Plan taktyczny firmy – co to jest i jak go stworzyć?

Plan taktyczny jest ważnym elementem każdej strategii operacyjnej. Jak go stworzyć i jak pozwala on przekładać długoterminowe cele na konkretne działania?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest plan taktyczny firmy?
• Jakie są elementy planu taktycznego firmy?
• Jak stworzyć plan taktyczny firmy?
• Jakie są przykłady planów taktycznych firm?
• Jakie narzędzia i metody stosuje się w planach taktycznych firm?
• Jaka jest rola planu taktycznego firmy?

Plan taktyczny firmy – definicja

Plan taktyczny firmy to dokument określający konkretne działania, które należy podjąć w krótkim okresie (od kilku miesięcy do roku), żeby osiągnąć określone cele operacyjne i strategiczne. Skupia się na operacyjnych aspektach działalności firmy i wyznacza kroki realizacji strategii biznesowej. Zawiera harmonogram działań, listę niezbędnych zasoby, odpowiedzialności oraz KPI^{[1] [2]}.

Plan taktyczny firmy to szczegółowy plan operacyjny, który określa krótkoterminowe działania i zasoby potrzebne do osiągnięcia strategicznych celów przedsiębiorstwa.

Definicja planu taktycznego firmy

Ogólnie rzecz biorąc, plan taktyczny pomaga organizacjom alokować zasoby i koordynować działania, żeby osiągnąć określone wyniki. Jest bardziej szczegółowy i praktyczny niż plan strategiczny, który koncentruje się na długoterminowych celach i ogólnym kierunku rozwoju organizacji.

W zależności od planowania strategicznego, plan taktyczny określa, jak zasoby firmy – personel, finanse czy technologie – będą stosowane i jakie działania zostaną podjęte w krótkim okresie. Gwarantuje on, że codzienne działania firmy nie odbiegają od wyznaczonej ścieżki strategicznej. Mówiąc inaczej, plan strategiczny działa jak kompas wskazujący kierunek, podczas gdy plan taktyczny jest mapą szczegółowo opisującą drogę do celu, obejmującą konkretne etapy i działania potrzebne do przebycia tej drogi.

Elementy planu taktycznego firmy

Plan taktyczny firmy składa się z następujących elementów:

• Cele taktyczne są konkretne i skoncentrowane na krótkoterminowych osiągnięciach. Są bezpośrednio powiązane z długoterminowymi celami strategicznymi firmy.
• Zadania i działania to szczegółowe kroki, które muszą zostać podjęte, aby osiągnąć cele taktyczne. Każde zadanie powinno być jasno określone, mieć wyznaczony zakres i czas realizacji oraz być przypisane do osób odpowiedzialnych za ich realizację.
• Zasoby obejmują wszystko, co jest potrzebne do realizacji planu, w tym zasoby ludzkie, finansowe, technologiczne i materialne.
• Harmonogram określa czas realizacji poszczególnych zadań i działań.
• Przypisanie ról i odpowiedzialności to nic innego jak określenie, kto będzie odpowiedzialny za realizację poszczególnych zadań i działań.
• Budżet jest finansowym planem działań i określa, jakie koszty będą związane z realizacją planu taktycznego. Zawiera szczegółowy podział wydatków na poszczególne działania i zasoby.
• KPI to wskaźniki efektywności umożliwiające pomiar postępów w realizacji celów taktycznych. Pomagają monitorować, czy działania przynoszą oczekiwane rezultaty i czy firma zmierza we właściwym kierunku.

Tworzenie planu taktycznego firmy

Prace nad planem taktycznym firmy zaczynają się od dokładnego zrozumienia celów strategicznych organizacji – należy je przełożyć na konkretne, mierzalne cele krótkoterminowe, które można osiągnąć w ciągu kilku miesięcy. W pierwszej kolejności należy zidentyfikować cele wymagające szybkiej realizacji – do tego celu można użyć matrycy Eisenhowera.

Następnie należy określić szczegółowy podział zadań i działań koniecznych, żeby osiągnąć wyznaczone cele. Każde zadanie powinno zawierać precyzyjny opisem tego, co, kiedy i jak trzeba zrobić. Każde zadanie powinno być też przypisane do konkretnej osoby lub zespołu.

Kolejnym krokiem jest ustalenie harmonogramu. Terminy realizacji poszczególnych zadań powinny być realistyczne, co znaczy, że muszą uwzględniać zarządzanie czasem dopasowane do możliwości zespołu, zasobów przydzielonych do realizacji zadań oraz wpływu możliwych opóźnień. Równocześnie warto opracować budżet – powinien być on maksymalnie szczegółowy, a także uwzględniać możliwe straty i przestoje. Warto też pamiętać, żeby – podobnie jak terminy – był realistyczny, ponieważ zbyt mały budżet może doprowadzić do fiaska całego planu taktycznego.

Plan taktyczny firmy musi również uwzględnić zasoby potrzebne do realizacji działań, takie jak ludzie, sprzęt, technologie czy materiały. W tym wypadku warto działać na takich samych zasadach, jak w przypadku budżetowania – zespoły odpowiedzialne za realizację planu powinny mieć dostęp do wszystkich potrzebnych zasobów, bo choć niejednokrotnie zdarza się, że personelowi udaje się osiągnąć cele mimo braków w zasobach, to na dłuższą metę niedobory zasobów mogą prowadzić do mniejszego zaangażowania pracowników, a także większej rotacji zatrudnienia.

Koniecznie należy ustalić KPI, które pozwolą na bieżąco oceniać, czy działania prowadzą do osiągnięcia zamierzonych celów. Dokładny zakres KPI powinien być dostosowany do specyfiki zadań i projektu. Nie wolno też zapominać o regularnym raportowaniu wyników.

