Zarządzanie przez cele – co to jest i na czym polega?

Zarządzanie przez cele (Management by Objectives, MBO) stanowi systematyczne podejście do kierowania organizacją, w jakim ważne znaczenie ma wspólne ustalanie konkretnych, mierzalnych celów przez przełożonych i podwładnych, a następnie konsekwentne monitorowanie postępów w ich realizacji, co prowadzi do zwiększenia efektywności całej organizacji oraz wzrostu zaangażowania pracowników.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest zarządzanie przez cele?
• Jakie są bazowe elementy skutecznego zarządzania przez cele?
• Jak wygląda wdrażanie zarządzania przez cele?
• Jakie są metody wspierające zarządzanie przez cele?
• Jakie są narzędzia wspierające zarządzanie przez cele?
• Jakie są najczęstsze błędy i wyzwania w zarządzaniu przez cele?
• Jakie są korzyści z zarządzania przez cele?

Najważniejsze informacje:

• Zarządzanie przez cele to metoda zarządzania oparta na wspólnym ustalaniu celów przez kierownictwo i pracowników.
• Skuteczne zarządzanie przez cele wymaga formułowania celów SMART – konkretnych, mierzalnych, osiągalnych, istotnych i określonych w czasie.
• Proces wdrażania zarządzania przez cele obejmuje: ustalenie głównych celów organizacji, określenie celów indywidualnych, monitorowanie postępów i regularną ocenę rezultatów.
• Kluczem do sukcesu jest zaangażowanie wszystkich stron – kierownictwa, menedżerów i pracowników – w proces ustalania oraz realizacji celów.
• Korzyści z wdrożenia tej metody obejmują: zwiększenie efektywności organizacji, wzrost zaangażowania pracowników oraz lepszą alokację zasobów.

Zarządzanie przez cele – definicja

Zarządzanie przez cele (Management by Objectives, MBO) to metoda zarządzania wprowadzona i spopularyzowana przez Petera Druckera w latach 50. XX wieku, która koncentruje się na procesie ustalania celów i systematycznym monitorowaniu postępów w ich realizacji, zamiast jedynie na codziennych zadaniach. Fundamentem tej koncepcji jest przekonanie, że organizacja osiąga najlepsze wyniki, gdy wszystkie jej poziomy – od kierownictwa wyższego szczebla po szeregowych pracowników – są ukierunkowane na realizację jasno określonych, mierzalnych celach, wynikających bezpośrednio z wizji firmy i jej strategicznych priorytetów.

W modelu zarządzania przez cele szczególne znaczenie ma partycypacyjny proces ustalania celów, gdzie pracownicy aktywnie uczestniczą w określaniu własnych celów w porozumieniu ze swoimi przełożonymi, co zwiększa ich: zaangażowanie, motywację oraz poczucie odpowiedzialności za osiągane wyniki.

Zarządzanie przez cele to systematyczna metoda zarządzania organizacją, oparta na: wspólnym ustalaniu konkretnych, mierzalnych celów przez kierownictwo i pracowników, monitorowaniu postępów w ich realizacji oraz regularnej ocenie osiąganych wyników, co prowadzi do zwiększenia zaangażowania pracowników i optymalizacji wykorzystania zasobów organizacji.

Definicja zarządzania przez cele

Podstawowa wartość tej metody wynika z jej zdolności do ukierunkowania działań wszystkich osób uczestniczących w życiu organizacji na to, co najważniejsze z perspektywy strategicznej. W praktyce zarządzanie przez cele tworzy przejrzysty system, który pomaga redukować chaos i zapewnia, że codzienna praca rzeczywiście przyczynia się do realizacji długoterminowej wizji firmy.

Bazowe elementy skutecznego zarządzania przez cele

Skuteczne wdrożenie zarządzania przez cele wymaga starannego uwzględnienia kilku prymarnych elementów, które stanowią fundament tej metody i decydują o jej powodzeniu w organizacji. Efektywność systemu zarządzania przez cele w znacznej mierze zależy od tego, na ile kompleksowo zostaną uwzględnione wszystkie niezbędne komponenty, tworząc spójną całość ukierunkowaną na osiąganie strategicznych zamierzeń.

