Pipeline – co to jest? 

Wprowadzenie pipeline do codziennej pracy pozwala na większą kontrolę nad procesami i skuteczniejsze osiąganie celów biznesowych. Dzięki niemu można bowiem zyskać pełniejszy obraz postępu działań, identyfikować potencjalne wyzwania oraz lepiej planować zasoby.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest pipeline?
• Czym różni się pipeline od lejka sprzedażowego?
• Jakie są elementy pipeline?
• Jak stworzyć pipeline?
• Jakie są zastosowania pipeline?
• Jakie są korzyści wynikają z zastosowania pipeline?

Pipeline – definicja

Pipeline to pojęcie, które odgrywa fundamentalną rolę w zarządzaniu sprzedażą, marketingiem i projektami.

Pipeline to narzędzie służące do monitorowania i zarządzania poszczególnymi etapami procesu, takimi jak np. pozyskiwanie klientów, realizacja kampanii marketingowych czy zarządzanie zadaniami w projekcie.

Definicja pipeline

Pipeline umożliwia wizualizację postępu w danym procesie, identyfikację obszarów wymagających uwagi oraz lepsze planowanie zasobów i działań. Dzięki temu firmy mogą efektywniej zarządzać swoimi działaniami, minimalizować ryzyko oraz zwiększać szanse na sukces.

Pipeline a lejek sprzedażowy

Pipeline, czyli tzw. rura sprzedażowa, odnosi się do zarządzania szansami sprzedażowymi od momentu ich identyfikacji do finalizacji transakcji. Jest linearne i strukturalne – ukazuje, w jaki sposób potencjalni klienci przechodzą przez konkretne etapy sprzedaży, np. identyfikację leadów, sprawdzanie ich zainteresowania pierwsze spotkania, przedstawienie produktów, negocjacje i zamknięcie sprzedaży. Pojęcie to odzwierciedla działania sprzedawcy i wewnętrzne procesy sprzedażowe.

Lejek sprzedażowy (ang. sales funnel) koncentruje się bardziej na perspektywie klienta oraz na procesie filtrowania potencjalnych nabywców w zależności od ich zainteresowania, zaangażowania i gotowości do zakupu. Ilustruje zmniejszającą się liczbę potencjalnych klientów w miarę ich przechodzenia przez kolejne etapy: od szerokiej grupy zainteresowanych, przez bardziej zaangażowanych, aż po rzeczywistych nabywców. Podkreśla stratę potencjalnych klientów na różnych etapach, co pozwala zrozumieć, jakie działania marketingowe lub sprzedażowe są skuteczne, a które wymagają naprawy błędów lub niedopatrzeń.

Oba pojęcia są komplementarne w analizie i optymalizacji procesów sprzedażowych. Lejek dostarcza danych o skuteczności przyciągania i utrzymywania potencjalnych klientów, co wpływa na decyzje dotyczące zarządzania pipeline’em. Analiza lejka może ujawnić, że większość klientów odpada na etapie pierwszego kontaktu, co wymaga zmiany strategii w pipeline, np. zmodyfikowania sposobu prezentacji oferty na bardziej autentyczny z punktu widzenia klientów.

Elementy pipeline

Pipeline dzieli się na różne etapy, które odzwierciedlają kolejne kroki w danym procesie. W sprzedaży mogą to być etapy takie jak pozyskanie leada, kwalifikacja, przedstawienie produktu lub oferty, negocjacje i zamknięcie transakcji.

W projektach etapy mogą obejmować planowanie, realizację, testowanie i wdrożenie. Etapy z kolei składają się z mniejszych kroków, które określają konkretne działania do wykonania. Kroki pomagają dokładnie monitorować postępy. 

W pipeline sprzedażowym leady to potencjalni klienci, którzy przechodzą przez kolejne etapy, aż do momentu zamknięcia sprzedaży. W kontekście projektów mogą to być konkretne zadania lub elementy pracy, które przechodzą przez kolejne fazy realizacji. 

Pipeline często monitoruje się za pomocą wskaźników, takich jak współczynnik konwersji, czas spędzony na danym etapie, wartość potencjalnych transakcji, efektywność procesu sprzedaży czy prognozowany przychód. Pomagają w ocenie efektywności działań. 

Współczesne pipeline często korzystają ze specjalistycznych narzędzi do zautomatyzowanego zarządzania i śledzenia postępu. Narzędzia mogą automatycznie przypisywać zadania, generować raporty i wysyłać przypomnienia. Pozwalają też łączyć dane z pipeline z informacjami pozyskanymi z różnych etapów lejka sprzedażowego.

Tworzenie pipeline

Tworzenie pipeline wymaga przestrzegania następujących zasad:

Zdefiniuj cel

Określ, co chcesz osiągnąć za pomocą pipeline. Może to być lepsze zarządzanie procesem sprzedaży, monitorowanie biegu projektu lub optymalizacja kampanii marketingowej. Jasne określenie celu pozwoli na dopasowanie kolejnych etapów do Twoich potrzeb. Nie zapominaj, że musisz być w stanie zrealizować założone cele – inaczej będę one tylko zaciemniać obraz całości.

Określ etapy procesu

Zidentyfikuj poszczególne etapy, które składają się na cały proces. W przypadku procesu sprzedażowego etapy mogą obejmować: pozyskanie klienta, kwalifikację, prezentację oferty, negocjacje i zamknięcie transakcji. Bez względu na zakres etapów, każdy z nich musi odzwierciedlać rzeczywisty przebieg procesu.

