​Performance Prism – czym jest i jakie ma zastosowanie?

Performance Prism to zaawansowany model zarządzania wydajnością, który oferuje organizacjom holistyczne podejście do analizy i optymalizacji ich działalności. Dzięki swojemu kompleksowemu charakterowi umożliwia firmom lepsze dostosowanie strategii i procesów biznesowych, co przekłada się na zwiększenie efektywności i budowanie trwałych relacji z kluczowymi interesariuszami.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest Performance Prism?
• Jakie są elementy Performance Prism?
• Jak i gdzie można stosować Performance Prism?
• Jakie są zależności między Performance Prism a innymi modelami zarządzania?

​Performance Prism – definicja

Performance Prism (dosłownie pryzmat wydajności) jest zaawansowanym modelem zarządzania wydajnością. Jego głównym celem jest dostarczenie menedżerom narzędzi, niezbędnych do zrozumienia i poprawy wydajności na wszystkich poziomach organizacji. Model opiera się na pięciu perspektywach: strategii organizacji, procesach biznesowych, zdolnościach, wkładach (np. zasobach finansowych) oraz wynikach i efektach działalności. Pozwalają one kompleksowo analizować działalność organizacji^[1].

Performance Prism jest modelem zarządzania wydajnością, który koncentruje się na zaspokajaniu oczekiwań interesariuszy i optymalizacji procesów biznesowych w organizacji.

Definicja Performance Prism

Historia Performance Prism sięga wczesnych lat 2000, kiedy to Andy Neely, Chris Adams i Mike Kennerley zidentyfikowali potrzebę stworzenia bardziej zintegrowanego i elastycznego podejścia do zarządzania wydajnością. Ich prace badawcze wskazywały na ograniczenia istniejących modeli, które często koncentrowały się na wąskim zakresie wskaźników i pomijały ważne aspekty, takie jak interesariusze czy zmieniające się warunki rynkowe. W odpowiedzi na te wyzwania opracowali Performance Prism^[2].

Od momentu jego wprowadzenia, Performance Prism zyskał uznanie na świecie jako wartościowe narzędzie zarządzania, które pomaga organizacjom w różnych branżach i na różnych etapach rozwoju w identyfikacji obszarów do poprawy, ustalaniu priorytetów działań oraz monitorowaniu postępów w realizacji celów strategicznych. Jego uniwersalność i elastyczność sprawiają, że sprawdza się zarówno w dużych korporacjach, jak i w małych przedsiębiorstwach.

​Elementy Performance Prism

Performance Prism jest zaawansowanym frameworkiem zarządzania wydajnością, który umożliwia organizacjom kompleksową analizę i optymalizację ich działalności operacyjnej i strategicznej poprzez pięć kluczowych wymiarów. Oferuje holistyczne podejście do zarządzania wydajnością, umożliwiające organizacjom nie tylko pomiar i analizę obecnych wyników, lecz także proaktywne kształtowanie przyszłych strategii i działań. Każdy z wymienionych poniżej wymiarów zapewnia unikalną perspektywę na mechanizmy rządzące wydajnością organizacji:

​Zadowolenie interesariuszy (Stakeholder Satisfaction)

Pierwszy wymiar Performance Prism koncentruje się na identyfikacji i zrozumieniu oczekiwań różnych grup interesariuszy oraz jest fundamentem dla opracowania strategii firmy. Do tego celu stosuje się m.in. mapowanie interesariuszy – pozwala ono precyzyjnie zidentyfikować wszystkie grupy, które mają wpływ na działalność organizacji. Zwykle są nimi klienci, pracownicy, dostawcy, inwestorzy oraz społeczność lokalna, ale lista może być szersza i zależy od specyfiki branży. Dzięki temu można ustalić, które grupy interesariuszy są najważniejsze dla realizacji strategii organizacji oraz jakie mają oczekiwania i potrzeby.

Następnym krokiem jest analiza ich oczekiwań i potrzeb – jest to niezbędne, aby móc adekwatnie odpowiadać na wymagania rynku i środowiska biznesowego. Oczekiwania mogą być różnorodne – od jakości produktów i usług (w przypadku klientów), poprzez warunki pracy i rozwój zawodowy (dla pracowników), aż do stabilności dostaw i terminowości płatności (dla dostawców) oraz zyskowności inwestycji (dla inwestorów).

Kolejnym etapem jest określenie priorytetów. Nie wszystkie grupy interesariuszy są równie ważne dla realizacji celów organizacji, więc przypisanie odpowiedniej wagi każdej z grup pozwala na skoncentrowanie zasobów i wysiłków na najważniejszych obszarach.

Kierunki działań wyznaczone na podstawie analizy oczekiwań i priorytetów interesariuszy należy przekształcić w konkretne strategie i inicjatywy. Służy to maksymalizacji wartości dla każdej z grup interesariuszy oraz przyczynia się do budowania długoterminowej wartości organizacji – inwestycje w rozwój produktów zwiększają satysfakcję klientów, programy rozwojowe dla pracowników wpływają na ich produktywność, a budowanie relacji z dostawcami może zapewnić lepsze warunki współpracy.

