Zarządzanie przez cele – na czym polega?

Zarządzanie przez cele stanowi transformacyjne podejście do prowadzenia organizacji, angażując każdego pracownika w procesie tworzenia celów, co przekłada się na zwiększoną motywację i produktywność.

Ta metodyka nie tylko wyznacza ścieżkę do osiągnięć firmy, ale także umożliwia pracownikom rozwój poprzez aktywne uczestnictwo w kształtowaniu przyszłości przedsiębiorstwa.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest zarządzenie przez cele?
• Czym charakteryzują się cele w systemie zarządzania przez cele?
• Jak wdrożyć zarządzanie przez cele?
• Jakie są ograniczenia zarządzania przez cele?
• Co można zyskać dzięki zarządzaniu przez cele?

Zarządzanie przez cele – definicja

Zarządzanie przez cele (można je określać skrótem ZpC, choć częściej spotyka się z MBO – jest to skrót od angielskiego management by objectives) to styl zarządzania organizacją, w której cele są ustalane w sposób partycypacyjny przez zarząd i pracowników, aby zdefiniować kierunki działań oraz mierniki sukcesu. Zakłada ona, że określenie wyraźnych, mierzalnych i realistycznych celów może pomóc zespołom skoncentrować się na priorytetach organizacyjnych, stymulować innowacje i zwiększyć wydajność.

Zarządzanie przez cele to metoda zarządzania organizacją, gdzie określone i zrozumiałe cele są ustalane wspólnie przez pracowników i kierownictwo, integrując cele indywidualne z celami organizacji.

Definicja zarządzania przez cele.

Historia zarządzania przez cele rozpoczęła się w latach 50. XX wieku, a jej rozwój jest często przypisywany Peterowi Druckerowi, który sformułował to pojęcie w swojej książce „The Practice of Management” z 1954 roku. Drucker argumentował, że skuteczne zarządzanie wymaga wyraźnego określenia celów organizacji, a następnie komunikowania ich i zrozumienia na wszystkich poziomach hierarchii.

Zarządzanie przez cele rozwijało się w latach 60. i 70. XX wieku, kiedy to wiele międzynarodowych korporacji zaczęło wdrażać te zasady w celu zwiększenia produktywności i zaangażowania pracowników. Jednym z kluczowych elementów MBO było regularne przeglądanie osiągnięć i porównywanie ich z wcześniej ustalonymi celami, co motywuje pracowników do samodoskonalenia i inicjowania zmian.

W kolejnych latach wraz z wprowadzeniem bardziej złożonych struktur organizacyjnych i szybszym tempem zmian w biznesie w zarządzaniu przez cele zaczęto integrować nowe technologie i strategie, takie jak systemy zarządzania wydajnością i elastyczne procesy planowania. Nie zmienia to faktu, że jest to proces, który pomaga organizacjom w określeniu i komunikowaniu celów biznesowych, a także monitorowaniu postępów w ich osiąganiu.

Charakterystyka celów w systemie zarządzania przez cele

W systemie MBO cele odgrywają centralną rolę w kierowaniu działaniami, oceną postępów i kształtowaniu kultury organizacyjnej. Do ich wyznaczania najczęściej stosuje się metodę SMART, co oznacza, ze cele powinny:

• być jasno zdefiniowane i łatwe do zrozumienia, aby uniknąć niejasności lub nieporozumień oraz wyraźnie określać oczekiwane wyniki i być konkretnymi wskazówkami działania;
• posiadać konkretne wskaźniki, które pozwalają ocenić postęp i ostateczne osiągnięcia, co pozwala zarówno pracownikom, jak i kierownictwu monitorować skuteczność działań;
• być ambitne, ale realistyczne, ponieważ nierealistyczne cele mogą demotywować pracowników, a, zbyt łatwe mogą nie stymulować wystarczającego wysiłku i innowacji;
• być zgodne z misją, wartościami i strategicznymi priorytetami organizacji oraz przyczyniać się do ogólnego rozwoju firmy i mieć znaczenie dla zespołów i jednostek odpowiedzialnych za ich realizację;
• mieć jasno określony termin realizacji, ponieważ ustalanie ram czasowych pomaga zespołom organizować ich priorytety, zarządzać czasem i zasobami oraz motywuje do działania i realizacji zadań w ustalonym terminie.

Oprócz tego zarówno cele strategiczne, jak i operacyjne powinny być dostosowywane w miarę pojawiania się nowych wyzwań lub informacji. W zarządzaniu przez cele ważne jest też, aby były one ustalane we współpracy z tymi, którzy będą je realizować. Zwiększa to zaangażowanie klienta, poczucie odpowiedzialności i posiadania.

Wdrożenie zarządzania przez cele

Aby z powodzeniem wprowadzić zarządzanie przez cele w organizacji, przede wszystkim należy zrozumieć i jasno zdefiniować jej misję i wizję oraz cele strategiczne – jest to podstawa wszystkich innych celów. Kluczowe w tym jest zaangażowanie kierownictwa najwyższego szczebla. Obrane kierunki należy następnie przekazać wszystkim pracownikom – od zrozumienia, akceptacji i zaangażowania wszystkich zależy sukces organizacji, a każdy pracownik powinien czuć, że jego głos się liczy, a cele bezpośrednio wpływają na ich pracę i rozwój.

