​Komunikat prasowy – co to jest i jak napisać?

Komunikat prasowy cały czas jest kluczowym narzędziem dla firm, pragnących przyciągnąć uwagę mediów i klientów. Potrafi on nie tylko poinformować, lecz także zainspirować, otwierając przed marką drzwi do szerokiej publiczności.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest komunikat prasowy?
• Jak stworzyć komunikat prasowy?
• Jak dystrybuować komunikaty prasowe?
• Jak może wyglądać przykładowy komunikat prasowy?
• Jak wygląda wzór komunikatu prasowego?
• Co można zyskać dzięki komunikatom prasowym?

Komunikat prasowy – definicja

Komunikat prasowy to specyficzny rodzaj dokumentu wykorzystywanego w public relations, którego głównym zadaniem jest dostarczenie mediom i opinii publicznej informacji na temat ważnych wydarzeń, produktów, inicjatyw czy osiągnięć danej organizacji, firmy lub instytucji. Służy przekazaniu nowości w jasny i przystępny sposób, często zachęcając dziennikarzy do tworzenia treści, opartych na zawartych w nim informacjach. Intencją komunikatu prasowego jest również kształtowanie pożądanego wizerunku marki – zazwyczaj jest on pierwszym krokiem w większej kampanii marketingowej lub komunikacyjnej.

Komunikat prasowy to oficjalne oświadczenie wysyłane do mediów, informujące o ważnych wydarzeniach, produktach lub rozwoju w firmie.

Czym jest komunikat prasowy?

Komunikat prasowy wyszczególnia kluczowe punkty, które nadawca chciałby podkreślić w dyskursie publicznym, a także dostarcza podstawowych informacji, które mogą pomóc odbiorcom zrozumieć kontekst i znaczenie przekazywanych wiadomości. Zarówno przedsiębiorstwa, jak i organizacje non-profit czy agencje rządowe wykorzystują komunikaty prasowe do budowania relacji z mediami, a także bezpośredniego dotarcia do swojej grupy docelowej.

​Tworzenie komunikatu prasowego

Komunikat prasowy wymaga odpowiedniej struktury i treści, aby był skuteczny. Należy rozpocząć od tytułu i nagłówków – powinny one nie tylko przyciągać uwagę, lecz także być adekwatne do głównego tematu, ponieważ to na ich podstawie dziennikarze decydują, czy dalej czytać treść. Wstęp do tekstu powinien zawierać najważniejsze informacje.

Kolejnym krokiem jest rozwinięcie wprowadzenia, które odpowiada na pytania: kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego – pozwala to czytelnikom zrozumieć kontekst. W rozwinięciu należy szczegółowo opisać wydarzenie, produkt czy osiągnięcia. Jest to miejsce na bardziej szczegółowe informacje oraz wypowiedzi osób, związanych z wydarzeniem lub tematem komunikatu.

Pisząc, należy pamiętać o klarowności i precyzyjnym przekazie – język powinien być formalny, ale dostępny, bez niepotrzebnego branżowego żargonu, który mógłby zniechęcić czytelnika. Ważne jest, aby informacje były aktualne i miały realną wartość dla odbiorcy, a treść była skoncentrowana na faktach.

Równie ważne jest zakończenie komunikatu prasowego – powinno ono zawierać ogólne informacje o firmie lub organizacji oraz call to action (CTA), zachęcające do kontaktu czy odwiedzenia strony internetowej. Powinno być naturalnym zwieńczeniem komunikatu i nie powinno pozostawiać wątpliwości co do następnych kroków, które odbiorcy mogą podjąć.

Ostatni krok to dodanie kontaktu prasowego – informacji, jak dziennikarze mogą uzyskać więcej informacji. To umożliwia mediom bezpośredni kontakt z odpowiednimi osobami (w celu uzyskania dodatkowych informacji lub wyjaśnień).

Przygotowując komunikat prasowy, warto również pamiętać o załączeniu materiałów dodatkowych, takich jak zdjęcia, grafiki czy linki do wideo, które mogą uatrakcyjnić i uzupełnić tekst. W przypadku zdjęć, przedstawiających wybraną osobę, należy upewnić się jednak, czy udzieliła ona zgody na wykorzystanie wizerunku, a jeśli nie – należy taką zgodę uzyskać. Co więcej, przed wysyłką tekst należy sprawdzić pod kątem błędów językowych i gramatycznych oraz upewnić się, że wszystkie dane są aktualne i dokładne.

​Dystrybucja komunikatów prasowych

Dystrybucja komunikatu prasowego jest równie ważna jak jego przygotowanie. Należy zacząć od określenia celów i grupy docelowej odbiorców – wpływają one na wybór kanałów dystrybucji. Tradycyjnie komunikaty prasowe wysyła się do redakcji gazet, stacji telewizyjnych, radiowych i magazynów branżowych. Współcześnie istotne jest również dotarcie do portali internetowych, blogerów czy influencerów, którzy mogą mieć duży wpływ na rozpowszechnienie informacji wśród szerszej publiczności. Wysyłając komunikat online, warto zwrócić uwagę na jego optymalizację pod kątem SEO, ponieważ zawarte w treści słowa kluczowe mogą wpływać na pozycję w wynikach wyszukiwania.

Przykładami serwisów, które oferują dystrybucję komunikatów prasowych, są platformy takie jak PR Newswire czy Business Wire. Są to płatne usługi, ale oferują one szeroki zasięg i są w stanie dotrzeć do dużej liczby dziennikarzy i mediów na całym świecie. Pozwalają targetować komunikaty do określonych branż czy regionów geograficznych, a także zapewniają narzędzia do śledzenia zasięgu i efektywności komunikatu. Darmowe serwisy jak PR.com czy 24-7 Press Release także dają możliwość publikacji komunikatów prasowych, ale zazwyczaj mają mniejsze zasięgi i nie posiadają dodatkowych funkcji analitycznych.

Popularnym narzędziem do kontaktowania się z dziennikarzami i zbierania ich danych jest Cision. To platforma, która oferuje dostęp do bazy danych dziennikarzy i mediów, umożliwia tworzenie list dystrybucyjnych oraz śledzenie i analizę wyników kampanii PR. Polskim odpowiednikiem tego narzędzia jest Prowly. Oba rozwiązania pozwalają monitorować media, co jest przydatne do śledzenia wspomnień o marce i oceny efektów kampanii PR.

Warto pamiętać, że skuteczność tych narzędzi komunikacyjnych zależy od odpowiedniego ich używania, a także ciągłego aktualizowania bazy danych i utrzymywania dobrych relacji z dziennikarzami. Nie zmienia to faktu, że śledzenie efektów dystrybucji pozwala ocenić zasięg i wpływ wysłanych komunikatów. Warto też pamiętać o terminowości – wysyłka komunikatu powinna być zsynchronizowana z innymi działaniami marketingowymi i PR-owymi oraz dopasowana do aktualności tematu.

​Przykład komunikatu prasowego

Przykładowy komunikat prasowy, dotyczący pozyskania nowego klienta przez agencję marketingową, może wyglądać następująco:

Tytuł

Agencja marketingowa XYZ nawiązała współpracę z fintechowym liderem ABC

Lead

Agencja marketingowa XYZ ogłasza podpisanie umowy z innowacyjnym start-upem fintechowym ABC, co zwiastuje ekscytującą kampanię, skoncentrowaną na technologii blockchain.

Data i miejsce wydania

Warszawa, 9 listopada 2023 r.

Treść

Agencja marketingowa XYZ, lider w branży strategii cyfrowych i twórczości reklamowej, z dumą ogłasza rozpoczęcie współpracy z rewolucyjnym start-upem fintechowym ABC. Partnerstwo to umożliwi wprowadzenie na rynek innowacyjnych rozwiązań ABC w obszarze blockchain, otwierając nowy rozdział w komunikacji marki i zaangażowaniu użytkowników.

„Jesteśmy podekscytowani możliwością pracy z ABC, marką, która podobnie jak my, stawia na innowacje i ciągły rozwój. Nasza współpraca pozwoli na stworzenie kampanii, która nie tylko zwiększy świadomość marki ABC, lecz także uwydatni jej rolę jako pioniera w technologii blockchain” – mówi Jan Kowalski, dyrektor kreatywny XYZ.

ABC wybrało XYZ ze względu na udowodnioną skuteczność w tworzeniu kampanii, które łączą kreatywne podejście z solidnymi wynikami biznesowymi. „Z niecierpliwością oczekujemy efektów naszej współpracy z agencją XYZ, która ma za sobą historię sukcesów w transformacji strategii marketingowych w realne wyniki” – dodaje Anna Nowak, CMO ABC.

Agencja XYZ będzie odpowiedzialna za kompleksową strategię komunikacji marki ABC, w tym za kampanie cyfrowe, content marketing, działania w mediach społecznościowych oraz kreatywne strategie reklamowe. Współpraca rozpocznie się od ogólnokrajowej kampanii, skupionej na edukacji konsumentów i promocji produktów ABC.

Informacje o agencji XYZ

Agencja marketingowa XYZ z siedzibą w Warszawie od ponad 10 lat wspiera firmy w osiąganiu ich celów marketingowych. Specjalizując się w strategiach cyfrowych, XYZ zdobyła uznanie w branży za swoje innowacyjne podejście do marketingu i reklamy.

Informacje o ABC

Start-up fintechowy ABC to innowacyjna firma, która wykorzystuje technologię blockchain do stworzenia bezpiecznego i transparentnego systemu płatności. ABC z siedzibą w Krakowie zrewolucjonizowało sposób, w jaki ludzie myślą o finansach osobistych i bezpieczeństwie transakcji online.

Dane kontaktowe

W celu pozyskania większej ilości informacji prosimy o kontakt:

Maria Wiśniewska

Specjalista ds. Komunikacji

Agencja Marketingowa XYZ

Email: …

Telefon: …

​Wzór komunikatu prasowego

Wzór komunikatu prasowego może służyć jako szablon – należy go wypełnić konkretnymi informacjami, odpowiadającymi celom Twojej organizacji. Pamiętaj o tym, że każdy komunikat prasowy powinien być indywidualnie dostosowany do sytuacji i przekazywanej wiadomości. Struktura dokumentu pozostaje jednak dosyć stała i pozwala na zachowanie przejrzystości oraz profesjonalizmu. W związku z tym, komunikaty prasowe powinny składać się z takich elementów, jak:

• Tytuł – tutaj wpisz przyciągający uwagę i zwięzły tytuł, który od razu informuje o sednie wiadomości.
• Lead – tutaj umieść dodatkowe informacje, które rozszerzają tytuł i wprowadzają w kontekst informacji.
• Miejsce i data wydania.
• Pierwszy akapit – we wstępie należy odpowiedzieć na podstawowe pytania: kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego i jak. Powinien zawierać najważniejsze informacje, które chcesz przekazać.
• Drugi akapit – tutaj zazwyczaj umieszcza się cytaty od osób związanych z informacją, np. CEO firmy, eksperta branżowego itp.
• Trzeci akapit i kolejne – w tych akapitach poddaj więcej szczegółów, opis kontekstu, tła, historycznych danych, statystyk, a także dodatkowe cytaty i opinie.
• O firmie/organizacji – tutaj należy zawrzeć krótki opis Twojej firmy lub organizacji, jej działalności, misji i osiągnięć.
• Informacje dodatkowe – możesz tutaj umieścić instrukcje, dotyczące tego, gdzie odbiorcy mogą znaleźć więcej informacji, takie jak strona internetowa, linki do raportów lub badania, które są wspomniane w komunikacie.
• Dane kontaktowe – podaj pełne dane kontaktowe do osoby, która może udzielić dodatkowych informacji: imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail.

​Korzyści, wynikające z tworzenia komunikatu prasowego

Komunikat prasowy to narzędzie, które pełni wiele funkcji w komunikacji z mediami i szerzej – ze społeczeństwem. Jego główną korzyścią jest możliwość efektywnego przekazywania istotnych informacji o działalności firmy, jej produktach, usługach czy wydarzeniach. Znaczące jest to, że dzięki dobrze przygotowanemu komunikatowi prasowemu, organizacja może budować swoją obecność w mediach.

Ponadto, komunikat prasowy pozwala kontrolować przekaz – firma sama decyduje, co i w jaki sposób chce przekazać. Wzmacnia to wiarygodność, ponieważ informacje pochodzą bezpośrednio z zaufanego źródła, co jest szczególnie ważne w sytuacjach kryzysowych lub przy ogłaszaniu istotnych zmian w organizacji.

W kontekście SEO, komunikat prasowy może przyczynić się do zwiększenia widoczności online poprzez zawarte w nim linki i wykorzystanie odpowiednich słów kluczowych. Może także służyć jako materiał źródłowy do tworzenia dalszych treści w mediach społecznościowych lub na blogach firmowych, co pomaga w integrowaniu komunikacji w różnych kanałach marketingowych.

Regularne wysyłanie wartościowych komunikatów prasowych pozwala zbudować relacje z dziennikarzami i redaktorami, co może zaowocować bardziej dogłębną współpracą z mediami, a także może stanowić bazę dla działań PR i kampanii wizerunkowych, co może wpłynąć na postrzeganie marki oraz osiąganie założonych celów biznesowych.