Które elementy mają fundamentalne znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania zarządzania przez cele?

• Cykliczność procesu – regularne: powtarzanie pełnego cyklu ustalania celów, monitorowania postępów i oceny rezultatów, co zapewnia ciągłe doskonalenie, a ponadto adaptację do zmieniających się warunków rynkowych.
• Jasny system oceny i monitorowania – przejrzyste kryteria i metody oceny postępów, umożliwiające obiektywne mierzenie efektów pracy, a przede wszystkim szybkie identyfikowanie ewentualnych problemów w realizacji celów.
• Kaskadowanie celów – proces przełożenia celów organizacji na cele poszczególnych: jednostek, zespołów i indywidualnych pracowników, zapewniający spójność działań na wszystkich szczeblach.
• Partycypacyjność – aktywne zaangażowanie pracowników w proces ustalania celów, co zwiększa ich: motywację, poczucie wpływu i odpowiedzialności za osiągane wyniki.
• Spójność z wizją organizacji – powiązanie wszystkich celów ze strategicznym kierunkiem rozwoju firmy, co zapewnia, że codzienne działania przyczyniają się do realizacji długoterminowej wizji.
• Wsparcie ze strony kierownictwa – zaangażowanie menedżerów, a także kadry zarządzającej w promowanie kultury zarządzania przez cele oraz zapewnienie niezbędnych zasobów do ich realizacji.
• Zróżnicowanie celów – uwzględnienie różnorodnych obszarów funkcjonowania organizacji przy formułowaniu celów, od finansowych po rozwojowe, co zapewnia zrównoważony rozwój firmy.

Profesjonalne wdrożenie wszystkich tych elementów wymaga systematycznego podejścia i zaangażowania na wszystkich szczeblach organizacji, jednak efekty w postaci zwiększonej efektywności, jak również lepszej koordynacji działań w pełni uzasadniają ten wysiłek.

Wdrażanie zarządzania przez cele

Skuteczne wdrożenie zarządzania przez cele wymaga systematycznego podejścia i zaangażowania całej organizacji, od najwyższych szczebli kierownictwa po szeregowych pracowników. Proces ten, choć wymagający początkowo znacznych nakładów czasu oraz energii, przynosi wymierne korzyści w postaci zwiększonej efektywności, a ponadto lepszej koordynacji działań na wszystkich poziomach. Jak zaplanować i przeprowadzić wdrożenie zarządzania przez cele, aby zmaksymalizować szanse na sukces?

Pierwszym krokiem w implementacji zarządzania przez cele jest precyzyjne określenie misji i wizji organizacji oraz wynikających z nich głównych celów strategicznych. Ten etap wymaga głębokiej refleksji ze strony kierownictwa nad tym, co organizacja chce osiągnąć w długim terminie i jakie są jej najważniejsze priorytety. Dobrze zdefiniowane cele strategiczne powinny być ambitne, ale realistyczne, oraz zgodne z wartościami organizacji. Istotne jest, aby cele te były komunikowane w sposób jasny i zrozumiały dla wszystkich pracowników, co buduje wspólne rozumienie kierunku, w którym zmierza organizacja.

Kolejnym etapem jest kaskadowanie celów strategicznych na niższe poziomy organizacji – do poszczególnych działów, zespołów i ostatecznie indywidualnych pracowników. Na tym etapie najistotniejsza jest partycypacja – menedżerowie i pracownicy wspólnie ustalają cele, które są zgodne z celami organizacji, ale jednocześnie uwzględniają: specyfikę danego stanowiska, kompetencje pracownika i dostępne zasoby. Proces ten powinien mieć charakter dialogu, w którym pracownik ma rzeczywisty wpływ na to, jakie cele będzie realizował, co znacząco zwiększa jego zaangażowanie i poczucie odpowiedzialności.

Ważnym momentem w procesie wdrażania zarządzania przez cele jest etap wspólnego ustalania celów przez przełożonych i pracowników. To właśnie w tym punkcie buduje się fundament odpowiedzialności i zaangażowania, który będzie decydował o powodzeniu całego procesu. Partycypacyjne podejście do wyznaczania celów sprawia, że pracownicy postrzegają je jako własne wyzwania, a nie jako zewnętrzne wymogi narzucone przez kierownictwo.