Zarządzanie przez cele to system, który można dostosować do specyfiki każdej organizacji. Często łączy się w nim różne metody, ale zdecydowane najważniejszym etapem jest ustalenie celów – wymaga to ścisłej współpracy między kierownictwem a pracownikami, a także zapewnia, że będą one realistyczne. Wspólne ustalanie celów sprzyja także zaangażowaniu i poczuciu współodpowiedzialności.

Kolejnym aspektem jest regularne sprawdzanie postępów w realizacji ustalonych celów – pomaga to zidentyfikować obszary wymagające poprawy i dostosować strategię, jeśli sytuacja tego wymaga. Do tego celu warto zastosować specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania projektami oraz wybrać kilka najważniejszych KPI. Postępy należy sprawdzać nie tylko na bieżąco – równie ważne są regularne podsumowania osiągniętych wyników, ponieważ pozwalają one opracowywać plany na przyszłość.

Decydując się na zarządzanie przez cele, należy pamiętać, że pracownicy potrzebują umiejętności i wiedzy, aby skutecznie realizować swoje zadania. Warto zatem zainwestować w programy szkoleniowe, mentoring i coaching. Równie ważna jest komunikacja wewnątrz organizacji – regularny dialog między wszystkimi szczeblami biznesowej hierarchii jest gwarancją, że cele są zrozumiałe, problemy szybko rozwiązywane, a zespoły zmotywowane i zaangażowane w pracę. Warto też pamiętać, że zarządzanie przez cele nie jest statyczne; jest to elastyczna metodologia, która wymaga regularnych przeglądów i modyfikacji w zależności od zmieniających się okoliczności.

Ograniczenia zarządzania przez cele

Zarządzanie przez cele jest powszechnie stosowaną techniką zarządzania, ale jak każda metoda, ma swoje ograniczenia i wyzwania:

• Może prowadzić do sytuacji, w której nadmierny nacisk kładzie się na mierzalne, ale ograniczone wskaźniki. Czasami aspekty pracy, takie jak kreatywność czy innowacyjność, są trudne do zmierzenia, ale mają kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy.
• Jeśli menedżerowie i pracownicy skupiają się głównie na krótkoterminowych celach, mogą zaniedbać strategie długoterminowe.
• Ustalanie celów, które pracownicy uważają za zbyt ambitne lub nieosiągalne, może prowadzić do frustracji i demotywacji. Warto też pamiętać, że jeśli pracownicy nie są zaangażowani w proces ustalania celów, mogą nie czuć się odpowiedzialni za ich osiągnięcie.
• W niektórych przypadkach pracownicy mogą próbować manipulować wynikami lub używać nieetycznych środków do ich osiągnięcia, szczególnie jeśli od wyników zależą, np. premie czy awanse.
• Proces ustalania, monitorowania i przeglądu celów wymaga znacznych zasobów i czasu, a także narzędzi, które mogą być kosztowne dla organizacji.
• MBO może czasami prowadzić do niezdrowej konkurencji między pracownikami lub działami, co może powodować konflikty wewnątrz zespołu i szkodzić kulturze organizacyjnej w firmie.

Korzyści z zarządzania przez cele

Zarządzanie przez cele od dziesięcioleci jest jedną z najważniejszych strategii w wielu organizacjach. Jednym z najbardziej widocznych pozytywów tej metodologii jest poprawa wydajności i efektywności. Pracownicy z jasno określonymi celami mogą łatwiej zrozumieć, czego się od nich oczekuje i skoncentrować wysiłki na konkretnych zadaniach, a więc zwiększyć swoją produktywność. Sprzyja to także większemu zaangażowaniu – uczestnictwo w procesie ustalania celów daje poczucie odpowiedzialności za wyniki i zwiększa motywację do ich osiągnięcia. Może też prowadzić do większej satysfakcji z pracy i lojalności wobec pracodawcy.

Zarządzanie przez cele sprzyja także komunikacji w organizacji. Jasno komunikowane cele gwarantują, że wszyscy w zespole rozumieją, w którą stronę dąży firma. Zapobiega to konfliktom wynikającym z nieporozumień lub braku informacji oraz promuje kulturę otwartości i współpracy. Strategia ta ułatwia też ocenę wyników – ponieważ cele są mierzalne, kierownictwo może łatwiej śledzić postępy i osiągnięcia poszczególnych pracowników. Warto też podkreślić, ze MBO wspiera rozwój osobisty i zawodowy pracowników. Osiąganie celów niejednokrotnie wymaga szkolenia i rozwoju, co pomaga pracownikom zdobywać nowe umiejętności oraz rozwijać istniejące, co może mieć pozytywny wpływ na ich kariery zawodowe.