Warto też poświęcić czas na analizę ryzyka – identyfikacja wszystkich potencjalnych zagrożeń pozwala zawczasu opracować strategie zarządzania ryzykiem i sprawia, że firma będzie lepiej przygotowana na nieprzewidziane sytuacje.

Przykłady planów taktycznych firm

Żeby lepiej zrozumieć, jak tworzyć plany taktyczne, warto przyjrzeć się poniższym przykładom:

• Startup z branży technologicznej zajmujący się oprogramowaniem może opracować plan taktyczny skoncentrowany się na rozwoju nowej wersji flagowego produktu. Plan powinien zawierać szczegółowy harmonogram prac programistycznych, beta testów, kampanii marketingowych oraz szkolenia zespołów wsparcia technicznego.
• Sieć supermarketów może stworzyć plan taktyczny na okres świąteczny, którego celem będzie zwiększenie sprzedaży o 30%. Plan musi obejmować zamówienie dodatkowych zapasów popularnych produktów, reorganizację układu sklepu w celu promowania sezonowych artykułów, kampanie reklamowe w mediach społecznościowych oraz szkolenie personelu w zakresie obsługi zwiększonego ruchu klientów.
• Bank może wdrożyć plan taktyczny, żeby poprawić obsługę klienta i zwiększyć liczbę otwieranych kont o 20%. Plan powinien uwzględniać wdrożenie technologii ułatwiających proces otwierania kont, szkolenie pracowników z nowoczesnych metod obsługi klienta oraz kampanie promocyjne oferujące specjalne warunki dla nowych klientów.
• Firma produkująca elektronikę może opracować plan taktyczny, żeby o 15% zwiększyć efektywność produkcji. W jego ramach powinny znajdować się m.in. optymalizacja procesów produkcyjnych, inwestycje w automatyzację, przeszkolenie pracowników w zakresie nowych procedur oraz renegocjacja umów z dostawcami.
• Firma e-commerce może chcieć zwiększyć obecność w mediach społecznościowych o 25% i zaangażowanie o 15% w ciągu sześciu miesięcy. Jej plan taktyczny powinien obejmować regularne publikowanie wartościowych treści, kampanie reklamowe w mediach społecznościowych. Skuteczność działań w tym wypadku należy mierzyć poprzez analizę liczby nowych obserwujących, poziomu zaangażowania, ruchu na stronie i konwersji.

Narzędzia i metody stosowane w planach taktycznych firm

W planach taktycznych firmy stosuje się różnorodne narzędzia i metody. W przypadku narzędzi wyróżnia się oprogramowanie do zarządzania projektami (np. Microsoft Project, Trello czy Asana), systemy ERP i CRM, różnorodne narzędzia analityczne, a także narzędzia do ilustrowania przebiegu projektu, takie jak diagramy Gantta czy tablice Kanban.

Znacznie szerzej należy powiedzieć o metodach – istnieje ich tyle, że każda firma bez problemu znajdzie metodologię pracy nad planem taktycznym dopasowaną do swojej specyfiki, branży czy kultury organizacyjnej. Do najpopularniejszych metod zalicza się m.in.:

• Metoda SMART służy do definiowania celów, które są konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i ograniczone w czasie. Pomaga precyzyjnie określić, co należy osiągnąć i co należy zrobić.
• Analiza SWOT to technika oceny mocnych i słabych stron organizacji oraz identyfikacji szans i zagrożeń w otoczeniu. Pozwala lepiej zrozumieć wewnętrzne i zewnętrzne czynniki wpływające na realizację planu taktycznego.
• Metoda PERT (Program Evaluation and Review Technique) jest używana do planowania i kontrolowania harmonogramów projektów. Polega na analizie i wyznaczaniu najkrótszych ścieżek realizacji zadań.
• Benchmarking polega na porównywaniu procesów i wyników własnej firmy z najlepszymi praktykami w branży. Umożliwia identyfikację obszarów wymagających poprawy oraz wdrażanie sprawdzonych rozwiązań.
• Zarządzanie przez cele to metoda zarządzania, która polega na wspólnym ustalaniu celów przez menedżerów i pracowników oraz monitorowaniu ich realizacji. Angażuje pracowników w proces planowania i zwiększa motywację do osiągania celów.
• Analiza Pareto, znana również jako zasada 80/20, polega na identyfikacji i skupieniu się na tych 20% działań, które przynoszą 80% rezultatów. Pomaga w priorytetyzacji zadań i efektywnym zarządzaniu zasobami.
• Cykl Deminga (znany też jako PDCA, co jest skrótem od Plan, Do, Check, Act) to metoda ciągłego doskonalenia, która polega na planowaniu, realizacji, sprawdzaniu i wprowadzaniu działań naprawczych. Umożliwia systematyczne podejście do problemów i optymalizację procesów.
• Wykres Ishikawy, znany też jako diagram rybiej ości, pomaga w identyfikacji potencjalnych przyczyn problemów.
• Metoda ścieżki krytycznej polega na identyfikacji najważniejszych zadań wpływających na harmonogram projektu.

Rola planu taktycznego firmy

Plan taktyczny firmy umożliwia realizację strategicznych i taktycznych celów organizacji poprzez szczegółowe określenie krótkookresowych działań operacyjnych. Jest jednym z podstawowych narzędzi zarządzania zasobami, harmonogramem oraz budżetem.

Dzięki planowi taktycznemu firma może koordynować działania różnych działów, monitorować postępy, a także szybko reagować na zmiany. Służy on też jako punkt wyjścia do oceny wyników i wprowadzania korekt, co może zwiększać elastyczność organizacji. Jest też nieoceniony w przekształcaniu długoterminowych strategii w konkretne kroki, dzięki czemu firma może konsekwentnie realizować swoje cele biznesowe.