Analiza biznesowa – co to jest i jak ją przeprowadzić? 

Sprawne funkcjonowanie oraz efektywny rozwój przedsiębiorstwa wymagają wielu analiz biznesowych. W ten sposób określisz cele i sprawdzisz czy Twoja firma działa prawidłowo na każdej płaszczyźnie.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest analiza biznesowa?
• Jakie są zastosowania analizy biznesowej?
• Jak przeprowadzić analizę biznesową?
• Jakie wyzwania pojawiają się podczas analizy biznesowej?
• Jakie są najczęstsze błędy w zakresie analizy biznesowej?
• Jakie korzyści wynikają z przeprowadzenia analizy biznesowej?

Analiza biznesowa – definicja  

Analiza biznesowa to narzędzie, który służy przede wszystkim dostarczaniu jak największej wartości dla interesariuszy organizacji poprzez zoptymalizowanie procesów, struktur organizacyjnych i strategii działania. 

Analiza biznesowa to dyscyplina badawcza, której celem jest ułatwienie wprowadzania zmian w przedsiębiorstwie poprzez identyfikację jego potrzeb oraz rekomendowanie rozwiązań pozwalających na efektywne wdrożenie tych zmian.

Definicja analizy biznesowej

Analizę biznesową możesz wykorzystać na wielu płaszczyznach w swojej działalności, a w tym w przypadku: 

• zasobów ludzkich, 
• finansów,  
• IT,  
• marketingu.  

Współczesne przedsiębiorstwa dążące do zwiększenia wydajności i redukcji kosztów coraz częściej korzystają z analizy biznesowej jako narzędzia wspierającego podejmowanie strategicznych decyzji.

Zastosowania analizy biznesowej  

Analiza biznesowa znajduje zastosowanie w różnych obszarach działalności organizacji, takich jak:

Zarządzanie finansami 

Analiza biznesowa może być stosowana m.in. w kontekście zarządzania finansami. Umożliwia bowiem identyfikację luk finansowych w działalności firmy oraz podejmowanie działań mających na celu poprawę wydajności finansowej. Przy użyciu odpowiednich narzędzi analizy biznesowej możesz: 

• monitorować wskaźniki finansowe,  
• analizować rentowność,  
• kontrolować koszty  
• zarządzać płynnością finansową firmy. 

Zarządzanie produkcją 

W tym obszarze analiza biznesowa pozwala na monitorowanie procesów produkcyjnych, optymalizację wydajności oraz identyfikację obszarów do usprawnienia. Możesz również wykorzystać ją do prognozowania zapotrzebowania na surowce i materiały. 

Badanie rynku  

Analiza biznesowa pozwala na identyfikację segmentów rynku i grup docelowych na podstawie różnych danych demograficznych, behawioralnych i geograficznych. Dzięki temu lepiej zrozumiesz potrzeby i preferencje klientów oraz dostosujesz swoje strategie marketingowe i sprzedażowe. 

Zarządzanie relacjami z klientami  

W obszarze CRM analiza biznesowa może być wykorzystywana do monitorowania i analizy interakcji z klientami, prognozowania zachowań klientów, identyfikowania trendów sprzedażowych oraz personalizacji strategii komunikacji czy ofert dla poszczególnych klientów. 

Zarządzanie łańcuchem dostaw  

W ramach zarządzania łańcuchem dostaw analiza biznesowa pozwala na monitorowanie procesów logistycznych, zarządzanie zapasami, optymalizację tras transportowych oraz analizę efektywności partnerów i dostawców. 

Przeprowadzanie analizy biznesowej  

Planujesz samodzielnie przeprowadzić analizą biznesową? W takim wypadku poznaj kilka kroków, które pozwolą Ci zrozumieć potrzeby i cele biznesowe Twojej organizacji oraz ułatwią identyfikację najlepszych rozwiązań:

• Zdefiniowanie celu – pierwszym krokiem jest określenie celów analizy biznesowej oraz jej zakresu. Określ, co chcesz dzięki niej osiągnąć i na jakim obszarze będzie się ona skupiała.
• Identyfikacja interesariuszy – ważne jest zidentyfikowanie wszystkich osób i grup, które mogą być zainteresowane wynikami analizy. Należy uwzględnić zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych interesariuszy. 
• Zbieranie wymagań – zbierz wymagania od interesariuszy, Możesz zrobić to na kilka sposobów, ale do najskuteczniejszych należą: wywiady, warsztaty, ankietowanie oraz analiza dokumentów. 
• Analiza istniejących procesów i danych – następnie przeprowadź analizę istniejących procesów biznesowych oraz danych. W ten sposób zidentyfikujesz obszary, które wymagają poprawy lub optymalizacji. Jeśli nie wiesz od czego zacząć, skorzystaj z pomocy analityka biznesowego.
• Określenie rozwiązań – na podstawie zebranych wymagań i przeprowadzonej analizy możesz proponować różne rozwiązania, które pomogą w osiągnięciu celów biznesowych. Po wybraniu najlepszych działań opracuj strategię wdrożenia, która określi kroki niezbędne do wprowadzenia zmian oraz plan zarządzania nimi. 
• Monitorowanie wyników – po wdrożeniu zmian monitoruj ich skutki i oceniaj ich wpływ na organizację. W ten sposób zobaczysz czy cele analizy biznesowej zostały przez Ciebie osiągnięte. Jeśli nie, to konieczne będą dalsze działania korygujące.  

