Wydajność pracy: wzór. Sprawdź jak ją obliczyć

Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, dlaczego niektóre zespoły osiągają spektakularne wyniki, podczas gdy inne, pozornie dysponujące podobnymi zasobami, ledwo radzą sobie z podstawowymi zadaniami? Odpowiedź leży w umiejętności precyzyjnego mierzenia i analizowania wydajności pracy. W czasach, gdy każda organizacja szuka sposobów na zwiększenie produktywności pracowników, zrozumienie wzorów i mierników wydajności pracy stało się nie tylko przydatne, ale wręcz niezbędne.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Jakie czynniki wpływają na wydajność pracy?
• Jak obliczyć wydajność pracy w praktyce?

Jakie czynniki wpływają na wydajność pracy?

Według badań Deloitte, firmy regularnie monitorujące wskaźniki wydajności osiągają lepsze wyniki operacyjne^[1], dlatego zrozumienie czynników wpływających na wydajność pracy to fundament skutecznego zarządzania zespołem i optymalizacji procesów w każdej organizacji.

Czynniki związane z pracownikiem

Kapitał ludzki to najważniejszy zasób każdej organizacji, a jego jakość bezpośrednio przekłada się na osiągnięcia całego przedsiębiorstwa. Umiejętności pracowników, ich doświadczenie oraz motywacja determinują nie tylko tempo wykonywania zadań, ale również jakość końcowych rezultatów.

Wykwalifikowani pracownicy potrafią efektywniej wykorzystywać dostępne narzędzia i technologie, co przekłada się na zwiększenie wydajności w porównaniu z zespołami o niższych kwalifikacjach^[2]. Równie istotne jest zaangażowanie pracowników – zespoły z wysokim poziomem motywacji wykonują swoje obowiązki nie tylko szybciej, ale również z większą starannością, co redukuje liczbę błędów i konieczność powtarzania prac.

Czynniki organizacyjne i zarządcze

Sposób organizacji pracy oraz jakość przywództwa mają fundamentalny wpływ na efektywność całego zespołu. Jasno określone cele strategiczne, sprawnie działające procesy komunikacji oraz odpowiednie systemy motywacyjne tworzą środowisko sprzyjające wysokiej wydajności.

Badania Harvard Business School wykazują, że firmy z dobrze zdefiniowanymi procesami osiągają wyższe wskaźniki wydajności pracy^[3]. Szczególnie ważne jest ciągłe doskonalenie procedur, eliminowanie niepotrzebnych biurokratycznych barier oraz zapewnienie pracownikom autonomii w podejmowaniu decyzji w ramach ich kompetencji.

Czynniki materialne i środowiskowe

Warunki fizyczne w miejscu pracy oraz dostęp do odpowiednich narzędzi znacząco wpływają na możliwości wykonania zadań przez każdego zatrudnionego. Ergonomiczne stanowiska pracy, właściwe oświetlenie, temperatura oraz poziom hałasu to elementy, które mogą zwiększyć lub obniżyć koncentrację i komfort pracy.

Inwestycje w nowoczesne technologie i automatyzację procesów pozwalają pracownikom skupić się na zadaniach o wyższej wartości dodanej. Firmy, które regularnie modernizują swoje wyposażenie techniczne, notują wzrost wydajności rok do roku^[4]. Równie istotne są odpowiednie wskaźniki monitorowania, które pozwalają na bieżąco oceniać efektywność wykorzystania zasobów.

Wydajność to rezultat systematycznego podejścia do zarządzania ludźmi, procesami i zasobami. Jak w precyzyjnym mechanizmie zegarowym, każdy element musi działać w harmonii z pozostałymi, aby osiągnąć optymalny rezultat w określonym ujęciu czasowym.

Michał Włodarczyk, Head of Customer Success

Jak obliczyć wydajność pracy?

Obliczanie wydajności pracy wymaga systematycznego podejścia i wykorzystania odpowiednich wzorów dostosowanych do specyfiki danej branży czy typu wykonywanej działalności. Podstawowy wzór na wydajność pracy można zapisać jako stosunek efektów pracy do nakładu pracy. W najprostszej formie wygląda to następująco:

Ten wskaźnik wydajności można wyrażać w różnych jednostkach – od sztuk wyprodukowanych na godzinę, przez przychód na jednego pracownika, po liczbę obsłużonych klientów w określonym czasie.

W praktyce wzór ten przybiera różne formy w zależności od branży. W firmach produkcyjnych mierzy się często liczbę wytworzonych dóbr na roboczogodzinę, podczas gdy w usługach kluczowe może być tempo wykonywania poszczególnych procesów lub usług świadczonych przez zespół.

Firma produkcyjna

Wyobraź sobie fabrykę produkującą wiązki elektryczne, gdzie jeden pracownik w ciągu 8-godzinnej zmiany wytwarza 240 sztuk produktu. Obliczenie wydajności pracy wygląda następująco:

Wydajność pracownika = 240 sztuk / 8 godzin = 30 sztuk na godzinę

Jeśli chcemy obliczyć wydajność całego działu liczącego 12 pracowników, którzy łącznie w ciągu dnia wyprodukują 2880 sztuk, to:

Wydajność działu = 2880 sztuk / (12 pracowników * 8 godzin) = 2880 / 96 = 30 sztuk na roboczogodzinę

Ten przykład pokazuje, jak można porównywać wydajność indywidualną z wydajnością zbiorową i identyfikować obszary wymagające poprawy.

Firma usługowa

Rozważmy call center, gdzie jeden konsultant w ciągu 7-godzinnego dnia pracy obsługuje średnio 84 połączenia, generując przychód w wysokości 4200 złotych.

Wydajność ilościowa = 84 połączenia / 7 godzin = 12 połączeń na godzinę

Wydajność finansowa = 4200 złotych / 7 godzin = 600 złotych przychodu na godzinę pracy

Dodatkowo można obliczyć średni przychód z jednego połączenia:

4200 złotych / 84 połączenia = 50 złotych na połączenie

Te wskaźniki wydajności pracy pozwalają menedżerom ocenić nie tylko efektywność ilościową, ale również wartościową pracy zespołu. Mogą one służyć jako podstawa do planowania celów, optymalizacji procesów oraz wprowadzania systemów motywacyjnych opartych na miernikach wydajności pracy dostosowanych do specyfiki organizacji.