Analiza kosztów – co to jest i jak ją przeprowadzić?

Analiza kosztów to fundament każdej strategii biznesowej. Jak dzięki niej można efektywnie zarządzać zasobami i stopniowo zwiększać rentowności firmy?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest analiza kosztów?
• Jakie są elementy analizy kosztów?
• Jak przebiega analiza kosztów?
• Jakie są narzędzia do analizy kosztów?
• Jaka jest rola analizy kosztów?

Analiza kosztów – definicja

Analiza kosztów to proces oceny i zrozumienia wydatków związanych z określoną działalnością, projektem lub inwestycją. W jej trakcie zbiera się, klasyfikuje oraz interpretuje dane dotyczące kosztów, aby zidentyfikować obszary, w których można osiągnąć oszczędności lub poprawić efektywność^{[1] [2]}.

Analiza kosztów to proces oceny i porównywania wszystkich wydatków związanych z działalnością firmy w celu optymalizacji wydajności i maksymalizacji zysków.

Definicja analizy kosztów

Celem analizy kosztów jest uzyskanie dokładnego obrazu finansowego, co pozwala podejmować lepsze decyzje strategiczne. Obejmuje ona zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednie oraz bierze pod uwagę różne scenariusze i ich potencjalne konsekwencje finansowe^{[3] [4]}.

Elementy analizy kosztów

Analiza kosztów składa się z kilku komponentów związanych z danym przedsięwzięciem lub działalnością^{[5] [6] [7]}:

• Koszty stałe to wydatki, które pozostają niezmienne niezależnie od poziomu produkcji lub działalności. Przykładami mogą być czynsze, ubezpieczenia i wynagrodzenia stałego personelu. Ich analiza pomaga zrozumieć stałe obciążenia finansowe firmy.
• Koszty zmienne, jak wskazuje nazwa, zmieniają się proporcjonalnie do poziomu produkcji lub działalności. Obejmują materiały, energię, wynagrodzenia pracowników tymczasowych itp. Dzięki ich analizie można określić, jak ogólne koszty będą się zmieniać wraz ze zmianami w działalności.
• Koszty bezpośrednie można bezpośrednio przypisać do konkretnego produktu, projektu lub usługi – mowa np. o kosztach materiałów bezpośrednich i robocizny. Dzięki ich analizie można określić koszty jednostkowe produktów lub usług.
• Kosztów pośrednich nie da się bezpośrednio przypisać do konkretnego produktu czy projektu, ale są one niezbędne do prowadzenia działalności, ponieważ obejmują koszty administracyjne, marketingowe i inne koszty ogólne.
• Koszty marginalne to dodatkowe koszty związane z wytworzeniem jednej dodatkowej jednostki produktu lub usługi; ich analiza pomaga w podejmowaniu decyzji dotyczących zwiększenia produkcji.
• Koszty okazji (także koszty alternatywne) reprezentują wartość utraconych możliwości, gdy wybiera się jedną opcję kosztem innej – ich analiza pomaga w ocenie alternatywnych decyzji inwestycyjnych lub operacyjnych.
• Koszty kapitałowe obejmują wydatki związane z długoterminowymi inwestycjami, takimi jak zakup maszyn, budynków czy technologii. Ich analiza pozwala ocenić zwrot z inwestycji i ich wpływ na długoterminową rentowność.
• Koszty społeczne i środowiskowe związane są z wpływem działalności firmy na społeczeństwo lub środowisko – mowa np. o zanieczyszczeniu czy zużyciu zasobów naturalnych. Ich analiza jest ważna w kontekście zrównoważonego rozwoju i odpowiedzialności społecznej biznesu.
• Koszty księgowe to faktyczne wydatki zapisane w księgach rachunkowych, a koszty ekonomiczne obejmują także koszty niematerialne, takie jak koszty alternatywne.

Przebieg analizy kosztów

Analiza kosztów składa się z kilku etapów, ale pierwszym zawsze jest identyfikacja i klasyfikacja kosztów. W tym celu należy zebrać wszystkie dane dotyczące wydatków i przypisać je do odpowiednich kategorii. Po identyfikacji można przeprowadzić analizę kosztów stałych i zmiennych.

Całkowite koszty (ang. total costs, TC) można obliczyć za pomocą wzoru:

TC = FC + VC

gdzie FC to koszty stałe (ang. fixed costs), a VC to koszty zmienne (ang. variable costs).

Kolejnym etapem jest analiza kosztów bezpośrednich i pośrednich, po której można przejść do analizy kosztów marginalnych, czyli dodatkowych kosztów związanych z wytworzeniem jednej dodatkowej jednostki produktu. Koszt marginalny (ang. marginal cost, MC) można obliczyć jako przyrost całkowitych kosztów podzielony przez przyrost produkcji:

MC = ΔTC / ΔQ

gdzie ΔTC to zmiana całkowitych kosztów, a ΔQ to zmiana w ilości produkcji.

Kolejnym etapem jest analiza punktu krytycznego (ang. break-even analysis, BEP), czyli poziomu produkcji, przy którym całkowite przychody są równe całkowitym kosztom, a firma nie generuje ani zysku, ani straty. Można go obliczyć za pomocą wzoru:

BEP = FC / (P - VC)

gdzie P to cena sprzedaży jednej jednostki produktu.

Na koniec firma analizuje koszty społeczne i środowiskowe, które mogą obejmować koszty związane z wpływem działalności na środowisko lub społeczeństwo – nie zawsze są one bezpośrednio widoczne w księgach rachunkowych, ale należy je uwzględnić w kontekście długoterminowego zrównoważonego rozwoju.

