System księgowy online – co to jest, jak działa, ranking najlepszych systemów

Rachunkowość online to coraz częściej wybierana forma księgowości, stanowiąca istotną część strategii zarządzania każdej nowoczesnej firmy. Systemy księgowe online pozwalają przedsiębiorcom na szybkie i efektywne zarządzanie finansami firmy bez konieczności korzystania z tradycyjnych metod.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest system księgowy online?
• Jakie funkcje oferują systemy księgowe online?
• Jakie są najlepsze systemy księgowe online?
• Jakie są korzyści z korzystania z systemu księgowego online?

System księgowy online – definicja

System księgowy online pozwala użytkownikom na samodzielnie zarządzanie finansami, fakturami, płatnościami, rozliczeniami podatkowymi i wieloma innymi aspektami finansowymi, a wszystko to z dowolnego miejsca na świecie, mając jedynie dostęp do Internetu.

System księgowy online to aplikacja lub platforma, która umożliwia prowadzenie pełnej księgowości przez Internet.

Definicja systemu księgowego online

Zaawansowane systemy oferują różnorodne funkcje, od automatyzacji księgowania po generowanie zaawansowanych raportów finansowych, dlatego też są alternatywą lub uzupełnieniem dla tradycyjnych form księgowości. 

Funkcje systemów księgowych online

Systemy księgowe online stanowią nowoczesne rozwiązanie dla przedsiębiorców, które znacząco usprawnia zarządzanie finansami firmy. Oferują one takie funkcje, jak:

• Prowadzenie ksiąg rachunkowych – systemy księgowe online umożliwiają pełne prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i automatyzują procesy księgowe, minimalizując ryzyko błędów i ułatwiając szybkie wprowadzanie danych.
• Wystawianie faktur i rachunków – użytkownicy mogą łatwo tworzyć i wysyłać faktury oraz rachunki bezpośrednio z systemu. Funkcje te często obejmują szablony, które można dostosować do własnych potrzeb, co zapewnia profesjonalny wygląd dokumentów.
• Ewidencja przychodów i kosztów – systemy księgowe online automatyzują ewidencję przychodów i kosztów, co pomaga w monitorowaniu finansów firmy i efektywnym zarządzaniu budżetem.
• Zarządzanie stanami magazynowymi – niektóre systemy oferują funkcje zarządzania zapasami, które pozwalają na śledzenie stanów magazynowych w czasie rzeczywistym, ułatwiając planowanie zakupów i produkcji.
• Płatności online – integracja z platformami płatniczymi umożliwia szybkie przetwarzanie płatności online, co jest szczególnie korzystne w e-commerce.
• Generowanie raportów i analiz – zaawansowane narzędzia analityczne pozwalają na generowanie szczegółowych raportów finansowych i analiz, które są kluczowe dla strategicznego planowania i podejmowania decyzji.
• Integracja z innymi systemami firmowymi – systemy księgowe online mogą być łatwo zintegrowane z innym oprogramowaniem używanym w firmie (takimi jak systemy CRM, systemy ERP czy systemy kadrowo-płacowe), co zapewnia płynny przepływ danych między różnymi działami. 
• Integracja z bankami i urzędami skarbowymi – większość systemów księgowych online oferuje integrację z bankowością elektroniczną oraz automatyczne przekazywanie niezbędnych dokumentów do urzędów skarbowych, co znacznie ułatwia prowadzenie spraw podatkowych.

Najlepsze systemy księgowe online

Wybór odpowiedniego systemu księgowego online może znacząco wpłynąć na efektywność operacyjną przedsiębiorstwa. Z tego powodu warto stawiać na sprawdzone i polecane rozwiązania. Należą do nich m.in.:

Wfirma.pl

Wfirma.pl oferuje kompleksowe zarządzanie księgowością, w tym fakturowanie, ewidencję kosztów, rozliczenia z ZUS i US, a także pełną księgowość dla małych i średnich przedsiębiorstw. System proponuje różne pakiety cenowe, dostosowane do potrzeb różnych form działalności, z podstawowymi opcjami już od kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Użytkownicy cenią wfirma.pl za intuicyjny interfejs oraz dostępność mobilnej aplikacji, co ułatwia zarządzanie finansami z dowolnego miejsca.

inFakt

Jest szczególnie przyjazny dla freelancerów i małych firm, oferując funkcje takie jak fakturowanie, księgowość, dostęp do księgowego oraz pomoc w zakresie doradztwa podatkowego. Witryna oferuje atrakcyjne ceny oraz możliwość korzystania z bezpłatnej wersji próbnej, co pozwala na ocenę systemu przed podjęciem decyzji o subskrypcji.

Użytkownicy i eksperci wysoko oceniają inFakt za prostotę, efektywność obsługi klienta i dostosowanie funkcji do polskiego systemu podatkowego, dzięki czemu platforma jest idealnym rozwiązaniem dla osób nieposiadających wiedzy oraz umiejętności z zakresu księgowości.

