Pipeline – co to jest? 

Wprowadzenie pipeline do codziennej pracy pozwala na większą kontrolę nad procesami i skuteczniejsze osiąganie celów biznesowych. Dzięki niemu można bowiem zyskać pełniejszy obraz postępu działań, identyfikować potencjalne wyzwania oraz lepiej planować zasoby.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest pipeline?
• Z jakich elementów składa się pipeline?
• Jak stworzyć pipeline?
• Jakie korzyści wynikają z zastosowania pipeline?

Pipeline – definicja

Pipeline to pojęcie, które odgrywa fundamentalną rolę w zarządzaniu sprzedażą, marketingiem i projektami.

Pipeline to narzędzie służące do monitorowania i zarządzania poszczególnymi etapami procesu, takimi jak np. pozyskiwanie klientów, realizacja kampanii marketingowych czy zarządzanie zadaniami w projekcie.

Definicja pipeline

Pipeline pozwala na wizualizację postępu w danym procesie, identyfikację obszarów wymagających uwagi oraz lepsze planowanie zasobów i działań. Dzięki temu firmy mogą efektywniej zarządzać swoimi działaniami, minimalizować ryzyko oraz zwiększać szanse na sukces.

Elementy pipeline

Pipeline składa się z kilku elementów, które pomagają w zarządzaniu procesami sprzedażowymi, marketingowymi lub projektowymi:

• Etapy (Stages) – pipeline dzieli się na różne etapy, które odzwierciedlają kolejne kroki w danym procesie. W sprzedaży mogą to być etapy takie jak pozyskanie leada, kwalifikacja, prezentacja oferty, negocjacje i zamknięcie transakcji. W projektach etapy mogą obejmować planowanie, realizację, testowanie i wdrożenie.
• Kroki (Steps) – każdy etap składa się z mniejszych kroków, które określają konkretne działania do wykonania. Kroki te pomagają dokładnie monitorować postęp w każdym etapie pipeline. 
• Leady lub zadania (Leads or tasks) – w pipeline sprzedażowym leady to potencjalni klienci, którzy przechodzą przez kolejne etapy, aż do momentu zamknięcia sprzedaży. W kontekście projektów mogą to być konkretne zadania lub elementy pracy, które przechodzą przez kolejne fazy realizacji. 
• Wskaźniki (Metrics) – pipeline jest często monitorowany za pomocą wskaźników, takich jak współczynnik konwersji, czas spędzony na każdym etapie, wartość potencjalnych transakcji czy prognozowany przychód. Wskaźniki te pomagają w ocenie efektywności procesu. 
• Automatyzacja i narzędzia (Automation and tools) – współczesne pipeline często korzystają z automatyzacji i specjalistycznych narzędzi do zarządzania i śledzenia postępu. Narzędzia te mogą automatycznie przypisywać zadania, generować raporty i wysyłać przypomnienia, co zwiększa efektywność zarządzania pipeline.

Każdy z tych elementów współpracuje ze sobą, tworząc spójny system zarządzania, który pozwala na lepsze planowanie, realizację i monitorowanie działań w firmie.

Tworzenie pipeline

Tworzenie pipeline wymaga starannego planowania i zrozumienia procesu, który ma być monitorowany lub zarządzany. Aby stworzyć efektywny pipeline:

Zdefiniuj cel

Określ, co chcesz osiągnąć za pomocą pipeline. Może to być lepsze zarządzanie procesem sprzedaży, monitorowanie postępu projektu lub optymalizacja kampanii marketingowej. Jasne określenie celu pozwoli na dopasowanie pipeline do specyficznych potrzeb.

Określ etapy procesu

Zidentyfikuj poszczególne etapy, które składają się na cały proces. W przypadku pipeline sprzedażowego etapy mogą obejmować: pozyskanie leada, kwalifikację, prezentację oferty, negocjacje i zamknięcie transakcji. Upewnij się, że każdy etap odzwierciedla rzeczywisty przebieg procesu.

Zdefiniuj kroki w każdym etapie

Każdy etap powinien być podzielony na konkretne kroki, które muszą zostać wykonane, aby przejść do następnego etapu. Przykładowo, w etapie kwalifikacji może to być wstępna rozmowa telefoniczna, wysyłka oferty czy analiza potrzeb klienta.

Określ odpowiedzialność

Przydziel odpowiedzialność za każdy etap i krok w pipeline. Kto będzie odpowiadał za realizację danego zadania? Kto będzie monitorować postęp? Jasne przypisanie zadań zapewni, że każdy element pipeline będzie prawidłowo zarządzany.

Ustal wskaźniki sukcesu

Określ, jakie wskaźniki będą używane do mierzenia efektywności pipeline. Mogą to być wskaźniki, takie jak współczynnik konwersji, czas spędzony na każdym etapie, liczba zamkniętych transakcji czy wartość potencjalnych przychodów. Monitorowanie tych wskaźników pozwoli na bieżąco oceniać efektywność pipeline.

