Microcopy – czym są i jak je tworzyć?

W Internecie i w kontakcie z produktami cyfrowymi użytkownicy oczekują natychmiastowych rozwiązań – odpowiedzią na ich potrzeby może być microcopy. Jak krótkie komunikaty potrafią zdecydować, czy użytkownik wykona swoje zadanie, czy zrezygnuje oraz dlaczego nie tylko ułatwiają one nawigację, lecz także budują zaufanie i wzmacniają pozytywne doświadczenia użytkownika?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest microcopy?
• Jakie są zależności między microcopy a UX writingiem?
• Jakie są rodzaje microcopy?
• Jakie są zasady tworzenia microcopy?
• Jakie są zastosowania microcopy?
• Jakie są korzyści z microcopy?

Microcopy – definicja

Microcopy (można to tłumaczyć jako mikrokomunikaty) to krótkie i precyzyjne komunikaty tekstowe umieszczane w interfejsach użytkownika stron internetowych, aplikacji mobilnych czy innych systemów cyfrowych. Mają one prowadzić użytkownika przez konkretne zadania, zapewnić wsparcie w rozumieniu funkcji oraz poprawić ogólny komfort korzystania z danej platformy. Mogą wydawać się mało istotne, ale mikrokomunikaty odgrywają ważną rolę w budowaniu pozytywnych doświadczeń użytkowników^{[1] [2] [3]}.

Microcopy to zwięzłe, precyzyjne komunikaty tekstowe w interfejsach użytkownika, które ułatwiają nawigację, pomagają unikać błędów i wspierają pozytywne doświadczenia z produktem cyfrowym.

Definicja microcopy

Tego rodzaju krótkie treści wyróżniają się przede wszystkim zwięzłością, ale musi ona iść w parze z jasnością i czytelnością. Microcopy często wykorzystuje się w miejscach istotnych z punktu widzenia użytkownika – przyciskach CTA (call to action), komunikatach o błędach, wskazówkach dotyczących wypełniania formularzy czy potwierdzenia dokonania transakcji – żeby szybko i zrozumiale przekazać najważniejsze informacje^{[4] [5] [6]}.

Microcopy a UX writing

Microcopy czasami myli się lub traktuje identycznie z UX writingem, a tymczasem pomiędzy tymi pojęciami istnieją pewne subtelne różnice. Pierwsze pojęcie opisuje krótkie, precyzyjne komunikaty w interakcjach użytkownika z interfejsem. Skupia się na przekazaniu informacji niezbędnych do wykonania konkretnych działań, a jego główne cechy to: zwięzłość, jasność i łatwość w odbiorze.

UX writing obejmuje szerszy zakres działań związanych z tworzeniem treści wpływających na całość doświadczenia użytkownika z produktem. Bierze się w nim pod uwagę całą ścieżkę użytkownika, począwszy od pierwszego kontaktu z produktem, aż po jego codzienne wykorzystanie. Nie ogranicza się on do krótkich, funkcjonalnych komunikatów, ale zajmuje się również tworzeniem dłuższych tekstów, które kształtują sposób, w jaki odbiorcy angażują się w produkt – instrukcji, opisów funkcji czy wyjaśnień działania aplikacji.

Oba podejścia służą poprawie doświadczenia użytkownika (User Experience), ale microcopy koncentrują się na specyficznych momentach interakcji, a UX writing dotyczy całościowej struktury i spójności komunikacyjnej produktu.

Rodzaje microcopy

Microcopy można podzielić na kilka rodzajów^{[7] [8] [9] [10]}:

