Outsourcing – co to jest i kiedy warto z niego korzystać? 

Outsourcing, czyli zlecanie na zewnątrz usług lub funkcji organizacyjnych, to popularne rozwiązanie dla firm, które dążą do zwiększenia efektywności i redukcji kosztów. Poprzez przekazywanie określonych zadań firmom zewnętrznym, organizacje mogą skoncentrować się na swoich najważniejszych kompetencjach, lepiej wykorzystywać zasoby i optymalizować procesy biznesowe.  

Z tego artykułu dowiesz się: 

• Czym jest outsourcing?
• Jakie są rodzaje outsourcingu?
• W jakich sytuacjach warto korzystać z outsourcingu?

Outsourcing – definicja

Outsourcing to model operacyjny, który pozwala organizacjom na korzystanie z usług ekspertów i specjalistycznych agencji do wykonania prac, które są poza głównym obszarem działalności firmy lub wymagają specjalistycznej wiedzy, której rozwijanie wewnętrznie byłoby czasochłonne lub kosztowne.

Outsourcing to praktyka, polegająca na zlecaniu określonych zadań, funkcji lub procesów zewnętrznym firmom, lub specjalistom, zamiast realizować je wewnątrz organizacji.

Definicja outsourcingu

Outsourcing może dotyczyć wielu różnych obszarów, od IT, przez księgowość, marketing (outsourcing marketingu), produkcję, logistykę, po sprzedaż (outsourcing sprzedaży), obsługę klienta i wiele innych. Firmy decydują się na outsourcing z różnych powodów, ale najczęściej chodzi o zwiększenie efektywności, zmniejszenie kosztów operacyjnych, poprawę jakości usług, dostęp do nowoczesnych technologii i innowacji czy lepsze zarządzanie ryzykiem.

Model operacyjny outsourcingu może przyjąć różne formy, w zależności od potrzeb i strategii firmy: 

• Outsourcing selektywny, gdzie tylko niektóre, wybrane procesy są zlecone firmom zewnętrznym.
• Outsourcing kompleksowy, który obejmuje przekazanie znacznej części operacji zewnętrznym dostawcom.
• Offshoring, gdzie procesy biznesowe są przenoszone do innych krajów, często z przyczyn kosztowych.

Rodzaje outsourcingu

Outsourcing może przybierać różne formy w zależności od zakresu zadań zleconych zewnętrznym firmom, specyfiki branży czy lokalizacji dostawcy usług. Najpopularniejsze rodzaje outsourcingu to m.in.:

Outsourcing procesów biznesowych (BPO)

Outsourcing procesów biznesowych, czyli Business Process Outsourcing (BPO), to jedna z najbardziej rozpowszechnionych form outsourcingu. BPO polega na zlecaniu zewnętrznym firmom wykonania kompleksowych procesów biznesowych, które nie należą do kluczowych obszarów działalności firmy. BPO pozwala organizacjom skupić się na swoich podstawowych kompetencjach i zadaniach strategicznych, jednocześnie obniżając koszty i zwiększając efektywność operacyjną. 

Outsourcing IT

Powszechnie stosowany do zarządzania i utrzymania infrastruktury IT, rozwoju oprogramowania, a także wsparcia technicznego. Firmy IT oferujące usługi outsourcingowe często dysponują zaawansowaną wiedzą i nowoczesnymi technologiami, co jest szczególnie korzystne dla organizacji, które nie mają możliwości utrzymania specjalistycznego zespołu IT wewnętrznie. Outsourcing IT umożliwia dostęp do globalnych talentów i najnowszych technologii, bez konieczności ponoszenia dużych inwestycji kapitałowych.

