości pracy z dowolnego miejsca w ramach modelu hybrydowego^[6]. To nie przypadek – możliwość wykonywania pracy w komfortowym środowisku, bez stresu związanego z korkami komunikacyjnymi czy przepełnionymi środkami transportu, naturalnie poprawia nastrój w kontekście pracy zdalnej. Dodatkowo, 57% ankietowanych ćwiczy więcej, a 52% poprawiło swoje nawyki żywieniowe dzięki elastyczności w miejscu wykonywania pracy^[7].

Paradoksalnie, mniej kontroli często oznacza więcej efektów w kontekście pracy zdalnej. Ponad 45% pracowników w badaniu Cisco odczuło wzrost wydajności i jakości wykonywania pracy w ramach modelu hybrydowego^[8]. Domowe środowisko często okazuje się mniej rozpraszające niż głośne biuro typu open space podczas wykonywania pracy. Badania profesora Nicholasa Blooma wykazały, że efektywność pracowników wykonujących pracę zdalnie i hybrydowo może być wyższa o około 10%^[9].

Firmy też nie narzekają na zalety pracy hybrydowej. Dzięki systemowi „gorących biurek” mogą zredukować koszty wynajmu powierzchni biurowej, a jednocześnie zyskać dostęp do szerszej puli talentów na rynku pracy – nie tylko z najbliższej okolicy siedziby pracodawcy. Model hybrydowy stał się magnesem na najlepszych specjalistów, dla których elastyczność w miejscu wykonywania pracy to już nie benefit, a podstawowe oczekiwanie w kontekście zatrudnienia.

Pracodawcy mogą zoptymalizować koszty związane z utrzymaniem pełnej powierzchni biurowej w kontekście pracy hybrydowej. Mniejsze zużycie energii elektrycznej w biurze, redukcja kosztów związanych z urządzeniami technicznymi oraz możliwość wykorzystania prywatnego sprzętu pracowników (z odpowiednim ekwiwalentem) to wymierne korzyści finansowe w obszarze pracy zdalnej.

Pracownicy, którzy czują się zaufani i mają wpływ na organizację swojej pracy w miejscu wykonywania pracy zdalnej, rzadziej szukają nowego zatrudnienia. To proste równanie – zadowolony pracownik to stabilny pracownik w kontekście pracy hybrydowej, a stabilny zespół to mniejsze koszty rekrutacji i szkoleń na rynku pracy.

Szczególne zalety praca hybrydowa przynosi pracownikom wychowującym dziecko, osobom sprawującym opiekę nad członkiem rodziny posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności oraz kobietom w ciąży. Dla tej grupy elastyczność w miejscu wykonywania pracy może być kluczowa dla pogodzenia obowiązków zawodowych z życiem prywatnym w ramach pracy zdalnej, zgodnie z przepisami kodeksu pracy dotyczącymi ochrony tych grup pracowników.