• Przyciski CTA mają za zadanie skłonić użytkownika do podjęcia konkretnego działania. Przykładem mogą być przyciski, takie jak „Kup teraz”, „Zarejestruj się” czy „Dodaj do koszyka”. Umieszczony na nich tekst musi być jednoznaczny, zachęcający i zrozumiały, aby użytkownik bez wahania podjął decyzję, ponieważ bezpośrednio wpływa to na konwersję.
• Komunikaty o błędach wyświetlają się, gdy użytkownik napotka problem, np. podczas wypełniania formularza lub podczas wykonywania jakiejś czynności w aplikacji. Celem jest nie tylko poinformowanie o błędzie, lecz także wskazanie sposobu jego naprawy. Z tego względu komunikaty muszą być napisane w sposób jasny, pomocny i łagodny.
• Podpowiedzi i wskazówki pojawiają się, aby wesprzeć użytkownika, gdy wymagana jest interakcja z bardziej złożonymi elementami interfejsu. Przykładem mogą być wskazówki dotyczące formatu, w jakim należy wpisać dane w formularzu, takie jak „Podaj numer telefonu w formacie xxx-xxx-xxx” lub „Twoje hasło musi zawierać co najmniej 8 znaków”.
• Powiadomienia i potwierdzenia informują użytkownika o zakończeniu jakiejś czynności lub procesie, np. po zakończeniu zakupu pojawia się komunikat „Dziękujemy za zakupy! Twoje zamówienie jest przetwarzane”.
• Szczególnym rodzajem są komunikaty zachęcające, takie jak „Jesteś blisko! Jeszcze tylko jeden krok do zakończenia rejestracji” lub „Świetna robota! Ukończyłeś pierwsze zadanie”. Wspierają one motywację użytkownika i pomagają utrzymać zaangażowanie w dłuższych procesach, takich jak rejestracja czy onboarding.
• Komunikaty nawigacyjne pełnią funkcję przewodnika po interfejsie, informując użytkownika, jak poruszać się po stronie lub aplikacji. Mogą to być opisy w menu nawigacyjnym, nagłówki sekcji czy krótkie informacje kontekstowe wskazujące, w jakiej części systemu się znajduje.
• Tekst towarzyszący w onboardingach pojawia się na początkowych etapach korzystania z aplikacji lub systemu, co ma znaczenie w przypadku użytkowników, którzy dopiero uczą się korzystania z narzędzia. Krótkie komunikaty prowadzą ich przez pierwsze użycie, wyjaśniając, jak wykonać poszczególne kroki i jak najlepiej korzystać z danej funkcjonalności.

Zasady tworzenia microcopy

Pierwszą zasadą microcopy jest jasność i zrozumiałość – teksty muszą być jednoznaczne i łatwe do zrozumienia. Należy unikać skomplikowanego języka, technicznych terminów czy zbędnych ozdobników – w tym celu warto zapoznać się z zasadami komunikacji inkluzywnej. Każdy komunikat musi precyzyjnie informować użytkownika, co powinien zrobić lub co się właśnie stało. Przykładem dobrze skonstruowanego mikrokomunikatu może być informacja o błędzie: „Proszę podać prawidłowy adres e-mail” zamiast bardziej ogólnego i mniej pomocnego „Błąd danych”.

Mikrokomunikaty muszą być też zwięzłe i precyzyjne. Użytkownicy oczekują łatwo przyswajalnych informacji, dlatego teksty muszą przekazywać tylko to, co niezbędne, ponieważ jeśli będą za długie, mogą rozpraszać uwagę lub powodować frustrację. Zwięzłości nie należy jednak osiągać kosztem jasności – treść musi zachowywać równowagę między długością a zrozumiałością komunikatu.

Wszystkie komunikaty w obrębie jednego produktu powinny być utrzymane w tym samym tonie i stylu, co dotyczy zarówno formy, jak i treści. Należy dbać, aby stosowane określenia były konsekwentne w całym interfejsie. Jeśli w jednym miejscu interfejsu używa się słowa „hasło”, to należy go konsekwentnie stosować i unikać synonimów, takich jak „kod dostępu”.

Mikrokomunikaty powinny być dopasowane do potrzeb, oczekiwań i wiedzy docelowych użytkowników. Oznacza to, że treści muszą być pisane językiem zrozumiałym dla grupy docelowej – komunikaty przeznaczone dla specjalistów mogą zawierać żargonowe sformułowania, ale te tworzone z myślą o szerokiej grupie konsumentów muszą używać bardziej przystępnego języka.