Symfonia

Oferuje pełny zakres usług księgowych, zarządzanie płacami, a także integrację z ERP, co jest idealne dla większych firm, potrzebujących kompleksowego rozwiązania. Ceny są zależne od wybranego pakietu i liczby użytkowników, co pozwala na elastyczność w dostosowaniu systemu do potrzeb firmy. Choć system oferuje zaawansowane funkcje, jest zaprojektowany w sposób umożliwiający stosunkowo prostą obsługę. Symfonia ceniona jest za stabilność, wsparcie techniczne i szerokie możliwości integracji z innymi systemami.

Comarch ERP Optima

Popularne oprogramowanie ERP przeznaczone głównie dla małych i średnich przedsiębiorstw. Umożliwia kompleksowe zarządzanie kluczowymi obszarami biznesowymi, takimi jak finanse i księgowość, kadry i płace, handel i dystrybucja oraz CRM. Comarch ERP jest znany z łatwości wdrożenia i obsługi, co sprawia, że jest często wybierany przez polskie firmy. Optima może być dostosowywana do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa, oferując modułową strukturę, co pozwala na stopniowe rozbudowywanie systemu. 

Comarch ERP Altum

Bardziej zaawansowany system ERP, który jest skierowany do średnich i dużych przedsiębiorstw o złożonej strukturze organizacyjnej i międzynarodowym zasięgu działania. Oprogramowanie to oferuje głęboką analizę danych i zaawansowane narzędzia do zarządzania wszystkimi aspektami przedsiębiorstwa, w tym finansami, łańcuchem dostaw, produkcją, a także relacjami z klientami. Altum jest szczególnie cenione za możliwość dostosowania do specyficznych wymogów branżowych oraz za wsparcie w zarządzaniu operacjami na wielu rynkach z uwzględnieniem lokalnych uwarunkowań prawniczych i biznesowych. 

Korzyści z korzystania z systemu księgowego online

Współczesne technologie oferują przedsiębiorcom coraz to nowsze narzędzia do efektywnego zarządzania ich działalnością, a systemy księgowe online stają się nieodzownym elementem każdej nowoczesnej firmy. Wykorzystanie takiego systemu przynosi wiele korzyści, takich jak:

• Oszczędność czasu – automatyzacja rutynowych zadań księgowych, takich jak wprowadzanie danych, obliczanie podatków czy generowanie raportów, znacznie skraca czas potrzebny na te czynności. Przedsiębiorcy mogą dzięki temu skupić się na bardziej strategicznych aspektach prowadzenia biznesu, jednocześnie redukując koszty operacyjne.
• Dostępność wszędzie – systemy księgowe online dają możliwość dostępu do danych finansowych firmy z dowolnego miejsca na świecie, gdzie jest dostęp do Internetu. To znacząco zwiększa mobilność przedsiębiorców i umożliwia bieżące monitorowanie sytuacji finansowej firmy, niezależnie od ich lokalizacji.
• Niskie koszty – systemy online zazwyczaj oferują bardziej przystępne koszty niż zatrudnienie pełnoetatowego księgowego i minimalizują potrzebę inwestycji w dodatkowe sprzęty czy oprogramowanie.
• Łatwość użycia – większość systemów księgowych online posiada intuicyjne interfejsy użytkownika, które są proste w obsłudze nawet dla osób bez formalnego wykształcenia księgowego. Wiele z nich oferuje także wsparcie techniczne i szkoleniowe, co dodatkowo ułatwia korzystanie z systemu.
• Bezpieczeństwo danych – nowoczesne systemy księgowe online stosują zaawansowane protokoły bezpieczeństwa, w tym szyfrowanie danych i regularne kopie zapasowe, co zapewnia ochronę przed utratą danych czy dostępem nieuprawnionych osób.
• Aktualizacje na bieżąco – dostawcy oprogramowania regularnie aktualizują swoje systemy, włączając do nich najnowsze zmiany w przepisach podatkowych i księgowych, dzięki czemu firma zawsze stosuje aktualne standardy i jest zgodna z obowiązującymi regulacjami.
• Możliwość skalowania – systemy księgowe online oferują elastyczność w zakresie skalowania usług, co jest szczególnie ważne dla dynamicznie rozwijających się firm. Funkcjonalność systemu może być dostosowywana do rosnących potrzeb przedsiębiorstwa, bez konieczności zmiany całej platformy czy przejścia na inny produkt.

Systemy księgowe online znacząco ułatwiają zarządzanie finansami firmy, umożliwiając automatyzację rutynowych zadań księgowych, dostęp do ważnych danych finansowych z dowolnego miejsca na świecie oraz zapewnienie zgodności z aktualnymi przepisami podatkowymi. Oferują one szeroki zakres funkcji, od prostego fakturowania, po kompleksową analizę finansową, co czyni je odpowiednimi dla różnych typów działalności, od małych przedsiębiorstw, po duże korporacje. Wykorzystanie odpowiednio dobranego systemu księgowego online to krok w stronę efektywniejszego i bardziej zorganizowanego zarządzania finansami, co może przyczynić się do wzrostu i rozwoju firmy.