Powyższy proces można pokazać na przykładzie agencji marketingowej. Rozpoczyna ona analizę kosztów od identyfikacji poszczególnych rodzajów wydatków:

• Koszty stałe to np. czynsz za wynajem biura, wynagrodzenia stałych pracowników (np. menedżerów, księgowych) czy ubezpieczenia.
• Koszty zmienne to wynagrodzenia freelancerów, koszty zakupu mediów reklamowych czy opłaty za dodatkowe usługi zewnętrzne.
• Koszty bezpośrednie to koszty produkcji kampanii reklamowej, w tym wynagrodzenia za sesje zdjęciowe, opłaty za używanie specjalnych narzędzi analitycznych lub wynajmowanie studia.
• Koszty pośrednie obejmują koszty administracyjne, marketing własny agencji, szkolenia pracowników i koszty IT.

Załóżmy, że koszty stałe agencji są następujące:

• czynsz za biuro wynosi 10 000 zł miesięcznie,
• koszty stałego personelu wynoszą 50 000 zł miesięcznie.

Załóżmy też, że koszty zmienne związane z kampanią to:

• wynagrodzenia freelancerów za produkcję wideo – 20 000 zł,
• zakup przestrzeni reklamowej online – 30 000 zł,
• druk materiałów promocyjnych – 10,000 zł.

Całkowite koszty zmienne wynoszą zatem 60,000 zł.

Aby przeprowadzić analizę kosztów marginalnych, agencja może obliczyć dodatkowe koszty związane z realizacją kolejnego projektu o podobnym charakterze. Jeśli całkowite koszty dla dodatkowej kampanii wynoszą 70,000 zł, a produkcja wzrasta z 10 do 11 kampanii, koszt marginalny wynosi:

MC = (70 000 - 60 000) / (11 - 10) = 10 000 zł

Analiza punktu krytycznego przeprowadza się, żeby określić minimalną liczbę projektów, które agencja musi zrealizować, aby pokryć wszystkie koszty. Załóżmy, że koszty stałe wynoszą 60 000 zł, a średnia cena sprzedaży jednej kampanii to 100 000 zł, z kosztami zmiennymi na poziomie 60 000 zł. Podstawiamy uzyskane dane do wzoru na punkt krytyczny:

BEP = FC / (P - VC)

gdzie P to cena sprzedaży jednej kampanii, a VC to koszty zmienne na jednostkę. Obliczenia wyglądają następująco:

BEP = 60 000 / (100 000 – 60 000) = 60 000 / 40 000 = 1,5

Oznacza to, że agencja musi zrealizować co najmniej 2 projekty miesięcznie, aby osiągnąć punkt krytyczny.

Narzędzia do analizy kosztów

Do analizy kosztów w firmie można stosować wiele narzędzi, ale najbardziej podstawowym są arkusze kalkulacyjne (np. Microsoft Excel, Google Sheets) – dzięki nim można tworzyć szczegółowe tabele kosztów i wykresy, prowadzić obliczenia oraz analizować dane za pomocą wbudowanych funkcji i formuł. Często łączy się je z systemami ERP, które integrują różne aspekty działalności firmy – w tym zarządzanie finansami – oraz oferują dają możliwość śledzenia wydatków, alokacji kosztów czy analizy rentowności.

W analizie kosztów stosuje się też szereg wyspecjalizowanych narzędzi, takich jak m.in.:

• Oprogramowanie do budżetowania i prognozowania (np. Adaptive Insights, Anaplan) pozwala tworzyć szczegółowe budżety, śledzić rzeczywiste wydatki w porównaniu do planowanych oraz prowadzić analizy „co-jeśli” w celu oceny wpływu różnych scenariuszy na koszty i przychody.
• Oprogramowanie do analizy danych (np. Tableau, Power BI) umożliwia zaawansowaną wizualizację i analizę dużych zestawów danych finansowych, co jest pomocne w identyfikacji wzorców i anomalii.
• Systemy zarządzania kosztami (np. Coupa, Concur) pomagają np. automatyzować procesy związane z zakupami, śledzić wydatki pracowników oraz analizować koszty operacyjne.
• Oprogramowanie do rachunkowości zarządczej (np. QuickBooks, Xero) dostarcza narzędzi do zarządzania fakturami, śledzenia wydatków czy generowania raportów finansowych.
• Systemy kosztów standardowych i kalkulacja ABC (Activity-Based Costing) pozwalają dokładniej przypisać koszty do produktów, usług lub działań. Systemy kosztów standardowych ustalają standardowe koszty na jednostkę produkcji, podczas gdy kalkulacja ABC identyfikuje i przypisuje koszty na podstawie konkretnych działań, co pozwala na bardziej precyzyjną analizę kosztów.

Rola analizy kosztów

Szczegółowe badanie różnych typów kosztów pomaga identyfikować obszary, w których możliwe są oszczędności, a to może prowadzić większej efektywności operacyjnej. Dzięki analizie kosztów można także dokładniej planować budżety, prognozować wydatki i zarządzać przepływami pieniężnymi.

Dzięki analizie kosztów firmy mogą lepiej oceniać rentowność swoich produktów lub usług, co pomaga w podejmowaniu decyzji o strategiach cenowych i marketingowych. Pomaga ona także menedżerom zrozumieć, które działania przynoszą największe korzyści finansowe, co na poziomie strategicznym dostarcza informacji niezbędnych do oceny długoterminowych inwestycji.

Analiza kosztów jest też istotnym narzędziem zarządzania ryzykiem – zrozumienie, które koszty w największym stopniu wpływają na wyniki finansowe, pozwala skuteczniej reagować na zmiany w otoczeniu biznesowym, co jest ważne dla utrzymania zaufania inwestorów i innych interesariuszy. Analiza kosztów pozwala też wprowadzać usprawnienia, które prowadzą do obniżenia kosztów operacyjnych i zwiększenia marży zysku.