Wybierz narzędzia

Wybierz narzędzia lub oprogramowanie, które będą wspierać zarządzanie pipeline. Systemy CRM (Customer Relationship Management) są często używane do zarządzania pipeline sprzedażowym, natomiast narzędzia do zarządzania projektami (np. Trello, Asana, JIRA) mogą wspierać pipeline w kontekście projektów. 

Stwórz i przetestuj pipeline

Zbuduj pipeline zgodnie z zaplanowanymi etapami i krokami, a następnie przetestuj go na małej skali. Upewnij się, że wszystkie elementy działają prawidłowo i wprowadzaj niezbędne poprawki na podstawie wyników testów.

Zintegruj pipeline z codziennymi działaniami

Po przetestowaniu i wdrożeniu pipeline, zintegrowanie go z codziennymi działaniami zespołu jest kluczowe. Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją, jak korzystać z pipeline i jakie są ich role w tym procesie.

Monitoruj i optymalizuj

Regularnie monitoruj działanie pipeline za pomocą wybranych wskaźników i zbieraj feedback od zespołu. Na podstawie tych danych optymalizuj pipeline, aby lepiej spełniał swoje zadania i przynosił jeszcze większe korzyści.

Tworzenie pipeline to proces, który może wymagać czasu i ciągłej optymalizacji, ale kiedy jest dobrze zaprojektowany, znacznie ułatwia zarządzanie procesami i pomaga osiągać lepsze wyniki. 

Korzyści wynikające z zastosowania pipeline

Zastosowanie pipeline przynosi wiele korzyści, które mają istotny wpływ na efektywność zarządzania procesami w sprzedaży, marketingu i projektach. Są to m.in.:

• Lepsza organizacja pracy – pipeline umożliwia przejrzyste i uporządkowane zarządzanie procesami, co ułatwia śledzenie postępu pracy. Dzięki jasnemu podziałowi na etapy i kroki, zespół wie dokładnie, co należy zrobić na każdym etapie, co minimalizuje chaos i pozwala skupić się na priorytetach. 
• Zwiększona przewidywalność – dzięki pipeline możliwe jest przewidywanie wyników na podstawie analizy obecnych danych. Na przykład w pipeline sprzedażowym można prognozować przyszłe przychody, analizując ilość i jakość leadów w poszczególnych etapach. To pozwala na lepsze planowanie zasobów i działań.
• Większa efektywność zespołu – pipeline pomaga zidentyfikować wąskie gardła i obszary, które wymagają poprawy. Dzięki temu zespół może skoncentrować swoje wysiłki na kluczowych działaniach, co prowadzi do szybszego osiągania celów. Automatyzacja niektórych etapów dodatkowo przyspiesza realizację zadań.
• Zwiększona przejrzystość – pipeline zapewnia pełną widoczność postępu procesów dla wszystkich zaangażowanych stron. Menedżerowie i członkowie zespołu mogą łatwo monitorować na jakim etapie znajduje się dany projekt, kampania czy proces sprzedaży, co ułatwia komunikację i podejmowanie decyzji.
• Szybsze podejmowanie decyzji – dzięki bieżącemu monitoringowi i analizie wskaźników pipeline, menedżerowie mogą szybko reagować na zmieniające się warunki i podejmować trafne decyzje. Przykładowo, widząc spadek efektywności w konkretnym etapie, można natychmiast wprowadzić odpowiednie działania naprawcze. 
• Lepsze zarządzanie czasem – pipeline pomaga w lepszym rozplanowaniu zadań i optymalizacji czasu pracy. Dzięki temu, że każdy etap jest jasno określony, łatwiej jest zaplanować i zrealizować zadania w optymalnym czasie, co przekłada się na ogólną efektywność pracy zespołu. 
• Zwiększona skuteczność działań – pipeline pozwala na ciągłe udoskonalanie procesów poprzez analizę wyników i identyfikację najlepszych praktyk. Umożliwia to eliminację nieefektywnych działań oraz skupienie się na tych, które przynoszą najlepsze rezultaty, co w dłuższej perspektywie podnosi skuteczność całego zespołu.
• Wzrost satysfakcji klientów – lepsze zarządzanie procesami przekłada się na wyższą jakość obsługi klienta. Dzięki pipeline zespoły mogą bardziej efektywnie odpowiadać na potrzeby klientów, prowadzić ich przez proces sprzedaży czy realizacji projektu, co w efekcie zwiększa ich satysfakcję i lojalność.

Wdrożenie pipeline pozwala firmom na optymalizację działań, zwiększenie efektywności oraz lepsze zarządzanie zasobami, co prowadzi do osiągnięcia wyższych wyników biznesowych. 

Bibliografia:

• Richard Forrest, The Ultimate Guide to B2B Sales Prospecting: 4 steps to unlock your hidden market. Michael Hanrahan Publishing, 2017. 
• Łukasz Kosuniak, Marketing automation krok po kroku. Marketer, 2023.  
• Tyler Marylou, Predictable Prospecting: How to Radically Increase Your B2B. McGraw-Hill Education, 2016. 
• A.G. Lafley, Roger L. Martin, Playing to Win: How Strategy Really Works. Harvard Business Review Press, 2013.