​Strategie (Strategies)

Drugi wymiar Performance Prism skupia się na głębokiej analizie strategii organizacyjnych, mających na celu zaspokojenie oczekiwań interesariuszy. W tym kontekście pomocne są narzędzia, takie jak analiza SWOT oraz analiza PESTEL:

• Analiza SWOT pozwala na wewnętrzną diagnozę organizacji, identyfikując jej mocne i słabe strony. Umożliwia także diagnozę zewnętrzną, oceniającą szanse i zagrożenia wynikające z otoczenia. Stanowi ona fundament dla określenia, jak organizacja może wykorzystać swoje atuty i szanse rynkowe, minimalizować wpływ słabości oraz unikać lub radzić sobie z zagrożeniami.
• Analiza PESTEL umożliwia natomiast zrozumienie szerszego kontekstu makroekonomicznego poprzez ocenę wpływu czynników politycznych, ekonomicznych, społecznych, technologicznych, środowiskowych i prawnych na działalność organizacji. Dzięki temu można przewidywać zmiany w otoczeniu i dostosowywać do nich strategie, aby maksymalizować szanse lub minimalizować zagrożenia.

Narzędzia te pozwalają ocenić czy przyjęte przez organizację strategie są odpowiednie do osiągnięcia jej celów i zaspokojenia oczekiwań interesariuszy – strategie powinny być nie tylko skuteczne w krótkim terminie, lecz powinny zapewniać także zrównoważony rozwój w dłuższej perspektywie.

Analiza strategii obejmuje także planowanie biznesowe w kontekście przyszłych działań, czyli identyfikację nowych możliwości strategicznych, ocenę alternatywnych ścieżek rozwoju oraz określenie priorytetów strategicznych, które najlepiej odpowiadają na zmieniające się oczekiwania interesariuszy i warunki rynkowe.

​Procesy (Processes)

Trzeci wymiar Performance Prism koncentruje się na kluczowych procesach operacyjnych i biznesowych, niezbędnych do efektywnej realizacji założonych strategii organizacyjnych. Do tego celu stosuje się m.in.:

• Mapowanie procesów biznesowych służy do wizualizacji procesów organizacyjnych w formie sekwencyjnej mapy. Pozwala to zrozumieć przepływ pracy i interakcje między różnymi działaniami i zasobami w organizacji, co pozwala eliminować opóźnienia czy nieefektywności w procesach.
• Analiza wartości dodanej skupia się na każdej aktywności w ramach procesu biznesowego pod kątem jej wkładu w wartość końcowego produktu lub usługi, żeby wyeliminować czynności niedodające wartości z perspektywy klienta i kosztowne dla organizacji.

Wdrożenie tych metod w praktyce operacyjnej organizacji wymaga systematycznego podejścia i często zmiany kultury organizacyjnej w firmie. Optymalizacja i eliminacja działań nieprzynoszących wartości wymaga zaangażowania pracowników na wszystkich szczeblach organizacji oraz otwartości na zmiany, a niejednokrotnie także wykorzystania automatyzacji procesów.

​Zdolności (Capabilities)

Czwarty wymiar Performance Prism koncentruje się na analizie zasobów, kompetencji i potencjału, które są niezbędne dla organizacji, aby efektywnie realizować jej procesy biznesowe. Determinuje to zdolność organizacji do osiągania założonych celów i adaptacji do zmieniającego się otoczenia.

Żeby poprawić zdolności firmy, należy skoncentrować się m.in. na zarządzaniu talentami. Wspiera ono identyfikację, rozwój i zatrzymanie osób o umiejętnościach niezbędnych dla realizacji strategii biznesowej. Efektywne zarządzanie nimi obejmuje szeroki zakres działań, od rekrutacji, przez rozwój osobisty i zawodowy pracowników, po planowanie sukcesji w firmie. Dzięki temu organizacja jest przygotowana na przyszłe wyzwania.

Ważne jest również zarządzanie wiedzą – w dobie gospodarki opartej na wiedzy, zdolność do jej gromadzenia, udostępniania i wykorzystywania staje się kluczowym czynnikiem sukcesu. Obejmuje to procesy, takie jak identyfikacja, akwizycja, rozwój, dystrybucja, wykorzystanie i ochrona wiedzy organizacyjnej. Pozwala to lepiej wykorzystywać doświadczenie, żeby zwiększać konkurencyjność.

Strategia technologiczna firmy stanowi trzeci kluczowy element tego wymiaru. Powinna ona obejmować takie aspekty, jak cyfryzacja procesów, systemy ERP, rozwiązania chmurowe, big data, sztuczna inteligencja czy Internet Rzeczy (IoT). Zwiększa to efektywność operacyjną organizacji oraz przyczynia się do poprawy jakości usług i produktów.