Bartek Jarosik, COO of Cyrek Digital

Po ustaleniu celów następuje faza ich: realizacji, monitorowania postępów i ewentualnej korekty działań. W tej fazie menedżerowie pełnią rolę wspierającą – zapewniają niezbędne zasoby, usuwają przeszkody, a także oferują feedback, który pomaga pracownikom utrzymać kurs na osiągnięcie wyznaczonych celów. Regularne spotkania monitorujące pozwalają na bieżącą: ocenę postępów, identyfikację potencjalnych problemów i wprowadzanie niezbędnych korekt. Ważne jest, aby monitoring nie przybierał formy kontroli, ale raczej wspierał pracowników w osiąganiu celów.

Ostatnim, ale nie mniej ważnym etapem, jest kompleksowa ocena wyników po zakończeniu określonego cyklu. Etap ten obejmuje: analizę stopnia realizacji poszczególnych celów, identyfikację czynników, które przyczyniły się do sukcesu bądź porażki oraz wyciągnięcie wniosków na przyszłość. Ocena powinna być: obiektywna, oparta na wcześniej ustalonych kryteriach i miernikach, a przede wszystkim konstruktywna – wskazująca zarówno mocne strony, jak i obszary wymagające doskonalenia. Wyniki tej oceny stanowią punkt wyjścia do kolejnego cyklu zarządzania przez cele, tworząc ciągły proces doskonalenia.

Metody wspierające zarządzanie przez cele

Skuteczna implementacja zarządzania przez cele często wymaga wsparcia ze strony dodatkowych metodologii i narzędzi, które wzmacniają poszczególne aspekty tego systemu. Odpowiednio dobrane metody wspierające mogą znacząco zwiększyć efektywność całego procesu, ułatwiając planowanie, realizację i monitorowanie celów na wszystkich szczeblach organizacji.

Które metodologie najlepiej uzupełniają, a także wzmacniają zarządzanie przez cele?

• Analiza SWOT – metodyka identyfikacji silnych i słabych stron organizacji oraz szans i zagrożeń w jej otoczeniu, co stanowi wartościowy punkt wyjścia do formułowania realistycznych i istotnych celów strategicznych.
• Balanced scorecard – zrównoważona karta wyników pozwalająca na kompleksowe ujęcie celów organizacji w czterech perspektywach: finansowej, klienta, procesów wewnętrznych oraz rozwoju i uczenia się, co zapewnia wielowymiarowe podejście do zarządzania.
• Coaching i mentoring – techniki indywidualnego rozwoju pracowników, które wspierają ich w realizacji wyznaczonych celów poprzez: ukierunkowane rozmowy, feedback i dzielenie się doświadczeniem.
• Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) – system mierników pozwalających na precyzyjne monitorowanie postępów w realizacji celów, co zwiększa obiektywizm oceny i dostarcza konkretnych danych do analizy.
• Lean management – filozofia zarządzania ukierunkowana na eliminację marnotrawstwa oraz ciągłe doskonalenie procesów, co wspiera efektywną realizację celów poprzez optymalizację wykorzystania dostępnych zasobów.
• Mapa strategii – wizualne przedstawienie związków przyczynowo-skutkowych między celami organizacji, co ułatwia zrozumienie, jak cele niższego rzędu przyczyniają się do realizacji celów strategicznych.
• Zarządzanie projektowe – metodyka planowania oraz realizacji złożonych przedsięwzięć, która wspiera osiąganie ambitnych celów organizacyjnych poprzez: strukturyzację działań, określenie kamieni milowych i systematyczne monitorowanie postępów.

Umiejętne łączenie zarządzania przez cele z tymi komplementarnymi metodami pozwala organizacjom na stworzenie kompleksowego systemu zarządzania, który łączy strategiczną wizję z codzienną operacyjną rzeczywistością, maksymalizując szanse na osiągnięcie długoterminowego sukcesu.

Narzędzia wspierające zarządzanie przez cele

W erze cyfrowej transformacji, skuteczne zarządzanie przez cele wymaga wsparcia ze strony nowoczesnych narzędzi technologicznych, które ułatwiają: planowanie, komunikację, monitorowanie i ocenę realizacji celów. Odpowiednio dobrane rozwiązania technologiczne mogą znacząco usprawnić cały proces, zwiększając jego: transparentność, efektywność i dostępność dla wszystkich uczestników.

Które narzędzia szczególnie dobrze sprawdzają się we wspieraniu procesu zarządzania przez cele w nowoczesnych organizacjach?

Systemy do zarządzania celami i wynikami (OKR/MBO)

Dedykowane platformy do zarządzania celami, takie jak: Workpath, 7Geese czy Lattice, oferują kompleksowe wsparcie dla całego cyklu zarządzania przez cele – od formułowania i kaskadowania celów, przez monitorowanie postępów, po ocenę końcowych rezultatów. Narzędzia te zwykle umożliwiają wizualizację powiązań między celami różnych poziomów organizacji, co pozwala pracownikom lepiej zrozumieć, jak ich indywidualne cele przyczyniają się do realizacji szerszej strategii. Istotną zaletą tych systemów jest możliwość bieżącego śledzenia postępów, dzięki czemu zarówno pracownicy, jak i ich przełożeni mają stały dostęp do aktualnych informacji na temat stopnia realizacji celów. Czy organizacje, które konsekwentnie wykorzystują takie narzędzia, osiągają lepsze wyniki w realizacji swoich strategicznych zamierzeń?

Zaawansowane platformy tego typu oferują również funkcje wspierające regularny feedback i coaching, umożliwiając menedżerom, a także pracownikom prowadzenie ciągłego dialogu na temat postępów i wyzwań związanych z realizacją celów. Dodatkowo, wiele z tych narzędzi integruje się z innymi systemami używanymi w organizacji, takimi jak systemy HR czy narzędzia do zarządzania projektami, co pozwala na holistyczne podejście do zarządzania wydajnością oraz rozwojem pracowników.

Narzędzia do zarządzania projektami

Platformy, wśród których znajdują się: Asana, Trello, Jira czy Monday.com, choć pierwotnie zaprojektowane do zarządzania projektami, mogą być skutecznie wykorzystywane jako wsparcie dla zarządzania przez cele. Narzędzia te umożliwiają: rozbicie dużych celów na mniejsze zadania i kamienie milowe, przypisanie odpowiedzialności, ustalenie terminów oraz monitorowanie postępów. Dzięki przejrzystym dashboardom i funkcjom raportowania, zarówno pracownicy, jak i menedżerowie mogą łatwo śledzić status realizacji celów, jak również identyfikować potencjalne przeszkody.

Szczególną wartość wnoszą funkcje współpracy oraz komunikacji wbudowane w te narzędzia, które umożliwiają wymianę informacji, dokumentów i feedbacku bezpośrednio w kontekście konkretnych celów czy zadań. Wiele z tych platform oferuje również możliwość tworzenia szablonów dla powtarzalnych procesów, co usprawnia planowanie i realizację typowych celów bądź projektów. Dla organizacji o rozproszonych zespołach, te narzędzia stanowią wręcz niezbędny element efektywnego zarządzania przez cele, zapewniając wszystkim uczestniczącym stały dostęp do aktualnych informacji niezależnie od lokalizacji.

Business Intelligence i narzędzia analityczne

Oprogramowania do Business Intelligence, do których zaliczamy np.: Tableau, Power BI czy Looker, dostarczają zaawansowanych możliwości analitycznych, jakie mogą znacząco wesprzeć zarządzanie przez cele, szczególnie w obszarze monitorowania postępów i oceny wyników. Narzędzia te umożliwiają: integrację danych z różnych źródeł organizacyjnych, tworzenie przejrzystych dashboardów i raportów pokazujących kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) związane z realizowanymi celami.

Zaletą tych systemów jest możliwość głębokiej analizy trendów i zależności, co pozwala lepiej zrozumieć czynniki wpływające na realizację celów. Dzięki funkcjom predykcyjnym niektóre z tych narzędzi mogą również pomóc w identyfikacji potencjalnych zagrożeń dla realizacji celów, zanim staną się one rzeczywistym problemem. W organizacjach operujących w oparciu o duże ilości danych, narzędzia BI są nieocenionym wsparciem dla podejmowania decyzji opartych na faktach, co jest nieodzownym elementem skutecznego zarządzania przez cele.

Najczęstsze błędy i wyzwania w zarządzaniu przez cele

Choć zarządzanie przez cele jest potężnym narzędziem dla współczesnych organizacji, jego implementacja nie jest pozbawiona wyzwań i potencjalnych pułapek. Zrozumienie najczęstszych błędów popełnianych w procesie wdrażania i stosowania tej metody pozwala organizacjom na ich unikanie i maksymalizację korzyści płynących z zarządzania przez cele. Jakie błędy najczęściej podważają skuteczność nawet najlepiej zaplanowanych systemów zarządzania przez cele?

Brak powiązania z wizją i strategią organizacji

Jednym z fundamentalnych błędów w zarządzaniu przez cele jest niewystarczające powiązanie indywidualnych celów pracowników z szerszą wizją i strategią organizacji. Gdy brakuje tego połączenia, poszczególne cele mogą prowadzić do działań, które są nieistotne z perspektywy strategicznej lub nawet sprzeczne z długoterminowymi zamierzeniami firmy. Problem ten wynika często z niewystarczającej komunikacji celów strategicznych bądź braku procesu systematycznego kaskadowania tych celów na niższe poziomy organizacji. W konsekwencji pracownicy mogą realizować cele, które wydają się sensowne z perspektywy ich roli czy działu, ale nie przyczyniają się do realizacji nadrzędnych celów organizacji. W skrajnych przypadkach może to prowadzić do sytuacji, w której firma odnosi sukcesy w realizacji poszczególnych celów, a mimo to nie zbliża się do realizacji swojej strategii.

Aby uniknąć tego błędu, organizacje powinny zadbać o przejrzysty proces kaskadowania celów, rozpoczynający się od precyzyjnego zdefiniowania: misji, wizji i strategii, a następnie przekładający te elementy na konkretne cele dla poszczególnych jednostek, zespołów i pracowników. Istotne jest również regularne komunikowanie strategicznego kontekstu dla wyznaczanych celów oraz zapewnienie, że wszyscy pracownicy rozumieją, jak ich indywidualne cele przyczyniają się do realizacji szerszych zamierzeń organizacji.

Nadmierna koncentracja na celach ilościowych

Kolejnym częstym błędem jest zbytnia koncentracja na łatwo mierzalnych celach ilościowych, przy jednoczesnym zaniedbaniu aspektów jakościowych, które mogą mieć ważne znaczenie dla długoterminowego sukcesu organizacji. Menedżerowie i organizacje często preferują cele, które można łatwo zmierzyć oraz ocenić, takie jak: liczba sprzedanych produktów, przychód czy liczba obsłużonych klientów. Choć takie cele są istotne, nadmierne skupienie się na nich może prowadzić do zaniedbania równie ważnych, ale trudniejszych do kwantyfikacji aspektów, do jakich zaliczymy: jakość obsługi klienta, innowacyjność, rozwój kompetencji pracowników czy budowanie kultury organizacyjnej.

To jednostronne podejście może wywołać niekorzystne konsekwencje, w tym skupienie się pracowników na osiąganiu krótkoterminowych wyników kosztem długofalowych korzyści, przyjmowanie postaw, które maksymalizują wyniki w mierzonych obszarach przy zaniedbaniu innych ważnych aspektów pracy, czy nawet manipulowanie wskaźnikami w celu osiągnięcia wyznaczonych celów. Jak uniknąć tych problemów przy jednoczesnym zachowaniu mierzalności celów?

Rozwiązaniem jest stosowanie zrównoważonego podejścia, które uwzględnia zarówno cele ilościowe, jak i jakościowe. Dla celów jakościowych warto opracować subiektywne, ale ustrukturyzowane metody oceny, obejmujące: ankiety satysfakcji klientów, oceny przełożonych czy recenzje współpracowników. Pomocne może być również stosowanie metodologii, np. Balanced Scorecard, które wymuszają uwzględnienie różnych perspektyw przy wyznaczaniu celów.