Ton tekstów musi odpowiadać wizerunkowi marki oraz charakterowi sytuacji, w której pojawia się komunikat. W przypadku poważnych sytuacji (np. błędów krytycznych) powinien być neutralny i profesjonalny. W mniej formalnych sytuacjach (np. onboarding) można stosować lżejszy styl, ale ważne jest, aby był on spójny z ogólną strategią komunikacji marki.

Zamiast koncentrować się na tym, co poszło źle, lepiej skupić się na tym, co użytkownik może zrobić, aby naprawić sytuację. Przykładem pozytywnego sformułowania może być komunikat: „Proszę poprawić format numeru telefonu”, zamiast negatywnego: „Podałeś niepoprawny numer telefonu”. Minimalizuje to frustrację użytkownika oraz stwarza wrażenie, że system wspiera użytkownika w jego działaniach.

Komunikaty muszą odpowiadać na bieżące potrzeby użytkownika oraz być prezentowane w odpowiednim miejscu i czasie. Przykładem może być wyświetlenie podpowiedzi dotyczącej formatu hasła, dopiero gdy użytkownik zaczyna wpisywać swoje dane w formularzu rejestracyjnym.

Mikrokomunikaty, podobnie jak inne elementy interfejsu, powinny być regularnie testowane w rzeczywistych warunkach użytkowania. Testy A/B i opinie użytkowników pozwalają sprawdzić, czy pomagają one w realizacji zadań i czy są zrozumiałe. Jeśli jest inaczej, to na podstawie zebranych danych należy wprowadzać modyfikacje.

Zastosowania microcopy

Microcopy stosuje się głównie, żeby ułatwiać nawigację po systemach i aplikacjach. Dzięki precyzyjnym komunikatom użytkownik jest w stanie łatwo zrozumieć, jak poruszać się po interfejsie, jakiej funkcji użyć, aby osiągnąć zamierzony cel, oraz w jakim miejscu systemu się znajduje. Pomagają też w procesach rejestracji i logowania – krótkie komunikaty, takie jak przypomnienia o wymaganiach dotyczących haseł, ostrzeżenia o błędach w formularzu czy potwierdzenia poprawności wprowadzonych danych, ułatwiają wypełnianie formularzy, dzięki czemu proces rejestracji staje się płynniejszy.

Gdy użytkownik napotyka problemy, np. w wyniku nieprawidłowego wypełnienia formularza czy niewłaściwego formatowania danych, microcopy nie tylko informuje o problemie, lecz także sugeruje rozwiązania. Stosuje się je także w e-commerce – wspierają one składanie zamówienia, informując użytkowników o etapach procesu, potwierdzając poprawne złożenie zamówienia oraz udzielając informacji o dostępnych metodach płatności czy wysyłki.

W przypadku bardziej angażujących produktów cyfrowych, microcopy może także pełnić rolę motywującą poprzez komunikaty w rodzaju „Udało Ci się!” – mogą one pozytywnie wzmacniać zaangażowanie użytkownika, a w szerszym kontekście być narzędziem budowania relacji.

Korzyści z microcopy

Stosowanie precyzyjnego i zrozumiałego microcopy poprawia jasność komunikacji. Dzięki temu użytkownicy rozumieją, co mogą zrobić i jak poruszać się po systemie, a to zmniejsza ryzyko błędów i potrzebę dodatkowego wsparcia. Szerzej przekłada się to na większy komfort użytkowania – w newralgicznych momentach (np. błędach podczas wprowadzania danych) wskazuje, co poszło nie tak i jak naprawić problem, a więc pozwala rozwiązać problem.

Microcopy może też pomóc w zwiększaniu konwersji w aplikacjach sprzedażowych czy platformach e-commerce. Dobrze skonstruowane przyciski CTA, precyzyjne instrukcje dotyczące wypełniania formularzy czy komunikaty potwierdzające złożenie zamówienia budują u użytkowników poczucie pewności co do ich działań. Może to też pomóc w poprawie relacji z marką – odpowiednio dobrany i współgrający z charakterem marki ton mikrokomunikatów buduje pozytywne emocje, ułatwia interakcje i kształtuje wizerunek marki jako przyjaznej, wspierającej i profesjonalnej.