Wyzwania podczas analizy biznesowej  

Analiza danych biznesowych może być trudna szczególnie dla przedsiębiorców, którzy dopiero wchodzą w rolę analityka biznesowego. Taka analiza stawia wiele wyzwań przed właścicielami firm.

Jednym z największych wyzwań jest konieczność rozszerzania zakresu projektu. Każda zmiana wpływa na czas realizacji i koszty. Oznacza to, że konieczne będą dodatkowe badania, analizy i skrupulatna weryfikacja. Jeśli chcesz skutecznie poradzić sobie z tym wyzwaniem, wykorzystaj odpowiednie techniki, które umożliwiają elastyczne reagowanie na zmiany w projekcie. Możesz również zatrudnić doświadczonego analityka biznesowego.  

Częstym wyzwaniem jest także konieczność rozwiązywania konfliktów między różnymi interesariuszami projektu, którzy mogą mieć odmienne cele i oczekiwania. W takich sytuacjach musisz nie tylko dokładnie zrozumieć różnorodne wymagania, lecz przede wszystkim wypracować kompromis między stronami. W ten sposób ustalisz spójny kierunek realizacji projektu. 

Skuteczna komunikacja z członkami zespołu wdrożeniowego, a szczególnie programistami i testerami, jest kluczowym elementem sukcesu projektu. Zadbaj o to, aby każda informacja była precyzyjnie przekazywana, a każdy pracownik znał dokładne wymagania projektowe. Inaczej pojawi się problem ze spójnością i poprawnością w realizacji projektu. 

Najczęstsze błędy w zakresie analizy biznesowej  

W analizie biznesowej istnieje kilka typowych błędów, które są najczęściej popełniane przez przedsiębiorców. Prowadzą one do nieefektywnego przebiegu projektu, dlatego warto je poznać. Są to m.in.:  

• Błędnie określona potrzeba biznesowa – niewłaściwe zrozumienie potrzeb biznesowych prowadzi do nieadekwatnych rozwiązań. Analityk biznesowy musi zbadać i zrozumieć istotę problemu, a dodatkowo unikać opierania się na założeniach lub własnych interpretacjach. 
• Wykorzystywanie nieoptymalnych rozwiązań – w poszukiwaniu szybkich rozwiązań możesz sięgać po nieoptymalne techniki, które generują długi technologiczne i utrudniają przyszłe rozwinięcie projektu. Konieczne jest unikanie kompromisów kosztem jakości i długoterminowej wydajności. 
• Przedstawianie gotowych rozwiązań – zbytnia pokusa analityka do prezentowania gotowych rozwiązań ogranicza innowacyjność i elastyczność projektu. Zamiast tego skup się na zbieraniu wymagań klienta i współpracy nad znalezieniem najbardziej adekwatnego rozwiązania. 
• Niezrozumienie dziedziny – brak pełnego zrozumienia dziedziny, w której działasz, prowadzi do niejasności i błędów w analizie wymagań. Poświęć czas na dokładne poznanie branży i zrozumienie jej terminologii oraz procesów. 

Korzyści wynikające z przeprowadzenia analizy biznesowej 

Przeprowadzanie analizy biznesowej nie jest obowiązkowe, ale warto rozważyć takie działanie, ponieważ korzyści, jakie zapewniają analizy biznesowe, wpływają na każdy element organizacji. Pamiętaj, że zawsze możesz skorzystać z pomocy analityków biznesowych lub działać wspólnie z zespołem.  

Nawet najtrudniejsze decyzje w Twoje firmie będą łatwiejsze do podjęcia, kiedy wdrożysz analizy biznesowe. Dlaczego tak się dzieje? Analizowanie głównych przyczyn, dostępnych danych i skuteczna identyfikacja trendów to pierwszy krok do lepszego planowania przyszłości firmy.  

Z pewnością wiesz, jak trudno jest przekształcić ogromne ilości danych w wizualizacje, które przekonają inwestorów lub pracowników. Analityka biznesowa sprawia, że spostrzeżenia stają się łatwiej dostępne.  

Nowoczesne oprogramowanie analityczne zawiera uczenie maszynowe i bardzo często wykorzystuje sztuczną inteligencję. Dzięki temu możesz przeprowadzać rozszerzone analizy, które wykorzystują zdolności samouczenia się i w łatwy sposób przetwarzają masowe ilości danych.