Zdefiniuj kroki w każdym etapie

Każdy trzeba podzielić na konkretne kroki, które muszą zostać wykonane, aby przejść do następnego etapu. W etapie kwalifikowania leadów działania mogą składać się z wstępnej rozmowy telefonicznej, przedstawienia oferty, prezentacji produktu czy analizy potrzeb klienta. Kroki wpływają na skuteczność procesu – zarówno klient, jak i pracownik organizacji muszą wiedzieć, z czym mają do czynienia.

Określ odpowiedzialność

Przydziel odpowiedzialność za każdy etap i kroki. Odpowiedz sobie na pytania w rodzaju “kto będzie odpowiadał za realizację danego zadania?” lub “kto będzie monitorować postęp?” Jasne przypisanie zadań zapewni, że każdy element będzie działał prawidłowo, a także ułatwi pracownikom skoncentrowanie się na najważniejszych aspektach np. procesu sprzedaży produktu.

Ustal wskaźniki sukcesu

Określ, jakie wskaźniki będą używane do mierzenia efektywności. Mogą to być np. współczynnik konwersji, czas spędzony na każdym etapie, liczba zamkniętych transakcji czy wartość potencjalnych przychodów, ale wybrane KPI powinny zawsze odnosić się do specyfiki Twoich działań oraz obranych na początku celów.

Wybierz narzędzia

Wybierz narzędzia lub oprogramowanie, które będą wspierać zarządzanie pipeline. Systemy CRM (Customer Relationship Management) są często używane do zarządzania pipeline sprzedażowym, natomiast narzędzia do zarządzania projektami (np. Trello, Asana, JIRA) mogą wspierać pipeline w kontekście projektów. 

Stwórz i przetestuj pipeline

Zbuduj pipeline zgodnie z zaplanowanymi etapami i krokami, a następnie przetestuj go na małej skali. Upewnij się, że wszystkie elementy działają prawidłowo i wprowadzaj niezbędne poprawki na podstawie wyników testów.

Zintegruj pipeline z codziennymi działaniami

Po przetestowaniu i wdrożeniu trzeba jeszcze zintegrować pipeline z codziennymi działaniami zespołu. Wszyscy członkowie zespołu muszą rozumieć rozumieją, jak korzystać z tego narzędzia (i jak rozumieć to pojęcie) oraz znać swoje role.

Monitoruj i optymalizuj

Regularnie monitoruj działanie pipeline za pomocą wybranych KPI i zbieraj feedback od zespołu. Na podstawie tych danych optymalizuj działania, aby lepiej spełniały założone cele i przynosiły jeszcze większe korzyści.

Zastosowania pipeline

W sprzedaży pipeline pozwala sprzedawcom i managerom zrozumieć, które transakcje są najbardziej zaawansowane oraz co trzeba zrobić, aby przyspieszyć ich zamknięcie. Przykładowo w organizacjach B2B, gdzie cykl sprzedaży jest zazwyczaj skomplikowany, pipeline umożliwia monitorowanie najważniejszych działań, co minimalizuje ryzyko utraty potencjalnego klienta przez brak odpowiednich działań.

W marketingu pomaga w śledzeniu efektywności kampanii generujących leady i oceny ich jakości w kontekście sprzedażowym. Działy marketingu i sprzedaży mogą dzięki temu lepiej koordynować swoje działania. Jeżeli analiza wykazuje niski współczynnik przechodzenia leadów z etapu zainteresowania do etapu kwalifikowania, dział marketingu może dostosować swoje kampanie w celu przyciągnięcia bardziej dopasowanych klientów.

Pipeline stosuje się też w prognozowaniu przychodów. Analiza danych dotyczących liczby szans sprzedażowych na poszczególnych etapach procesu pozwala firmom przewidzieć przyszłe wyniki finansowe z większą dokładnością, dzięki czemu firma może zauważyć, że jeśli w danym okresie roku zamyka większą liczbę transakcji, może zaplanować dodatkowe wsparcia dla zespołu sprzedaży w tym czasie.

Korzyści wynikające z zastosowania pipeline

Pipeline pozwala przejrzyście zarządzać postępem pracy, a dzięki jasnemu podziałowi na etapy i kroki, zespół wie dokładnie, co należy zrobić na każdym etapie, co minimalizuje chaos i pozwala skupić się na priorytetach. Dzięki niemu można przewidywać wyniki na podstawie analizy obecnych danych, np. można prognozować przyszłe przychody, analizując ilość i jakość leadów w poszczególnych etapach. To pozwala na lepsze planowanie zasobów i działań.

W kontekście operacyjnym pipeline wspiera również optymalizację procesów, ponieważ umożliwia identyfikację wąskich gardeł w przepływie sprzedaży. Jeżeli duża liczba szans sprzedażowych “utknie” na etapie negocjacji, może to wskazywać na potrzebę szkolenia zespołu sprzedaży z zakresu argumentacji cenowej lub modyfikacji samej oferty.

Menedżerowie i członkowie zespołu mogą wykorzystywać “rurę sprzedażową” do monitorowania, na jakim etapie znajduje się dany projekt, kampania czy proces sprzedaży, co ułatwia komunikację i podejmowanie decyzji. Ułatwia to szybkie reakcje, jeśli zajdzie taka potrzeba, a także ma znaczenie w lepszym rozplanowaniu zadań i optymalizacji czasu pracy.

Pipeline to podejście i narzędzie do ciągłego doskonalenia działań poprzez analizę wyników i identyfikację najlepszych praktyk. Umożliwia to eliminację nieefektywnych działań oraz skupienie się na tych, które przynoszą najlepsze rezultaty, co w dłuższej perspektywie podnosi skuteczność całego zespołu. Lepsze zarządzanie procesami przekłada się też na wyższą jakość obsługi klienta.