​Wkład interesariuszy (Stakeholder Contribution)

Ostatni, piąty wymiar Performance Prism skupia się na krytycznym aspekcie zarządzania organizacją, jakim jest zrozumienie i zarządzanie wkładem, jakiego organizacja oczekuje od swoich interesariuszy w celu realizacji strategii i osiągnięcia celów biznesowych. Podkreśla on znaczenie skutecznego zarządzania relacjami z interesariuszami, czyli procesu identyfikacji, analizy i priorytetyzacji potrzeb i oczekiwań różnych grup interesariuszy (klientów, pracowników, dostawców, inwestorów, społeczności lokalnych i innych), żeby budować zaufanie, zrozumienie i współpracę.

Drugim ważnym aspektem jest budowanie partnerskich relacji biznesowych. Kładzie ono nacisk na tworzenie długotrwałych i wzajemnie korzystnych powiązań. Partnerskie relacje biznesowe są oparte na wspólnych wartościach, przejrzystości, etyce oraz zaangażowaniu w realizację wspólnych celów. Obie strony inwestują nie tylko zasoby finansowe, lecz także czas, wiedzę i inne zasoby, aby wspierać wzajemny rozwój i sukces. Powyższe działania wymagają od organizacji nie tylko strategicznego planowania i zarządzania, lecz także kultury organizacyjnej opartej na otwartości, uczciwości i współpracy.

​Zastosowania Performance Prism

Performance Prism znajduje zastosowanie w wielu obszarach działalności organizacyjnej. Jego uniwersalność i kompleksowe podejście do analizy wydajności sprawiają, że może być stosowany w różnorodnych kontekstach biznesowych i organizacyjnych:

• Umożliwia organizacjom holistyczną ocenę ich strategii i działalności operacyjnej, co pomaga w identyfikacji najważniejszych celów strategicznych oraz w ocenie, czy przyjęte strategie są skuteczne w ich realizacji.
• Oferuje ramy do zarządzania zmianą, umożliwiając organizacjom adaptację do nowych warunków rynkowych. Pomaga w ocenie, jak zmiany wpływają na różne aspekty działalności organizacji.
• Umożliwia organizacjom identyfikację obszarów, które wymagają optymalizacji lub innowacji. Model ten wspiera ciągłe doskonalenie procesów przez analizę efektywności i eliminację działań niewartościowych.
• Może być wykorzystany do planowania rozwoju kompetencji, zarządzania talentami oraz budowania kultury organizacyjnej, wspierającej innowacyjność i zaangażowanie pracowników.
• Może wspierać organizacje w budowaniu zaufania i lojalności klientów, efektywnej współpracy z dostawcami, a także w zarządzaniu relacjami z inwestorami i społecznościami lokalnymi.
• Może wspierać organizacje w identyfikacji nowych możliwości innowacyjnych oraz w zarządzaniu procesem innowacji. Pomaga w ocenie, jak innowacje mogą przyczynić się do realizacji celów strategicznych i zwiększenia konkurencyjności organizacji.
• Może być również wykorzystany do analizy i integracji celów ESG, związanych ze zrównoważonym rozwojem i społeczną odpowiedzialnością biznesu z głównymi strategiami organizacji. Pomaga w ocenie wpływu działalności organizacji na środowisko, społeczność lokalną i inne aspekty społecznej odpowiedzialności.

​Performance Prism a inne modele zarządzania

Performance Prism wyróżnia się na tle innych modeli zarządzania dzięki swojemu holistycznemu podejściu do analizy i optymalizacji działalności organizacyjnej. Jego unikalność polega na skupieniu się nie tylko na wynikach finansowych, lecz także na zrozumieniu i zarządzaniu oczekiwaniami wszystkich kluczowych interesariuszy, co odróżnia go od bardziej tradycyjnych modeli, takich jak Balanced Scorecard czy model EFQM.

W porównaniu do metody Balanced Scorecard, Performance Prism wychodzi poza obszary finansów, klienta, procesów wewnętrznych oraz nauki i rozwoju, koncentrując się bardziej na relacjach z interesariuszami i ich wkładzie w sukces organizacji. Podczas gdy Balanced Scorecard skupia się głównie na wewnętrznych procesach i wynikach, Performance Prism uwzględnia również zewnętrzne wpływy i wymagania interesariuszy.

Model EFQM koncentruje się natomiast na doskonałości organizacyjnej poprzez ocenę różnych aspektów działalności. Podobnie jak Performance Prism, podkreśla on znaczenie holistycznego podejścia do zarządzania i ciągłego doskonalenia, ale na jego tle Performance Prism wyróżnia się naciskiem na analizę i zarządzanie wkładem interesariuszy oraz zarządzaniem relacjami z nimi, co pozwala lepiej zrozumieć i zintegrować oczekiwania zewnętrzne z wewnętrznymi procesami.

Inną kluczową różnicą jest to, że Performance Prism zachęca do ciągłej rewaluacji i adaptacji strategii organizacji w odpowiedzi na zmieniające się warunki i oczekiwania interesariuszy, co sprawia, że jest to model szczególnie użyteczny w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym.