Controlling – co to jest i jakie ma funkcje?

Controlling napędza efektywność i jest istotnym narzędziem planowania w organizacjach. Jak ta praktyka pomaga firmom osiągać cele finansowe i operacyjne?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest controlling?
• Jakie są rodzaje controllingu?
• Jakie są główne zasady controllingu?
• Jakie są zadania controllingu?
• Jaką rolę odgrywa controlling w codziennym działaniu firmy?
• Jakie narzędzia stosuje się w controllingu?
• Co można zyskać dzięki controllingowi?

Controlling – definicja

Controlling jest rozumiany jako niezbędny element zarządzania strategicznego. Zawiera elementy zarządzania ryzykiem i wydajnością, planowania strategicznego oraz analizy danych. Jako pojęcie w zarządzaniu pojawił się w pierwszych dekadach XX wieku, kiedy to kontrole służyły zapewnieniu dokładności i rzetelności danych finansowych i powodowane były rosnącą złożonością operacyjną przedsiębiorstw praz potrzebą lepszego zarządzania zasobami. W miarę rozwoju gospodarki i zwiększania się konkurencji, controlling zaczął ewoluować – po drugiej wojnie światowej zaczęto postrzegać go jako narzędzie do poprawy efektywności i skuteczności operacyjnej, a rola kontrolerów zmieniła się, skupiając się na planowaniu, analizie i interpretacji danych.

Controlling to proces zarządzania finansami i operacjami w organizacji, którego celem jest optymalizacja wydajności.

Definicja controllingu.

W latach 70. i 80. XX wieku wzrosła nie tylko złożoność controllingu, lecz także jego rola w działaniu organizacji. Zaczęto kłaść większy nacisk na planowanie strategiczne, zarządzanie ryzykiem oraz analizę kosztów i wydajności, a kontrolerzy stali się doradcami w procesach decyzyjnych.

Rodzaje controllingu

Controlling, jako element zarządzania organizacją, przybiera różne formy w zależności od specyfiki działalności, celów i struktury przedsiębiorstwa. Oto kilka głównych rodzajów controllingu:

• Controlling operacyjny – skupia się na krótkoterminowych działaniach i procesach w organizacji, żeby optymalizować efektywność operacyjną, zarządzać kosztami i poprawiać wyniki finansowe w krótkim okresie.
• Controlling strategiczny – jest zorientowany na cele strategiczne organizacji. Wspiera procesy decyzyjne na wysokim szczeblu poprzez analizę trendów rynkowych, ocenę możliwości rozwoju oraz identyfikację zagrożeń.
• Controlling finansowy – koncentruje się na finansowych aspektach działalności firmy. Obejmuje analizę rentowności, zarządzanie przepływami pieniężnymi, kontrolę kosztów i inwestycji oraz optymalizację struktury kapitałowej.
• Controlling projektowy – pomaga w planowaniu, monitorowaniu i kontroli kosztów projektów oraz zarządzaniu czasem i zakresem zadań.
• Controlling jakości – koncentruje się na monitorowaniu i poprawie jakości produktów lub usług. Wpływa na zadowolenie klientów, efektywność procesów oraz często wiąże się z wdrażaniem norm i systemów zarządzania jakością.

Główne zasady controllingu

Controlling wymaga przestrzegania określonych zasad – mogą się one różnić w zależności od specyfiki organizacji, ale istnieją pewne uniwersalne wytyczne. Jedną z fundamentalnych zasad jest jego integracja z procesami decyzyjnymi w organizacji – nie jest on odizolowanym zadaniem, gdyż pomaga w zarządzaniu na różnych poziomach, co wymaga nie tylko dostarczania danych, lecz także ich analizy i interpretacji w kontekście celów organizacji. Równie ważne są ciągłość i systematyczność. Controlling jest ciągłym procesem, co pozwala szybko dostosować strategię oraz operacje do aktualnych warunków.

Transparentność i rzetelność informacji są równie ważnymi zasadami controllingu, ponieważ decyzje biznesowe powinny być oparte na dokładnych, aktualnych i kompletnych danych. Nie zmienia to faktu, że systemy i procesy powinny być na tyle elastyczne, aby móc dostosować się do zmieniającego się otoczenia biznesowego, nowych strategii czy zmian wewnętrznych w organizacji.

Jedną z najważniejszych zasad controllingu jest orientacja na przyszłość – nie tylko służy on analizie przeszłych wyników, lecz pomaga także w prognozowaniu i planowaniu przyszłych działań. Zasadnicze znaczenie ma postrzeganie całego procesu jako ciągłej, dynamicznej i zintegrowanej aktywności, która wspiera zarządzanie organizacją.

Zadania controllingu

Controlling w organizacji pełni wiele istotnych zadań, które wspierają efektywne zarządzanie i realizację celów biznesowych. Dzięki ich realizacji organizacja działa efektywnie, a controlling, jako integralna część zarządzania. Oto kilka najważniejszych zadań controllingu:

• Jest niezbędny w procesie planowania finansowego i operacyjnego, co obejmuje opracowywanie, ocenę i aktualizację budżetów oraz planów strategicznych.
• Służy do ciągłego monitorowania wyników operacyjnych i finansowych poprzez identyfikowanie odchyleń i analizę ich przyczyn.
• Potrzebny jest w analizie danych finansowych i operacyjnych. Raporty i analizy są kluczowe w podejmowaniu decyzji, a także w komunikacji z interesariuszami.
• Dostarcza menedżerom informacji niezbędnych do podejmowania świadomych decyzji, co dotyczy zarówno decyzji strategicznych, jak i operacyjnych.
• Pomaga identyfikować obszary do popraw – np. w zarządzaniu kosztami.
• Służy do rozpoznania i zarządzania ryzykiem biznesowym.
• Odgrywa ważną rolę w zarządzaniu zmianą oraz pomaga organizacji dostosować się do zmieniających się warunków wewnętrznych rynkowych i technologicznych (w przypadku adaptacji do nowych warunków technologicznych kluczową rolę pełni CTO).
• Poprzez identyfikację możliwości wzrostu, innowacji oraz poprawy efektywności, przyczynia się do długoterminowego rozwoju organizacji.

Rola controllingu w codziennym działaniu firmy

Obecność controllingu w codziennych działaniach firmy można wyczuć w sposobie, w jaki organizacja planuje swoje działania, monitoruje postępy, podejmuje decyzje i reaguje na zmieniające się warunki. Przede wszystkim jest to widoczne w procesie planowania i budżetowania – dzięki controllingowi plany firmy bazują na solidnych danych i realistycznych założeniach, a zasoby przydziela się tam, gdzie mogą przynieść największe korzyści.

Controlling jest także gwarancją, że firma regularnie ocenia działania w kontekście ustalonych celów i szybko reaguje na odchylenia, co maksymalizuje szanse na sukces. Należy jednak zadbać, żeby nie był on postrzegany jako narzędzie represyjne — zamiast tego powinien sprzyjać kulturze ciągłego doskonalenia.

Controlling nie powinien być narzędziem ograniczającym inicjatywę czy hamującym innowacyjność. Nie należy też dopuszczać do sytuacji, w której staje się on celem samym w sobie, odciągając uwagę od rzeczywistych celów biznesowych. Nie należy też opierać się wyłącznie na danych historycznych, ale również aktywnie analizować tendencje i prognozy.

Narzędzia stosowane w controllingu

W controllingu wykorzystuje się szereg narzędzi, które pomagają w efektywnym zarządzaniu i podejmowaniu decyzji w organizacji. Pomagają one kontrolerom i menedżerom w efektywnym zarządzaniu finansami oraz strategią operacyjną i biznesową firmy. Oto niektóre z nich:

• Systemy informacji zarządczej (MIS) to oprogramowanie służące do zarządzania kluczowymi informacjami. Są to zintegrowane platformy przetwarzające dane z różnych źródeł w celu dostarczenia syntetycznych raportów i analiz.
• Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) to kompleksowe systemy informatyczne integrujące wszystkie aspekty operacyjne i zarządcze organizacji, od produkcji po księgowość.
• Analiza wskaźników finansowych to metoda oceny kondycji finansowej przedsiębiorstwa poprzez analizę rentowności, płynności finansowej, zadłużenia czy efektywności wykorzystania kapitału.
• Budżetowanie sprzedaży to proces planowania finansowego, w którym określa się prognozy przychodów i wydatków.
• Analiza odchyleń polega na porównywaniu rzeczywistych wyników z zaplanowanymi oraz pozwala zidentyfikować przyczyny różnic.
• Benchmarking to proces porównywania produktów, usług, procesów i praktyk firmy z najlepszymi praktykami w branży lub wśród konkurencji, żeby zidentyfikować obszary wymagające poprawy.
• Rachunek kosztów działań (activity based costing, ABC) to metoda kalkulacji kosztów, która przypisuje koszty do produktów i usług na podstawie rzeczywistego zużycia zasobów.
• Zarządzanie przepływami pieniężnymi (znane też jako Cash Flow Management) obejmuje monitorowanie, analizowanie i planowanie przepływów finansowych firmy w celu zapewnienia jej płynności finansowej.

Korzyści z controllingu

Jedną z głównych zalet controllingu jest poprawa procesu decyzyjnego, ponieważ dzięki dokładnym analizom i rzetelnym danym menedżerowie mogą podejmować bardziej świadome decyzje. Przekłada się to na zwiększoną efektywność operacyjną i pozwala znaleźć obszary, w których można poprawić wydajność, zredukować koszty i zoptymalizować procesy.

Inną, ważną zaletą controllingu jest lepsza kontrola finansowa – monitorowanie przepływów finansowych i budżetów pozwala wcześniej wykrywać problemy i zapobiega potencjalnym kryzysom finansowym. Pomaga to w lepszym zarządzaniu ryzykiem oraz wspiera rozwój strategii i inne inicjatywy firmy, ponieważ pozwala lepiej rozumieć rynkowe trendy i wykorzystać nowe możliwości rynkowe.

Controlling jest też niezbędny w budowie kultury organizacyjnej w firmie. Promuje on podejście oparte na danych, co zachęca do analizy wyników i ciągłego poszukiwania sposobów poprawy efektywności działania organizacji.