Brak regularnego monitorowania i feedbacku

Trzecim poważnym błędem w zarządzaniu przez cele jest brak systematycznego monitorowania postępów i regularnego feedbacku. Zbyt często cele są wyznaczane na początku okresu rozliczeniowego, a następnie oceniane dopiero na jego końcu, bez bieżącego śledzenia postępów i dostarczania pracownikom informacji zwrotnej. Taka praktyka znacząco zmniejsza skuteczność całego procesu, gdyż pozbawia pracowników możliwości korygowania swoich działań w trakcie realizacji celów.

Brak regularnego monitorowania uniemożliwia wczesną identyfikację potencjalnych problemów, które mogą zagrażać realizacji celów, oraz utrudnia wprowadzanie niezbędnych korekt w odpowiedzi na zmieniające się okoliczności. Z kolei brak feedbacku pozbawia pracowników cennych wskazówek, jakie mogłyby pomóc im w lepszej realizacji wyznaczonych zadań, a także zmniejsza ich motywację i zaangażowanie.

Aby przeciwdziałać temu problemowi, organizacje powinny wdrożyć systematyczny proces monitorowania postępów, który może obejmować regularne spotkania przeglądowe, cykliczne raporty statusu czy wykorzystanie dedykowanych narzędzi do śledzenia realizacji celów. Równie istotne jest budowanie kultury ciągłego feedbacku, w której menedżerowie regularnie dostarczają pracownikom konstruktywnych informacji zwrotnych, doceniają ich sukcesy i wspierają w przezwyciężaniu trudności.

Korzyści z zarządzania przez cele

Implementacja zarządzania przez cele w organizacji, mimo początkowych wyzwań, przynosi liczne korzyści, jakie są odczuwalne są zarówno na poziomie całej firmy, jak i poszczególnych pracowników. Systematyczne oraz konsekwentne stosowanie tej metody może znacząco wpłynąć na efektywność działania, a także kulturę organizacyjną, przyczyniając się do długoterminowego sukcesu.

Jakie korzyści może przynieść wdrożenie zarządzania przez cele w swojej organizacji?

• Efektywniejsza alokacja zasobów – precyzyjne określenie priorytetów i celów umożliwia lepsze ukierunkowanie dostępnych zasobów na działania o najwyższym znaczeniu strategicznym dla organizacji.
• Jasność oczekiwań – pracownicy dokładnie wiedzą, czego się od nich oczekuje i jak będą oceniane ich wyniki, co eliminuje niepewność, a przede wszystkim frustrację związaną z niejasnymi kryteriami oceny pracy.
• Lepsza koordynacja działań – zintegrowany system celów zapewnia spójność działań na różnych szczeblach i w różnych jednostkach organizacji, minimalizując ryzyko dublowania wysiłków lub działań sprzecznych.
• Obiektywizacja systemu ocen i wynagradzania – powiązanie ocen pracowniczych z realizacją konkretnych, mierzalnych celów zwiększa sprawiedliwość, jak również przejrzystość procesu ewaluacji oraz systemu wynagrodzeń.
• Rozwój kompetencji przywódczych – menedżerowie, uczestnicząc w procesie ustalania celów i wspierania pracowników w ich realizacji, rozwijają najważniejsze umiejętności przywódcze i coachingowe.
• Wzmocnienie poczucia sprawczości – partycypacyjny proces ustalania celów daje pracownikom poczucie wpływu na swoją pracę i jej kierunek, co zwiększa ich wewnętrzną motywację i zaangażowanie.
• Zwiększenie zaangażowania pracowników – zrozumienie szerszego kontekstu oraz znaczenia swojej pracy oraz możliwość współdecydowania o celach prowadzi do wyższego poziomu zaangażowania i identyfikacji z organizacją.

Doświadczenia organizacji, które skutecznie wdrożyły zarządzanie przez cele, pokazują, że korzyści te nie są jedynie teoretyczne, ale przekładają się na wymierne rezultaty biznesowe, w tym: zwiększoną produktywność, lepszą adaptację do zmian rynkowych oraz wyższy poziom satysfakcji i retencji pracowników.