Outsourcing produkcyjny

To zlecanie zewnętrznym firmom produkcji towarów. Model ten jest szczególnie popularny w branżach, gdzie koszty produkcji mogą być znacznie obniżone poprzez przeniesienie produkcji do lokalizacji oferujących niższe koszty pracy czy surowców. Dzięki outsourcingowi produkcyjnemu firmy mogą również łatwiej skalować swoją działalność, reagować na zmieniające się warunki rynkowe i skupić się na innowacjach oraz badaniach i rozwoju.

Outsourcing offshore

Outsourcing offshore, czyli przeniesienie niektórych operacji do innych krajów, jest stosowany głównie ze względu na niższe koszty pracy i operacyjne w tych lokalizacjach. Choć ten rodzaj outsourcingu może przynieść znaczne oszczędności, wymaga jednak starannej oceny ryzyka związanego z różnicami kulturowymi, barierami językowymi czy zagadnieniami związanymi z przepisami prawnymi i jakością.

Sytuacje, w których warto korzystać z outsourcingu

Outsourcing może okazać się kluczowym rozwiązaniem dla wielu firm, które dążą do zwiększenia swojej konkurencyjności i efektywności operacyjnej. Oto sytuacje, w których korzystanie z outsourcingu może przynieść znaczące korzyści organizacji:

• Chęć obniżenia kosztów – outsourcing jest często stosowany, kiedy firma chce zredukować koszty operacyjne. Przekazanie zadań zewnętrznym dostawcom może obniżyć koszty związane z zatrudnieniem i szkoleniem personelu, zakupem sprzętu czy utrzymaniem infrastruktury. Zewnętrzne firmy specjalizujące się w określonych działaniach często mają możliwość oferowania tych samych usług w niższych cenach, dzięki skali działalności i optymalizacji kosztów. 
• Potrzeba dostępu do specjalistycznej wiedzy – outsourcing może być najlepszym rozwiązaniem, gdy firma potrzebuje specjalistycznej wiedzy lub umiejętności, które nie są dostępne wewnętrznie lub są rzadko wykorzystywane. Zlecanie zadań firmom, specjalizującym się w danej dziedzinie, gwarantuje dostęp do najnowszych technologii, wiedzy branżowej i doświadczenia, mogących znacznie przyspieszyć realizację projektów i poprawić ich jakość. 
• Chęć zwiększenia efektywności działania – outsourcing pozwala na zoptymalizowanie procesów biznesowych, co przekłada się na zwiększenie efektywności działania. Przekazywanie rutynowych lub czasochłonnych zadań firmom zewnętrznym umożliwia pracownikom skoncentrowanie się na zadaniach o wyższej wartości dodanej i celach strategicznych firmy. 
• Potrzeba stworzenia przestrzeni do realizacji innych celów – przekazanie zewnętrznym dostawcom części operacji pozwala na uwolnienie zasobów wewnętrznych, które można następnie wykorzystać do realizacji innych ważnych celów biznesowych. To szczególnie ważne w sytuacji, kiedy firma chce szybko rozwinąć nowe projekty lub potrzebuje zasobów na innowacje oraz badania i rozwój. 
• Potrzeba skupienia się na podstawowej działalności – outsourcing umożliwia firmom skupienie się na swojej podstawowej działalności i kluczowych kompetencjach, delegując mniej istotne zadania firmom zewnętrznym. Nie tylko zwiększa to produktywność w kluczowych obszarach, lecz także pozwala lepiej reagować na zmiany rynkowe oraz potrzeby klientów, co jest niezwykle istotne w utrzymaniu konkurencyjności na rynku. 

Outsourcing jest strategicznym narzędziem, które pozwala firmom na obniżenie kosztów, dostęp do specjalistycznej wiedzy, zwiększenie efektywności operacyjnej, uwolnienie zasobów dla innych projektów oraz skupienie się na najważniejszych aspektach działalności. Przy właściwym zarządzaniu, outsourcing oferuje znaczące korzyści, pozwalając firmom skuteczniej konkurować na rynku, dostosowywać się do zmieniających się warunków i maksymalizować swoją efektywność.