Zarządzanie aktywami – co to jest, dobre praktyki

Zarządzanie aktywami jest złożonym i wielowymiarowym procesem, który zapewnia długoterminową stabilność i wzrost każdej organizacji. Proces ten polega na systematycznym i strategicznym podejściu do zarządzania zasobami firmy — od fizycznych aktywów, takich jak maszyny i budynki, po niematerialne, jak patenty.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest zarządzanie aktywami?
• Jak wygląda właściwe zarządzanie aktywami?
• Jakie są dobre praktyki w zarządzaniu aktywami?
• Jakie korzyści wynikają ze skutecznego zarządzania aktywami? 

Zarządzanie aktywami – definicja

Zarządzanie aktywami to proces, który obejmuje to nie tylko efektywne wykorzystanie i optymalizację aktywów trwałych i obrotowych, lecz także umiejętne balansowanie między kosztami, ryzykiem a wydajnością na różnych etapach cyklu życia tych zasobów.

Zarządzanie aktywami to skoordynowane działania przedsiębiorstwa, mające na celu generowanie wartości z posiadanych zasobów.

Definicja zarządzania aktywami

Zarządzanie aktywami nie ogranicza się jedynie do sektora prywatnego; ma także zastosowanie w organizacjach publicznych oraz non-profit. Powinno być integralną częścią strategii biznesowej każdej firmy, która chce mieć pewność, że wszystkie prowadzone działania są spójne z jej długoterminowymi celami. Odpowiednio zaimplementowane, pozwala na efektywne wykorzystanie aktywów, co przekłada się na ogólną satysfakcję udziałowców, właścicieli, klientów oraz opinii publicznej.

Właściwe zarządzanie aktywami

Właściwe zarządzanie aktywami odznacza się złożonością, która wynika z konieczności integracji różnych dyscyplin, a w tym finansów, inżynierii, operacji i IT. Wyróżnia się wielodyscyplinarnym podejściem, które umożliwia maksymalizację korzyści netto poprzez efektywną analizę stosunku jakości do ceny. Proces ten wymaga także systematyczności, czyli rygorystycznego przestrzegania procedur i standardów na każdym poziomie zarządzania, co zapewnia ciągłość i jakość działań.

Zarządzanie aktywami jest również ukierunkowane na system, traktując aktywa nie jako izolowane jednostki, lecz jako integralne części systemu organizacyjnego. To postrzeganie pozwala na maksymalizację zysków i wartości całego przedsiębiorstwa. Ważnym elementem jest zarządzanie oparte na ryzyku, które uwzględnia potencjalne zagrożenia w procesie decyzyjnym, minimalizując tym samym niekorzystne konsekwencje.

Optymalizacja w zarządzaniu aktywami polega na poszukiwaniu najlepszych rozwiązań w sytuacjach konfliktowych – równoważenie kosztów, wydajności i ryzyka, oraz zarządzanie dylematami między celami krótkoterminowymi a długoterminowymi. Proces ten wymaga równocześnie zrównoważonego planowania, które uwzględnia optymalną wartość aktywów w kontekście trwałego funkcjonowania przedsiębiorstwa i jego wpływu na środowisko oraz inne konsekwencje długoterminowe.

Dobre praktyki w zarządzaniu aktywami 

Zarządzanie aktywami to prawdziwe wyzwanie, dlatego tak ważne jest, aby w tym procesie wykorzystać sprawdzone praktyki i techniki:

• Opracowanie strategii zarządzania aktywami – wszystko zaczyna się od strategii, która powinna być spójna z ogólnymi celami organizacyjnymi i uwzględniać zarówno krótkoterminowe, jak i długoterminowe potrzeby przedsiębiorstwa. Powinna również obejmować planowanie sukcesji w firmie i adaptację do zmieniających się warunków rynkowych.
• Dokładna inwentaryzacja aktywów – regularne przeglądy i aktualizacja rejestru aktywów zapewniają, że organizacja ma dokładny obraz posiadanych zasobów. Umożliwia to lepsze planowanie wykorzystania i konserwacji aktywów.
• Monitorowanie i utrzymanie aktywów – regularne przeglądy stanu technicznego i efektywności aktywów są niezbędne do ich efektywnego zarządzania. Jest to możliwe dzięki identyfikacji potrzeb konserwacji i możliwości modernizacji, co może znacząco wydłużyć żywotność aktywów.
• Zarządzanie ryzykiem – identyfikacja i analiza ryzyk związanych z poszczególnymi aktywami pozwala na odpowiednie ich zarządzanie. Obejmuje to zarówno ryzyka operacyjne, jak i finansowe, a także ryzyka zewnętrzne, takie jak zmiany prawne czy katastrofy naturalne.
• Szkolenia i rozwój pracowników – pracownicy odpowiedzialni za zarządzanie aktywami powinni być regularnie szkoleni i rozwijani w zakresie najnowszych praktyk, narzędzi i technologii, co zwiększa efektywność zarządzania aktywami.
• Wykorzystanie technologii – automatyzacja i systemy zarządzania aktywami, takie jak systemy Enterprise Asset Management (EAM) czy Computerized Maintenance Management Systems (CMMS), są niezbędne dla efektywnego monitorowania, zarządzania i raportowania stanu aktywów.
• Angażowanie interesariuszy – regularna komunikacja z interesariuszami, w tym z pracownikami, inwestorami, klientami i dostawcami, zapewnia, że wszystkie strony mają jasne rozumienie celów i strategii zarządzania aktywami.

Korzyści wynikające ze skutecznego zarządzania aktywami

Zarządzanie aktywami stanowi istotny element planowania strategicznego w każdej organizacji i przynosi wiele korzyści, które bezpośrednio wpływają na efektywność operacyjną, finansową oraz strategiczną przedsiębiorstwa. Poprzez efektywne zarządzanie aktywami przedsiębiorstwo zyskuje lepszą kontrolę nad kosztami oraz optymalizuje wykorzystanie posiadanych zasobów. To oczywiście przekłada się na wzrost wydajności pracy przy jednoczesnym minimalizowaniu niepotrzebnych wydatków.

Systematyczne monitorowanie i analiza stanu aktywów umożliwiają identyfikację obszarów, które wymagają usprawnień lub modernizacji. Dzięki temu zarządzanie aktywami prowadzi do większej konsekwencji w działaniu i podnosi wiarygodność organizacji. Takie działania budują zaufanie wśród inwestorów i partnerów biznesowych, a co za tym idzie – wzmacniają pozycję rynkową.